L'archivio online, noto anche come cassetta postale di archiviazione, viene usato per archiviare i messaggi di posta elettronica meno recenti in modo che non occupino spazio nella cassetta postale principale. La cassetta postale di archiviazione viene creata dall'amministratore IT o di Microsoft 365.
Nota: Per poter usare la cassetta postale di archiviazione con Outlook per Mac, sia la cassetta postale di archiviazione sia quella principale devono trovarsi in un'istanza di Exchange Server (locale) o in Exchange Online in Microsoft 365 (cloud). Se ad esempio la cassetta postale principale si trova in Exchange Server e l'account di archiviazione è in Exchange Online in Microsoft 365, non sarà possibile usare l'archivio online. Rivolgersi all'amministratore IT o di Microsoft 365 per fare in modo che siano disponibili nella stessa posizione.
Procedure consigliate per lo spostamento della posta elettronica nell'archivio
Anche se è possibile spostare uno alla volta i singoli messaggi da Outlook per Mac alla cassetta postale di archiviazione (non è possibile spostare o copiare più elementi contemporaneamente), il modo più efficace per garantire che i messaggi vengano archiviati consiste nell'usare i criteri di archiviazione e conservazione di Outlook Web App.
I criteri di archiviazione e conservazione vengono impostati dall'amministratore IT o di Microsoft 365. I criteri di archiviazione consentono di controllare per quanto tempo i messaggi rimarranno in una cartella di posta elettronica prima di essere spostati in un archivio. I criteri di conservazione consentono invece di controllare per quanto tempo i messaggi rimarranno salvati. Anche se gli amministratori impostano criteri per l'intera organizzazione, è possibile sostituire i criteri in base alle proprie esigenze. Per le istruzioni, vedere Criteri di conservazione e archiviazione in Outlook Web App.
Se si vogliono archiviare più messaggi contemporaneamente e non è attivo alcun criterio di archiviazione o conservazione, usare Outlook Web App per spostare i messaggi dalla cassetta postale principale all'archivio. Gli spostamenti di cartelle non sono consentiti, ma è possibile spostare tutti i messaggi di una cartella contemporaneamente.
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Selezionare la casella accanto a tutti i messaggi da archiviare.
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Trascinarli nella cartella del riquadro di spostamento denominata Archivio personale - <nome>.
Nota: Se cartelle, elementi del calendario, contatti, attività o note dell'archivio sono state spostati in un'altra versione di Outlook, ad esempio Outlook per Windows, non sarà possibile spostarli o visualizzarli in una cassetta postale di archiviazione con Outlook per Mac.
Altri suggerimenti
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Per eseguire ricerche all'interno di un archivio, selezionare una cartella di archiviazione nel riquadro delle cartelle. Non è possibile eseguire ricerche contemporaneamente nelle cassette postali e negli archivi.
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È possibile creare regole della Posta in arrivo per archiviare automaticamente i messaggi nelle cartelle, assegnare i messaggi alle categorie o reindirizzare i messaggi a un altro account. Queste regole non vengono però trasferite alla cassetta postale di archiviazione e non è possibile usare una regola Posta in arrivo per reindirizzare messaggi all'archivio.
