注: Microsoft Access では、秘密度ラベルが適用された Excel データのインポートはサポートされていません。 回避策として、インポートする前にラベルを削除してから、インポート後にラベルを再適用できます。 詳細については、「 Office でファイルとメールに秘密度ラベルを適用する」を参照してください。
Access と Microsoft Excel には多くの類似点があり、使用するプログラムの決定が困難になる可能性があります。 たとえば、両方のプログラムで大量のデータを格納し、強力なクエリと分析ツールを実行して、そのデータをスライスしてサイコロを付け、必要なデータを返す高度な計算を実行できます。
ただし、各プログラムには、管理するデータの種類とそのデータで何を行うかに応じて、明確な利点があります。 たとえば、複数のユーザーがアクセスできる形式でデータの整合性を維持することが目標の場合は、Access が最適な選択ですが、Excel は詳細に分析する複雑な数値データに適しています。
多くの場合、両方のプログラムを使用して、最適な目的でそれぞれを採用できます。 一般に、Access はデータの管理に適しています。複数の同時ユーザーが整理し、簡単に検索し、利用できるようにします。 一般に、Excel は、複雑な計算の実行、可能な結果の探索、高品質のグラフの生成など、データを分析する場合に適しています。 Access を使用してデータを格納し、Excel を使用して分析すると、両方のプログラムの利点を得ることができます。
使用するプログラムを決定する前に、各プログラムの利点を比較し、どちらか一方を使用するのが最善のタイミングを学習し、両方のプログラムを使用して目的の結果を正確に達成する方法を見つける必要があります。
注: すべての Microsoft Office スイートには Excel が含まれますが、すべてのスイートに Access が含まれているわけではありません。
各プログラムの利点を比較する
最高のパフォーマンスと精度で情報にアクセスして更新する場合は、適切なプログラムを選択することが重要です。 実行するタスクに最適なプログラムを見つけるには、データ ストレージ、データ分析、マルチユーザー コラボレーション、セキュリティに関して各プログラムが提供する必要がある利点を比較するのに役立つ場合があります。
フラット データとリレーショナル データ データを格納するのに最適なプログラムを決定するには、データがリレーショナルかどうかという質問を自分に問い合わせてください。 1 つのテーブルまたはワークシートに効率的に格納できるデータは、 フラット データまたは 非リレーショナル データと呼ばれます。 たとえば、顧客の簡単なリストを作成する場合は、顧客ごとに 1 人の住所と連絡先のみを使用して、Excel を選択することをお勧めします。 ただし、各顧客の請求先住所と配送先住所を含むより複雑な顧客リスト、または顧客ごとに複数の連絡先を格納する場合は、Access の方が優れたソリューションです。
リレーショナル データベースでは、情報を複数のテーブルに整理します。 適切に設計されたリレーショナル データベースでは、各テーブルはフラットであり、1 種類のデータに関する情報のみが含まれます。 たとえば、顧客データベースを作成する場合、顧客の名前は 1 つのテーブルに格納する必要があります。一方、顧客の請求先住所と配送先住所は別のテーブルに格納する必要があります。 各顧客が複数の住所を持つ場合があり、各住所の顧客名を再入力することなく、顧客ごとに複数の住所を入力できるようにする必要があるため、名前とは別に住所を格納することをお勧めします。
ローカル データと外部データ Access を使用すると、さまざまな外部データ ソースのデータに接続できるため、インポートしなくてもそのデータを表示、クエリ、編集できます。 たとえば、Access には、Microsoft SQL Server データベース、dBASE ファイル、Outlook フォルダー内の既存のデータに、他の多くのデータ ソースと共に接続するためのコマンドが用意されています。 Excel を使用して、Access、SQL Server および Analysis Services データベース、テキストファイルと XML ファイル、ODBC および OLE DB データ ソースなど、さまざまなデータ ソースに接続できます。 ただし、Excel ユーザー インターフェイスを使用してソース データを変更するためにデータを編集することはできません。
Access と Excel の両方に、 Windows SharePoint Services リスト内のデータに接続するためのコマンドが用意されています。 ただし、Excel は SharePoint リストへの読み取り専用接続のみを提供します。Access では、SharePoint リストからデータを読み書きできます。
データの整合性と柔軟性 一意の識別子は、データの整合性を維持するのに役立ち、2 つの行 (またはレコード) にまったく同じデータが含まれていることを確認します。 一意の識別子を使用すると、データを検索または並べ替えるときに、データを取得する最も簡単な方法も提供されます。 Access では、AutoNumber データ型を使用して、各レコードの一意の識別子を自動的に生成できます。 その後、これらの識別子を使用して、あるテーブル内のレコードを別のテーブル内の 1 つ以上のレコードに関連付けることができます。
Access がデータに適用される構造は、データの整合性を確保するのに役立ちます。 1 つのテーブル内の新しいレコードが別のテーブルに既存の対応する値を持っていることが必要な場合があるため、"孤立" レコードを作成することはできません。 たとえば、顧客情報を含まない注文は必要ありません。 アクセスでは、Orders テーブル内のすべての新しいレコードが Customers テーブルに対応する顧客値を持っている必要があります。 この必要な値の対応は 参照整合性と呼ばれます。
