La formula per i siti di successo e gli utenti felici è un approccio ben pianificato e sostenibile per la gestione di siti e utenti. Ecco alcune attività e concetti chiave che è possibile usare per pianificare i siti e gestire gli utenti per l'organizzazione.
Informazioni sulle raccolte siti
Indipendentemente dal fatto che tu sia un nuovo utente di SharePoint o che abbia usato molte versioni, l'esperienza moderna di SharePoint offre maggiore flessibilità, più facilità di spostamento e tutti i siti sono semplici per dispositivi mobili. È consigliabile creare raccolte siti per ogni carico di lavoro dell'organizzazione. L'esperienza moderna di SharePoint semplifica l'esplorazione e la manutenzione, poiché ogni sito è ora una raccolta siti. Leggi altre informazioni sull' esperienza moderna in SharePoint e sui vantaggi dell'uso dei siti hub. È consigliabile creare raccolte siti per ogni carico di lavoro e quindi associarle tutte a un sito hub. Ciò offre una maggiore flessibilità e adotta facilmente le mutevoli esigenze dell'organizzazione. Per altre informazioni, vedere che cos'è un sito hub di SharePoint?.
L'amministratore di SharePoint delega la gestione delle raccolte siti a utenti diversi dell'organizzazione. Il modello di autorizzazioni di SharePoint consente di assegnare autorizzazioni a ruoli diversi, come l'amministratore della raccolta siti, il proprietario del sito e altri ruoli. Vedere gestire gli amministratori della raccolta siti per informazioni su come aggiungere e rimuovere amministratori della raccolta siti.
L'amministratore della raccolta siti ha il livello di autorizzazione controllo completo per la raccolta siti. Questo significa che è possibile aggiungere o eliminare siti o modificare le impostazioni per qualsiasi sito all'interno di una raccolta siti. È inoltre possibile visualizzare, aggiungere, eliminare o modificare tutto il contenuto all'interno di tali siti. L'amministratore della raccolta siti secondario può essere designato dall'amministratore della raccolta siti. Come amministratore della raccolta siti, è possibile aggiungere un altro amministratore della raccolta siti o modificare l'amministratore della raccolta siti tramite la pagina impostazioni. Per altre informazioni su questa attività, vedere gestire gli amministratori della raccolta siti.
Una raccolta siti tradizionale è un gruppo di siti di SharePoint che hanno lo stesso proprietario e condividono le impostazioni di amministrazione, ad esempio le autorizzazioni. I siti secondari ereditano lo spostamento, le autorizzazioni e la struttura del sito dalla raccolta siti. quindi, ogni volta che i membri del sito e i progetti cambiano, i siti devono anche cambiare,
Scelta di siti per ogni carico di lavoro
È importante pianificare il tipo di raccolta siti di SharePoint necessaria per i carichi di lavoro. Per consentire agli utenti di spostarsi facilmente e trovare ciò di cui hanno bisogno. Questa sezione fornisce informazioni dettagliate su alcuni dei siti di SharePoint moderni disponibili e parla anche della struttura di spostamento di questi siti. Un ottimo articolo sulla pianificazione della struttura di spostamento è la pianificazione della struttura di spostamento per l'esperienza moderna di SharePoint.
Si pensi a un sito hub di SharePoint come a un frame o a un fondamento che consente di organizzare diversi siti del team e delle comunicazioni. Quando si creano raccolte siti per ogni carico di lavoro dell'organizzazione, un sito hub connette queste raccolte siti in modi logici che semplificano la ricerca e la gestione. È quindi possibile spostare e gestire le raccolte siti tra i siti hub in qualsiasi momento i carichi di lavoro cambiano. Per altre informazioni, vedere pianificazione dei siti hub di SharePoint.
Un sito del teamdi SharePoint e tutte le pagine create sotto di essa sono disponibili solo per gli utenti che si invitano concedendo loro l'autorizzazione al sito. È anche possibile connettere il sito del team a un gruppo di Microsoft 365. Con un sito del team, l'organizzazione, il team o il gruppo può connettersi tra loro e collaborare a documenti e altri file, pubblicare annunci, pianificare riunioni, gestire le attività, tenere traccia di problemi o elementi di azione e archiviare informazioni in elenchi. Per altre informazioni, vedere che cos'è un sito del team di SharePoint?
Un sito di comunicazione di SharePoint consente di condividere informazioni come notizie, report e stato con altri utenti. Un sito di comunicazione ha in genere alcuni collaboratori, ma molti membri.
Governance
La governance è il set di criteri, ruoli, responsabilità e processi che guidano, indirizzano e controllano il modo in cui le divisioni aziendali e i team tecnici di un'organizzazione collaborano per raggiungere gli obiettivi aziendali. Per quanto riguarda la raccolta siti SharePoint, un piano di governance può essere una guida per pianificare i ruoli, le responsabilità e i criteri necessari per supportare la raccolta siti. A titolo di esempio, il piano può tenere conto degli aspetti seguenti:
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Architettura delle informazioni, inclusi documenti, elenchi, dati e pagine Web
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Attività di manutenzione, inclusa la gestione degli account utente
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Politiche di personalizzazione e gestione dei marchi
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Formazione
È importante preparare un piano di governance per l'organizzazione. Partecipando alla stesura di un piano di governance, è possibile individuare con maggiore facilità i ruoli da assegnare ai team commerciali e tecnici, nonché stabilire chi è responsabile per quali aree del sistema. Per altre informazioni sullo sviluppo di un piano di governance, vedere Panoramica: procedure consigliate per la gestione dell'uso del sito del teamda parte delle persone.
