Menggunakan pembaca layar untuk membawa data Excel ke database desktop Access

Dalam topik ini

• Menyiapkan lembar kerja Excel untuk mengimpor atau menautkan

• Menyiapkan database Access tujuan untuk diimpor

• Mengimpor data

• Membuat link ke data di Excel

  • Memulai Panduan Tautkan Lembar Bentang

    • Membuka buku kerja Excel di Access

    • Menggunakan kotak dialog Dapatkan Data Eksternal - Lembar Bentang Excel

  • Menggunakan Panduan Tautkan Lembar Bentang untuk membuat link ke data Excel

Menyiapkan lembar kerja Exceluntuk mengimpor atau menautkan

Sebelum membawa data dari lembar kerja Excel ke Access, luangkan waktu sejenak untuk meninjau lembar kerja dan memutuskan bagaimana Anda ingin mengimpor data dari lembar kerja tersebut.

• Tentukan apakah Anda ingin menautkan ke atau mengimpor seluruh lembar kerja atau hanya sebagiannya. Jika Anda hanya ingin membawa sebagian lembar kerja ke Access, Anda bisa menentukan rentang bernama yang hanya menyertakan sel yang ingin Anda bawa. Untuk instruksi, buka Menggunakan pembaca layar untuk memberi nama sel atau rentang data di Excel.

• Pastikan bahwa lembar kerja Excel dalam format file datar sehingga panduan dapat menangani data di dalamnya dengan mudah. Misalnya, perbaiki kemungkinan nilai kesalahan, hapus kolom dan baris kosong yang tidak diperlukan, dan periksa apakah setiap kolom berisi tipe data yang sama di setiap baris. Untuk informasi lebih mendetail tentang cara mempersiapkan impor atau penautan, lihat bagian "Mempersiapkan lembar kerja," "Mempersiapkan data Excel," dan "Memecahkan masalah nilai yang hilang atau salah" dalam Mengimpor atau menautkan ke data dalam buku kerja Excel.

Menyiapkan database Accesstujuan untuk diimpor

Sebelum Anda mengimpor data dari lembar kerja Excel , luangkan waktu untuk memeriksa apakah database Access tujuan sudah siap untuk mengimpor dan memutuskan bagaimana Anda ingin menyimpan data yang diimpor.

• Pastikan bahwa database Access tujuan tidak bersifat baca-saja, dan Anda memiliki izin untuk membuat perubahan pada database.

• Tentukan apakah Anda ingin menyimpan data dalam tabel baru atau yang sudah ada:

  • Jika Anda memilih untuk menyimpan data dalam tabel baru, Access membuat tabel dan menambahkan data yang diimpor ke tabel ini. Jika tabel dengan nama tertentu sudah ada, Access menimpa konten tabel dengan data yang diimpor.

  • Jika Anda memilih untuk menambahkan data ke tabel yang sudah ada, baris dalam lembar kerja Excel ditambahkan ke tabel yang ditentukan.

• Jika Anda memutuskan untuk menambahkan data Excel ke tabel Access yang sudah ada, pastikan bahwa pengaturan struktur dan bidang dalam data sumber di Excel cocok dengan yang ada di tabel tujuan di Access. Untuk membuka tabel Access dalam Tampilan Desain untuk pemeriksaan, tekan Alt+H, W, D. Periksa tabel terhadap daftar periksa di bagian "Siapkan database tujuan", langkah 2, dalam Mengimpor atau menautkan ke data dalam buku kerja Excel.

Mengimpor data

Saat Anda mengimpor data, Access membuat salinan data dalam tabel baru atau yang sudah ada tanpa mengubah sumber Excel lembar kerja.

1. Jika buku kerja Excel sumber terbuka, tutuplah.

2. Buka database Access tujuan tempat data yang diimpor akan disimpan.

   Tips: Jika Anda ingin membuat database kosong baru, tekan Alt+F, N, L.

3. Untuk membuka kotak dialog Dapatkan Data Eksternal - Lembar Bentang Excel , lakukan salah satu hal berikut tergantung pada versi Access yang Anda gunakan:

   • Dalam Microsoft 365 versi langganan atau Access 2019, tekan Alt+X, N, 1, lalu F, dan X.

   • Di Access 2016, tekan Alt+X untuk masuk ke tab Data Eksternal . Tekan tombol Tab hingga Anda mencapai grup Impor & Tautan , tekan tombol Panah kanan hingga Anda mendengar "Excel," lalu tekan Enter.

