差し込み印刷では、各受信者に合わせてカスタマイズされた文書のバッチを作成できます。 たとえば、定型書簡では、各受信者の名前を使用して呼びかけるようにカスタマイズできます。 文書には、リスト、スプレッドシート、データベースなどのデータソースが関連付けられます。 差し込みフィールドと呼ばれるプレースホルダーは、データソースからの情報を含める文書内の位置を Word に指定します。
作業はメインの Word 文書で行い、文書に含めるカスタマイズしたコンテンツの差し込み印刷フィールドを挿入します。 差し込み印刷が完了すると、データソース内の名前 1 つにつき 1 部ずつ、カスタマイズされた文書のバージョンが作成さます。
データ ソース
差し込み印刷を設定する最初のステップは、カスタマイズされた情報のために使用するデータのソースを選択することです。 最も一般的なデータ ソースは Excel スプレッドシートと Outlook の連絡先リストですが、Word に接続できるデータベースであれば、いずれも使用できます。 データ ソースがまだない場合は、差し込み印刷の手順の一部として、Word で入力することもできます。
データ ソースの詳細については、「差し込み印刷に使用できるデータ ソース」を参照してください。
Excel または Outlook
Excel または Outlook をデータのソースとして使用する予定がある場合は、次を参照してください。
文書の種類
Word では、データを次の種類のドキュメントに取り込むためのツールが提供されています。 それぞれの種類の詳細については、次のリンクをクリックしてください。
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レター: 個人向けにカスタマイズしたあいさつ文が含まれます。 それぞれのレターは、個別の紙に印刷されます。カスタマイズされたレターを作成して印刷する
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メール: [宛先] 行に含まれるアドレスは、各受信者のアドレスのみです。 メールは Word から直接送信します。
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封筒またはラベル: 名前とアドレスはデータ ソースから取得されます。
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名簿: データ ソース内の各アイテムの情報が一括で一覧表示されています。 名簿は、連絡先リストを印刷したり、各クラスの生徒全員などのような、情報のまとまりを一覧表示したりするために使用します。 この種類の文書は、カタログ データの差し込みとも呼ばれます。
データ ソース
差し込み印刷を設定する最初のステップは、カスタマイズされた情報のために使用するデータのソースを選択することです。 最も一般的なデータ ソースは Excel スプレッドシートと Outlook の連絡先リストですが、データ ソースがまだない場合は、差し込み印刷の手順の一部として、Word で入力することもできます。
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すべてのデータが 1 つのシートにまとまっていて、Word で読み取ることができる書式設定に設定されている場合、Excel スプレッドシートはデータ ソースとして問題なく使用できます。 詳細については、「Word for Mac の差し込み印刷用に Excel データ ソースを準備する」を参照してください。
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Outlook の連絡先リストには、Word で読み取ることができる形式のデータが含まれています。 「差し込み印刷データ ソースとして Outlook の連絡先を使用する」を参照してください。
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Word データ ファイルは、Word 内でその場で作成できるデータ ソースです。 詳細については、「Word で差し込み印刷リストを設定する」を参照してください。
文書の種類
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レター: 個人向けにカスタマイズしたあいさつ文が含まれます。 それぞれのレターは、個別の紙に印刷されます。カスタマイズされたレターを作成して印刷する
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メール: [宛先] 行に含まれるアドレスは、各受信者のアドレスのみです。 メールは Word から直接送信します。
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封筒またはラベル: 名前とアドレスはデータ ソースから取得されます。
Word デスクトップ アプリケーションで作成した差し込み印刷文書を開いた場合、Word Online ではすべての差し込み印刷の設定が維持されますが、差し込み印刷の実行や差し込み印刷の設定の編集はできません。
Word デスクトップ アプリケーションを持っている場合は、そこでドキュメントを開き、差し込み印刷を実行します。
