Pelajari struktur database Access

Dalam artikel ini

Gambaran Umum
Melihat detail tentang objek di database
Menjelajahi tabel di tampilan Desain
Melihat hubungan antar tabel

Gambaran Umum

Database adalah kumpulan informasi yang berkaitan dengan subjek atau tujuan tertentu , seperti pelacakan pesanan pelanggan atau menyimpan koleksi musik. Jika database tidak disimpan di komputer, atau hanya bagian dari dokumen tersebut, Anda dapat melacak informasi dari berbagai sumber yang harus diseimbangkan dan ditata.

Misalnya, nomor telepon pemasok Anda disimpan di lokasi yang berbeda: di file kartu yang berisi nomor telepon pemasok, dalam file informasi produk di kabinet file, dan dalam lembar bentang yang berisi informasi pesanan. Jika nomor telepon pemasok berubah, Anda mungkin harus memperbarui informasi tersebut di tiga tempat tersebut. Dalam database Access yang dirancang dengan baik, nomor telepon disimpan sekali saja, jadi Anda hanya perlu memperbarui informasi tersebut di satu tempat. Hasilnya, ketika memperbarui nomor telepon pemasok, maka secara otomatis akan diperbarui di database mana pun yang Anda gunakan.

Access file database

Anda dapat menggunakan Access untuk mengelola semua informasi dalam satu file. Dalam file database Access , Anda bisa menggunakan:

Tabel untuk menyimpan data Anda.
Kueri untuk menemukan dan mengambil data yang Anda inginkan saja.
Formulir untuk menampilkan, menambahkan, dan memperbarui data dalam tabel.
Laporan untuk menganalisis atau mencetak data dalam tata letak tertentu.

Data dari tabel yang digunakan dalam kueri, formulir, dan laporan

1. Menyimpan data sekali dalam satu tabel, tetapi melihat dari beberapa lokasi. Ketika Anda memperbarui data, maka akan diperbarui secara otomatis di mana saja data tersebut muncul.

2. Mengambil data menggunakan kueri.

3. Menampilkan atau memasukkan data menggunakan formulir.

4. Menampilkan atau mencetak data menggunakan laporan.

Semua item ini, tabel, kueri, formulir, dan laporan, merupakan objek database.

Catatan: Beberapa database Access berisi link ke tabel yang disimpan di database lain. Misalnya, Anda mungkin memiliki satu database Access yang hanya berisi tabel, dan database Access lain yang berisi link ke tabel tersebut, serta kueri, formulir, dan laporan yang didasarkan pada tabel yang ditautkan. Biasanya, tidak peduli apakah tabel merupakan tabel tertaut atau sebenarnya disimpan dalam database.

Tabel dan hubungan

Untuk menyimpan data, Anda membuat satu tabel untuk setiap tipe informasi yang dilacak. Tipe informasi mungkin berisi informasi pelanggan, produk, dan detail pesanan. Untuk membawa data dari beberapa tabel bersama-sama di kueri, formulir atau laporan, Anda menentukan hubungan antar tabel.

Data yang disimpan dalam tabel digabungkan pada bidang terkait

1. Informasi pelanggan yang pernah ada dalam milis sekarang berada di tabel Pelanggan.

2. Informasi pesanan yang pernah ada dalam lembar bentang sekarang berada di tabel Pesanan.

3. ID yang unik, seperti ID Pelanggan, membedakan satu rekaman dari rekaman lainnya dalam sebuah tabel. Dengan menambahkan bidang ID unik satu tabel ke tabel lain dan menetapkan hubungan antara dua bidang, Access bisa mencocokkan rekaman terkait dari kedua tabel sehingga Anda bisa menyatukannya dalam formulir, laporan, atau kueri.

Kueri

Kueri yang dapat membantu menemukan dan mengambil data yang memenuhi ketentuan yang Anda tentukan, termasuk data dari beberapa tabel. Anda juga dapat menggunakan kueri untuk memperbarui atau menghapus beberapa catatan pada waktu bersamaan dan untuk melakukan perhitungan yang sudah ditentukan sebelumnya atau kustom pada data.

