Per scegliere l'origine dei dati di un report, aprire il report in visualizzazione Layout e premere ALT+ENTER per aprire la finestra delle proprietà. Fare clic sul quadratino sotto la scheda dell'oggetto report per selezionare l'intero report e quindi nella finestra delle proprietà fare clic su Origine record nella scheda Dati per selezionare la proprietà. È quindi possibile impostare l'origine del report scegliendo un elemento nell'elenco oppure facendo clic sul pulsante Genera 
L'origine record di un report determina quali campi del database possono essere visualizzati nel report. In un database relazionale, i dati correlati sono in genere suddivisi tra più tabelle. Ad esempio, le informazioni sui clienti vengono archiviate in una tabella e le informazioni sugli ordini vengono archiviate in un'altra tabella. I report offrono un modo flessibile per "riassemblare" i dati e visualizzarli nel modo desiderato e possono essere ottimizzati per la stampa. Per altre informazioni sulle origini record dei report, vedere il resto di questo articolo. Per una panoramica dei report, vedere l'articolo Introduzione ai report in Access.
Nota: Questo articolo non è applicabile alle app web di Access, il tipo di database che è possibile progettare con Access e pubblicare online. Per altre informazioni, vedere Creare un'app Access.
In questo articolo
Diversi tipi di origini record
Tabella
Se tutti i campi necessari sono inclusi in un'unica tabella, è possibile utilizzare tale tabella come origine record del report. Se i campi necessari sono contenuti in due o più tabelle, sarà necessario verificare che le tabelle possano essere unite in modo logico in base a un tipo di valore comune e quindi creare una query denominata o una query incorporata da utilizzare come origine record.
Query denominata
Una query denominata, nota in genere solo come query, è una query che è stata salvata come oggetto di database. È possibile utilizzare una query denominata come origine record per più maschere o report. Le modifiche apportate alla struttura della query influiranno tuttavia su tutte le maschere e i report in cui viene utilizzata come origine record. È inoltre relativamente semplice eliminare una query denominata e di conseguenza danneggiare le maschere e i report in cui viene utilizzata.
Query incorporata
Una query incorporata è una query memorizzata nella proprietà Origine record di un altro oggetto. Poiché una query incorporata non è un oggetto distinto, è meno probabile che il report venga danneggiato se la query viene eliminata o modificata per errore. È consigliabile creare una query incorporata se si desidera che la query sia dedicata solo al report, ovvero se non si desidera condividere la query con altri oggetti.
Le query incorporate vengono create per impostazione predefinita quando si utilizzano gli strumenti Struttura report, Report vuoto o Etichette, descritti nella sezione successiva. È anche possibile creare query incorporate utilizzando la Creazione guidata Report, purché per il report siano stati selezionati dati di più tabelle. Se si selezionano dati di una sola tabella, il report verrà associato direttamente a tale tabella.
È inoltre possibile creare una query incorporata copiando l'istruzione SQL da una query denominata aperta in Visualizzazione SQL e quindi incollandola nella proprietà Origine record di un report. Per aprire una query denominata in Visualizzazione SQL:
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Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla query nel riquadro di spostamento e quindi scegliere Visualizzazione Struttura.
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Fare clic su Visualizza nel gruppo Risultati della scheda Struttura e quindi fare clic su Visualizzazione SQL.
Creazione delle origini record con gli strumenti dei report
Per creare un report in Access, fare clic su uno degli strumenti nel gruppo Report della scheda Crea. A seconda della modalità di utilizzo degli strumenti, in ognuno viene creato uno dei tipi di origine record descritti nella sezione precedente.
Nella tabella seguente vengono descritte le operazioni eseguite da ogni strumento di report e i tipi di origine record creati per impostazione predefinita.
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Strumento |
Descrizione |
Tipo di origine record predefinito |
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Report |
Viene creato un semplice report tabulare contenente tutti i campi dell'origine dati. |
Tabella o query denominata, che deve essere selezionata nel riquadro di spostamento prima di fare clic sullo strumento. |
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Struttura report |
Viene aperto un report vuoto in visualizzazione Struttura, al quale è possibile aggiungere solo i campi e i controlli desiderati. |
Query incorporata, se si trascinano campi dal riquadro attività Elenco campi nel report. È anche possibile selezionare una tabella o una query denominata nell'elenco a discesa Origine record della finestra delle proprietà. |
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Report vuoto |
Viene aperto un report vuoto in visualizzazione Layout con il riquadro attività Elenco campi. Mentre si trascinano campi dal riquadro Elenco campi nel report, viene creata automaticamente una query incorporata che viene quindi archiviata nella proprietà Origine record del report. |
Query incorporata, se si trascinano campi dal riquadro attività Elenco campi nel report. È anche possibile selezionare una tabella o una query denominata nell'elenco a discesa Origine record della finestra delle proprietà. |
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Creazione guidata report |
Viene visualizzata una creazione guidata a più passaggi che consente di specificare campi, livelli di gruppo/ordinamento e opzioni di layout. In base alle selezioni effettuate, viene creato automaticamente un report. |
Query incorporata, se si selezionano campi di più di una tabella. Se si selezionano solo campi di un'unica tabella, la tabella verrà utilizzata come origine record. |
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Etichette |
Viene visualizzata una creazione guidata che consente di selezionare dimensioni di etichetta standard o personalizzate, nonché i campi che si desidera visualizzare e la relativa modalità di ordinamento. In base alle selezioni effettuate, viene creato automaticamente il report di etichette. |
Tabella o query denominata, che deve essere selezionata prima di fare clic sullo strumento. |
Nota: Con gli strumenti Struttura report, Creazione guidata report ed Etichette vengono creati report di tipo client che non sono compatibili con i database Web. Per ulteriori informazioni sui database Web, vedere l'articolo Modificare o pubblicare un sito di database Web in SharePoint.
