Artikel ini menyediakan gambaran umum tentang beberapa konsep utama terkait bekerja dengan fitur metadata terkelola baru dalam SharePoint Server. Artikel ini membahas bagaimana fitur metadata terkelola baru menyediakan dukungan untuk implementasi pajak formal melalui persyaratan terkelola. Artikel ini juga menjelaskan cara kerja tag sosial, dan cara mengaitkannya dengan fitur metadata terkelola seperti istilah terkelola dan kata kunci perusahaan.
Di artikel ini
Fitur metadata terkelola
Fitur metadata terkelola baru di SharePoint Server diaktifkan oleh aplikasi Layanan Metadata Terkelola baru yang menyediakan dukungan untuk dua hal utama:
-
Penerbitan Tipe Konten   Berbagi tipe konten di seluruh kumpulan situs dan aplikasi Web. Untuk informasi selengkapnya tentang penerbitan tipe konten, lihat Pengenalan tipe konten dan penerbitan tipe konten.
-
Taksonomi   The creation and management of hierarchical collections of centrally managed terms (called term sets) that can be used as attributes for items in SharePoint sites. Kumpulan istilah ini bisa dibagikan di seluruh kumpulan situs dan aplikasi Web. Kumpulan istilah dapat dibuat dan dikelola melalui fitur yang disebut Alat Manajemen Penyimpanan Istilah.
Istilah dan konsep utama
Ada beberapa istilah dan konsep utama yang berguna untuk dimengerti ketika bekerja dengan fitur metadata yang berbeda di SharePoint Server. Memahami konsep ini akan membantu Anda memahami informasi konseptual yang dijelaskan nanti di artikel ini dan di artikel lain tentang fitur metadata terkelola.
Taksonomi
Taksonomi adalah klasifikasi hierarkis kata, label, atau istilah yang ditata ke dalam kelompok berdasarkan kesamaan. Taksonomi dapat ditetapkan dan dikelola secara terpusat oleh satu atau beberapa orang. Klasifikasi Industri Standar Internasional (ISIC), yang dikembangkan oleh Amerika Serikat, adalah contoh taksonomi industri yang terkenal yang digunakan untuk mengklasifikasi data ekonomi. Taksonomi berguna karena menyediakan struktur hierarkis logika metadata yang bisa digunakan untuk mengklasifikasikan informasi secara konsisten.
Folkmy
Seni tradisional adalah klasifikasi yang menghasilkan ketika pengguna situs Web menerapkan kata, label, atau istilah secara kolaboratif pada konten di situs. Jika Anda pernah melihat awan tag di situs Web, maka Anda telah melihat visualisasi sebuah pertanyaaan. Gambar di bawah ini memperlihatkan Komponen Web Awan Tag di SharePoint Anda. Pendekatan berbasis rakyat untuk metadata dapat berguna karena mengetuk pengetahuan dan keahlian pengguna situs dan pembuat konten, dan memungkinkan klasifikasi konten untuk berkembang dengan kebutuhan dan minat para pengguna yang mengubah bisnis.
Kumpulan istilah
Kumpulan Istilah adalah sekelompok istilah terkait.
Bergantung pada di mana kumpulan istilah dibuat, lingkupnya bisa ber lokal atau global:
-
Kumpulan istilah lokal dibuat dalam konteks kumpulan situs, dan hanya tersedia untuk digunakan (dan terlihat) bagi pengguna kumpulan situs tersebut. Misalnya, jika Anda menambahkan kolom metadata terkelola ke daftar atau pustaka dan membuat kumpulan istilah baru untuk kolom ini, maka kumpulan istilah ber lokal untuk kumpulan situs yang berisi daftar atau pustaka ini.
-
Kumpulan istilah global tersedia untuk digunakan di seluruh situs yang berlangganan aplikasi Layanan Metadata Terkelola tertentu.
Kumpulan istilah dapat dikonfigurasi untuk ditutup, yang berarti pengguna tidak bisa menambahkan istilah baru kepada mereka saat mereka memasukkan nilai untuk kolom yang dipetakan ke kumpulan istilah. Atau mereka bisa dikonfigurasi agar terbuka, yang berarti pengguna bisa menambahkan istilah baru ke kumpulan istilah tersebut saat mereka memperbarui nilai untuk kolom yang dipetakan ke kumpulan istilah.
