Gruppi in Microsoft 365 ti consentono di lavorare con amici e familiari su un obiettivo comune. È possibile inviare messaggi al gruppo con un indirizzo di posta elettronica dedicato, condividere file, pianificare eventi in un calendario di gruppo e altro ancora. Aggiungere membri quando si crea o si aggiunge un gruppo in un secondo momento.
La creazione di un gruppo crea automaticamente un Outlook posta in arrivo condivisa e un indirizzo di posta elettronica del gruppo (ad esempio, sales@contoso.com), un calendario condiviso e una raccolta documenti per la collaborazione sui file.
Con l'esperienza Gruppi in Outlook, i membri possono accedere a tutte le attività del gruppo in un'unica posizione.
Indipendentemente da dove si crea il gruppo, i membri del gruppo possono interagire con esso su più piattaforme, in Outlook per Windows o macOS. Gruppi creati con account aziendali o dell'istituto di istruzione possono anche interagire con i gruppi nell'app Outlook per dispositivi mobili.
UnGruppo di Microsoft 365 è più di una lista di distribuzione
Gruppi di Microsoft 365 non sono liste di distribuzione o gruppi di contatti. Un gruppo di contatti è semplicemente un set di indirizzi di posta elettronica che è possibile usare per inviare un messaggio di posta elettronica o un invito a una riunione a tutti contemporaneamente. Se si vuole creare un gruppo di contatti, vedere Creare un gruppo di contatti.
Diversi tipi diGruppi di Microsoft 365
UnGruppo di Microsoft 365 configura facilmente una posta in arrivo condivisa e un calendario condiviso per tutti. Gruppi configurazione con un abbonamento aMicrosoft 365 per aziende o istituti di istruzione includono anche una raccolta di risorse condivise, tra cui una raccolta e un sito di SharePoint, un blocco appunti di OneNote e una posizione in cui pianificare progetti e assegnare attività in Planner.
A seconda del tipo di account con cui è configurato, unGruppo di Microsoft 365 può funzionare in modi diversi. Qual è la differenza tra un account Microsoft e un account aziendale o dell'istituto di istruzione?
Scegli il tipo di account necessario per conoscere le funzionalità disponibili.
Gruppi di Microsoft 365 con account personali
Se si usano gruppi con un account personale, ad esempio un Outlook.com, Hotmail.com o se si usa un account Gmail o Yahoo, è comunque possibile creare un gruppo, ma non le risorse condivise di OneNote, SharePoint o Planner.
Invio di messaggi di posta elettronica al gruppo
I membri del gruppo possono seguire la posta in arrivo del gruppo nella propria cassetta postale oppure possono scegliere di visualizzare tutti i messaggi nel dashboard del gruppo. Ogni persona ha la possibilità di visualizzare e rispondere o inoltrare messaggi di posta elettronica nella cassetta postale del gruppo.
Calendario condiviso con account personali
Ogni membro del gruppo di Outlook ha accesso a un calendario di gruppo condiviso. I membri possono aggiungere al calendario di gruppo eventi che possono essere visualizzati da tutti i membri del gruppo.
Appartenenza ai gruppi con account personali
I membri del gruppo possono inviare messaggi al gruppo usando l'indirizzo di posta elettronica del singolo gruppo. Outlook.com proprietari del gruppo possono modificare un gruppo, aggiungere o rimuovere membri e altro ancora.
Accedere al gruppo ovunque ci si trovi
Indipendentemente da dove si crea il gruppo, i membri del gruppo possono interagire con esso su più piattaforme, in Outlook per Windows o macOS.
Serve ulteriore assistenza?
|
|
Per ottenere supporto in Outlook.com, fare clic qui oppure selezionare Guida sulla barra dei menu e immettere la query. Se l'assistenza self-service non risolve il problema, scorrere verso il basso fino a Serve ulteriore assistenza? e selezionare Sì. Per contattare Microsoft in Outlook.com è necessario eseguire l'accesso. Se non riesci ad accedere, fai clic qui. |
|
|
|
Per altre informazioni sull'account Microsoft e sugli abbonamenti, visita laGuida per l'account & la fatturazione. |
|
|
|
Per ottenere assistenza e risolvere problemi in altri prodotti e servizi Microsoft, digita qui il problema. |
|
|
|
Pubblica domande, segui le discussioni e condividi le tue conoscenze nella Community Outlook.com. |
Gruppi di Microsoft 365 con account aziendali o dell'istituto di istruzione
Oltre a creare una cartella Posta in arrivo condivisa, un indirizzo di posta elettronica di gruppo e un calendario condiviso, la creazione di unGruppo di Microsoft 365 crea automaticamente risorse come una cartella Posta in arrivo Outlook condivisa, un calendario condiviso o una raccolta documenti per collaborare sui file. È anche possibile creare un gruppo di Teams in base al gruppo creato in Outlook.