Utilizzare le origini record
Convertire un'origine record in una query incorporata
È possibile modificare qualsiasi report associato a una tabella o a una query denominata in modo che sia associato a una qualsiasi query incorporata. Come detto in precedenza, questa operazione facilita la gestione di un database perché i report creati sono autonomi e meno dipendenti da altri oggetti. A seconda del tipo di origine record corrente, utilizzare uno dei metodi seguenti per convertirlo in una query incorporata.
Metodo 1: Fare clic sul pulsante Genera
Se la proprietà Origine record è un nome di tabella, è possibile creare rapidamente una query incorporata facendo clic sul pulsante Genera nella casella della proprietà.
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Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sul report che si desidera modificare e quindi scegliere Visualizzazione Layout.
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Fare clic con il pulsante destro del mouse in un punto qualsiasi del report e quindi scegliere Proprietà report.
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Nella scheda Tutto fare clic nella casella della proprietà Origine record e quindi fare clic sul pulsante Genera
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Viene chiesto se si desidera creare una query basata sulla tabella. Fare clic su Sì per continuare.Access apre il Generatore di query e aggiunge la tabella che si trovava in origine nella proprietà Origine controllo.
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Per aggiungere i campi alla griglia della query, fare doppio clic su ogni nome di campo da includere nel report. Effettuare questa operazione per tutti i campi che si desidera visualizzare nel report.
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Per aggiungere campi di tabelle o query correlate:
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Nel gruppo Imposta query della scheda Struttura fare clic su Aggiungi tabelle (Mostra tabella in Access).
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Selezionare la tabella o la query da aggiungere.
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Assicurarsi che le tabelle e le query aggiunte siano collegate tramite join in modo logico. Ad esempio, è probabile che il campo ID della tabella Clienti sia collegato con una linea di join al campo IDCliente della tabella Ordini. Per creare linee di join, trascinare un nome di campo da una tabella o query a un nome di campo in un'altra tabella o query.Per altre informazioni sulla creazione di query, vedere l'articolo Introduzione alle query.
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Per aggiungere i campi alla griglia della query, fare doppio clic su ogni nome di campo da includere nel report. Effettuare questa operazione per tutti i campi che si desidera visualizzare nel report.
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Per verificare la query:
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Fare clic su Visualizza nel gruppo Risultati della scheda Struttura e quindi fare clic su Visualizzazione Foglio dati.
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Per tornare alla visualizzazione Struttura, nel gruppo Risultati della scheda Struttura fare clic su Visualizzazione e quindi su Visualizzazione struttura.
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Quando i dati restituiti dalla query sono effettivamente quelli che si desidera includere nel report, nel gruppo Chiudi della scheda Struttura fare clic su Chiudi.
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Fare clic su Sì per salvare le modifiche apportate all'istruzione SQL e aggiornare la proprietà.
Nota: Se la nuova query non contiene tutti i campi utilizzati nel report, verrà chiesto di immettere un valore di parametro per ogni campo mancante. È possibile eliminare il riferimento al campo nel report oppure utilizzare la procedura riportata in Modificare una query incorporata per aggiungere i campi mancanti alla query.
Metodo 2: Aggiungere un campo di una tabella correlata utilizzando l'elenco dei campi
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Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sul report che si desidera modificare e quindi scegliere Visualizzazione Layout.
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Se il riquadro attività Elenco campi non è già visualizzato, nel gruppo Strumenti della scheda Progettazione fare clic su Aggiungi campi esistenti.
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Se all'inizio dell'elenco di campi è visualizzato Mostra tutte le tabelle, fare clic su questa opzione per visualizzare i campi nelle tabelle correlate e in altre tabelle.
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In Campi disponibili nelle tabelle correlate espandere una tabella e trascinare uno dei campi nel report.L'origine record viene modificata in una query incorporata che contiene il campo aggiunto. È possibile continuare ad aggiungere campi in questo modo oppure modificare la query incorporata utilizzando la procedura descritta in Modificare una query incorporata.