Istilah
Istilah adalah item individual dalam kumpulan istilah, dan merupakan kata atau frasa tertentu yang dapat dikaitkan dengan item di situs SharePoint Server Anda. Istilah memiliki ID yang unik dan bisa memiliki banyak label teks yang berbeda (sinonim). Jika sedang mengerjakan situs multibahasa, situs ini juga dapat memiliki label dalam bahasa yang berbeda.
Ada dua jenis persyaratan:
Ketentuan terkelola
Istilah terkelola biasanya ditetapkan sebelumnya dan ditata dalam istilah hierarki yang diatur oleh Administrator Penyimpanan Istilah atau orang lain dengan izin untuk bekerja dengan metadata terkelola.
Kata kunci perusahaan
Kata kunci perusahaan adalah kata atau frasa yang ditambahkan ke item di situs SharePoint Anda. Kata kunci perusahaan ditata ke dalam satu kumpulan istilah non hierarki di dalam Alat Manajemen Penyimpanan Istilah yang disebut kumpulan Kata Kunci. Karena pengguna biasanya dapat menambahkan kata atau frasa ke item sebagai kata kunci, kata kunci perusahaan dapat digunakan untuk penandaan gaya folkmy. Administrator penyimpanan istilah, atau individu lain dengan izin untuk mengelola metadata, bisa memilih untuk memindahkan kata kunci dari kumpulan istilah Kata kunci dan ke dalam kumpulan istilah terkelola tertentu, di mana kata kunci akan menjadi tersedia dalam konteks kumpulan istilah tertentu. Administrator penyimpanan istilah juga dapat memilih untuk membuat Kata kunci diatur tertutup, sehingga pengguna tidak dapat mengirimkan kata kunci baru dan terbatas pada penggunaan kata kunci yang sudah ada.
Grup
Grup menentukan batas keamanan. Grup adalah kumpulan istilah yang semuanya memiliki persyaratan keamanan umum. Hanya pengguna yang ditetapkan sebagai kontributor bagi grup tertentu yang bisa mengelola kumpulan istilah yang termasuk dalam grup atau membuat kumpulan istilah baru di dalamnya. Organisasi harus membuat grup unik untuk kumpulan istilah yang akan memiliki akses atau kebutuhan keamanan unik.
Term Store Management Tool
Alat Manajemen Penyimpanan Istilah adalah alat yang taksonomi, administrator, atau individu lain yang mengelola pajak bisa digunakan untuk membuat, mengimpor, dan mengelola kumpulan istilah dan istilah di dalamnya. Alat Manajemen Penyimpanan Istilah menampilkan semua kumpulan istilah global dan setiap kumpulan istilah lokal yang tersedia untuk kumpulan situs tempat Anda mengakses Alat Manajemen Penyimpanan Istilah.
Kolom Metadata Terkelola
Kolom Metadata Terkelola adalah tipe kolom baru yang dapat ditambahkan ke daftar atau pustaka sehingga pengguna situs atau pemilik konten dapat memilih nilai dari kumpulan istilah tertentu dari istilah terkelola dan menerapkannya pada konten. Kolom Metadata Terkelola dapat dikonfigurasi untuk di memetakan ke kumpulan istilah yang ada, atau Anda dapat membuat kumpulan istilah baru khusus untuk kolom tersebut. Jika Anda membuat kumpulan istilah baru khusus untuk kolom Metadata Terkelola, kumpulan istilah tersebut akan menjadi kumpulan istilah lokal yang hanya tersedia untuk digunakan dalam kumpulan situs tempatnya dibuat.
Kolom Kata Kunci Perusahaan
Kolom Kata Kunci Perusahaan adalah kolom yang bisa Anda tambahkan ke tipe konten, daftar, atau pustaka untuk memungkinkan pengguna menandai item dengan kata atau frasa yang mereka pilih. Ini adalah kolom multinilai secara default. When users type a word or phrase into the column, they are presented with type-ahead suggestions, which may include items from both managed term sets and the Keywords term set. Users can select an existing value, or enter something new (if the Keywords term set has been configured to be open to user additions).
