Minden, amit a jóváhagyási munkafolyamatokról tudni érdemes

A cikkben található információk tíz bővíthető szegmensben jelennek meg.

Kattintson ide néhány tippért a cikk kihozásához

Ha csak egy jóváhagyási munkafolyamat-feladatot kell elvégeznie    Görgessen le a Complete szegmenshez, és bontsa ki. Lehet, hogy egyelőre nincs szüksége a többi szegmensre.

Ha munkafolyamatokat szeretne hozzáadni, elindítani, figyelni és karbantartani    Ha még nem ismeri ezeket a feladatokat, hasznosnak találhatja, ha végigvezeti önt ebben a cikkben, szegmensek szerint szegmentálással, amikor először tervez és ad hozzá munkafolyamatot. Ha már ismeri az információkat és a cikkelrendezést, közvetlenül a szükséges szegmensre léphet a visszaérkezések alkalmával.

Tartalom jóváhagyása és közzététel jóváhagyása    Előfordulhat, hogy vannak olyan listák vagy tárak, amelyekben az aktuális elemek új és/vagy új verzióit szeretné áttekinteni a tartalom pontossága, illetve az űrlapjuk és stílusuk megfelelősége érdekében, mielőtt azok mindenki számára láthatóvá lennének téve, aki hozzáfér a listához. Ezt a fajta felülvizsgálati folyamatot tartalom-jóváhagyásnak nevezzük, és a Jóváhagyási munkafolyamat segítségével szabályozhatja a tartalom-jóváhagyást egy listában vagy tárban. (Létezik egy nagyon hasonló közzététel-jóváhagyási munkafolyamat is, amelyet kifejezetten az interneten közzétevő SharePoint-webhelyeken való használatra hoztak létre.)

Szó a cikk nyomtatásáról    Ez egy hosszú cikk. Ha csak a kijelölt szegmenseket szeretné kinyomtatni, győződjön meg arról, hogy nyomtatáskor csak ezek a szegmensek lesznek kibontva. (Ha a teljes grafikát is bele szeretné foglalni a nyomtatott példányba, akkor fekvő tájolásban, nem álló tájolásban kell nyomtatnia.)

És egy szó a keresésről    Mielőtt bármilyen szöveget vagy kifejezést keres a cikkben, győződjön meg arról, hogy az összes olyan szegmens ki van bontva, amelyben keresni szeretne.

A jóváhagyási munkafolyamat olyan SharePoint-szolgáltatás, amely egy SharePoint-listában vagy -tárban tárolt dokumentumot vagy más elemet egy vagy több személyhez irányít jóváhagyás vagy elutasítás céljából. A munkafolyamat automatizálja, leegyszerűsíti és szabványosítja a teljes folyamatot.

A SharePoint-termékek alapszintű jóváhagyási munkafolyamata sablonként működik. Ezzel a sablonnal több jóváhagyási munkafolyamatot is hozzáadhat a webhelyekhez. Minden hozzáadott munkafolyamat az alapszintű jóváhagyási munkafolyamat egyedi verziója , amely a hozzáadáskor megadott beállítások alapján saját speciális munkamódszerrel rendelkezik.

Szakaszok ebben a szegmensben

1. Mit tehet értem egy jóváhagyási munkafolyamat?

2. Mit nem tehet egy jóváhagyási munkafolyamat?

3. Ki használhatja ezt a munkafolyamat-típust?

4. Hogyan tervezheti meg, veheti fel, futtathatja és tarthatja karban ezt a munkafolyamattípust?

1. Mit tehet értem egy jóváhagyási munkafolyamat?

• Amikor először hozzáad egy Jóváhagyási munkafolyamatot a listához, a tárhoz vagy a webhelycsoporthoz, megadhatja, hogy hány résztvevőt vegyen fel, és jelezheti, hogy a feladataik egymás után (egymás után) vagy egyszerre (párhuzamosan) vannak-e hozzárendelve. Akár azt is eldöntheti, hogy a résztvevők feladatait két vagy több különálló szakaszra osztja-e, valamint megadhatja a végső határidőt és/vagy az egyes feladatok elvégzéséhez engedélyezett időt. Minden alkalommal, amikor manuálisan indítja el a munkafolyamatot egy elemen, bármelyik beállítást módosíthatja.

• A munkafolyamat minden megadott résztvevőhöz hozzárendel egy feladatot. Minden résztvevő több lehetséges válasz közül választhat: az elem jóváhagyása vagy elutasítása, az elem módosításának kérése, a feladat újbóli hozzárendelése vagy a feladat megszakítása vagy törlése.

• Miközben a munkafolyamat fut, egyetlen központi munkafolyamat-állapotlapon figyelheti az előrehaladást, és módosíthatja (ha szükséges).

• A munkafolyamat befejezése után 60 napig a munkafolyamat futtatása (vagy példánya) során történt munkafolyamat-események listája továbbra is elérhető a Munkafolyamat állapota lapon, informális hivatkozás céljából.