Non è necessario concedere manualmente le autorizzazioni per tutte quelle risorse perché ai membri aggiunti al gruppo vengono assegnate automaticamente le autorizzazioni necessarie per gli strumenti disponibili nel gruppo.
Accedere al gruppo ovunque ci si trovi
Indipendentemente da dove si crea il gruppo, i membri del gruppo possono interagire con esso su più piattaforme, in Outlook per Windows, macOS o nell'app Outlook per dispositivi mobili.
Requisiti dell'account
Gli abbonamenti Microsoft 365 che includono Exchange Online e SharePoint Online supporteranno i gruppi. Ciò include i piani Business Essentials e Business Premium e i piani Enterprise E1, E3 ed E5.
Se si ha un piano che include solo Exchange, è comunque possibile ottenere le funzionalità Posta in arrivo condivisa e Calendario condiviso dei gruppi in Outlook, ma non la raccolta documenti, Planner o altre funzionalità.
Quale tipo di gruppo si vuole creare?
Mentre si stanno valutando le opzioni, è importante ricordare che raramente una dimensione è adatta a tutte. A team diversi può risultare congeniale lavorare in modi diversi e Microsoft 365 offre gli strumenti necessari per consentire il tipo di collaborazione che il team preferisce.
Se il team preferisce collaborare tramite posta elettronica ed è necessario un calendario condiviso: creare un gruppo di Microsoft 365 in Outlook.
Se il team vuole collaborare in un ambiente di chat permanente oppure usare le app incorporate: creare un team Microsoft.
Se si vuole creare un forum di discussione aperto e di grandi dimensioni per la propria azienda, ad esempio per gli annunci e per discussioni a livello direttivo: creare un gruppo in Yammer.
È possibile creare Gruppi di Microsoft 365 da un'ampia gamma di strumenti, tra cui Outlook, Outlook sul web, Outlook Mobile, SharePoint, Planner, Teams e altro ancora. Lo strumento scelto per iniziare dipende dal tipo di gruppo in uso. Ad esempio, in Microsoft si tende a partire da Outlook quando si crea un gruppo organizzato in base alla posta elettronica e al calendario. Se il gruppo è destinato alle comunicazioni a livello aziendale, in genere si inizia con Yammer. Per la collaborazione basata su chat, il gruppo verrà avviato da Microsoft Teams.
Quando si crea un gruppo è necessario decidere se si vuole che sia pubblico o privato. Il contenuto di un gruppo pubblico può essere visualizzato da chiunque all'interno dell'organizzazione e chiunque all'interno dell'organizzazione può partecipare al gruppo. Il contenuto di un gruppo privato deve essere visualizzato dai membri del gruppo e le persone che vogliono partecipare a un gruppo privato devono essere approvate dal proprietario del gruppo.
Nota: Attualmente, i gruppi creati da Outlook sul web sono privati per impostazione predefinita.
I gruppi sia pubblici che privati non sono visibili né accessibili a persone esterne all'organizzazione, a meno che non siano state specificamente invitate come guest.
Per altre informazioni sulla modifica dei gruppi da Pubblico a Privato (o viceversa), vedere Impostare i gruppi di Microsoft 365 come pubblici o privati.
Proprietari, membri e utenti guest
I proprietari del gruppo ne sono i moderatori. Possono aggiungere o rimuovere i membri e hanno autorizzazioni esclusive, ad esempio possono eliminare le conversazioni dalla posta in arrivo condivisa o cambiare le diverse impostazioni del gruppo. I proprietari del gruppo possono rinominare il gruppo, aggiornare la descrizione o l'immagine e altro ancora. Se si ha familiarità con i ruoli di SharePoint, il proprietario di un gruppo è un amministratore della raccolta siti.
Suggerimento: Se possibile, è consigliabile avere almeno due proprietari per un gruppo. In questo modo, se non è disponibile un proprietario, l'altro può apportare modifiche al gruppo.
