メールボックスと Outlook データ ファイル (.pst および .ost) のサイズを小さくする

メールボックスのサイズはいくつかの方法で減らすことができます。 

メールボックスの整理ツールを使用し、メールボックスや個々のフォルダーのサイズを表示できます。 このツールは、古いメッセージや非常に大きなメッセージを検索して削除したり、Outlook データ ファイル (.pst) に移動したりするにも便利です。

多くの場合、メールボックスのサイズが大きくなる原因は、削除済みアイテム フォルダーが大きくなったことにあります。 このツールには、[削除済みアイテム] フォルダーのサイズを表示し、[削除済みアイテム] フォルダーを空にするボタンがあります。

Outlook では、[競合​​] という名前のフォルダーに競合するアイテムが保存されることもあります。 競合は、メール サーバーに保存されているアイテムのコピーとローカル コンピューターに保存されているアイテムのコピーが同期されないときに発生します。 メールボックスの整理ツールは、このような競合を自動的に削除できます。

メールボックスの整理ツールを実行する

1. [ファイル] タブをクリックします。

2. [ツール]、[メールボックスの整理] の順にクリックします。

3. [メールボックスのサイズを表示]、[次の日付より古いアイテムを検索する]、[次のサイズより大きいアイテムを検索する]、[削除済みアイテムのサイズを表示]、削除済みアイテムを [空にする]、[競合アイテムのサイズを表示]、または競合アイテムの [削除] を選択し、必要な作業を実行します。

スレッドのクリーンアップを使用して冗長なメッセージを削除する

長いメール スレッドの場合、多数のメッセージに先行するメッセージと同じ情報が含まれていることがよくあります。 スレッドのクリーンアップでは、そのような冗長なメッセージを自動的に削除できます。 詳細については、「スレッドのクリーンアップを使用して冗長なメッセージを削除する」を参照してください。

サイズの大きいメッセージを検索する

Outlook の検索ボックスで、特定のサイズより大きいすべてのメッセージを検索できます。 検索ボックスをクリックし、「messagesize:>5 mb」と入力します。 これで 5 MB を超えるすべてのメッセージが検索されます。 検索されたメッセージの一部または全部を削除したり、別の Outlook データ ファイル (.pst) に移動したりできます。 メッセージの移動に関する詳細については、「Move or copy a message between folders」 (フォルダー間でメッセージを移動またはコピーする) を参照してください。

Outlook データ ファイル (.pst) またはオフライン Outlook データ ファイル (.ost) からアイテムを削除した場合、Outlook は、コンピューターを使用していないが、Outlook がまだ実行されているときに、アイドル時間中にバックグラウンドでファイルを自動的に圧縮します。

注: Outlook では、ファイルに 20% を超える "空白" (未使用の領域) がある場合にのみ、ファイルが圧縮されます。

次の手順を使用して、コンパクト プロセスをすぐに手動で開始することもできます。完了するまでに数分かかる場合があります。

1. 保持する必要のないアイテムをすべて削除し、[削除済みアイテム] フォルダーを空にします。

2. [ ファイル >  アカウント設定] > [アカウント設定] をクリックします。

3. [データ ファイル] タブで、圧縮するデータ ファイルをクリックし、[設定] をクリックします。
   
   注: Exchange または Outlook.com メール アカウントを使用している場合は、[Outlook データ ファイルの設定] > [詳細設定] タブをクリックする必要があります。

4. [Outlook データ ファイル] ダイアログで、[ 今すぐ圧縮 ] をクリックし、[OK] をクリック します。