Jóváhagyási munkafolyamatot is használhat egy lista vagy tár tartalom-jóváhagyási folyamatának kezelésére. További információt a cikk Vezérlő szegmensében talál.

2. Mit nem tehet egy jóváhagyási munkafolyamat?

A jóváhagyási munkafolyamat résztvevői általában nem végezhetnek módosításokat a vizsgált elemen. Ehelyett a résztvevők kérhetik az elem módosítását a munkafolyamat-példány során. Ha olyan munkafolyamatot szeretne hozzáadni, amelyben a résztvevők megjegyzéseket szúrnak be és korrektúrákat szúrnak be az elembe, olvassa el Az összes visszajelzési munkafolyamat összegyűjtése című cikket a Lásd még szakaszban.

Emellett a jóváhagyási munkafolyamatok nem aláírások gyűjtésére szolgálnak. Ha egy munkafolyamattal szeretne aláírásokat gyűjteni egy Microsoft Word dokumentumban, Microsoft Excel-munkafüzetben vagy Microsoft InfoPath-űrlapon, olvassa el Az aláírások összegyűjtése munkafolyamatokról című cikket a Lásd még szakaszban.

A szegmens teteje

3. Ki használhatja ezt a munkafolyamat-típust?

Munkafolyamat hozzáadása   Alapértelmezés szerint a munkafolyamat hozzáadásához a Kezelés Listák engedéllyel kell rendelkeznie. (A Tulajdonosok csoport alapértelmezés szerint rendelkezik a Kezelés Listák engedéllyel, a Tagok csoport és a Látogatók csoport nem.)

Munkafolyamat indítása   Emellett alapértelmezés szerint az Elemek szerkesztése engedéllyel kell rendelkeznie egy már hozzáadott munkafolyamat elindításához . (A Tagok és a Tulajdonosok csoport alapértelmezés szerint az Elemek szerkesztése engedéllyel rendelkezik, a Látogatók csoport nem.)

Másik lehetőségként a tulajdonosok konfigurálhatnak bizonyos munkafolyamatokat, hogy csak a Tulajdonosok csoport tagjai indíthassák el őket. (Ehhez jelölje be a Kezelés megkövetelése Listák engedélyek a munkafolyamat elindításához jelölőnégyzetet a társítás űrlap első lapján.)

A szegmens teteje

4. Hogyan tervezheti meg, veheti fel, futtathatja és tarthatja karban az ilyen típusú munkafolyamatokat?

Ezek az alapvető szakaszok:

• A munkafolyamat futtatása ELŐTT (tervezés, hozzáadás, indítás)   
  Mielőtt hozzáadna egy munkafolyamatot, megtervezheti, hogy hová szeretné felvenni (egyetlen listához vagy tárhoz, illetve a teljes webhelycsoporthoz), valamint annak működését. Miután hozzáadta és konfigurálta a munkafolyamatot, a szükséges engedélyekkel rendelkezők elindíthatják a munkafolyamatot egy adott elemen. A munkafolyamat beállítható úgy is, hogy automatikusan fusson. Az automatikus futtatások két eseményindító esemény alapján aktiválhatók: ha egy elemet hozzáadnak vagy létrehoznak egy listában vagy tárban, vagy ha egy lista vagy tár bármely elemét módosítják.

• MIKÖZBEN a munkafolyamat fut (kész, monitorozás, beállítás)   
  A munkafolyamat futtatása közben az egyes résztvevők elvégzik a hozzájuk rendelt feladatokat. A rendszer automatikus emlékeztetőket küld azoknak a résztvevőknek, akik nem teljesítik a feladat határidejét. Eközben a munkafolyamat előrehaladása a munkafolyamat adott példányának központi Munkafolyamat állapota lapján figyelhető. A munkafolyamat futás közbeni módosítása ugyanabból az oldalról végezhető el; és szükség esetén a munkafolyamatot onnan is megszakíthatja vagy leállíthatja.

• A munkafolyamat futtatása után (felülvizsgálat, jelentés, módosítás)   
  A munkafolyamat befejezése után a futtatás (vagy példány) teljes előzményei akár 60 napig is áttekinthetők a Munkafolyamat állapota lapon. Ugyanezen az oldalon statisztikai jelentéseket hozhat létre a munkafolyamat-verzió teljesítményéről. Végül, ha bármit meg szeretne változtatni a munkafolyamat működésével kapcsolatban, megnyithatja és szerkesztheti a munkafolyamat első hozzáadásakor kitöltött társításűrlapot.

Az alábbi folyamatábra ezeket a szakaszokat annak a személynek a szemszögéből szemlélteti, aki új munkafolyamatot ad hozzá.

Ebben a szegmensben azonosítjuk a szükséges döntéseket, valamint azokat az információkat, amelyekre a Jóváhagyási munkafolyamat egy verziójának hozzáadása előtt össze kell állítania.

Ha már ismeri az ilyen típusú munkafolyamatok hozzáadásának módját, és csak emlékeztetőre van szüksége az adott lépésekről, lépjen közvetlenül a cikk megfelelő Szegmens hozzáadása (Lista/tár vagy Webhelycsoport) szakaszához.