I membri del gruppo sono gli utenti normali dell'organizzazione che usano il gruppo per collaborare. Possono accedere a tutti gli elementi del gruppo, ma non possono modificare le impostazioni del gruppo. Nell'ambiente di SharePoint corrispondono ai membri del sito. Per informazioni sull'aggiunta o la rimozione di membri del gruppo, vedere Aggiungere e rimuovere membri del gruppo in Outlook.
Gli utenti guest sono come i membri del gruppo, ma si trovano all'esterno dell'organizzazione. Per impostazione predefinita, gli utenti possono invitare utenti guest a partecipare al gruppo ed è possibile controllare tale impostazione. Per altre informazioni, vedere Accesso guest nei gruppi di Microsoft 365.
Selezionare il tipo di gruppo da usare:
Se si preferisce la modalità di collaborazione per la posta in arrivo condivisa, l'esperienza dei gruppi in Outlook fa per te. Creando un gruppo in Outlook, si ottiene:
-
Posta in arrivo condivisa, per le conversazioni di posta elettronica tra i membri. Questa Posta in arrivo ha un indirizzo di posta elettronica e può essere impostata per accettare messaggi provenienti da persone esterne al gruppo e persino all'organizzazione, analogamente a una lista di distribuzione tradizionale
-
Calendario condiviso, per pianificare gli eventi correlati al gruppo
-
Raccolta documenti di SharePoint, una posizione centrale in cui il gruppo può archiviare e condividere file
-
Blocco appunti di OneNote condiviso, per raccogliere idee, ricerche e informazioni
-
Sito del team di SharePoint, un archivio centrale per informazioni, collegamenti e contenuti relativi al gruppo
-
Planner, per assegnare e gestire le attività di progetto tra i membri del gruppo
Nessuna di queste risorse deve essere creata manualmente. Quando si crea il gruppo, infatti, vengono create automaticamente e vengono assegnate le autorizzazioni necessarie affinché i membri del gruppo possano iniziare a usarle immediatamente.
È possibile accedere a queste risorse tramite Microsoft Outlook per Windows, Outlook sul web, Outlook per Mac (solo posta in arrivo condivisa) o Outlook Mobile.
Con laGruppi di Microsoft 365 scheda al passaggio del mouse è possibile accedere rapidamente alle risorse del gruppo condiviso. Basta passare il puntatore su un nome di gruppo in Outlook sul web o SharePoint.
Un ottimo modo per restare in contatto con il gruppo è Microsoft Teams. Microsoft Teams è il circuito interno per il team: un'area di lavoro persistente basata su chat in cui si può conversare in modo informale in tempo reale su argomenti molto specifici o con determinati sottogruppi all'interno del gruppo. Anche se l'integrazione di Teams non viene avviata automaticamente, è possibile creare facilmente un gruppo di Teams basato sul gruppo di Microsoft 365.
Quando un gruppo non serve più allo scopo previsto, è possibile eliminarlo per liberare risorse di sistema e per rimuoverlo dall'elenco o dalla visualizzazione. Vedere: Modificare o eliminare un gruppo. Per evitare che siano gli utenti a dover ricordare di eliminare i gruppi obsoleti, l'amministratore può impostare criteri di scadenza in modo che i gruppi obsoleti scadano e vengano rimossi automaticamente dopo un periodo di tempo specificato. Vedere: Criteri di scadenza dei gruppi di Microsoft 365.
Nota: Il contenuto in questa scheda è destinato agli amministratori.
Esistono tre modelli principali di provisioningGruppi di Microsoft 365: aperto, avviato da IT o controllato. Ognuno presenta vantaggi specifici.
|
Modello |
Vantaggi |
|---|---|
|
Aperto (impostazione predefinita) |
Gli utenti possono creare i propri gruppi in base alle esigenze senza dover attendere l'intervento del reparto IT o impegnarlo |
|
Gestito da IT |
Gli utenti richiedono un gruppo al reparto IT. Il reparto IT può guidarli nella selezione degli strumenti per la collaborazione più adatti alle loro esigenze |
|
Controllato |
La creazione di gruppi è limitata a persone, team o servizi specifici (vedere: Controllare chi può creare Gruppi di Microsoft 365) |
Se si vuole controllare il nome dei Gruppi di Microsoft 365, è possibile usare i criteri di denominazione per forzare l'adesione dei nomi dei gruppi a determinati standard, inclusi prefissi o suffissi, oltre a bloccare i nomi non validi. Vedere Criteri di denominazione dei gruppi di Microsoft 365 per altre informazioni.