Tag Sosial
Tag sosial adalah kata atau frasa yang dapat diterapkan pengguna situs pada konten di situs SharePoint untuk membantu mereka mengkategorikan informasi dengan cara yang bermakna bagi mereka. Tag sosial juga bisa diterapkan pada URL di luar SharePoint Anda. Tag sosial mendukung pemberian tag berbasis situs. Tag sosial terdiri dari penunjuk menjadi tiga tipe informasi:
-
identitas pengguna
-
URL item
-
istilah
Penunjuk ini disimpan di Bursa Penanda Sosial yang merupakan bagian dari aplikasi Layanan Profil Pengguna. Secara teknis, tag sosial bukan merupakan bagian dari fitur metadata terkelola di SharePoint Server, namun tag tersebut terhubung dengan fitur metadata terkelola dalam beberapa cara penting yang membantu mendukung penggunaan metadata yang konsisten di seluruh organisasi. Bagian istilah tag sosial menunjuk sebuah istilah dalam kumpulan Kata Kunci Penyimpanan Istilah untuk salah satu aplikasi Layanan Metadata Terkelola tempat situs tersambung.
For example, when you create a new social tag, you have the option of selecting from existing terms, which may include managed terms, as as enterprise keywords. Jika Anda memilih salah satu istilah yang sudah ada ini, tag sosial Anda berisi penunjuk ke istilah tersebut. Jika Anda memilih untuk tidak memilih istilah yang sudah ada dan Anda membuat istilah yang belum pernah digunakan sebelumnya, kata kunci baru dibuat untuknya di kumpulan istilah Kata Kunci dalam Penyimpanan Istilah, dan tag sosial baru Anda menunjuk istilah ini.
Dengan cara ini, kata kunci yang digunakan dalam tag sosial ditambahkan ke kumpulan istilah Kata Kunci yang terlihat di Alat Manajemen Penyimpanan Istilah (jika belum ada di sana), dan bisa dikelola oleh administrator Penyimpanan Istilah. Selain itu, saat pengguna menerapkan kata kunci perusahaan atau istilah terkelola ke konten dengan memperbarui kata kunci Perusahaan atau kolom Metadata Terkelola, tag sosial bisa dibuat secara otomatis sehingga istilah tersebut terlihat sebagai tag di umpan berita, awan tag, atau profil Situs Saya. Pemilik daftar atau pustaka bisa mengaktifkan atau menonaktifkan penerbitan metadata dengan memperbarui Metadata Perusahaan dan Kata kunci Pengaturan untuk daftar atau pustaka.
When you add a social tag to an item, you can specify whether you want to make your identity and the item URL private, but the term, which is stored in the Term Store, is always public.
Pemberian tag sosial berguna karena memungkinkan pengguna situs untuk meningkatkan keterbacaan konten dan informasi pada situs.
Untuk informasi selengkapnya tentang implikasi privasi dan keamanan tag sosial, lihat Implikasi privasi dan keamanan dari penandaan sosial.
Penandaan
Dalam arti yang paling umum, pemberian tag dapat merujuk pada tindakan menerapkan metadata ke suatu item, baik metadata terkelola maupun tag sosial. Dalam artikel ini, kata kerja "tag" digunakan dalam arti ini, dan tidak terbatas pada tag sosial.
Skenario metadata: dari taksonomi hingga folksonomi
Fitur manajemen metadata SharePoint Server mendukung rentang pendekatan terhadap manajemen dan penggunaan metadata. Bayangkan rentang ini sebagai jenis continuum. Di salah satu ujung continuum ini, terdapat perpajakan , yang merupakan formal, dikelola secara terpusat, grup hierarkis istilah. Di sisi lain rentang ini, terdapat folksonomi, yaitu klasifikasi kolaboratif yang dihasilkan ketika individu menerapkan tag dengan bebas ke konten.
SharePoint Server mendukung kedua ekstrem continuum ini, serta titik-titik sepanjang jalan. Di salah satu akhir continuum, Anda dapat mengimplementasikan taxonomies formal melalui istilah terkelola dan kumpulan istilah. Di sisi lain, terdapat dukungan untuk kata kunci perusahaan dan penandaan sosial, keduanya memungkinkan pengguna situs untuk menandai konten dengan kata kunci pilihan mereka.