Szakaszok ebben a szegmensben

1. Sablonok és verziók

2. A társítási űrlap bemutatása

3. Tizenkét megválaszolandó kérdés

1. Sablonok és verziók

A SharePoint-termékek munkafolyamatai mestersablonokként működnek, amelyeken a listákhoz, tárakhoz és webhelycsoporthoz hozzáadott egyedi munkafolyamatok alapulnak.

Minden alkalommal, amikor hozzáad egy Jóváhagyási munkafolyamatot, például ténylegesen hozzáadja az általános jóváhagyási munkafolyamat-sablon egy verzióját . Minden verziónak saját nevet és saját beállításokat kell megadnia, amelyeket a társítás űrlapon ad meg az adott verzió hozzáadásakor. Így több munkafolyamatot is hozzáadhat, a jóváhagyási munkafolyamat fősablonján alapuló összes verziót, de a névvel ellátott és a használni kívánt módon testre szabott verziókat. A megnevezett verziók munkafolyamat-példányoknak is nevezhetők.

A szegmens teteje

2. Az egyesületi űrlap bemutatása

Amikor új munkafolyamat-verziót ad hozzá az egyik belefoglalt munkafolyamat-sablon alapján, ki kell töltenie egy társítás űrlapot , és meg kell adnia, hogy az új példány hogyan működjön.

A következő szakaszban megtalálja azoknak a kérdéseknek a listáját, amelyek felkészítik a társítás űrlapjának kitöltésére. Először azonban szánjon egy-két percet az űrlap és a mezői áttekintésére.

A társítás űrlapjának első oldala

A társítás űrlap második oldala

A második oldalon a piros mezőben lévő mezők is megjelennek a kezdeményezési űrlapon, amely minden alkalommal megjelenik, amikor a munkafolyamatot manuálisan indítják el, és ott szerkeszthetők az adott futtatáshoz.

A szegmens teteje

3. Tizenkét megválaszolandó kérdés

Amint megvan a válasz az ebben a szakaszban szereplő összes kérdésre, készen áll a munkafolyamat hozzáadására.

1. Ez a megfelelő munkafolyamat-típus?

2. Egy listát vagy tárat, vagy a teljes webhelycsoportot? és egy tartalomtípust, vagy az összes tartalomtípust?

3. Mi a jó név?

4. Feladatlisták és előzménylisták: Meglévő vagy új?

5. Hogyan (és ki által) indítható el ez a munkafolyamat?

6. Az ettől öröklő tartalomtípusok is megkapják ezt a munkafolyamatot?

7. Résztvevők: Mely személyek, milyen sorrendben?

8. Milyen további információkra van szükségük a résztvevőknek?

9. Mikor esedékesek a tevékenységek?

10. Mikor ér véget ez a munkafolyamat?

11. Kiket kell értesíteni?

12. Ez a munkafolyamat szabályozza a tartalom jóváhagyását?

01. Ez a megfelelő munkafolyamat-típus?

Számos munkafolyamat-sablon neve tartalmazza a "Jóváhagyás" szót. Ez a cikk a menü jóváhagyás – SharePoint 2010 néven megjelenő munkafolyamat-sablonjára vonatkozik. Ha nem biztos abban, hogy ez a munkafolyamat-típus a legjobb választás az Ön számára, tekintse meg a cikk LEARN szakaszát. A többi elérhető munkafolyamat-sablonról további információt a Lásd még szakaszban, A SharePointban található munkafolyamatok ismertetésecímű cikkben talál.

A szegmens teteje

02. Egy lista vagy tár, vagy a teljes webhelycsoport? (és) Egy tartalomtípust vagy az összes tartalomtípust?

A Jóváhagyási munkafolyamat új verzióját csak egyetlen listában vagy tárban teheti elérhetővé, vagy a teljes webhelycsoportban elérhetővé teheti.

• Ha egyetlen listához vagy tárhoz adja hozzá a munkafolyamatot, beállíthatja úgy, hogy minden tartalomtípuson vagy csak egyetlen tartalomtípuson fusson.

• Ha azonban a munkafolyamatot a teljes webhelycsoporthoz adja hozzá, úgy kell beállítania, hogy csak egyetlen webhely-tartalomtípuson fusson.

Mi az a tartalomtípus?

A SharePoint-listában vagy -tárban tárolt minden dokumentum vagy egyéb elem egy vagy több tartalomtípushoz tartozik. A tartalomtípusok lehetnek olyan alapszintűek és általánosak, mint a Dokumentum vagy az Excel-számolótábla, vagy annyira specializáltak, mint a Jogi szerződés vagy a Terméktervezési specifikáció. Bizonyos tartalomtípusok alapértelmezés szerint elérhetők a SharePoint-termékekben, de ezeket testre is szabhatja, és hozzáadhat saját maga által létrehozott más tartalmakat is. További információ: Webhely-tartalomtípus létrehozása vagy testreszabása és Tartalomtípus hozzáadása listához vagy tárhoz.

