Bevallhatja, hogy egy Microsoft Excel-számolótáblát használ a projektek kezeléséhez, és nem igazán látja a változás jó okát. Nem vagy egyedül.
Csábító a projekttervek elindítása az Excelben, mert segít gyorsan listázni az összes projektet, a kívánt módon elrendezni őket, és még egy Gantt-diagram nézet hasonlót létrehozni. A számolótáblák azonban rövidek a projekt módosításainak kiszámításakor.
Ha több projektet, megszakított ütemezést és megosztott erőforrásokat zsonglőröz, a számolótáblákban lévő ütemezések fenntartása túl nagy feladattá válik. A Microsoft Project dinamikus ütemezési motorjával, erőforrás-kezelési eszközeivel és a jobb kommunikáció támogatásával segíthet a folyamatos kapcsolattartásban.
Kapcsolódó műveletek
A nagyvállalati szintű erőforrás-kezelés előnyeinek kihasználása
Ha számolótáblákkal követi nyomon a projekteket, mi történik, ha egyetlen erőforrás több projekthez van hozzárendelve? A projektterven kívüli erőforrásokat manuálisan vagy külső programmal kell kezelnie. Az erőforrások gyakran akaratlanul túlterheltek, és sok időt tölthet a munka átütemezésével.
A Microsoft Project Server használatával a szervezet összes projektje egy központi, nagyvállalati szintű erőforráskészlet rajzolhat. Ez lehetővé teszi, hogy a projektmenedzserek gyorsan lássák egy erőforrás elérhetőség, mielőtt hozzárendelik az erőforrást egy tevékenységhez.
A Project kiszámíthatja a dátumváltozások hatását
Tegyük fel, hogy egy projekt nyomon követését végezte egy számolótáblában. Ez a projekt olyan tevékenységekkel rendelkezik, amelyek nem indíthatók el, amíg egy másik projekt nem állít elő egy adott szállítandó. Ez a termék június 18-án készül el. Most június 25-én van, és még mindig vársz rá. Mennyi ideig tart frissíteni a számolótáblát az adott terméktől függő feladat új dátumával? Lehet, hogy nem sokáig, ha a tevékenység a projekt végén van, de mi van, ha a kezdethez közeledik? És mi a teendő, ha a projektben jóval több mint 50 tevékenység van? Több mint 100 feladat?
A Project segítségével gyorsan módosíthatja a projektütemezést és az erőforrás-hozzárendeléseket a dinamikus ütemezési motorral. Zökkenőmentesen kezeli a dátumváltozást és annak hatásait, és minden függőséget, terméket és erőforrás-hozzárendelést számításba vesz. Nem csak automatikusan újraszámolja az ütemezést, de a Project kiemeli a módosított dátumokat is, hogy gyorsan láthassa az egyes ütemezési műszakok hatását.
Rugalmas jelentéskészítési módszerek használata
Tíz perc múlva rögtönzött értekezletet tart a felettesével, hogy megbeszélje a projekt állapotát. Szeretne jelentést készíteni a projekt előrehaladásáról, de ilyen rövid időn belül a legjobb, ha kinyomtatja a számolótáblát, és reméli, hogy minden adat pontos. Szeretne egy robusztusabb jelentést adni a felettesének a projektről, de ez nem lehetséges ilyen rövid időn belül, ha számolótáblát használ.
A Project segítségével gyorsan létrehozhat egy olyan vizualizációs jelentést, amely egy olyan sablont használ, amely exportálja az adatokat a Microsoft Visio Professional kimutatásdiagramjába. Kiválaszthatja, hogy mely mezőket szeretné kiemelni a jelentésben, beleértve a projekthez beállított egyéni mezőket is, és tiszta, tömör jelentést jeleníthet meg az értekezlethez a felügyelettel.
Integrálás az Excellel
Ha exportálja a projektadatokat az Excelbe, továbbra is használhatja hatékony táblázatkezelő funkcióját, miközben a Project segítségével nyomon követheti a projekt ütemtervét és erőforrásait. Excel-adatokat is importálhat vagy ágyazhat be a projekttervbe.
