Untuk memilih sumber data laporan, buka laporan dalam tampilan Tata Letak dan tekan Alt + Enter untuk membuka lembar properti. Klik kotak tepat di bawah tab objek laporan untuk memilih seluruh laporan, lalu pada lembar properti, pada tab Data, klik Sumber Rekaman untuk memilih properti. Anda lalu dapat mengatur sumber rekaman dengan memilih item dari daftar atau dengan mengklik tombol Susun 
Sumber rekaman laporan menentukan bidang mana dari database Anda yang bisa ditampilkan dalam laporan. Dalam database hubungan, data yang berkaitan biasanya tersebar di beberapa tabel. Misalnya, informasi tentang pelanggan disimpan di satu tabel, dan informasi tentang pesanan disimpan di tabel lainnya. Laporan memberi Anda cara yang fleksibel untuk “merakit ulang” data dan menampilkannya tepat seperti yang Anda inginkan, dan bisa dioptimalkan untuk pencetakan. Untuk informasi selengkapnya tentang sumber rekaman laporan, lihat bagian selanjutnya artikel ini. Untuk mendapatkan gambaran umum laporan, lihat artikel Pengenalan laporan dalam Access.
Catatan: Artikel ini tidak berlaku untuk Access web app - jenis database yang Anda desain dengan Access dan diterbitkan secara online. Lihat Membuat aplikasi Access untuk informasi selengkapnya.
Di artikel ini
Berbagai tipe sumber rekaman
Tabel
Jika semua bidang yang Anda perlukan ada di satu tabel, Anda dapat menggunakan tabel itu sebagai sumber rekaman laporan. Jika bidang yang Anda perlukan terdapat di dalam dua atau beberapa tabel, Anda perlu memastikan bahwa tabel tersebut dapat digabungkan secara logis berdasarkan nilai yang umum, lalu membuat kueri bernama atau kueri yang disematkan untuk digunakan sebagai sumber rekaman.
Kueri bernama
Kueri bernama – biasanya disebut kueri saja – adalah kueri yang telah disimpan sebagai objek database. Anda dapat menggunakan kueri bernama sebagai sumber rekaman untuk beberapa formulir atau laporan. Namun, perubahan pada desain kueri akan mempengaruhi semua formulir dan laporan yang menggunakannya sebagai sumber rekaman. Selain itu, relatif mudah menghapus kueri bernama, yang merusak setiap formulir atau laporan apa pun yang menggunakannya.
Kueri yang disematkan
Kueri yang disematkan adalah kueri yang disimpan dalam properti Sumber Rekaman dari objek lainnya. Karena kueri yang disematkan bukan objek terpisah, kecil kemungkinan Anda akan merusak laporan dengan tidak sengaja menghapus atau mengubah kuerinya. Membuat kueri yang disematkan direkomendasikan jika Anda ingin kueri digunakan hanya untuk laporan itu (dengan kata lain, Anda tidak ingin berbagi kueri itu dengan objek lainnya).
Kueri yang disematkan dibuat secara default saat Anda menggunakan alat Desain Laporan, Laporan Kosong, atau Label, dijelaskan di bagian berikutnya. Kueri yang disematkan juga dibuat oleh Panduan Laporan, asalkan Anda memilih data dari lebih dari satu tabel untuk laporan Anda. Jika Anda hanya memilih data dari satu tabel, Panduan Laporan menautkan laporan langsung ke tabel itu.
Anda juga dapat membuat kueri yang disematkan dengan menyalin pernyataan SQL dari kueri bernama yang dibuka dalam Tampilan SQL, lalu menempelkan pernyataan SQL itu ke properti Sumber Rekaman dari laporan. Untuk membuka kueri bernama dalam Tampilan SQL:
-
Klik kanan kueri dalam Panel Navigasi, lalu klik Tampilan Desain.
-
Pada tab Desain, dalam grup Hasil, klik Tampilan, lalu klik Tampilan SQL.
Bagaimana alat laporan membuat sumber rekaman
Untuk membuat laporan dalam Access, klik salah satu alat dalam grup Laporan dari tab Buat. Bergantung pada cara Anda menggunakan alat, tiap alat membuat salah satu dari tiga tipe sumber rekaman yang dijelaskan di bagian sebelumnya.