A szegmens teteje

03. Mi a jó név?

Nevezze el a munkafolyamat-verziót a következő névvel:

• Egyértelműen jelzi, hogy mire használják.

• Egyértelműen megkülönbözteti a többi munkafolyamattól.

Egy példa

Tegyük fel, hogy Ön szerkesztők egy csoportjának tagja. A csoport két különböző jóváhagyási munkafolyamatot szeretne használni a külső közreműködőktől származó dokumentumbeküldések kezeléséhez:

• Az első munkafolyamatot minden beküldött dokumentumon futtatni fogja, hogy eldöntse, elfogadja-e a szerkesztési folyamathoz.

• Miután elfogadta és szerkesztette a beküldött dokumentumot, futtatja a második munkafolyamatot a szerkesztett piszkozaton, hogy eldöntse, elfogadja-e véglegesként.

Az első munkafolyamatnak nevezheti el a Beküldés jóváhagyása elfogadása , a második pedig a Végleges jóváhagyás piszkozatának nevet.

A szegmens teteje

04. Feladatlisták és előzménylisták: Meglévő vagy új?

A munkafolyamat használhatja a webhely alapértelmezett Feladatlistáját és Előzménylistáját, használhat más meglévő Feladat- és előzménylistákat, vagy új listákat kérhet csak ehhez a munkafolyamathoz.

• Ha a webhely számos munkafolyamatot tartalmaz, vagy ha egyes munkafolyamatok számos feladatot foglalnak magukban, érdemes lehet új listákat kérni az egyes munkafolyamatokhoz. (A túl hosszú listák kezelése lelassíthatja a teljesítményt. A rendszer gyorsabban és egyszerűbben tart fenn több rövidebb listát, mint egy nagyon hosszút.)

• Ha a munkafolyamat feladatai és előzményei bizalmas vagy bizalmas adatokat tartalmaznak, amelyeket el szeretne különíteni az általános Feladatok listától, akkor mindenképpen jelezze, hogy új, különálló listákat szeretne a munkafolyamathoz. (A munkafolyamat hozzáadása után győződjön meg arról, hogy az új listákhoz megfelelő engedélyek vannak beállítva.)

A szegmens teteje

05. Hogyan (és ki által) indítható el ez a munkafolyamat?

A munkafolyamatok beállíthatók úgy, hogy csak manuálisan vagy automatikusan induljanak el, vagy a következő módon:

• Amikor manuálisan elindít egy Jóváhagyási munkafolyamatot egy adott dokumentumon vagy elemen, megjelenik egy másik űrlap, a kezdeményezési űrlap. A kezdeményezési űrlap a társítási űrlap második oldalának legtöbb beállítását tartalmazza. Így ha a munkafolyamatot indító személy módosítani szeretné ezen beállítások bármelyikét (csak az aktuális példány esetében), ezt megteheti, mielőtt a Start gombra kattint. Nyissa meg a lista > Elem helyi menüjét, > Munkafolyamatok > Válassza ki a munkafolyamatot a manuális elindításához.

• Az automatikus indítás esetén természetesen nincs lehetőség kezdeményezőűrlap bemutatására, így a társítási űrlapon megadott alapértelmezett beállításokat a rendszer módosítások nélkül használja.

Az alábbi ábrán a manuális indítások és az automatikus indítások közötti különbség látható.

A kezdeményezési űrlapon végzett módosítások csak a munkafolyamat aktuális példányában lesznek alkalmazva. A munkafolyamat állandó, alapértelmezett beállításainak módosításához szerkessze az eredeti társítás űrlapját a jelen cikk CHANGE (MÓDOSÍTÁS) szakaszában leírtak szerint.

Manuális indítások

Ha engedélyezi a manuális indítást, bárki, aki rendelkezik a szükséges engedélyekkel, bármikor elindíthatja a munkafolyamatot bármely jogosult elemen.

A manuális indítás előnye, hogy Ön és munkatársai csak akkor és akkor futtathatják a munkafolyamatot, ha úgy dönt, és hogy minden futtatáskor lehetősége lesz módosítani néhány beállítást a kezdeményezési űrlap használatával.

Egy gyors példa    Ha a munkafolyamatot csak olyan elemeken szeretné futtatni, amelyeket egy, a csapatán kívüli író készített, akkor a csak manuálisan történő indítás nem fogja automatikusan futtatni az Ön és a csapattársai által létrehozott elemeken. (Alternatív megoldás: Egy listát vagy tárat tart fenn a csapat szerzőitől származó elemekhez, és egy külön listát vagy tárat az összes többi szerzőtől származó elemekhez. Így a munkafolyamatot automatikusan futtathatja, de csak a külső szerzők listájában. Egy másik megoldás: adjon hozzá egy HA feltételt, és állítsa be a Created By értéket az adott személynek. További információt a Munkafolyamat-feltételek gyorsútmutatóban talál.)

A manuális indítások elsődleges hátránya, hogy valakinek mindig emlékeznie kell a munkafolyamat futtatására, amikor szükséges.