4. Kotak dialog Dapatkan Data Eksternal - Lembar Bentang Excel akan terbuka. Lakukan salah satu hal berikut ini untuk menentukan file Excel yang berisi data yang ingin Anda impor:

   • Untuk memindahkan fokus ke bidang teks Nama file , tekan F, lalu tempelkan atau ketik jalur ke file Excel .

   • Untuk menelusuri file, tekan R. Kotak dialog Buka File akan terbuka. Navigasikan ke file yang Anda inginkan, dan saat berada di file, tekan Enter untuk memilihnya.

5. Untuk menentukan bagaimana Anda ingin menyimpan data yang diimpor, lakukan salah satu hal berikut ini:

   • Jika Anda ingin menyimpan data dalam tabel baru, tekan I untuk berpindah dan memilih opsi Impor data sumber ke tabel baru dalam database saat ini . Anda akan diminta untuk menamai tabel ini nanti.

   • Jika Anda ingin menambahkan data ke tabel yang sudah ada, tekan A untuk berpindah dan pilih opsi Tambahkan salinan rekaman ke tabel . Untuk memilih tabel, tekan tombol Tab sekali. Fokus berpindah ke daftar tabel. Tekan Alt+tombol Panah bawah untuk memperluas daftar, tekan tombol Panah Atas atau Bawah hingga Anda mendengar tabel yang diinginkan, lalu tekan Enter untuk memilihnya. Opsi ini tidak tersedia jika database tidak memiliki tabel.

6. Tekan tombol Tab hingga Anda mencapai tombol OK , lalu tekan Enter. Panduan Impor Lembar Bentang dimulai.

   Tips: Jika pembaca layar tidak membaca jendela panduan secara otomatis, tekan tombol PL+W.

7. Jika sumber Excel buku kerja hanya memiliki satu lembar kerja dan tidak ada rentang, Anda bisa melanjutkan ke langkah berikutnya. Jika buku kerja berisi lebih dari satu lembar kerja atau rentang bernama, lakukan salah satu hal berikut ini untuk memilih lembar kerja atau rentang untuk diimpor:

   • Untuk memilih lembar kerja, tekan Alt+W, tekan tombol Tab sekali, tekan tombol Panah bawah hingga Anda mendengar lembar kerja yang diinginkan, lalu tekan Enter untuk memilihnya.

   • Untuk memilih rentang bernama, tekan Alt+R, tekan tombol Tab sekali, tekan tombol Panah bawah hingga Anda mendengar rentang yang diinginkan, lalu tekan Enter untuk memilihnya.

8. Jendela panduan berikutnya akan terbuka. Jika baris pertama lembar kerja sumber atau rentang berisi nama bidang, tekan I untuk berpindah dan memilih opsi Baris Pertama Berisi Judul Kolom . Tekan Enter untuk memindahkan fokus ke jendela panduan berikutnya. Jika menambahkan data ke tabel yang sudah ada, Anda dapat melanjutkan ke langkah 12.

9. Di jendela panduan baru, Anda bisa menentukan informasi tentang setiap bidang yang Anda impor, jika diperlukan. Bidang pertama dalam lembar kerja atau rentang dipilih. Anda dapat melakukan hal berikut:

   • Untuk mengubah nama bidang saat ini, tekan Alt+M, lalu ketikkan nama baru.

   • Untuk mengubah tipe data bidang, tekan Alt+T. Fokus berpindah ke daftar Tipe Data . Untuk memperluas daftar, tekan Alt+tombol Panah bawah. Tekan tombol Panah bawah hingga Anda mendengar nilai yang diinginkan, lalu tekan tombol Tab sekali.

   • Untuk mengubah apakah bidang diindeks atau tidak, tekan Alt+I. Anda akan mendengar nilai saat ini. Untuk memperluas daftar, tekan Alt+tombol Panah bawah. Tekan tombol Panah bawah hingga Anda mendengar nilai yang diinginkan, lalu tekan tombol Tab sekali.

   • Jika Anda tidak ingin mengimpor bidang saat ini, tekan Alt+S untuk berpindah dan pilih opsi Jangan impor bidang .

10. Untuk memilih bidang lain, tekan F6 hingga Anda mendengar "Panel," lalu mintalah kolega untuk membantu Anda memilih bidang yang diinginkan. Ubah bidang seperti yang dijelaskan di langkah 9. Setelah selesai, tekan Enter untuk berpindah ke jendela panduan berikutnya.