また、データが正しく入力されるように、独自の制約とルールを適用することもできます。 Excel では、より自由な形式でデータを入力できますが、Excel ではリレーショナル データがサポートされていないため、参照整合性をサポートすることはできません。 ただし、 データ検証 コマンドを使用して、Excel のデータ入力を制御できます。
クエリ 多くの場合、条件やイベントの変化に応じて、さまざまな方法でデータを表示する必要がある場合は、データの格納と操作に Access を使用することをお勧めします。 Access を使用すると、構造化クエリ言語 (SQL) クエリを使用して、データが 1 つのテーブルまたは多数のテーブルに含まれているかどうかに関係なく、必要なデータの行と列だけを簡単に取得できます。 クエリで式を使用して、計算フィールドを作成することもできます。 Access で式を使用することは、Excel で数式を使用して値を計算するプロセスに似ています。 また、Access クエリを使用してデータを集計し、合計、平均、カウントなどの集計値を表示することもできます。
モデル化 Excel では、 What-If 分析 ツールを使用してワークシート モデルの結果を予測できます。 What-if 分析を使用すると、最適なケースや最悪のシナリオなど、データに対してさまざまなシナリオを実行し、サマリー レポートで複数のシナリオの結果のデータを比較できます。 Access では、同様の機能を使用できません。
ピボットとグラフ化 どちらのプログラムでも、ピボットテーブル レポートとピボットテーブル グラフを作成できます。 ただし、Excel では、Access よりも高度なピボットテーブル レポート機能とグラフ機能が提供されます。 広範なピボットテーブル レポートを作成する場合、またはプロフェッショナルなグラフを定期的に提供する場合は、Access の同じ機能ではなく、Excel でピボットテーブル レポートまたはピボットテーブル グラフを使用する必要があります。
Access と Excel は、Windows SharePoint Services やネットワーク ファイル共有などの共同作業環境で使用できますが、複数のユーザーがデータにアクセスする方法には違いがあります。
データへの複数のユーザー アクセス 通常の操作では、複数のユーザーが同時に 1 つのデータベースを開くことができます。Access は編集中のデータのみをロックするため、これは適切に機能します。その結果、他のユーザーは競合なしで異なるレコードを編集できます。 Excel では、ブックを他のユーザーと共有できますが、ユーザーが同時に作業するのではなく、そのブック内のデータを異なる時間に操作する場合に、マルチユーザー コラボレーション機能が最適です。 実際には、Access データベースのユーザーは 一連のデータで共同作業を行い、Excel ブックのユーザーはドキュメントで共同作業を行 います。
コラボレーションに Windows SharePoint Services を使用する どちらのプログラムも、SharePoint リストやドキュメント ライブラリなどの Microsoft Windows SharePoint Services テクノロジと統合されます。
Access には、SharePoint サイト上の複数のユーザーと共同作業を行うさまざまな方法が用意されています。 たとえば、完全なデータベースを Windows SharePoint Services ドキュメント ライブラリにアップロードしたり、フォームやレポートを Windows SharePoint Services ビューとして使用したり、SharePoint リストに格納されているデータにデータベースをリンクしたりできます。
Excel では、SharePoint Services サイトで複数のユーザーと共同作業を行う方法は 1 つだけです。 ブックを Windows SharePoint Services ドキュメント ライブラリにアップロードできます。このライブラリでは、個々のユーザーがブックをチェックアウトして変更を加えることができます。これにより、他のユーザーがブックを同時に変更できなくなります。 ユーザーはドキュメント ライブラリからチェックアウトせずにブックを編集できます。その場合、データの競合を回避するために他のユーザーと調整する必要があります。
コラボレーションにネットワーク フォルダーを使用する Access データベースを共有ネットワーク フォルダーに格納する場合、複数のユーザーがデータベースを開き、そのデータを同時に操作できます。 個々のレコードは、ユーザーが編集するとロックされます。 Excel ブックを共有ネットワーク フォルダーに格納する場合、一度にブックを編集できるユーザーは 1 人だけです。 閲覧目的で、複数のユーザーがブックを開くことができますが、別のユーザーがブックを編集しているユーザーがブックを閉じるまで、それらのユーザーはデータを変更できません。
どちらのプログラムにも同様の機能 (パスワードと暗号化) が用意されており、データの損失を防ぎ、未承認のアクセスからデータを保護するのに役立ちます。 ただし、ユーザー レベルのデータ保護のしくみに関して、Access と Excel にはいくつかの違いがあります。
データ損失防止 Access では、予期しない障害が発生した場合に (ある場合) 多くの作業を失う可能性が低いように、作業が継続的に保存されます。 ただし、Access は作業を継続的に保存するため、後でコミットしたくないと判断した変更を加えることもできます。 必要に応じてデータベースを復元できるようにするには、ニーズに合ったスケジュールでデータベース ファイルのバックアップ コピーを作成する必要があります。 バックアップからデータベース全体を復旧することも、必要なテーブルやその他のデータベース オブジェクトだけを復元することもできます。 ファイル システム バックアップ ユーティリティを使用する場合は、ファイル システム バックアップからデータベースのコピーを使用してデータを復元することもできます。 Excel では、データの更新中に、設定した間隔で自動バックアップ情報を保存できます。