Tabel berikut ini menjelaskan fungsi tiap alat laporan, dan tipe sumber rekaman apa yang dibuat secara default.
|
Alat |
Deskripsi |
Tipe sumber rekaman default |
|---|---|---|
|
Laporan |
Membuat laporan tabular sederhana yang berisi semua bidang dalam sumber data. |
Tabel atau kueri bernama, yang harus Anda pilih dalam Panel Navigasi sebelum mengklik alat. |
|
Desain Laporan |
Membuka laporan kosong dalam tampilan Desain, yang dapat ditambahi bidang dan kontrol yang Anda inginkan. |
Kueri yang disematkan, jika Anda menyeret bidang dari panel tugas Daftar Bidang ke laporan. Anda juga dapat memilih tabel atau kueri bernama dari daftar turun bawah Sumber Rekaman dalam Lembar Properti. |
|
Laporan Kosong |
Membuka laporan kosong dalam tampilan Tata Letak, dan menampilkan panel tugas Daftar Bidang. Saat Anda menyeret bidang dari Daftar Bidang ke laporan, Access membuat kueri yang disematkan dan menyimpannya dalam properti Sumber Rekaman laporan. |
Kueri yang disematkan, jika Anda menyeret bidang dari panel tugas Daftar Bidang ke laporan. Anda juga dapat memilih tabel atau kueri bernama dari daftar turun bawah Sumber Rekaman dalam Lembar Properti. |
|
Panduan Laporan |
Menampilkan panduan beberapa langkah yang memungkinkan Anda menentukan opsi bidang, tingkat pengelompokan/pengurutan, dan tata letak. Panduan membuat laporan berdasarkan pilihan yang Anda buat. |
Kueri yang disematkan, jika Anda memilih bidang dari lebih dari satu tabel. Jika Anda hanya memilih bidang dari satu tabel, Access menggunakan tabel itu sebagai sumber rekaman. |
|
Label |
Menampilkan panduan yang memungkinkan Anda memilih ukuran label standar atau kustom, serta bidang yang ingin Anda tampilkan, dan cara pengurutan yang Anda inginkan. Panduan membuat laporan label berdasarkan pilihan yang Anda buat. |
Tabel atau kueri bernama, yang harus Anda pilih sebelum mengklik alat. |
Catatan: Alat Desain Laporan, Panduan Laporan, dan Label semuanya membuat laporan "Klien," yang tidak kompatibel dengan database web. Untuk informasi selengkapnya tentang database web, lihat artikel Mengedit atau menerbitkan situs database web di SharePoint.
Bekerja dengan sumber rekaman
Mengonversi sumber rekaman menjadi kueri yang disematkan
Setiap laporan yang diikat ke tabel atau kueri bernama dapat diubah agar terikat dengan kueri yang disematkan. Seperti disebutkan sebelumnya, ini dapat membuat database lebih mudah dipelihara dengan membuat laporan lebih lengkap, dan tidak terlalu bergantung pada objek lain. Bergantung pada tipe sumber rekaman saat ini, gunakan salah satu dari metode berikut ini untuk mengonversinya menjadi kueri yang disematkan:
Metode 1: Klik tombol Susun
Jika properti Sumber Rekaman adalah nama tabel, Anda dapat dengan cepat membuat kueri yang disematkan dengan mengklik tombol Susun dalam kotak properti Sumber Rekaman.
-
Dalam Panel Navigasi, klik kanan laporan yang ingin Anda ubah, lalu klik Tampilan Tata Letak.
-
Klik kanan di mana pun dalam laporan, lalu klik Properti Tata Letak.
-
Pada tab Semua , klik dalam kotak properti Sumber Rekaman , lalu klik tombol Susun
-
Access menanyakan apakah Anda ingin membuat kueri berdasarkan tabel. Klik Ya untuk melanjutkan.Access membuka Penyangun Kueri dan menambahkan tabel yang awalnya berada dalam properti Sumber Kontrol.
-
Tambahkan bidang ke kisi kueri dengan mengklik ganda tiap nama bidang yang Anda inginkan pada laporan. Ini harus dilakukan untuk semua bidang yang ingin Anda tampilkan pada laporan.
-
Untuk menambahkan bidang dari tabel atau kueri terkait:
-
Pada tab Desain , dalam grup Penyetelan Kueri , klik Tambahkan Tabel (Perlihatkan Tabel di Access).