Di antara kedua ekstrem ini, Anda bisa menerapkan derajat struktur dan kontrol fleksibel ke metadata, dan Anda bisa menyesuaikan lingkup di mana Anda menerapkan kontrol ini dengan memilih untuk membuatnya global di seluruh situs atau lokal ke situs tertentu. Misalnya, Anda memiliki kemampuan untuk mengonfigurasi kumpulan istilah agar ditutup atau terbuka untuk kontribusi pengguna. Anda dapat memilih untuk menggunakan kata kunci perusahaan dan penandaan tag sosial bersama dengan istilah terkelola, atau tidak. SharePoint Server memungkinkan organisasi untuk menggabungkan keuntungan pajak formal dan terkelola dengan manfaat dinamis dari penandaan sosial dengan cara yang dikustomisasi.
Diagram berikut ini menggambarkan bagaimana berbagai jenis solusi berbasis SharePoint mungkin memerlukan pendekatan yang berbeda terhadap metadata berdasarkan kebutuhan bisnis.
Manfaat metadata terkelola
Ada beberapa keuntungan menggunakan metadata terkelola di seluruh situs dalam organisasi:
Penggunaan metadata yang konsisten   Fitur metadata terkelola di SharePoint Server memungkinkan Anda untuk menerapkan derajat kontrol yang dapat disesuaikan ke metadata yang ditambahkan ke konten. With term sets and managed terms you can establish control over the types of terms that are available to be added to content, and you can control who has the ability to add new terms. Anda juga bisa membatasi penggunaan kata kunci perusahaan menjadi daftar kata kunci tertentu dengan mengonfigurasi kumpulan istilah Kata kunci sebagai tertutup.
Jika istilah yang sama digunakan secara konsisten di seluruh situs, lebih mudah untuk membangun proses atau solusi canggih yang mengandalkan metadata. Selain itu, pengalaman pengguna untuk bekerja dengan metadata pada situs, dalam daftar dan pustaka, serta di program klien Office memudahkan pengguna situs menerapkan metadata konsisten pada konten mereka.
Keterbacaan konten yang ditingkatkan   Jika konten di seluruh situs dalam organisasi memiliki metadata yang konsisten, akan lebih mudah untuk menemukan dan mengakses informasi bisnis dan data dengan menggunakan pencarian. Fitur pencarian baru, seperti panel perbaikan, yang ditampilkan di sisi kiri halaman hasil pencarian, memungkinkan pengguna untuk memfilter hasil pencarian berdasarkan metadata.
Selain itu, Anda bisa mengonfigurasi navigasi metadata untuk daftar dan pustaka untuk memungkinkan pengguna membuat tampilan dinamis informasi berdasarkan bidang metadata tertentu. Pengguna dapat menavigasi pustaka menurut folder atau berdasarkan metadata pivot, lalu mereka dapat memperbaiki hasil dengan menggunakan Filter Tombol tambahan.
Fleksibilitas yang ditingkatkan   Fitur metadata terkelola memudahkan Administrator Penyimpanan Istilah (atau individu lain dengan izin untuk memperbarui metadata terkelola) untuk mempertahankan dan mengadaptasi metadata Anda saat kebutuhan bisnis berkembang. Anda dapat memperbarui kumpulan istilah dengan mudah di alat Manajemen Penyimpanan Istilah, dan istilah baru atau yang diperbarui akan otomatis tersedia untuk digunakan di mana pun kolom Metadata Terkelola yang terkait dengan kumpulan istilah tersebut tersedia. Jika Anda menggabungkan beberapa istilah ke dalam satu istilah, konten yang ditag dengan istilah ini secara otomatis diperbarui untuk mencerminkan perubahan ini. Anda bisa menentukan beberapa sinonim (atau label) untuk istilah individual. Jika situs Anda multibahasa, Anda juga bisa menentukan label multibahasa untuk masing-masing istilah.
Mengelola metadata
Merencanakan dan mengonfigurasi metadata terkelola
Organisasi Anda mungkin ingin terlibat dalam perencanaan tertentu sebelum Anda mulai menggunakan fitur metadata terkelola. Derajat perencanaan yang diperlukan lebih atau kurang proporsional terhadap derajat formalitas dan kontrol yang ingin Anda terapkan pada metadata.