ユーザー レベルのデータ保護 Excel では、列とデータ行を非表示にして、重要なデータまたはプライベート データをビューから削除し、ワークシート全体を保護して、非表示のデータへのユーザー アクセスを制御できます。 ワークシートとその要素を保護するだけでなく、ワークシート内のセルをロックおよびロック解除して、他のユーザーが意図せずに重要なデータを変更できないようにすることもできます。
ファイル レベルのセキュリティ ファイル レベルでは、両方のプログラムで 暗号化 を使用して、承認されていないユーザーがデータを表示できないようにすることができます。 データベース ファイルまたはブックを開くには、 パスワード を入力するように要求することもできます。 さらに、 デジタル署名を使用することで、データベース ファイルまたはブックをセキュリティで保護できます。
データへの制限付きアクセス Excel では、データにアクセスするためのユーザー ベースのアクセス許可を指定したり、他のユーザーがアクセス権を持つデータを変更できないように読み取り専用権限を設定したりできます。 Access ではユーザー レベルのセキュリティ機能は提供されませんが、Access では接続先のデータベース サーバーのユーザー セキュリティ モデルがサポートされます。 たとえば、SharePoint リストにリンクすると、SharePoint リストに対するユーザーのアクセス許可にアクセスできます。 未承認のユーザーを Access データから除外する場合は、パスワードを設定してデータベースを暗号化できます。 ユーザーは、Excel などの別のプログラムを使用してアクセスした場合でも、データベースからデータを読み取るためにパスワードを入力する必要があります。
データの保護に役立つ方法の詳細については、「 Access 2007 以降の Access 2003 ユーザー レベルのセキュリティを設定または変更 する」および 「Excel での保護とセキュリティ」を参照してください。
Access を使用する場合
非常に一般的な用語では、データを定期的に追跡して記録し、そのデータのサブセットを表示、エクスポート、または印刷する必要がある場合は、Access が最適な選択です。 アクセス フォームは、データを操作するための Excel ワークシートよりも便利なインターフェイスを提供します。 Access を使用すると、頻繁に実行されるアクションを自動化でき、Access レポートを使用すると、データを印刷または電子形式で集計できます。 Access では、データの構造が増えています。たとえば、入力できるデータの種類、入力できる値を制御したり、1 つのテーブル内のデータを他のテーブルのデータと関連付ける方法を指定したりできます。 この構造は、正しい種類のデータのみが入力されるようにするのに役立ちます。
Access では、ワークシートとほぼ同じテーブルにデータが格納されますが、Access テーブルは、他のテーブルに格納されているデータに関連する複雑なクエリを行うために設計されています。
次の場合は Access を使用します。
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データベースで作業している多くのユーザーを予測し、レコードロックや競合解決など、データの更新を安全に処理する堅牢なオプションが必要です。
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フラット テーブルまたは非リレーショナル テーブルとして作成されたデータ セットに、さらにテーブルを追加する必要があると予想します。
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複雑なクエリを実行する必要があります。
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さまざまなレポートや宛名ラベルを作成したい。
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連絡先の管理 連絡先と郵送先住所を管理し、Access でレポートを作成したり、データを Microsoft Office Word と結合してフォームレター、封筒、または宛名ラベルを印刷したりできます。
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インベントリと資産の追跡 自宅やビジネスでアイテムのインベントリを作成し、写真やその他の関連ドキュメントをデータと共に保存できます。
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注文追跡 製品、顧客、注文に関する情報を入力し、従業員、地域、期間、またはその他の価値別の売上を示すレポートを作成できます。
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タスク追跡 ユーザーのグループのタスクを追跡し、他のユーザーが同じデータベース内の既存のタスクを更新する場合と同時に、新しいタスクを入力できます。
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貸出ライブラリの整理 Access を使用して、書籍やCDに関するデータを保存し、誰に貸したかを追跡できます。
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イベント計画 イベントの日付、場所、参加者に関する情報を入力し、イベントに関するスケジュールまたは概要を印刷できます。
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栄養の追跡 レシピを追跡し、ダイエットや運動活動を記録します。
Excel を使用する場合