Kueri mengembalikan hasil dari tabel berbeda

1. Tabel Pelanggan yang memiliki informasi tentang pelanggan.

2. Tabel Pelanggan yang memiliki informasi tentang pesanan pelanggan.

3. Kueri ini mengambil data ID Pesanan dan data Tanggal yang Diperlukan dari tabel Pesanan, dan Nama Perusahaan, serta data Kota dari tabel Pelanggan. Kueri hanya mengembalikan pesanan yang telah diperlukan di bulan April, dan hanya untuk pelanggan yang berbasis di London.

Formulir

Anda dapat menggunakan formulir untuk dengan mudah melihat, memasukkan dan mengubah data secara bersamaan. Anda juga dapat menggunakan formulir untuk melakukan tindakan lainnya, seperti mengirim data ke aplikasi lain. Formulir biasanya berisi kontrol yang ditautkan ke bidang dasar dalam tabel. Saat Anda membuka formulir, Access mengambil data dari satu atau beberapa tabel tersebut, lalu menampilkan data dalam tata letak yang Anda pilih saat Anda membuat formulir. Anda dapat membuat formulir menggunakan salah satu perintah Formulir di Pita, Panduan Formulir, atau membuat formulir sendiri dalam tampilan Desain.

Formulir bisa membantu Anda menampilkan dan memasukkan data

1. Tabel menampilkan berbagai catatan pada saat yang sama, tetapi Anda mungkin harus menggulir secara horizontal untuk melihat semua data dalam satu rekaman. Juga, ketika menampilkan tabel, Anda tidak dapat memperbarui data dari lebih dari satu tabel pada saat yang sama.

2. Formulir fokus pada satu catatan dalam satu waktu, dan dapat menampilkan bidang dari lebih dari satu tabel. Formulir juga dapat menampilkan gambar dan objek lainnya.

3. Formulir dapat berisi tombol yang Anda klik untuk mencetak laporan, membuka objek lainnya, atau mengotomatiskan tugas.

Laporan

Anda dapat menggunakan laporan untuk menganalisis data dengan cepat atau untuk menyajikannya dengan cara tertentu baik cetak atau dalam format lainnya. Misalnya, Anda mungkin mengirim laporan yang mengelompokkan data dan menghitung total ke kolega. Atau, Anda mungkin membuat laporan dengan alamat data yang diformat untuk mencetak label surat.

Laporan memperlihatkan data yang diformat atau yang dihitung

1. Menggunakan laporan untuk membuat label surat.

2. Menggunakan laporan untuk menampilkan total dalam bagan.

3. Menggunakan laporan untuk menampilkan total yang terhitung.

Setelah mengetahui struktur dasar database Access , baca terus untuk mempelajari cara menggunakan alat bawaan untuk menjelajahi database Access tertentu.

Melihat detail tentang objek di database

Salah satu cara terbaik untuk mempelajari tentang database tertentu adalah menggunakan Pendokumen Database. Anda menggunakan Pendokumen Database untuk menyusun laporan yang berisi informasi mendetail tentang objek dalam database. Anda terlebih dahulu memilih objek mana yang akan dijelaskan dengan detail di dalam laporan. Ketika menjalankan Pendokumen Database, laporannya berisi semua data tentang objek database yang Anda pilih.

Buka database yang ingin Anda dokumentasikan.
Pada tab Alat Database, di dalam grup Analisis, klik Pendokumentasi Database.
Dalam kotak dialog Pendokumentasi, klik tab yang menyatakan tipe objek database yang ingin Anda dokumentasikan. Untuk membuat laporan tentang semua objek dalam database, klik tab Semua Tipe Objek.
Pilih satu atau beberapa objek yang tercantum di tab. Untuk memilih semua objek di tab, klik Pilih Semua.
Klik OK.

Pendokumentasi Database membuat laporan yang berisi data detail untuk tiap objek yang dipilih, lalu membuka laporan dalam Pratinjau Cetak. Misalnya, jika Anda menjalankan Pendokumentasi Database terhadap formulir entri data, laporan yang dibuat oleh Pendokumentasi mencantumkan properti untuk formulir secara keseluruhan, properti untuk tiap bagian di formulir, dan properti untuk tombol, label, kotak teks apa pun, serta kontrol lainnya di formulir, ditambah modul kode apa pun dan izin pengguna yang terkait dengan formulir.
Untuk mencetak laporan, pada tab Pratinjau Cetak, di grup Cetak, klik Cetak.