Jika Anda ingin memungkinkan pengguna mengembangkan taksonomi Anda, maka Anda cukup meminta pengguna menambahkan kata kunci ke item, lalu mengaturnya ke dalam kumpulan istilah sebagaimana diperlukan.
Jika organisasi Anda ingin menggunakan kumpulan istilah terkelola untuk menerapkan pajak formal yang telah ditetapkan sebelumnya, maka pemangku kepentingan utama dengan minat yang disingkapkan dalam struktur taksonomi perlu berkolaborasi untuk merencanakan dan mengembangkan kumpulan istilah dan istilah yang akan digunakan. Untuk informasi selengkapnya tentang proses perencanaan ini, lihat Istilah paket dan kumpulan istilah. Untuk informasi selengkapnya tentang mengonfigurasi aplikasi Layanan Metadata Terkelola, lihat Administrasi metadata terkelola.
Setelah pemangku kepentingan utama di organisasi menyetujui kumpulan istilah yang diperlukan, Anda dapat menggunakan Alat Manajemen Penyimpanan Istilah untuk mengimpor atau membuat kumpulan istilah Serta untuk mengelola dan memelihara kumpulan istilah saat pengguna mulai bekerja dengan metadata. Jika aplikasi Layanan Metadata Terkelola telah dikonfigurasi untuk aplikasi Web Anda dan Anda adalah administrator Kumpulan Situs atau Administrator Penyimpanan Istilah yang ditetapkan, Anda bisa masuk ke Alat Manajemen Penyimpanan Istilah dengan mengklik Pengaturan Situs pada menu Tindakan Situs, lalu mengklik Manajemen penyimpanan istilah di bawah Administrasi Situs.
Membuat dan mengelola kumpulan istilah
Alat Manajemen Penyimpanan Istilah menyediakan kontrol pohon yang bisa Anda gunakan untuk melakukan sebagian besar tugas. Peran pengguna Untuk alat ini menentukan tugas apa yang dapat Anda lakukan. Untuk bekerja di Alat Manajemen Penyimpanan Istilah, Anda harus menjadi Administrator Layanan, Administrator Penyimpanan Istilah, atau seseorang yang telah ditetapkan sebagai Manajer Grup atau Kontributor untuk kumpulan istilah. Untuk informasi lebih lanjut tentang peran ini, lihat Peran metadata terkelola.
Untuk melakukan tindakan pada item dalam hierarki, arahkan ke nama aplikasi Layanan Metadata Terkelola, grup, kumpulan istilah, atau istilah yang ingin Anda modifikasi, klik panah yang muncul, lalu gunakan menu untuk memilih tindakan yang Anda inginkan.
Misalnya:
Jika Anda adalah Administrator Penyimpanan Istilah, Anda bisa membuat atau menghapus grup di dalam aplikasi Layanan Metadata Terkelola.
Jika Anda adalah Administrator Penyimpanan Istilah atau Manajer Grup, Anda bisa membuat, mengimpor, atau menghapus kumpulan istilah dalam sebuah grup. Kontributor kumpulan istilah bisa membuat kumpulan istilah baru.
Jika Anda adalah Administrator Penyimpanan Istilah, Manajer Grup, atau Kontributor kumpulan istilah, Anda bisa membuat atau menggunakan kembali istilah dalam kumpulan istilah, serta menyalin, memindahkan, atau menghapus kumpulan istilah yang dipilih.
Jika Anda adalah Administrator Penyimpanan Istilah, Manajer Grup, atau Kontributor kumpulan istilah, Anda bisa membuat salinan, menggunakan kembali, menggabungkan, menghapus, memindahkan, atau menghapus istilah individual dalam kumpulan istilah.
Di setiap tingkat hierarki, Anda dapat mengonfigurasi properti tertentu untuk grup, kumpulan istilah, atau istilah menggunakan panel Properti yang ditampilkan di sebelah kanan kontrol pohon Penyimpanan Istilah.
Misalnya, jika mengonfigurasi kumpulan istilah, Anda dapat menggunakan panel Properti untuk menentukan detail seperti Nama, Deskripsi, Pemilik, Kontak, dan Pemangku Kepentingan. Anda dapat menentukan apakah Anda ingin kumpulan istilah dibuka atau ditutup bagi kiriman baru dari pengguna. You can also specify if you want the term set to be available for tagging. If you choose to make a term set unavailable for tagging, then it will not be visible to most users. If a term set is still under development, for example, you might choose to make in unavailable for tagging.
