Mengonfigurasi Pengatur Konten untuk merutekan dokumen

Apa yang dapat dilakukan Pengatur Konten?

Pengatur Konten secara otomatis dapat melakukan tugas berikut:

• Merutekan dokumen ke pustaka atau folder yang berbeda    Pada dasarnya, Pengatur Konten berfungsi sebagai penjaga pintu bagi dokumen. Setiap kali dokumen diunggah, Pengatur Konten akan menggunakan aturan yang Anda buat untuk menentukan tempat memindah dokumen. Kemudian, ia akan merutekan dokumen ke pustaka atau folder yang benar, yang dapat ditemukan dalam kumpulan situs berbeda. Aturan dapat berdasarkan kombinasi tipe konten dan metadata.

• Mengunggah semua dokumen ke Pustaka Pengantaran    Anda dapat mengonfigurasi Pengatur Konten untuk menempatkan semua dokumen yang telah diunggah dalam Pustaka Penempatan, di mana metadata dapat dimasukkan dan proses pengiriman dapat diselesaikan.

• Mengelola ukuran folder    Anda dapat mengonfigurasi Pengatur Konten untuk memantau jumlah item dalam folder, dan memastikan bahwa tidak ada folder yang berisi lebih dari jumlah item yang ditentukan. Secara default, batasnya adalah 2500 item, dan bila sampai item nomor 2501, Pengatur Konten secara otomatis akan membuat folder baru dan menempatkan dokumen tersebut di dalamnya. Anda dapat menentukan jumlah item yang diperbolehkan Pengatur Konten dalam satu folder.

• Mengelola pengiriman duplikat    Ketika dokumen diunggah yang sudah ada di pustaka, Anda bisa meminta Pengatur Konten menggunakan versi SharePoint , atau mengubah nama file dengan menambahkan karakter unik. Ini memastikan bahwa dokumen yang ada dan duplikatnya terjaga.

• Memelihara log audit    Pengatur Konten dapat menyimpan log audit tentang dokumen bersama dokumen sesudah dirutekan.

Mengaktifkan fitur Pengatur Konten pada situs

Anda setidaknya harus memiliki izin Pemilik Situs dan fitur penerbitan harus diaktifkan.

Untuk mengaktifkan fitur Pengatur Konten pada situs

1. Arahkan ke situs yang ingin Anda konfigurasi.

2. Klik Pengaturan lalu pilih Pengaturan situs dari menu menurun.

   Untuk SharePoint, klik Pengaturan , klik Konten situs, lalu klik Pengaturan situs.

3. Pada halaman Pengaturan Situs , dalam grup Tindakan Situs , klik Kelola fitur situs.

4. Di sebelah nama fitur Pengatur Konten, klik Aktifkan. Bila fitur telah diaktifkan, kata Aktif akan muncul dalam kolom Status.

   

Mengonfigurasi Pengatur Konten untuk merutekan dokumen

1. Arahkan ke situs yang ingin Anda konfigurasi Pengatur Kontennya untuk merutekan dokumen secara otomatis ke lokasi yang ditentukan.

2. Klik Pengaturan lalu pilih Pengaturan situs dari menu menurun.

   Untuk SharePoint, klik Pengaturan , klik Konten situs, lalu klik Pengaturan situs.

3. Dalam grup Administrasi Situs, pilih Pengaturan Pengatur Konten.

   Catatan: Link Pengaturan Pengatur Konten hanya muncul jika fitur telah diaktifkan untuk situs ini.

4. Di bagian Arahkan Pengguna ke Pustaka Penempatan, pilih kotak centang untuk memberlakukan Pengatur Konten. Ini secara otomatis mengarahkan pengguna ke Pustaka Penempatan bila mereka mencoba mengunggah dokumen.

5. Di bagian Mengirim ke Situs Lain, pilih kotak centang jika Anda ingin memperbolehkan aturan merutekan dokumen ke situs berbeda.

6. Di bagian Partisi Folder, pilih kotak centang Buat subfolder sesudah lokasi target berisi terlalu banyak item untuk secara otomatis membuat subfolder sesudah lokasi melebihi jumlah item yang ditentukan.

   • Dalam kotak Jumlah item dalam satu folder, ketikkan jumlah dokumen yang dapat disimpan dalam folder sebelum folder baru dibuat.

   • Dalam kotak Format nama folder, tentukan konvensi penamaan folder baru yang dibuat.

7. Di bagian Pengiriman Duplikat, pilih apakah Anda ingin duplikat tersebut menggunakan fitur versi, atau apakah nama file duplikat tersebut harus selalu ditambahkan karakter unik.

8. Di bagian Mempertahankan Konteks, pilih kotak centang jika Anda ingin menyimpan log audit atau metadata sebagai entri audit pada item atau dokumen yang dikirim

9. Di bagian Manajer Aturan , masukkan nama pengguna yang merupakan manajer aturan di organisasi Anda. Manajer aturan harus memiliki izin Kelola Situs Web untuk mengakses halaman pengaturan aturan Pengatur Konten. Untuk informasi selengkapnya, lihat Membuat aturan Pengatur Konten untuk merutekan dokumen.

10. Pilih kotak centang yang sesuai untuk membuat pesan email secara otomatis dikirim ke manajer aturan. Pengatur Konten dapat mengirim pesan email bila pengiriman tidak cocok dengan aturan, atau bila ada konten yang dikirim ke Pengatur Konten.

    Catatan: Email harus dikonfigurasi oleh SharePoint atau administrator jaringan Anda agar server atau layanan agar kotak centang ini diaktifkan.

11. Di bagian Titik Pengiriman, masukkan informasi tentang situs lainnya atau perangkat lunak pesan email yang dapat mengirim konten ke situs saat ini.

    Tips: Bagian ini memberikan Anda URL layanan web untuk mengirim konten jika Anda ingin membuat alur kerja atau solusi kustom untuk mengirim dokumen dari sistem email.