Quando si salva un documento in una raccolta sul sito di SharePoint dell'organizzazione, si rende disponibile il documento in una posizione centrale, accessibile anche ai colleghi.
Per condividere il documento, è possibile inviare un collegamento anziché inviare un allegato. In questo modo, si mantiene solo una singola copia del documento. Se gli utenti devono apportare revisioni, lo fanno nella stessa copia, senza dover riconciliare più versioni e copie del documento.
SharePoint può anche tenere traccia delle versioni di un documento, in caso sia necessario recuperare una versione precedente. È anche possibile scegliere di ricevere una notifica tramite posta elettronica quando vengono apportate modifiche a un documento.
A seconda della versione di SharePoint utilizzata dall'organizzazione, è possibile usare anche altre caratteristiche di collaborazione. Se l'organizzazione è in esecuzione in SharePoint 2010 o Microsoft 365, l'archiviazione di documenti in una raccolta di SharePoint consente di modificare documenti con più persone contemporaneamente in Microsoft Word 2010 o in Microsoft PowerPoint 2010. Inoltre, se le app Web di Office sono configurate, è possibile usare il Web browser per visualizzare e modificare documenti di Word, Excel, PowerPoint e OneNote ed è possibile modificare i file di Excel e OneNote con più persone contemporaneamente nel browser.
In Word, Excel o PowerPoint
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Fare clic sulla scheda File e quindi su Salva e invia.
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Fare clic su Salva in SharePoint.
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Fare clic su Sfoglia per trovare una posizione.
Nota: Se si sta salvando il documento in un percorso di SharePoint già usato, fare clic sul relativo nome.
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Nella casella Nome file digitare l'indirizzo Web della raccolta documenti, ad esempio http://fabrikam/documenti condivisi, e quindi premere INVIO.
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Digitare un nome per il file e quindi fare clic su Salva.
In OneNote
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Fare clic sulla scheda File e quindi su Condividi.
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Fare clic sul blocco appunti che si vuole salvare.
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Fare clic su Rete e quindi su una raccolta documenti nell'elenco delle posizioni. Se la raccolta documenti desiderata non è inclusa nell'elenco, fare clic su Sfoglia per individuarla.
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Fare clic su Condividi blocco appunti.
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OneNote consente di inviare un collegamento al blocco appunti. Se lo si desidera, fare clic su Invia collegamento tramite posta elettronica e quindi creare un messaggio di posta elettronica.
Nota: Se si condivide il blocco appunti in una raccolta documenti in cui sono configurati Office Web Apps, il messaggio di posta elettronica contiene due collegamenti. Un collegamento apre il blocco appunti nell'applicazione desktop OneNote e l'altro collegamento apre il blocco appunti in OneNote Web App.
