Condividere e accedere alla cassetta postale o alla cartella di un'altra persona in Outlook

Proprietario di una cartella o di una cassetta postale: Concedere le autorizzazioni per una cartella

1. Nel riquadro delle cartelle fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella da condividere e quindi scegliere Proprietà.

2. Per trovare gli utenti o i gruppi di contatti con cui condividere la cartella, nella scheda Autorizzazioni , in Autorizzazioni, selezionare Aggiungi. 

3. In Elenco indirizzi globale selezionare gli utenti e i gruppi di contatti desiderati, facendo clic su Aggiungi per ciascuno di essi. Gli utenti e i gruppi aggiunti vengono progressivamente visualizzati nel riquadro a destra del pulsante Aggiungi. Dopo aver aggiunto tutti gli utenti, fare clic su OK.

   

4. Selezionare l'utente con cui si vuole condividere e scegliere il livello di autorizzazione nell'elenco a discesa.

5. Le autorizzazioni vanno da Proprietario, con tutti i diritti, a Collaboratore, con diritti minimi.

6. Dopo aver scelto il livello di autorizzazioni, è possibile regolare le autorizzazioni nel dettaglio selezionando pulsanti o caselle. In tal caso il Livello di autorizzazione per l'utente o il gruppo verrà automaticamente impostato su Personalizzato.

   In questo esempio Francesca e Massimiliano usano i livelli di autorizzazione predefiniti Autore e Supervisore pubblicazione. A Marco è stato assegnato il livello Redattore, successivamente modificato per consentirgli di eliminare i propri scritti.

   

7. Impostare autorizzazioni diverse per altri utenti o gruppi ripetendo i passaggi da 2 a 6.

8. Fare clic su OK.

Invitato: Accedere alla cartella o alla cassetta postale di un'altra persona nella versione classica di Outlook

Se si usa la versione classica di Outlook, la cassetta postale a cui è stato concesso l'accesso viene visualizzata automaticamente nell'elenco delle cartelle. Nell'esempio seguente ad Adam Barr è stato concesso l'accesso alla cassetta postale di Kim Akers. La cassetta postale di Kim viene visualizzata automaticamente nell'elenco delle cartelle di Adamo.

Le operazioni che è possibile eseguire in questa cassetta postale dipendono dai livelli di autorizzazione concessi dall'utente che condivide la cassetta postale.

Condividere e accedere a una cartella o a una cassetta postale in Outlook sul Web 

Esistono due modi per interagire con le cartelle condivise: è possibile essere il proprietario di una cassetta postale che vuole condividere una o più cartelle o l'intera cassetta postale.

• Proprietario di una cartella o di una cassetta postale: si è proprietari della cartella e si decide di condividerla con altri utenti. Impostare i livelli di autorizzazione appropriati per le persone con cui si vuole condividere la cartella.

• Invitato: quando qualcuno condivide una cartella o una cassetta postale, si riceverà un invito a condividere una cartella. Quando si accetta l'invito, la cartella viene visualizzata nel riquadro delle cartelle. Le operazioni che è possibile eseguire in una cartella condivisa dipendono dai livelli di autorizzazione impostati.

Proprietario di una cartella o di una cassetta postale: Condividere una cartella o una cassetta postale con altri utenti

Per condividere una o più cartelle o l'intera cassetta postale con altri utenti dell'organizzazione, seguire questa procedura:

1. Passare alla cartella da condividere.

2. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella e scegliere Condivisione e autorizzazioni.

3. Nella finestra Autorizzazioni per la cartella , se la persona non è già inclusa nell'elenco delle persone con cui si sta condividendo il file, selezionare per aggiungerla.

4. Immetti il nome o l'indirizzo e-mail della persona a cui stai concedendo l'autorizzazione e quindi seleziona Aggiungi.

5. Nell'elenco dei nomi nella finestra Autorizzazioni per la cartella selezionare il nome della persona appena aggiunta.

6. Nella sezione Autorizzazioni selezionare l'elenco a discesa Livello di autorizzazione e selezionare le autorizzazioni da concedere all'utente. In caso di dubbi sul livello di autorizzazione da selezionare, vedere la sezione Opzioni per la condivisione di una cartella di seguito.

   

7. Confermare le impostazioni di condivisione e fare clic su OK. La persona con cui si condivide il file riceverà un messaggio di posta elettronica per informarla che è stata condivisa una cartella.

   Suggerimento: Se si vuole condividere una sottocartella, è necessario seguire la stessa procedura, ma anche condividere le cartelle padre.

Proprietario della cartella o della cassetta postale: Rimuovere i privilegi di condivisione

1. Passare alla cartella che si sta condividendo.

2. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella e scegliere Condivisione e autorizzazioni.

3. Seleziona la persona con cui stai condividendo il file e quindi seleziona Elimina icona.

Invitato: Accettare e visualizzare una cartella o una cassetta postale condivisa con l'utente corrente

Quando qualcuno condivide una cartella, viene inviato un messaggio di posta elettronica per informarlo. È ora possibile aggiungerlo al riquadro delle cartelle in modo da potervi accedere.

1. Nel riquadro delle cartelle fare clic con il pulsante destro del mouse su Condivisi con me.

2. Selezionare Aggiungi cartella o cassetta postale condivisa.

3. Immettere l'indirizzo di posta elettronica o il nome della persona che ha condiviso una cartella e fare clic su Aggiungi.

4. Il nome della persona verrà visualizzato sotto il nodo Condivisi con me. Espandi il nodo per visualizzare tutte le cartelle che la persona ha condiviso con te.

Invitato: rimuovere la cartella o la cassetta postale condivisa dal riquadro delle cartelle

Se si decide di non voler più visualizzare la cassetta postale o la cartella dell'altra persona ogni volta che si apre il nuovo Outlook, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella e scegliere Rimuovi cartella condivisa.

Opzioni per la condivisione di una cartella

La tabella seguente descrive in dettaglio il tipo di autorizzazione concessa in base al livello di autorizzazione impostato.