Ogni gruppo ha almeno un proprietario che può aggiungere o rimuovere membri ed eseguire alcune operazioni di base sul gruppo e sul relativo contenuto. In genere il proprietario esegue questa operazione in Outlook. Vedere: Aggiungere e rimuovere membri dei gruppi in Office. Se il proprietario o i proprietari di un gruppo lasciano l'organizzazione per qualsiasi motivo, l'amministratore può assegnare un nuovo proprietario al gruppo. Vedere Assegnare un nuovo proprietario a un gruppo orfano.
Inoltre, se si hanno Exchange Online autorizzazioni di amministratore, è possibile amministrare i gruppi dal Centro Microsoft 365 Amministrazione (vedere Gestire l'appartenenza ai gruppi nel interfaccia di amministrazione di Microsoft 365) o da PowerShell (vedere Gestire Gruppi di Microsoft 365 con PowerShell.
A volte può essere necessario eliminare un gruppo dal tenant. Per informazioni su come eliminare un gruppo, vedere: Eliminare un gruppo. Se un gruppo viene eliminato accidentalmente, gli amministratori possono ripristinare tale gruppo per un massimo di 30 giorni. Vedere: Ripristinare un gruppo di Microsoft 365 eliminato.
Se si preferisce un modo più automatizzato per gestire il ciclo di vita del Gruppi di Microsoft 365, è possibile usare i criteri di scadenza per far scadere i gruppi a un intervallo di tempo specifico. I proprietari del gruppo riceveranno un messaggio di posta elettronica 30, 15 e 1 giorno prima della scadenza del gruppo che consente di rinnovare facilmente il gruppo, se necessario. Vedere: Criteri di scadenza dei gruppi di Microsoft 365.
-
Consentire ai membri di inviare un messaggio da o per conto di un gruppo di Microsoft 365
-
Eseguire la migrazione delle liste di distribuzione a gruppi di Microsoft 365
-
Gestire le impostazioni del sito del team connesso al gruppo
Limiti del gruppo
|
Numero massimo di... |
Valore |
|
Proprietari per gruppo |
100 |
|
Gruppi che possono essere creati da un utente |
250 |
|
Gruppi che possono essere creati da un amministratore |
Fino al limite di tenant predefinito di 500.000 |
|
Numero di membri |
Più di 1.000, anche se solo 1.000 possono accedere contemporaneamente alle conversazioni di gruppo. Gli utenti potrebbero notare ritardi quando accedono al calendario e alle conversazioni in gruppi molto grandi in Outlook |
|
Numero di gruppi di cui un utente può essere membro |
1.000 |
|
Spazio di archiviazione file |
1 TB + 10 GB per ogni utente abbonato + eventuale spazio di archiviazione aggiuntivo acquistato. È possibile acquistare una quantità illimitata di spazio di archiviazione aggiuntivo. |
|
Dimensioni della cassetta postale del gruppo |
50 GB |
Il numero massimo predefinito di gruppi che può avere un'organizzazione di Microsoft 365 è attualmente 500.000. Se si prevede di usare la funzionalità "Writeback gruppi" dello strumento Azure Active Directory Connect, la lunghezza massima dell'attributo "Descrizione" è 448 caratteri.
Per altre informazioni sull'archiviazione in SharePoint Online, vedere Limiti di SharePoint Online e SharePoint Online: limiti del software.
La gestione dei Gruppi di Microsoft 365 è più efficace quando si hanno informazioni utilizzabili relative all'uso dei gruppi. Il Centro Microsoft 365 Amministrazione include uno strumento per la creazione di report che consente di visualizzare informazioni come l'uso dello spazio di archiviazione, il numero di Gruppi attive e persino il modo in cui gli utenti usano il Gruppi. Vedere: Report di Microsoft 365 nell'interfaccia di amministrazione per altre informazioni.
Gruppi di Microsoft 365 offre numerosi strumenti per la conformità, la protezione delle informazioni e eDiscovery.
Vedere anche
Panoramica dei gruppi di Microsoft 365 per gli amministratori
Microsoft FastTrack per Microsoft 365
Guida all'adozione di Microsoft 365 (PDF)
Creare un gruppo di contatti o una lista di distribuzione in Outlook per PC
Perché è consigliabile eseguire l'aggiornamento delle liste di distribuzione ai gruppi di Outlook