Automatikus indítások

Beállíthatja, hogy a munkafolyamat automatikusan elinduljon az alábbi események bármelyikével:

• Valaki megpróbálja közzétenni egy elem főverzióját.

• A rendszer létrehoz vagy feltölt egy új elemet a listában vagy tárban.

• A listában vagy tárban már tárolt elemek módosulnak.

Az automatikus indítás előnye, hogy senkinek nem kell emlékeznie a munkafolyamat elindítására. Minden alkalommal lefut, amikor eseményindító esemény történik.

Egy gyors példa    Ha Ön felelős a lista elemeinek pontosságáért és megfelelőségéért, hozzáadhat egy Jóváhagyási munkafolyamatot a listához, és megadhatja magát egyedüli résztvevőként. Beállíthatja, hogy a munkafolyamat automatikusan elinduljon minden alkalommal, amikor a lista egy elemét módosítják, és minden alkalommal, amikor új elemet adnak hozzá. Így mindig naprakész lesz.

Az automatikus indítás két hátránya:

• Nem állíthatja le a munkafolyamat futását, ha eseményindító esemény történik.

• Az egyes példányok elején nem módosíthatja a beállításokat.

A jóváhagyási munkafolyamat automatikus futtatásával kapcsolatos további információkért, amikor valaki megpróbálja közzétenni egy elem főverzióját, olvassa el a cikk Vezérlő szakaszát.

A szegmens teteje

06. Az ettől öröklő tartalomtípusok is megkapják ezt a munkafolyamatot?

Csak akkor vehet fel munkafolyamatot a teljes webhelycsoport tartalomtípusához, ha a munkafolyamatot a webhelycsoport összes olyan tartalomtípusához is hozzáadhatja, amely a munkafolyamatot tartalmazó tartalomtípustól örököl .

Megjegyzések

• Az összes további hozzáadást megvalósító művelet végrehajtása hosszú időt vehet igénybe.

• Ha az öröklés megszakadt minden olyan webhely vagy alwebhely esetében, amelyhez hozzá szeretné adni ezt a munkafolyamatot az öröklő tartalomtípusokhoz, a művelet futtatása előtt győződjön meg arról, hogy tagja a Tulajdonosok csoportnak az egyes webhelyeken vagy alwebhelyeken.

A szegmens teteje

07. Résztvevők: Mely személyek, milyen sorrendben?

Minden olyan személy nevét vagy e-mail-címét meg kell adnia, akihez felülvizsgálati feladatokat rendel.

Egy vagy több fázis?    Dönthet úgy, hogy a felülvizsgálati tevékenységeknek csak egy szakasza van, vagy több szakaszból áll. Ha több fázisa van, a szakaszok egymás után lesznek végrehajtva.

Párhuzamos vagy soros felülvizsgálatok?    A résztvevők bármelyik szakaszában dönthet úgy, hogy a felülvizsgálati feladataikat egyszerre (párhuzamosan) rendeli hozzá, vagy egymás után (egymás után) rendeli hozzá a felülvizsgálati feladataikat az Ön által megadott sorrendben. A soros beállítás akkor lehet hasznos, ha például úgy állítja be a munkafolyamatot, hogy az az első elutasítás után befejeződjön – vagy ha azt szeretné, hogy a résztvevők tovább tekinthessék a korábbi résztvevők megjegyzéseit a véleményezésük kontextusában.

Egy példa

Ez az egyszerű forgatókönyv a több szakaszból és a sorozatos felülvizsgálatból is néhány előnyt mutat be:

Tegyük fel, hogy Frank hozzáad egy új jóváhagyási munkafolyamatot. Azt akarja, hogy munkatársai, Anna és Sean először minden egyes elemet tekintsenek át, mielőtt ő maga is átnézi. Azt is szeretné, hogy a munkafolyamat a saját véleménye előtt fejeződjön be, ha Anna vagy Péter elutasítja az elemet. Frank ezt kétféleképpen állíthatja be:

• Soros felülvizsgálat használatával   Frank egy egyszakaszos soros kritikát állít fel, amelyben Anna és Sean az első két résztvevő, ő pedig a harmadik; és a Befejezés az első elutasításkor lehetőséget választja .
  Ebben az elrendezésben Annanak jóvá kell hagynia az elemet, mielőtt Péter feladatát hozzárendelné, majd Péternek jóvá kell hagynia az elemet, mielőtt Frank feladatát hozzárendelné. Ha Anna elutasítja az elemet, sem Sean, sem Frank nem kap feladatot; És ha Anna jóváhagyja, de Sean elutasítja, akkor a munkafolyamat még azelőtt befejeződik, hogy Frank felülvizsgálati feladatát valaha hozzárendelték volna.
  Frank így állítja be az egyszakaszos sorozatát.
  