Metodo 3: Copiare e incollare codice SQL da una query denominata
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Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sulla query che contiene l'istruzione SQL che si desidera copiare e quindi scegliere Visualizzazione Struttura.
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Nel gruppo Visualizzazioni della scheda Home fare clic su Visualizza, quindi su Visualizzazione SQL.
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Copiare il testo nel riquadro SQL e quindi chiudere la query senza salvare.
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Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sul report al quale si desidera aggiungere la query incorporata e quindi scegliere Visualizzazione Layout.
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Se la finestra delle proprietà non è già visualizzata, premere F4 per aprirla.
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Nella scheda Tutto selezionare il testo incluso nella proprietà Origine record e quindi premere CTRL+P per incollare il codice SQL nella casella della proprietà.
Nota: Se la nuova query non contiene tutti i campi utilizzati nel report, verrà chiesto di immettere un valore di parametro per ogni campo mancante. È possibile eliminare il riferimento al campo nel report oppure utilizzare la procedura riportata in Modificare una query incorporata per aggiungere i campi mancanti alla query.
Metodo 4: Copiare e incollare codice SQL da un'altra maschera o un altro report
È possibile copiare una query incorporata direttamente dalla proprietà Origine record di un oggetto a un'altra. In questo modo se un'altra maschera o un altro report contiene una query incorporata che restituisce i dati desiderati, sarà facile riutilizzarla per il report su cui si lavora.
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Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sulla maschera o sul report che contiene l'istruzione SQL incorporata che si desidera copiare e quindi fare clic su Visualizzazione Layout.
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Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla maschera o sul report e quindi scegliere Proprietà maschera o Proprietà report.
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Nella scheda Tutto selezionare l'intero testo dell'istruzione SQL nella casella della proprietà Origine record e quindi premere CTRL+C per copiarlo.
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Chiudere la maschera o il report senza salvare.
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Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sul report al quale si desidera aggiungere la query incorporata e quindi scegliere Visualizzazione Layout.
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Fare clic con il pulsante destro del mouse in un punto qualsiasi del report e quindi scegliere Proprietà report.
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Nella scheda Tutto selezionare il testo incluso nella proprietà Origine record e quindi premere CTRL+P per incollare il codice SQL nella casella della proprietà.
Nota: Se la nuova query non contiene tutti i campi utilizzati nel report, verrà chiesto di immettere un valore di parametro per ogni campo mancante. È possibile eliminare il riferimento al campo nel report oppure utilizzare la procedura seguente (Modificare una query incorporata) per aggiungere i campi mancanti alla query.
Modificare una query incorporata
Con l'aumentare delle dimensioni del database potrebbe essere necessario modificare l'origine record di un report, ad esempio per aggiungere altri campi a un report. Utilizzare la procedura seguente per aprire l'origine record in Generatore di query:
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Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sul report che contiene la query incorporata che si desidera modificare e quindi fare clic su Visualizzazione Layout.
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Fare clic con il pulsante destro del mouse in un punto qualsiasi del report e quindi scegliere Proprietà report.
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Nella scheda Tutto fare clic nella casella della proprietà Origine record e quindi fare clic sul pulsante Genera
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Modificare la query come desiderato e quindi nel gruppo Chiudi della scheda Struttura fare clic su Chiudi.
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Fare clic su Sì per salvare le modifiche e aggiornare la proprietà.Access chiude il Generatore di query. Le modifiche apportate nel Generatore di query verranno riflesse nell'istruzione SQL nella proprietà Origine record .
Per altre informazioni sulla creazione di query, vedere l'articolo Introduzione alle query.
Salvare una query incorporata come query denominata
È possibile che a un certo punto si desideri utilizzare la query incorporata che funge da origine record di un report anche per altre finalità. In tal caso è possibile salvarla come query denominata che risulterà quindi disponibile per l'uso in altri oggetti.
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Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sul report che contiene la query incorporata e quindi scegliere Visualizzazione Layout.
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Fare clic con il pulsante destro del mouse in un punto qualsiasi del report e quindi scegliere Proprietà report.
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Nella scheda Tutto fare clic nella casella della proprietà Origine record e quindi fare clic sul pulsante Genera
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Nel gruppo Chiudi della scheda Struttura fare clic su Salva con nome.
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Nella finestra di dialogo Salva con nome digitare un nome di query nella casella superiore e fare clic su OK.Access salva la query come query denominata nel riquadro di spostamento.
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Nel gruppo Chiudi della scheda Struttura fare clic su Chiudi.Access chiede se si vogliono salvare le modifiche apportate alla query incorporata, anche se non sono state apportate modifiche. Nella maggior parte dei casi è sufficiente fare clic su No per chiudere Generatore di query. Se tuttavia sono state apportate modifiche che si desidera visualizzare nella query incorporata del report, fare clic su Sì.