Excel は、スプレッドシート プログラムとして、1 つ以上のワークシートを含むブックに大量のデータを格納できます。 ただし、Access などのデータベース管理システムとして機能する代わりに、Excel はデータ分析と計算用に最適化されています。 この柔軟なプログラムを使用すると、データを分析するためのモデルを構築し、単純で複雑な数式を記述してそのデータに対して計算を実行し、任意の方法でデータをピボットし、さまざまなプロフェッショナルなグラフでデータを表示できます。 Microsoft Create には、選択できる Excel デザイン テンプレート がいくつか用意されています
次の場合は、Excel を使用します。
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複数のテーブルを使用する リレーショナル データベース ではなく、データのフラットビューまたは非リレーショナル ビューを必要とし、データが主に数値である場合。
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データに対して計算と統計比較を頻繁に実行します。
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ピボットテーブル レポートを使用して、コンパクトで柔軟なレイアウトで階層データを表示する必要があります。
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グラフを定期的に作成し、Excel で使用できる新しいグラフ形式を使用することを計画します。
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条件付き書式アイコン、データ バー、カラー スケールを使用してデータを強調したい。
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統計、エンジニアリング、回帰分析など、データに対して高度な what-if 分析操作を実行する必要があります。
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個人用または限られたコラボレーション目的で、単純なリスト内の項目を追跡する必要があります。
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会計 キャッシュ フロー明細書、 損益計算書など、多くの会計明細書で Excel の強力な計算機能を使用できます。
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予算個人用やビジネス用のあらゆる種類の予算を Excel で作成できます。 ニーズが個人またはビジネスに関連しているかどうかに関係なく、マーケティング予算計画、イベント予算、退職予算など、あらゆる種類の予算を Excel で作成できます。
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請求と販売 Excel は、請求と販売データの管理にも役立ち、必要なフォーム (売上請求書、梱包明細、発注書など) を簡単に作成できます。
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レポート Excel では、データ分析を反映するさまざまな種類のレポートを作成したり、データを要約したりできます。たとえば、プロジェクトのパフォーマンスを測定するレポート、予測データ、データの要約、分散データの提示を行うレポートなどです。
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計画 Excel は、週単位のクラス プラン、マーケティング調査計画、年末の税金プラン、毎週の食事、パーティー、休暇の計画に役立つプランナーなど、プロフェッショナルなプランや便利なプランナーを作成するための優れたツールです。
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トラッキング Excel を使用すると、タイム シートまたはリスト内のデータを追跡できます。たとえば、作業を追跡するためのタイム シートや、設備を追跡する在庫リストなどです。
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予定表の使用 Excel はグリッドに似た性質のため、学年中の活動を追跡するための学業カレンダーや、ビジネス イベントやマイルストーンを追跡するための会計年度カレンダーなど、あらゆる種類の予定表の作成に適しています。
これらのカテゴリのいずれかで役立つ Excel テンプレートについては、「Microsoft Office Online の Excel 用テンプレート 」を参照してください。
Access と Excel の併用
両方のプログラムが提供する必要がある利点を利用したい場合があります。. たとえば、Excel でデータを計算および分析できるワークシートを作成しましたが、ワークシートが大きくなりすぎて複雑になり、他の多くのユーザーがデータにアクセスする必要があります。 この時点で、ワークシートをインポートまたは Access にリンクし、Excel で操作する代わりにデータベースとして使用できます。 または、Access データベースにデータがあり、詳細な Excel ピボットテーブル レポートとプロフェッショナルな Excel グラフを作成する必要があります。
最初に使用するプログラムに関係なく、常に 1 つのプログラムから他のプログラムにデータを転送できます。ここで、データを引き続き使用できます。 データ接続の有無にかかわらず、データをコピー、インポート、またはエクスポートすることで、Excel から Access にデータを取り込むことができます (またはその逆)。
両方のプログラム間でデータを交換する方法の詳細については、「 Excel から Access にデータを移動する」を参照してください。
