Parole con errori di ortografia, spazi finali testardo, prefissi indesiderati, casi impropri e caratteri non stampabili fanno una brutta prima impressione. E questo non è nemmeno un elenco completo di modi in cui i dati possono sporcarsi. Rimboccati le maniche. È il momento di eseguire alcune importanti operazioni di pulizia primaverile dei fogli di lavoro con Microsoft Excel.
Non sempre si ha il controllo del formato e del tipo di dati che vengono importati da un'origine dati esterna, ad esempio un database, un file di testo o una pagina Web. Per poter analizzare i dati, spesso è necessario ripulirli. Fortunatamente, Excel include molte caratteristiche che consentono di ottenere dati con l'esatto formato desiderato. In alcuni casi, l'attività è semplice e può essere eseguita con una caratteristica specifica per l'operazione. Ad esempio, è possibile usare facilmente il correttore ortografico per correggere le parole con errori di ortografia nelle colonne che contengono commenti o descrizioni. O, se si vogliono rimuovere le righe duplicate, è possibile farlo rapidamente usando la finestra di dialogo Rimuovi duplicati.
In altri casi, invece, potrebbe essere necessario modificare una o più colonne con una formula per convertire i valori di importati in nuovi valori. Ad esempio, se si vogliono rimuovere gli spazi finali, è possibile creare una nuova colonna per pulire i dati con una formula, inserire i dati nella nuova colonna, convertire le formule della nuova colonna in valori e quindi rimuovere la colonna originale.
I passaggi di base per la pulizia dei dati sono i seguenti:
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Importare i dati da un'origine dati esterna.
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Creare una copia di backup dei dati originali in una cartella di lavoro separata.
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Verificare che i dati nelle righe e nelle colonne siano in formato tabulare con: dati simili in ogni colonna, tutte le colonne e le righe visibili e nessuna riga vuota all'interno dell'intervallo. Per risultati ottimali, usare una tabella di Excel.
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Eseguire prima le attività che non richiedono la modifica della colonna, ad esempio il controllo ortografico o le operazioni con Trova e sostituisci.
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Successivamente, eseguire le attività che richiedono la modifica della colonna. I passaggi generali per la modifica di una colonna sono:
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Inserire una nuova colonna (B) accanto alla colonna originale (A) da pulire.
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Aggiungere una formula che trasformerà i dati nella parte superiore della nuova colonna (B).
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Inserire la formula nella nuova colonna (B). In una tabella di Excel una colonna calcolata viene creata automaticamente con i valori inseriti.
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Selezionare la nuova colonna (B), copiarla e incollarla come valori nella nuova colonna (B).
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Rimuovere la colonna originale (A), che converte la nuova colonna da B ad A.
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Per pulire periodicamente la stessa origine dati, valutare la possibilità di registrare una macro o di scrivere codice per automatizzare l'intero processo. Esistono anche diversi componenti aggiuntivi esterni scritti da fornitori di terze parti, elencati nella sezione Provider di terze parti che possono essere usati se non si ha il tempo o le risorse per automatizzare il processo personalmente.
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Altre informazioni |
Descrizione |
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Riempire automaticamente con dati le celle di un foglio di lavoro |
Mostra come usare il comando Riempimento. |
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Creare e formattare tabelle Ridimensionare una tabella aggiungendo o rimuovendo righe e colonne Usare colonne calcolate in una tabella di Excel |
Mostra come creare una tabella di Excel e aggiungere o eliminare colonne o le colonne calcolate. |
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Mostra diversi metodi per automatizzare le attività ripetitive con una macro. |
Il correttore ortografico può essere usato non solo per trovare parole con errori di ortografia, ma anche valori usati in modo incoerente, ad esempio nomi di prodotto o società, aggiungendo tali valori a un dizionario personalizzato.
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Altre informazioni |
Descrizione |
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Mostra come correggere le parole con errori di ortografia in un foglio di lavoro. |
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Usare dizionari personalizzati per aggiungere parole al correttore ortografico |
Spiega come usare i dizionari personalizzati. |
Il problema delle righe duplicate è molto frequente quando si importano i dati. È consigliabile filtrare prima per i valori univoci per verificare che i risultati siano quelli desiderati e quindi rimuovere i valori duplicati.
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Altre informazioni |
Descrizione |
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Mostra due procedure strettamente correlate: come filtrare per le righe univoche e come rimuovere righe duplicate. |
È possibile rimuovere una stringa iniziale comune, ad esempio un'etichetta seguita da due punti e spazio o un suffisso, ad esempio una frase tra parentesi alla fine della stringa obsoleta o non necessaria. A questo scopo, è possibile trovare istanze del testo e quindi sostituirlo senza testo o altro testo.