  

• Két szakasz használatával   Ha Frank azt szeretné, hogy Anna és Sean egyszerre kapják meg a véleményüket, hogy Péternek ne kelljen megvárnia Anna befejezését, mielőtt nekilátna, beállíthat két szakaszt a munkafolyamatban: az első egy párhuzamos szakaszt Anna és Sean kritikáihoz, a másodikat pedig külön szakaszként, csak a saját véleménye számára. Ismét a Befejezés az első elutasításkor lehetőséget választja . A második szakasz nem indul el, amíg az első szakasz be nem fejeződik; így ismét, ha Anna vagy Péter elutasítja az elemet, Frank felülvizsgálati feladata soha nem lesz hozzárendelve.
  Frank így állítja be a kétszakaszos párhuzamos felülvizsgálatot.
  
  

Az alábbi ábrák mindkét megoldást szemléltetik.

Külső résztvevők    A SharePoint-szervezet nem tagjait bevonó résztvevőket egy speciális folyamat ismerteti. Ebben a folyamatban a webhelytag proxyként működik a külső résztvevő számára.

Íme egy diagram a folyamatról:

Hozzárendel egy feladatot minden csoporthoz, vagy egyet minden csoporttaghoz?    Ha csoportcímet vagy terjesztési listát vesz fel a munkafolyamat résztvevői között, beállíthatja, hogy a munkafolyamat egy feladatot rendeljen a csoport minden tagjához, vagy csak egy feladatot rendeljen a teljes csoporthoz (de ennek ellenére minden tagnak értesítést kell küldenie erről az egyetlen feladatról). Ha csak egy tevékenység van hozzárendelve a teljes csoporthoz, akkor a csoport bármely tagja igényelheti és végrehajthatja az adott feladatot. (A csoportfeladatok igénylésére vonatkozó utasításokat a cikk Teljes szakaszában találja.)

A szegmens teteje

08. Milyen további információkra van szükségük a résztvevőknek?

A társítás űrlapja tartalmaz egy szövegmezőt, ahol utasításokat, a követelményekkel, az erőforrásokkal és egyebekkel kapcsolatos információkat adhat meg.

Két dolog, amit belefoglalhat:

• Kapcsolattartási adatok, amennyiben a résztvevőknek nehézségeik vagy kérdéseik vannak.

• Ha a munkafolyamat minden csoporthoz vagy terjesztési listához csak egyetlen feladatot rendel hozzá, itt említse meg, hogy az egyes csoportok egyetlen tagjának kell igényelnie a feladatot, mielőtt befejezi. Így a csoport többi tagja nem pazarolja az időt ugyanazzal a feladattal. A csoportfeladatok igénylésének részleteit a cikk Teljes szakaszában találja.

A szegmens teteje

09. Mikor esedékesek a feladatok?

Kétféleképpen jelezheti, hogy mikor esedékesek a munkafolyamat-feladatok:

Naptár dátuma szerint    Megadhat egyetlen naptárdátumot, amellyel az összes feladat esedékes.

• Ha úgy állítja be a munkafolyamatot, hogy automatikusan elinduljon, általában nem érdemes ezt a lehetőséget használnia. Ennek az az oka, hogy a megadott dátumérték nem igazodik automatikusan az aktuális dátumhoz minden alkalommal, amikor a munkafolyamat automatikusan elindul.

Tevékenység időtartama szerint    Megadhatja, hogy hány nap, hét vagy hónap legyen engedélyezett az egyes tevékenységek befejezéséhez, a tevékenység hozzárendelésétől kezdve.

• A naptár határideje felülbírálja a megadott tevékenység időtartamát. Ez a következő: Ha ma június 10-e van, és ma egy olyan feladatot rendelek hozzá, amely három napos időtartammal rendelkezik, de amely szintén június 11-i naptári határidővel rendelkezik, akkor a feladat határideje június 11-én (a naptár határideje) lesz esedékes, nem pedig június 13-án (a háromnapos időtartam végén).

A szegmens teteje

10. Mikor fejeződik be ez a munkafolyamat?

A felesleges felülvizsgálatokkal töltött idő elpazarlásának elkerülése érdekében dönthet úgy, hogy a munkafolyamatot azonnal (a megadott vagy számított határidő előtt) befejezi, amikor két esemény következik be:

• Minden résztvevő elutasítja az elemet.

• Az elem bármilyen módon módosul.

A szegmens teteje

11. Kiket kell értesíteni?

A Másolatot kap mezőben, a társítás űrlapjának második lapján megadhatja azoknak a nevét vagy címét, akiket értesíteni kell minden alkalommal, amikor ez a munkafolyamat elindul vagy véget ér.

• Ha itt megad egy nevet , azzal nem lesz munkafolyamat-feladat hozzárendelése az adott személyhez.

• Ha a munkafolyamatot manuálisan indítja el, az azt elindító személy anélkül kapja meg az indítási és befejezési értesítéseket, hogy meg kellene adnia ezt a mezőt.

• Amikor a munkafolyamat automatikusan elindul, az eredetileg hozzáadott személy megkapja a kezdési és befejezési értesítéseket anélkül, hogy meg kellene adni ebben a mezőben.

