Excel memungkinkan Anda melindungi pekerjaan, baik untuk mencegah seseorang membuka buku kerja tanpa kata sandi, memberikan akses Baca-Saja ke buku kerja, maupun melindungi lembar kerja sehingga rumus tidak akan terhapus secara tidak sengaja. Dalam topik ini, kami akan membahas berbagai cara dalam menggunakan opsi utama untuk melindungi dan mendistribusikan file Excel.
Peringatan:
-
Jika lupa atau kehilangan kata sandi, Microsoft tidak dapat mengembalikannya untuk Anda.
-
Jangan beranggapan bahwa hanya karena Anda melindungi buku kerja atau lembar kerja dengan kata sandi, file sudah aman. Anda harus selalu mempertimbangkan dengan saksama sebelum menyebarkan buku kerja Excel yang mungkin berisi informasi pribadi seperti nomor kartu kredit, Nomor Jaminan Sosial, identitas karyawan, dan lain-lain.
-
Perlindungan tingkat lembar kerja tidak ditujukan sebagai fitur keamanan. Perlindungan ini hanya mencegah pengguna mengubah sel yang terkunci dalam lembar kerja.
Berikut opsi yang tersedia untuk melindungi data Excel Anda:
-
Tingkat file: Hal ini merujuk pada kemampuan untuk mengunci file Excel Anda dengan menetapkan kata sandi sehingga pengguna tidak dapat membuka atau mengubahnya. Anda memiliki dua pilihan di sini:
-
Enkripsi file: Jika memilih opsi ini, Anda perlu menetapkan kata sandi dan mengunci file Excel. Cara ini mencegah agar pengguna lain tidak dapat membuka file. Untuk informasi selengkapnya, lihat Melindungi file Excel.
-
Mengatur kata sandi untuk membuka atau mengubah file: Anda menetapkan kata sandi untuk membuka atau mengubah file. Gunakan opsi ini ketika Anda perlu memberikan akses Baca-saja atau edit kepada pengguna lain. Untuk informasi selengkapnya, lihat Melindungi file Excel.
-
Tandai sebagai Final: Gunakan opsi ini jika Anda ingin menandai file Excel sebagai versi final dan mencegah perubahan dibuat oleh pengguna lain. Untuk informasi selengkapnya, lihat Menambahkan atau menghapus perlindungan dalam dokumen, buku kerja, atau presentasi Anda.
-
Membatasi Akses: Jika organisasi telah menyiapkan izin menggunakan Manajemen Hak Informasi (IRM), Anda dapat menerapkan salah satu izin IRM yang tersedia ke dokumen. Untuk informasi selengkapnya, lihat Menambahkan atau menghapus perlindungan dalam dokumen, buku kerja, atau presentasi Anda.
-
Tanda tangan digital: Anda dapat menambahkan tanda tangan digital ke file Excel. Untuk informasi selengkapnya, lihat Menambahkan atau menghapus tanda tangan digital di file Office.
Catatan: Untuk menambahkan tanda tangan digital, Anda memerlukan sertifikat yang valid dari otoritas sertifikat (CA).
-
-
Tingkat buku kerja: Anda dapat mengunci struktur buku kerja dengan menetapkan kata sandi. Mengunci struktur buku kerja akan mencegah pengguna lain menambahkan, memindahkan, menghapus, menyembunyikan, dan mengganti nama lembar kerja. Untuk informasi selengkapnya tentang melindungi buku kerja, lihat Melindungi buku kerja.
-
Tingkat lembar kerja: Dengan perlindungan lembar, Anda dapat mengontrol bagaimana pengguna dapat bekerja di dalam lembar kerja. Anda dapat menentukan tindakan yang dapat dilakukan pengguna dalam lembar, sehingga tidak ada data penting dalam lembar kerja yang terpengaruh. Misalnya, Anda mungkin ingin agar pengguna hanya dapat menambahkan baris dan kolom, atau hanya mengurutkan dan menggunakan Filter Otomatis. Setelah perlindungan lembar diaktifkan, Anda dapat melindungi elemen lainnya seperti sel, rentang, rumus, dan kontrol ActiveX atau Formulir. Untuk informasi selengkapnya tentang melindungi lembar kerja, lihat Melindungi lembar kerja.
Tingkat perlindungan mana yang harus saya gunakan?
-
Untuk mengontrol tingkat akses yang dapat dimiliki pengguna ke file Excel, gunakan perlindungan tingkat file. Sebagai contoh, Anda memiliki laporan status mingguan anggota tim dalam file Excel. Anda tidak ingin orang-orang di luar tim dapat membuka file tersebut. Terdapat dua opsi yang tersedia:
-
Jika tidak ingin orang lain membuka file: Anda dapat mengenkripsi file Excel (teknik ini paling umum digunakan). Pada dasarnya, Anda mengunci file dengan kata sandi dan hanya Anda yang dapat membukanya.
-
Jika ingin mengaktifkan akses Baca-saja atau pengeditan untuk pengguna lain: Anda mungkin ingin agar manajer dalam tim dapat mengedit laporan status mingguan, tetapi anggota tim hanya akan memiliki akses Baca-saja. Anda dapat melindungi file Excel dengan menetapkan dua kata sandi: satu kata sandi untuk membuka, dan kata sandi lainnya untuk mengubah. Kemudian, Anda dapat membagikan kata sandi yang sesuai dengan tim, tergantung pada akses yang mereka miliki.
-
-
Untuk mengontrol bagaimana pengguna bekerja dengan lembar kerja dalam struktur buku kerja, gunakan perlindungan tingkat buku kerja. Sebagai contoh, buku kerja laporan status Anda memiliki beberapa lembar kerja, dan setiap lembar kerja diberi nama berdasarkan anggota tim. Anda ingin memastikan bahwa setiap anggota tim dapat menambahkan data ke lembar kerjanya sendiri, tetapi tidak dapat mengubah lembar kerja lain dalam buku kerja, baik menambahkan lembar kerja baru maupun memindahkan lembar kerja di dalam buku kerja.
-
Untuk mengontrol cara kerja pengguna dalam lembar kerja individual, gunakan proteksi tingkat lembar kerja. Sebagai contoh, setiap lembar kerja dalam buku kerja laporan status Anda berisi data yang dapat ditemukan di semua lembar kerja, seperti baris header atau tata letak laporan tertentu, dan Anda tidak ingin orang lain mengubahnya. Dengan melindungi lembar kerja, Anda dapat menentukan agar pengguna hanya dapat menjalankan fungsi tertentu dalam lembar. Misalnya, Anda dapat memungkinkan pengguna memasukkan data tetapi tidak mengizinkan mereka menghapus baris atau kolom, atau hanya menyisipkan hyperlink maupun mengurutkan data.
Anda dapat menggunakan satu atau beberapa tingkat perlindungan untuk data Excel, tergantung pada kebutuhan Anda/organisasi. Anda dapat memilih untuk menggunakan semua opsi yang tersedia atau kombinasi opsi, sepenuhnya tergantung pada tingkat keamanan yang diinginkan untuk data Excel. Misalnya, Anda dapat memilih untuk mengenkripsi file Excel bersama, serta mengaktifkan perlindungan buku kerja dan lembar kerja, ketika hanya menggunakan perlindungan lembar kerja pada buku kerja pribadi sehingga Anda tidak akan menghapus rumus apa pun secara tidak sengaja.
Perlu bantuan lainnya?
Anda selalu dapat bertanya kepada ahli di Komunitas Teknologi Excel atau mendapatkan dukungan di Komunitas.