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Altre informazioni |
Descrizione |
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Verificare se una cella contiene testo (senza distinzione tra maiuscole e minuscole) Verificare se una cella contiene testo (con distinzione tra maiuscole e minuscole) |
Mostra come usare il comando Trova e molte funzioni di ricerca del testo. |
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Mostra come usare il comando Sostituisci e molte funzioni di rimozione del testo. |
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Mostra come usare le finestre di dialogo Trova e Sostituisci. |
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TROVA, TROVA.B CERCA, CERCA.B SOSTITUISCI, SOSTITUISCI.B SOSTITUISCI SINISTRA, SINISTRAB DESTRA, DESTRA.B LUNGHEZZA, LUNGB STRINGA.ESTRAI, MEDIA.B |
Queste sono le funzioni che possono essere usate per eseguire varie operazioni di modifica delle stringhe, ad esempio cercare e sostituire una sottostringa all'interno di una stringa, estrarre parti di una stringa o determinare la lunghezza di una stringa. |
A volte il testo viene visualizzato con formattazione mista, soprattutto per quanto riguarda l'uso di maiuscole/minuscole del testo. Usando una o più delle tre funzioni relative alle lettere maiuscole/minuscole, è possibile convertire il testo in lettere minuscole, ad esempio per gli indirizzi di posta elettronica, in lettere maiuscole, ad esempio per i codici prodotto, o applicando l'iniziale maiuscola, ad esempio per i nomi o i titoli.
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Altre informazioni |
Descrizione |
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Modificare la combinazione di lettere maiuscole o minuscole del testo |
Mostra come usare le tre funzioni relative alle lettere maiuscole/minuscole. |
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Converte in minuscolo tutte le lettere maiuscole contenute in una stringa di testo. |
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Converte in maiuscolo la prima lettera di una stringa di testo e tutte le altre lettere che seguono un qualsiasi carattere diverso da una lettera. Le rimanenti lettere vengono convertite in minuscolo. |
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Converte in maiuscolo il testo. |
A volte i valori di testo contengono spazi iniziali, spazi finali o più spazi incorporati (valori del set di caratteri Unicode 32 e 160) oppure caratteri non stampabili (valori del set di caratteri Unicode da 0 a 31, 127, 129, 141, 143, 144 e 157). Questi caratteri a volte possono produrre risultati imprevisti durante le operazioni di ordinamento, filtro o esecuzione di una ricerca. Ad esempio, nell'origine dati esterna gli utenti possono fare errori di battitura aggiungendo inavvertitamente spazi superflui oppure i dati di testo importati da origini esterne possono contenere i caratteri non stampabili incorporati nel testo. Questi caratteri non sono facilmente rilevabili, quindi potrebbe essere difficile capire il motivo di eventuali risultati imprevisti. Per rimuovere questi caratteri indesiderati, è possibile usare una combinazione delle funzioni ANNULLA.SPAZI, LIBERA e SOSTITUISCI.
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Altre informazioni |
Descrizione |
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Restituisce un codice numerico per il primo carattere di una stringa di testo. |
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Rimuove i primi 32 caratteri non stampabili nel codice ASCII a 7 bit (valori da 0 a 31) dal testo. |
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Rimuove il carattere di spazio ASCII a 7 bit (valore 32) dal testo. |
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È possibile usare la funzione SOSTITUISCI per sostituire i caratteri Unicode di valore più alto (valori 127, 129, 141, 143, 144, 157 e 160) con i caratteri ASCII a 7 bit per cui sono state progettate le funzioni ANNULLA.SPAZI e LIBERA. |
Esistono due principali problemi con i numeri che potrebbero richiedere la pulizia dei dati: il numero è stato inavvertitamente importato come testo e il segno negativo deve essere modificato nello standard per l'organizzazione.
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Altre informazioni |
Descrizione |
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Mostra come convertire in formato numerico i numeri formattati e memorizzati come testo nelle celle che possono causare errori nei calcoli o nell'ordinamento dei dati. |
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Converte un numero in formato testo e applica un simbolo di valuta. |
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Converte un valore di testo in un formato numerico specifico. |
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Arrotonda un numero al numero specificato di decimali, lo formatta in formato decimale usando un punto e le virgole e restituisce il risultato in forma di testo. |
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Converte una stringa di testo rappresentante un numero nel numero corrispondente. |
I formati di data disponibili sono numerosi e possono essere confusi con codici di parti numerati o altre stringhe contenenti barre o trattini, quindi spesso le date e le ore devono essere convertite e riformattate.