Menerapkan metadata
Menandai konten dengan istilah terkelola
Jika kolom Metadata Terkelola telah ditambahkan ke tipe konten, daftar, atau pustaka, maka pemilik konten dapat menandai konten mereka dengan istilah terkelola dari kumpulan istilah tertentu dengan mengedit properti untuk item daftar atau pustaka lalu memperbarui bidang yang relevan di formulir Edit Properti untuk item atau dokumen tersebut. Kolom Metadata Terkelola mudah diidentifikasi karena menampilkan ikon tag yang bisa digunakan untuk meluncurkan kotak dialog pemilih istilah.
You can use the term picker to select a term from within the hierarchy of a term set. Ini berguna jika Anda tidak terbiasa dengan istilah yang mungkin tersedia. Jika kumpulan istilah telah dikonfigurasi agar terbuka, dan kolom metadata terkelola untuknya memungkinkan nilai isian, Anda mungkin memiliki opsi untuk menambahkan istilah baru ke kumpulan istilah. Atau Anda mungkin hanya mempunyai opsi untuk mengirim umpan balik ke kontak yang ditetapkan untuk kumpulan istilah tersebut.
Saat Anda bisa mulai mengetikkan istilah yang Anda inginkan, istilah yang tersedia secara otomatis disarankan kepada Anda berdasarkan apa yang mulai Anda ketik, dan Anda bisa memilih istilah yang Anda inginkan. Anda mungkin melihat informasi dalam tanda kurung setelah istilah yang mengindikasikan nama dan hierarki kumpulan istilah untuk istilah tersebut. Ini bisa membantu Anda memilih dari antara istilah yang serupa.
Jika duplikat atau istilah serupa disarankan, Anda mungkin juga bisa melihat teks deskriptif yang telah dikonfigurasi Administrator Penyimpanan Istilah untuk membantu pengguna membuat pilihan yang sesuai.
Penandaan konten dengan kata kunci perusahaan
Jika kolom Kata Kunci Perusahaan telah ditambahkan ke tipe konten, daftar, atau pustaka, maka pemilik konten (atau siapa pun dengan izin Kontribusi untuk daftar atau pustaka) bisa menandai konten dengan istilah terkelola atau kata kunci yang tersedia dengan mengedit properti untuk item daftar atau pustaka dan mengetikkan kata kunci yang mereka inginkan ke dalam bidang Kata Kunci Perusahaan. Jika ada istilah yang cocok atau serupa, hal itu akan disarankan dan Anda bisa memilihnya. Atau Anda bisa menambahkan kata kunci baru, jika kumpulan istilah Kata Kunci telah dikonfigurasi agar terbuka untuk istilah baru. Bidang Kata Kunci Perusahaan multinilai, sehingga Anda bisa menambahkan beberapa kata kunci ke sebuah item.
Memberi tag konten dengan tag sosial
Jika fitur tag sosial telah diaktifkan, Anda bisa menandai konten di situs SharePoint yang Anda temukan bermakna atau menarik. Untuk menandai halaman dengan tag, Anda bisa menggunakan ikon tag yang ditampilkan di bagian atas halaman.
Untuk memberi tag dokumen atau item daftar, Anda bisa menggunakan perintah tag yang ditampilkan pada tab Pustaka atau Daftar di pita.
Saat Anda mulai mengetik tag atau tag yang ingin Anda terapkan, Anda bisa memilih kata kunci yang sudah ada atau istilah terkelola, atau Anda bisa menambahkan kata kunci baru, jika kumpulan istilah Kata Kunci terbuka.
Anda juga memiliki opsi untuk menandai konten di situs eksternal, seperti intranet atau situs internet lain, dengan menambahkan SharePoint Tag dan Catatan ke browser Anda. Untuk informasi selengkapnya tentang pemberian tag situs eksternal, lihat Mulai menggunakan Situs Saya .
Untuk informasi selengkapnya tentang fitur pemberian tag sosial, lihat topik Menggunakan tag dan catatan untuk berbagi informasi dengan kolega.
