Creare un sondaggio sulla pianificazione in Outlook per Windows

Creare un sondaggio in Outlook

1. Selezionare le impostazioni della riunione.

   1. Visualizzare tutti i sondaggi: fare clic su questo collegamento per visualizzare e gestire tutti i sondaggi creati dall'utente.

   2. Fuso orario: selezionare il menu a discesa del fuso orario per cambiare il fuso orario per la riunione.

      Nota: Il fuso orario usato viene recuperato dalle impostazioni dell'organizzatore, ma è possibile selezionarne uno nuovo dall'elenco. Viene considerata l'ora legale e le riunioni successive al cambio annuale mostrano l'ora corretta. 

   3. Durata: selezionare la durata di una riunione nell'elenco.

   4. Ore di riunione: controllare per limitare gli orari suggeriti per le riunioni solo ai giorni lavorativi e alle ore lavorative.

      Nota: L'orario di lavoro predefinito viene recuperato dalle impostazioni dell'organizzatore (se disponibile) oppure vengono usate le impostazioni di Exchange. Se non vengono trovate impostazioni, vengono visualizzate per impostazione predefinita tra le 8:00 e le 17:00.

   5. Selezione data: la selezione data consente di selezionare date diverse per visualizzare la disponibilità dell'ora. È possibile aggiungere ore da date diverse a un sondaggio. In alternativa, è possibile usare i pulsanti freccia sinistra e destra per passare al giorno precedente o successivo e usare l'icona del calendario (tra i pulsanti freccia) per tornare a oggi.

2. Pianificazione sondaggio esamina le pianificazioni dei partecipanti (se disponibili) e suggerisce un elenco di orari appropriati per la riunione. I fattori usati per determinare le opzioni migliori includono il numero di partecipanti liberi, il numero di partecipanti obbligatori e facoltativi liberi, se i partecipanti in conflitto hanno impegni provvisori o occupati nel proprio calendario.

   Nota: Scheduling Poll usa l'account aziendale di Microsoft 365 per accedere al calendario e ai calendari dei partecipanti dell'organizzazione per determinare la disponibilità. I calendari non associati a un account Di Microsoft 365 mostreranno la disponibilità dei partecipanti come sconosciuta.

   1. Persone Icone: se si passa il puntatore sull'icona della persona, viene visualizzata la disponibilità dei partecipanti e se sono obbligatori o facoltativi. 

      1. Sottolineato: Organizzatore

      2. Verde: disponibile

      3. Rosso: Occupato

      4. Viola: Fuori sede

      5. Grigio: Sconosciuto

   2. Pulsante Espandi/Comprimi: consente di visualizzare un elenco dettagliato della disponibilità dei partecipanti e se sono necessari o facoltativi per un determinato suggerimento di tempo.

3. Selezionare alcuni orari adatti per la riunione. Il pulsante Avanti verrà abilitato se si selezionano una o più opzioni.

4. Selezionare Avanti. Verrà visualizzato l'elenco degli orari selezionati e delle impostazioni del sondaggio prima di completare la creazione del sondaggio.
   
   

   1. Ora è possibile eliminare tutti gli orari selezionati per la riunione facendo clic sull'icona di eliminazione nell'elenco Orari selezionati .

   2. È possibile aggiungere un luogo per la riunione.

   3. Le riunioni online sono abilitate per impostazione predefinita. Selezionare la casella di controllo Riunione online per disabilitarla. Il nome dell'impostazione verrà aggiornato in base al provider predefinito della riunione selezionato dall'organizzazione. È possibile modificare il provider della riunione nelle impostazioni di Outlook.

   4. Usare il pulsante espandi/comprimi per visualizzare le opzioni in Gestisci impostazioni sondaggio.

      1. Pianificare quando i partecipanti raggiungono il consenso: un evento del calendario viene pianificato automaticamente se tutti i partecipanti necessari hanno votato a favore di un'opzione specifica per l'orario. Se sono disponibili più opzioni, verrà pianificata la prima opzione.

      2. Bloccare gli orari selezionati nel calendario: nel calendario viene inserito un evento provvisorio per ogni opzione proposta. Tutti i blocchi vengono rimossi quando è pianificata la riunione o il sondaggio viene annullato.

      3. Notifica degli aggiornamenti del sondaggio: si riceverà un messaggio di posta elettronica ogni volta che un partecipante vota. Il messaggio include lo stato corrente del sondaggio e un'opzione per la pianificazione.

      4. Richiedere ai partecipanti di verificare la propria identità: per evitare il voto anonimo, i partecipanti dovranno eseguire l'autenticazione prima di votare.

      5. Bloccare il sondaggio per i partecipanti: i partecipanti non saranno in grado di suggerire nuovi orari o modificare altri partecipanti.

         Nota: Gli amministratori tenant possono anche aggiornare alcune di queste impostazioni a livello di organizzazione usando i cmdlet appropriati. Per altre informazioni, cercare le impostazioni seguenti in
         Set-OrganizationConfig (ExchangePowerShell):
         FindTimeAttendeeAuthenticationEnabled, FindTimeAutoScheduleDisabled, FindTimeLockPollForAttendeesEnabled e FindTimeOnlineMeetingOptionDisabled. 

5. Selezionare Crea sondaggio. Pianificazione sondaggio inserisce i dettagli del sondaggio nel corpo del messaggio di posta elettronica, che include un collegamento alla pagina di voto e un collegamento a tutti i sondaggi creati finora.

6. Selezionare Invia per inviare il messaggio di posta elettronica e avviare il processo di voto.