Nota: Potrebbe essere necessario collaborare con l'amministratore di SharePoint per gestire gli utenti. Ad esempio, l'amministratore di SharePoint gestisce i profili utente.
Account utente in Microsoft 365
L'amministratore globale aggiunge nuovi utenti a Microsoft 365 usando l'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365, che è il portale per la gestione degli utenti e la configurazione dei servizi. Per altre informazioni, Vedi utenti e ruoli. Per l'aggiunta di un nuovo utente, l'amministratore globale esegue le operazioni seguenti:
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Specifica se l'utente può accedere anche all'interfaccia di amministrazione
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Imposta la posizione geografica per l'utente
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Seleziona il tipo di licenza per l'utente
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Crea nome utente e password per l'utente
Utenti del sito del team
È possibile aggiungere utenti al sito del team e modificare le autorizzazioni per gli utenti. I livelli di autorizzazione e l'appartenenza ai gruppi di SharePoint possono essere trovati in Impostazioni. Tuttavia, Microsoft 365 crea ora un gruppo di sicurezza denominato Everyone, eccetto gli utenti esterni che contengono tutti nella directory Microsoft 365 (ad eccezione di quelli esterni all'organizzazione e che sono invitati tramite la funzionalità di condivisione esterna). Questo gruppo di sicurezza viene concesso automaticamente l'accesso come membro in SharePoint. Ciò significa che gli utenti aggiunti alla directory Microsoft 365 possono modificare siti, elenchi e raccolte per impostazione predefinita.
Livelli di autorizzazione e appartenenza ai gruppi
I livelli di autorizzazione sono insiemi di diritti di SharePoint che consentono agli utenti di eseguire un set di attività correlate. Ad esempio, il livello di autorizzazione di lettura include le autorizzazioni Visualizza elementi, Apri elementi, Visualizza pagine e visualizza versioni (tra le altre), tutte necessarie per visualizzare pagine, documenti ed elementi in un sito di SharePoint. Le autorizzazioni possono essere incluse in più di un livello di autorizzazione. Per altre informazioni, vedere pianificare la strategia per le autorizzazioni.
Non è consigliabile assegnare i livelli di autorizzazione direttamente ai singoli utenti, perché ciò può rendere molto difficile tenere traccia e gestire chi ha accesso ai siti. A volte è necessario, ma deve essere mantenuto al minimo per evitare la complessità. Assegna invece le autorizzazioni ai gruppi e quindi assegna singoli utenti ai gruppi appropriati. Un gruppo è un set di utenti definiti a livello di raccolta siti per semplificare la gestione delle autorizzazioni. Per altre informazioni, vedere gruppi di SharePoint predefiniti e personalizzare le autorizzazioni del sito. Ad ogni gruppo viene assegnato un livello di autorizzazione predefinito. Ad esempio, alcuni dei gruppi di SharePoint predefiniti principali includono i livelli di autorizzazione seguenti:
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Gruppo |
Livello di autorizzazione |
|---|---|
|
Proprietari |
Controllo completo |
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Visitatori |
Lettura |
|
Membri |
Collaborazione |
Tutti gli utenti con autorizzazione controllo completo possono creare gruppi personalizzati.
Quando si assegnano livelli di autorizzazione a gruppi di SharePoint a livello di raccolta siti, per impostazione predefinita tutti i siti e il contenuto del sito ereditano tali livelli di autorizzazione. Questo comportamento predefinito è denominato ereditarietà delle autorizzazioni. Puoi specificare se impostare autorizzazioni univoche durante la creazione di un sito secondario oppure interrompere l'ereditarietà delle autorizzazioni in un sito, un elenco o una raccolta o un elemento. Per altre informazioni, vedere che cos'è l'ereditarietà delle autorizzazioni?
Dato che il livello di autorizzazione di un utente determina ciò che può vedere e l'accesso all'interno di un sito, è necessario considerare con attenzione l'appartenenza al gruppo. Un utente responsabile della creazione e personalizzazione dei siti, ad esempio, dovrà essere perlomeno membro del gruppo dei progettisti. D'altra parte, un utente che deve solo leggere e scaricare contenuto e può essere solo un membro del gruppo visitatori. Per altre informazioni, vedere concetti relativi ai livelli di autorizzazione in SharePoint.
L'amministratore di una raccolta siti potrebbe essere necessarioSharePoint, gestire le funzionalità a livello di raccolta siti e siti. Le attività in questo contesto potrebbero includere l'attivazione o la disattivazione delle caratteristiche in base al piano di governance definito. Per ulteriori informazioni, vedere Abilitare o disabilitare le caratteristiche delle raccolte siti. Vedere anche Gestire il Cestino di una raccolta siti di SharePoint.