-
Pilih tabel atau kueri yang ingin Anda tambahkan.
-
Pastikan bahwa tabel dan kueri yang Anda tambahkan digabungkan secara logis. Misalnya, bidang ID dari tabel Pelanggan kemungkinan memiliki garis gabung yang menghubungkannya dengan bidang IDPelanggan dari tabel Pesanan. Anda dapat membuat garis gabung dengan menyeret nama bidang dari satu tabel atau kueri ke nama bidang di tabel atau kueri lainnya.Untuk informasi selengkapnya tentang membuat kueri, lihat artikel Pengenalan kueri.
-
Tambahkan bidang ke kisi kueri dengan mengklik ganda tiap nama bidang yang Anda inginkan pada laporan. Ini harus dilakukan untuk semua bidang yang ingin Anda tampilkan pada laporan.
-
-
Untuk menguji kueri Anda:
-
Pada tab Desain, dalam grup Hasil, klik Tampilan, lalu klik Tampilan Lembar Data.
-
Untuk kembali ke tampilan Desain, pada tab Desain, dalam grup Hasil, klik Tampilan, lalu klik Tampilan Desain.
-
-
Bila Anda puas karena data yang dihasilkan oleh kueri adalah data yang Anda inginkan pada laporan Anda, pada tab Desain, dalam grup Tutup, klik Tutup.
-
Klik Ya untuk menyimpan perubahan yang dibuat ke pernyataan SQL dan memperbarui properti.
Catatan: Jika kueri baru tidak berisi semua bidang yang digunakan di laporan, Access akan meminta Anda memasukkan nilai parameter ke dalam tiap bidang yang hilang. Anda dapat menghapus referensi ke bidang tersebut di laporan, atau menggunakan prosedur di bawah Mengedit kueri yang disematkan untuk menambahkan bidang yang hilang ke kueri.
Metode 2: Tambahkan bidang dari tabel terkait dengan menggunakan daftar bidang
-
Dalam Panel Navigasi, klik kanan laporan yang ingin Anda ubah, lalu klik Tampilan Tata Letak.
-
Jika panel tugas Daftar Bidang belum ditampilkan, pada tab Desain, dalam grup Alat, klik Tambahkan Bidang yang Ada.
-
Jika Perlihatkan semua tabel ditampilkan di bagian atas daftar bidang, klik untuk menampilkan bidang dalam tabel terkait dan tabel lain.
-
Di bawah Bidang yang tersedia dalam tabel terkait, perluas tabel, dan seret salah satu bidangnya ke laporan.Access mengubah sumber rekaman menjadi kueri yang disematkan yang berisi bidang yang Anda tambahkan. Anda dapat terus menambahkan bidang dengan cara ini, atau mengedit kueri yang disematkan dengan menggunakan prosedur dalam Mengedit kueri yang disematkan.
Metode 3: Salin dan tempelkan SQL dari kueri bernama
-
Dalam Panel Navigasi, klik kanan kueri yang berisi pernyataan SQL yang ingin Anda salin, lalu klik Tampilan Desain.
-
Pada tab Beranda, di dalam grup Tampilan, klik Tampilan, lalu klik Tampilan SQL.
-
Salin teks dalam panel SQL, lalu tutup kueri tanpa menyimpan.
-
Dalam Panel Navigasi, klik kanan laporan yang ingin Anda tambahi kueri yang disematkan, lalu klik Tampilan Tata Letak.
-
Jika lembar properti belum ditampilkan, tekan F4 untuk menampilkannya.
-
Pada tab Semua, pilih teks yang berada dalam properti Sumber Rekaman, lalu tekan CTRL+P untuk menempelkan SQL ke dalam kotak properti.
Catatan: Jika kueri baru tidak berisi semua bidang yang digunakan di laporan, Access akan meminta Anda memasukkan nilai parameter ke dalam tiap bidang yang hilang. Anda dapat menghapus referensi ke bidang tersebut di laporan, atau menggunakan prosedur di bawah Mengedit kueri yang disematkan untuk menambahkan bidang yang hilang ke kueri.