A szegmens teteje

12. A munkafolyamat szabályozza a tartalom jóváhagyását?

Előfordulhat, hogy vannak olyan listák vagy tárak, amelyekben az aktuális elemek új és/vagy új verzióit szeretné áttekinteni a tartalom pontossága, illetve az űrlapjuk és stílusuk megfelelősége érdekében, mielőtt azok mindenki számára láthatóvá lennének téve, aki hozzáfér a listához. Ezt a fajta felülvizsgálati folyamatot tartalom-jóváhagyásnak nevezzük.

A SharePoint-termékekben a Jóváhagyási munkafolyamattal még egyszerűbbé és hatékonyabbá teheti a tartalom-jóváhagyási folyamatot. További információt a jelen cikk Tartalom-jóváhagyási szakaszában talál.

Mi a következő lépés?

Ha készen áll arra, hogy hozzáadja az új Jóváhagyási munkafolyamatot a listához, tárhoz vagy webhelycsoporthoz, keresse fel a cikk megfelelő Szegmens hozzáadása (Lista/tár vagy Webhelycsoport) szakaszát.

Előfordulhat, hogy vannak olyan listák és tárak, amelyekben az új elemeket és/vagy az aktuális elemek új verzióit szeretné áttekinteni a tartalom pontossága vagy az űrlapjuk és stílusuk megfelelősége érdekében, mielőtt azok mindenki számára láthatóvá lennének téve, aki hozzáfér a listához. Ezt a fajta felülvizsgálati folyamatot tartalom-jóváhagyásnak nevezzük.

A SharePoint-termékekben manuálisan, munkafolyamat nélkül szabályozhatja a tartalom-jóváhagyást; a SharePoint jóváhagyási munkafolyamata azonban még egyszerűbbé és hatékonyabbá teheti a folyamatot.

Ha még nem ismeri a SharePoint-termékek verziószámozási és tartalom-jóváhagyási funkcióit, javasoljuk, hogy kezdje a következő cikkek áttekintésével:

• Elemek jóváhagyásának előírása egy webhelylistában vagy -tárban

• Webhelyen tárolt listában vagy tárban található elemek és fájlok jóváhagyása, illetve elutasítása

• A verziószámozás engedélyezése és beállítása listákhoz és tárakhoz

A jóváhagyási munkafolyamatok kétféleképpen szabályozhatják a tartalom-jóváhagyási folyamatot, és a munkafolyamat első hozzáadásakor kitöltendő társítási űrlapok egyetlen vezérlővel vannak társítva. A munkafolyamatot mindkét esetben használhatja.

A főverziók közzétételének szabályozása

A társítási űrlap első oldalának Start Beállítások területén a Munkafolyamat indítása lehetőséggel jóváhagyhatja egy elem főverziójának közzétételét. Néhány megjegyzés:

• Ez a beállítás csak olyan jóváhagyási munkafolyamatokhoz érhető el, amelyek egyetlen lista vagy tár összes tartalomtípusán futnak, és nem csak egyetlen tartalomtípusú elemeken futó munkafolyamatokhoz.

• Ahhoz, hogy ez a beállítás elérhető legyen, a verziószámozási beállítások lapon engedélyeznie kell a tartalom-jóváhagyást a listához vagy tárhoz, és a Fő- és alverziók (piszkozatok) létrehozása beállítást ugyanazon a lapon kell kiválasztania.

• Ha ezt a lehetőséget választja, az azt követő két beállítás elérhetetlenné válik: A munkafolyamat indítása új elem létrehozásakor és A munkafolyamat indítása elem módosításakor.

• Ha ezt a lehetőséget választja, a munkafolyamat csak akkor fut automatikusan egy elemen, ha valaki megpróbálja közzétenni az elem főverzióját.

• Egy listában vagy tárban csak egy jóváhagyási munkafolyamat használható a főverziók közzétételének jóváhagyásához. Ha egy második munkafolyamatot próbál kijelölni ugyanahhoz a függvényhez ugyanabban a listában vagy tárban, a rendszer kérni fogja, hogy válasszon egyet vagy egyet.

A vezérlés nem verziószámozáson alapul

A társítási űrlap második oldalának Tartalom-jóváhagyás engedélyezése területén lehetőség van a jóváhagyási állapot frissítésére a munkafolyamat befejezése után (ezzel a munkafolyamatmal szabályozhatja a tartalom-jóváhagyást).

Ez a beállítás az űrlapon érhető el, függetlenül attól, hogy szükséges-e a tartalom jóváhagyása a listában vagy a tárban. Mindkét esetben az elem Jóváhagyás mezőjében szereplő érték a munkafolyamat eredménye alapján frissül.

Ezzel a beállítással a következő lehetőségek közül választhat:

• A munkafolyamatot mindig manuálisan futtassa, vagy

• Válasszon ki egy vagy több automatikus indítási lehetőséget a társítás űrlap első lapján, vagy

• Manuális és automatikus indítás engedélyezése

Tartalomvezérlő webes közzétételi webhelyekhez

A tartalomvezérlő egy speciális folyamat a webhelyeken, amelyek lapokat tesznek közzé a weben. Ennek megfelelően létezik egy speciális közzététel-jóváhagyási munkafolyamat a közzétételi webhelyekhez, valamint egy webhelysablon (közzétételi webhely munkafolyamattal) amely tartalmazza a munkafolyamat webes közzétételhez már testre szabott verzióját.