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Altre informazioni |
Descrizione |
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Modificare il sistema data, il formato data o la modalità di interpretazione degli anni a due cifre |
Descrive come funziona il sistema data in Office Excel. |
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Mostra come eseguire le conversioni tra le diverse unità di tempo. |
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Mostra come convertire in formato data le date formattate e memorizzate come testo nelle celle che possono causare errori nei calcoli o nell'ordinamento dei dati. |
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Restituisce il numero seriale sequenziale che rappresenta una data specifica. Se prima dell'immissione della funzione il formato di cella era Generale, il risultato viene formattato come una data. |
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Converte una data sotto forma di testo in un numero seriale. |
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Restituisce il numero decimale di un'ora specifica. Se prima dell'immissione della funzione il formato di cella era Generale, il risultato viene formattato come una data. |
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Restituisce il numero decimale dell'ora rappresentata da una stringa di testo. Il numero decimale è un valore compreso tra 0 e 0,99999999 indicante un'ora tra le 0:00:00 e le 23:59:59. |
Un'attività comune dopo l'importazione di dati da un'origine dati esterna consiste nell'unione di due o più colonne in una sola o nella divisione di una colonna in due o più colonne. Si vuole, ad esempio, dividere una colonna che contiene un nome completo in nome e cognome. Oppure dividere una colonna che contiene un campo di indirizzo in colonne separate con via e numero civico, città, area geografica e codice postale. Lo stesso discorso vale per l'unione. Si vogliono unire due colonne Nome e Cognome in una colonna con il nome completo o combinare colonne di indirizzo separate in un'unica colonna. Altri valori comuni che possono richiedere l'unione in un'unica colonna o la divisione in più colonne sono: codici di prodotto, percorsi di file e indirizzi IP (Internet Protocol).
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Altre informazioni |
Descrizione |
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Combinare nomi e cognomi Combinare testo e numeri Combinare il testo con una data o un'ora Combinare due o più colonne con una funzione |
Mostra esempi tipici della combinazione di valori di due o più colonne. |
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Dividere il testo in colonne diverse con la Conversione guidata testo in colonne |
Mostra come usare la procedura guidata per dividere le colonne in base a diversi delimitatori comuni. |
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Mostra come usare le funzioni SINISTRA, STRINGA.ESTRAI, DESTRA, CERCA e LUNGHEZZA per dividere una colonna Nome in due o più colonne. |
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Mostra come usare la funzione CONCATENA, l'operatore & (e commerciale) e la Conversione guidata testo in colonne. |
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Mostra come usare i comandi Unisci celle, Unisci e Unisci e centra. |
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Unisce due o più stringhe di testo in una singola stringa. |
La maggior parte delle caratteristiche di analisi e formattazione in Office Excel presuppongono la presenza dei dati in un'unica tabella normale bidimensionale. A volte si potrebbe voler trasformare le righe in colonne e le colonne in righe. In altri casi, i dati non sono neanche strutturati in formato tabulare e potrebbe essere necessario convertirli da un formato non tabulare a uno tabulare.
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Altre informazioni |
Descrizione |
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Restituisce un intervallo di celle verticale come intervallo orizzontale e viceversa. |
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In alcuni casi, gli amministratori del database usano Office Excel per trovare e correggere gli errori di corrispondenza quando due o più tabelle vengono unite. Questa operazione può implicare la riconciliazione di due tabelle di fogli di lavoro diversi, ad esempio per vedere tutti i record di entrambe le tabelle o per confrontare le tabelle e trovare le righe non corrispondenti.
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Altre informazioni |
Descrizione |
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Mostra metodi comuni per cercare i dati con le funzioni di ricerca. |
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Restituisce un valore da un intervallo di una riga o di una colonna oppure da una matrice. La funzione CERCA ha due forme di sintassi: vettore e matrice. |
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Cerca un valore nella riga superiore di una tabella o una matrice di valori e restituisce un valore nella stessa colonna dalla riga indicata nella tabella o nella matrice. |
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Cerca un valore nella prima colonna di una matrice di tabella e restituisce un valore nella stessa riga da un'altra colonna nella matrice di tabella. |
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Restituisce un valore o il riferimento a un valore da una tabella o un intervallo. La funzione INDICE ha due forme di sintassi: matrice e riferimento. |
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Restituisce la posizione relativa di un elemento in una matrice che corrisponde a un valore specificato nell'ordine specificato. Usare CONFRONTA invece di una delle funzioni CERCA quando è necessario determinare la posizione di un elemento in un intervallo piuttosto che l'elemento stesso. |
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Restituisce un riferimento a un intervallo spostato rispetto a una cella o a un intervallo di celle di un numero specificato di righe e di colonne. Il riferimento restituito può riferirsi a una cella singola o a un intervallo. È possibile specificare il numero di righe e di colonne dell'intervallo da restituire. |
Di seguito è riportato un elenco parziale di provider di terze parti che forniscono prodotti che consentono di ripulire i dati in vari modi.
Nota: Microsoft non fornisce supporto per i prodotti di terze parti.
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Provider |
Prodotto |
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Add-in Express Ltd. |
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Add-Ins.com |
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AddinTools |
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WinPure |