Metode 4: Salin dan tempelkan SQL dari formulir atau laporan lainnya
Anda dapat menyalin kueri yang disematkan langsung dari properti Sumber Rekaman salah satu objek ke objek lainnya. Dengan cara itu, jika formulir atau laporan lainnya berisi kueri yang disematkan mengembalikan data yang Anda inginkan, maka mudah menggunakannya kembali untuk laporan yang sedang Anda gunakan.
-
Dalam Panel Navigasi, klik kanan formulir atau laporan yang berisi pernyataan SQL sisipan yang ingin Anda salin, lalu klik Tampilan Tata Letak.
-
Klik kanan di mana pun pada formulir atau laporan, lalu klik Properti Formulir atau Properti Laporan.
-
Pada tab Semua, pilih seluruh teks pernyataan SQL dalam kotak properti Sumber Rekaman, lalu tekan CTRL+C untuk menyalinnya.
-
Tutup formulir atau laporan tanpa menyimpan.
-
Dalam Panel Navigasi, klik kanan laporan yang ingin Anda tambahi kueri yang disematkan, lalu klik Tampilan Tata Letak.
-
Klik kanan di mana pun dalam laporan, lalu klik Properti Tata Letak.
-
Pada tab Semua, pilih teks yang berada dalam properti Sumber Rekaman, lalu tekan CTRL+P untuk menempelkan SQL ke dalam properti.
Catatan: Jika kueri baru tidak berisi semua bidang yang digunakan di laporan, Access akan meminta Anda memasukkan nilai parameter ke dalam tiap bidang yang hilang. Anda dapat menghapus referensi ke bidang tersebut pada laporan, atau menggunakan prosedur berikut ini (Mengedit kueri yang disematkan) untuk menambahkan bidang yang hilang ke kueri.
Mengedit kueri yang disematkan
Saat database Anda bertambah, Anda mungkin perlu mengubah sumber rekaman laporan, misalnya, untuk menambahkan beberapa bidang ke laporan. Gunakan prosedur ini untuk membuka sumber rekaman dalam Penyusun Kueri:
-
Dalam Panel Navigasi, klik kanan laporan yang berisi kueri yang disematkan yang ingin Anda edit, lalu klik Tampilan Tata Letak.
-
Klik kanan di mana pun dalam laporan, lalu klik Properti Tata Letak.
-
Pada tab Semua , klik dalam kotak properti Sumber Rekaman , lalu klik tombol Susun
-
Edit kueri sebagaimana diperlukan, lalu pada tab Desain, dalam grup Tutup, klik Tutup.
-
Klik Ya untuk menyimpan perubahan dan memperbarui properti.Access menutup Penyangun Kueri. Perubahan apa pun yang Anda buat dalam Penyusun Kueri akan dicerminkan dalam pernyataan SQL dalam properti Sumber Rekaman.
Untuk informasi selengkapnya tentang membuat kueri, lihat artikel Pengenalan pada kueri.
Menyimpan kueri yang disematkan sebagai kueri bernama
Anda mungkin memutuskan bahwa kueri yang disematkan yang berfungsi sebagai sumber rekaman untuk laporan juga dapat berguna untuk tujuan lain. Jika demikian, Anda dapat menyimpannya sebagai kueri bernama yang akan tersedia untuk digunakan oleh objek lain.
-
Dalam Panel Navigasi, klik kanan laporan yang berisi kueri yang disematkan, lalu klik Tampilan Tata Letak.
-
Klik kanan di mana pun dalam laporan, lalu klik Properti Tata Letak.
-
Pada tab Semua , klik dalam kotak properti Sumber Rekaman , lalu klik tombol Susun
-
Pada tab Desain, dalam grup Tutup, klik Simpan Sebagai.
-
Dalam kotak dialog Simpan Sebagai, ketik nama kueri dalam kotak paling atas, lalu klik OK.Access menyimpan kueri sebagai kueri bernama di Panel Navigasi.
-
Pada tab Desain, dalam grup Tutup, klik Tutup.Access menanyakan apakah Anda ingin menyimpan perubahan yang dibuat ke kueri yang disematkan, meskipun Anda tidak membuat perubahan apa pun. Dalam sebagian besar kasus, Anda sebaiknya mengklik Tidak untuk menutup Penyusun Kueri. Namun, jika Anda membuat perubahan yang ingin ditampilkan dalam kueri yang disematkan laporan, klik Ya.