11. Tambahkan kunci utama untuk tabel baru. Kunci utama mengidentifikasi rekaman dalam tabel sehingga Anda dapat mengambil data dengan lebih cepat. Lakukan salah satu hal berikut:

    • Untuk memungkinkan Access menambahkan tombol utama, tekan A.

    • Untuk memilih tombol utama Anda sendiri, tekan C. Untuk menentukan tombol yang akan digunakan, tekan tombol Tab sekali. Fokus berpindah ke daftar kunci. Untuk memperluas daftar, tekan Alt+tombol Panah bawah. Tekan tombol panah Atas atau Bawah hingga Anda mendengar tombol yang diinginkan.

    • Jika Anda tidak ingin menggunakan tombol utama, tekan O.

    Untuk berpindah ke jendela panduan terakhir, tekan Enter.

12. Jendela panduan akhir akan terbuka. Fokus berada dalam kotak Impor ke Tabel , dan Anda akan mendengar nama tabel tujuan saat ini. Jika Anda ingin mengubah nama tabel, ketikkan nama baru, lalu tekan Enter untuk menyelesaikan impor.

    Catatan: Jika Anda mendengar pemberitahuan bahwa tabel sudah ada, dan Anda ingin menimpa tabel yang sudah ada dengan data yang diimpor, tekan Y. Jika Anda ingin mengganti nama tabel, tekan N. Tekan Alt+I untuk memindahkan fokus kembali ke kotak Impor ke Tabel , ketik nama tabel lain, lalu tekan Enter.

13. Jika impor berhasil sepenuhnya atau sebagian, Access menampilkan status impor. Access juga meminta Anda menyimpan langkah-langkah impor untuk mengulanginya dengan cepat tanpa panduan impor. Untuk memilih opsi ini, tekan Alt+V. Untuk memberi nama langkah-langkah impor, tekan Alt+A, lalu ketikkan nama untuk operasi impor. Untuk menyimpan langkah-langkah impor, tekan Alt+S. Jika impor gagal, Anda akan mendengar "Terjadi kesalahan saat mencoba mengimpor file," diikuti dengan nama file. Tekan Enter untuk keluar dari pesan pemberitahuan.

Membuat tautan ke data di Excel

Gunakan Panduan Tautkan Lembar Bentang untuk membuat link dari database Access ke data di Excel, sehingga Anda bisa menggunakan alat kueri dan pelaporan di Access tanpa harus mempertahankan salinan data Excel dalam database Anda.

Saat Anda menautkan ke lembar kerja Excel atau rentang bernama, Access membuat tabel baru yang ditautkan ke sel sumber. Setiap perubahan yang Anda buat pada sel sumber di Excel muncul dalam tabel tertaut di Access. Namun, Anda tidak bisa mengedit konten tabel terkait di Access. Jika ingin menambahkan, mengedit, atau menghapus data, Anda harus membuat perubahan dalam file Excel sumber.

Sebuah database dapat berisi beberapa tabel yang ditautkan.

Lihat juga

Menggunakan pembaca layar untuk membuat tabel di database desktop Access

Menggunakan pembaca layar untuk membuat kueri di database desktop Access

Menggunakan pembaca layar untuk membuat formulir di database desktop Access

Menggunakan pembaca layar untuk mengekspor tabel Access ke file teks

Pintasan keyboard untuk Access

Menyiapkan perangkat Anda untuk bekerja dengan aksesibilitas di Microsoft 365

Dukungan teknis untuk pelanggan difabel

Microsoft ingin memberikan pengalaman yang terbaik untuk semua pelanggan. Jika Anda merupakan difabel atau memiliki pertanyaan terkait aksesibilitas, silakan hubungi Answer Desk Disabilitas Microsoft untuk mendapatkan bantuan teknis. Tim dukungan Answer Desk Disabilitas dilatih untuk menggunakan berbagai teknologi bantuan populer dan dapat memberikan bantuan dalam bahasa Inggris, Prancis, Spanyol, dan Bahasa Isyarat Amerika. Silakan kunjungi situs Answer Desk Disabilitas Microsoft untuk mendapatkan detail kontak bagi kawasan Anda.

Jika Anda merupakan pengguna paket pemerintah, komersial, atau perusahaan, silakan hubungi Answer Desk Disabilitas perusahaan.