Menjelajahi tabel di tampilan Desain

Membuka tabel dalam tampilan Desain memberi Anda tampilan mendetail pada struktur tabel. Misalnya, Anda dapat menemukan tipe data untuk setiap bidang, menemukan masker masukan apa pun, atau melihat apakah tabel menggunakan bidang pencarian apa pun, bidang yang menggunakan kueri untuk mengekstrak data dari tabel lain. Informasi ini akan bermanfaat karena tipe data dan masker masukan dapat memengaruhi kemampuan Anda untuk menemukan data dan menjalankan kueri pembaruan. Misalnya, Anda ingin menggunakan kueri pembaruan untuk memperbarui bidang tertentu di satu tabel dengan menyalin data di bidang yang sama dari tabel lainnya. Kueri tidak akan berjalan jika tipe data untuk setiap bidang di tabel sumber dan tujuan tidak cocok.

Buka database yang ingin Anda analisis.
Di Panel Navigasi, klik kanan tabel yang ingin Anda jelajahi, lalu klik Tampilan Desain di menu pintasan.
Jika diperlukan, perhatikan nama setiap bidang tabel dan tipe data yang ditetapkan untuk setiap bidang.

Tipe data yang ditetapkan untuk bidang dapat membatasi ukuran dan tipe data yang dapat pengguna masukkan ke bidang. Misalnya, pengguna mungkin dibatasi hingga 20 karakter di bidang teks, dan tidak dapat memasukkan teks data dalam kumpulan bidang ke tipe data Angka.
Untuk menentukan apakah sebuah bidang merupakan bidang pencarian, klik tab Pencarian di bagian bawah kisi desain tabel, di bawah Properti Bidang.

Bidang pencarian menampilkan sekumpulan nilai (satu atau beberapa bidang, seperti nama depan dan belakang), tetapi biasanya menyimpan sekumpulan nilai (satu bidang, seperti ID numerik). Sebagai contoh, bidang pencarian mungkin menyimpan nomor ID karyawan (nilai yang disimpan), tetapi bidang ini menampilkan nama karyawan (nilai yang ditampilkan). Ketika menggunakan bidang pencarian di ekspresi atau di operasi temukan dan ganti, Anda akan menggunakan nilai yang disimpan, bukan nilai yang ditampilkan. Mengenal lebih banyak tentang nilai disimpan dan ditampilkan di bidang pencarian adalah cara terbaik untuk memastikan bahwa ekspresi atau operasi temukan dan ganti yang menggunakan bidang pencarian berfungsi seperti yang Anda harapkan.

Ilustrasi berikut memperlihatkan bidang pencarian pada umumnya. Ingatlah bahwa pengaturan yang Anda lihat di properti bidang Sumber Baris akan berbeda-beda.

Bidang pencarian yang diperlihatkan di sini menggunakan kueri untuk mengambil data dari tabel lainnya. Anda juga dapat melihat tipe bidang pencarian lainnya, yang disebut daftar nilai, yang menggunakan daftar pilihan kode keras. Gambar ini memperlihatkan daftar nilai yang pada umumnya.

Secara default, daftar nilai menggunakan tipe data Teks.

Cara terbaik untuk menemukan daftar pencarian dan nilai adalah dengan menampilkan tab Pencarian, kemudian mengklik entri dalam kolom Tipe Data untuk setiap bidang dalam tabel. Untuk informasi selengkapnya tentang membuat bidang pencarian dan daftar nilai, lihat tautan di dalam bagian Lihat juga.

Atas Halaman

Melihat hubungan antar tabel

Untuk melihat representasi grafis tabel dalam database, bidang pada setiap tabel, dan hubungan antar tabel tersebut, gunakan tab objek Hubungan. Tab objek Hubungan menyediakan gambar menyeluruh tentang tabel dan struktur hubungan database, informasi penting ketika Anda perlu membuat atau mengubah hubungan antar tabel.

Catatan: Anda juga dapat menggunakan tab objek Hubungan untuk menambahkan, mengubah, atau menghapus hubungan.