Mi a következő lépés?

Ha készen áll arra, hogy hozzáadja az új Jóváhagyási munkafolyamatot a listához, tárhoz vagy webhelycsoporthoz, keresse fel a cikk megfelelő Szegmens hozzáadása (Lista/tár vagy Webhelycsoport) szakaszát.

Ha még nem ismeri a munkafolyamatok hozzáadását, hasznos lehet áttekinteni a cikk LEARN és PLAN szegmensét is, mielőtt továbblépne az ebben a szegmensben található lépésekre.

Szakaszok ebben a szegmensben

1. Előzetes tennivalók

2. A munkafolyamat hozzáadása

1. Mielőtt elkezdené

Munkafolyamat hozzáadása előtt két dolognak kell rendben lennie:

Email    Ahhoz, hogy a munkafolyamat e-mail-értesítéseket és emlékeztetőket küldjön, engedélyezni kell az e-maileket a SharePoint-webhelyen. Ha nem biztos abban, hogy ez már megtörtént, forduljon a SharePoint-rendszergazdához. Lásd még: SharePoint 2013 Lépésről lépésre: Kimenő Email beállítása.

Engedélyek    A SharePoint alapértelmezett beállításaihoz a Listák kezelése engedéllyel kell rendelkeznie a listák, tárak vagy webhelycsoportok munkafolyamatainak hozzáadásához. (A Tulajdonosok csoport alapértelmezés szerint rendelkezik a Kezelés Listák engedéllyel, a Tagok csoport és a Látogatók csoport nem. Az engedélyekkel kapcsolatos további információkért tekintse meg a cikk LEARN szakaszát.)

A szegmens teteje

2. A munkafolyamat hozzáadása

Kövesse az alábbi lépéseket:

1. Nyissa meg azt a listát vagy tárat, amelyhez hozzá szeretné adni a munkafolyamatot.

2. A menüszalagon kattintson a Lista vagy a Tár fülre.

   Megjegyzés: A lap neve a lista vagy a tár típusától függően változhat. Egy naptárlistában például a lap neve Naptár.

3. A Beállítások csoportban kattintson a Munkafolyamat-beállítások elemre.

4. A Munkafolyamat-beállítások lap Ilyen típusú munkafolyamat-társítások megjelenítése területén adja meg, hogy szeretné-e futtatni a munkafolyamatot a dokumentumban, a listában vagy egy mappában, majd kattintson a Munkafolyamat hozzáadása gombra.

5. Töltse ki a társítás űrlapjának első oldalát.
   (Az utasítások az ábrán láthatóak.)

   

   	Tartalomtípus Tartsa meg az alapértelmezett kijelölést Mind értéken, vagy válasszon ki egy adott tartalomtípust.
   	Sablon Válassza a Jóváhagyás – SharePoint 2010 sablont. Megjegyzés: Ha a Jóváhagyás – SharePoint 2010 sablon nem jelenik meg a listában, forduljon a SharePoint rendszergazdájához, hogy megtudja, aktiválta-e a webhelycsoportban vagy a munkaterületen. Ha Ön rendszergazda, lépjen a Webhely beállításai > Webhelycsoport szolgáltatásai > Munkafolyamatok aktiválása szolgáltatáshoz.
   	Name (Név) Írja be a munkafolyamat nevét. A név azonosítja ezt a munkafolyamatot a lista vagy tár felhasználói számára. A munkafolyamat elnevezésével kapcsolatos javaslatokért tekintse meg a cikk PLAN (TERV ) szakaszát.
   	Feladatlista Válasszon ki egy feladatlistát, amelyet ezzel a munkafolyamattal szeretne használni. Kiválaszthat egy meglévő feladatlistát, vagy az Új feladatlista elemre kattintva létrehozhat egy új listát. Az új feladatlista létrehozásának okairól (és nem a meglévők kiválasztásáról) a cikk TERV szegmensében olvashat.
   	History List Válasszon ki egy előzménylistát, amelyet ezzel a munkafolyamattal szeretne használni. Kiválaszthat egy meglévő előzménylistát, vagy a Munkafolyamat-előzmények (új) elemre kattintva létrehozhat egy új listát. Az új előzménylista létrehozásának okairól (és nem a meglévők kiválasztásáról) a cikk TERV szakaszában olvashat.
   	Indítási beállítások Adja meg a munkafolyamat indításának módját vagy módját. Az indítási lehetőségek kiválasztásáról a cikk TERV szegmensében talál további információt. A cikk Vezérlő szegmensében további információt talál arról, hogy a munkafolyamat hogyan vezérli a tartalom-jóváhagyást, beleértve a főverziók közzétételét is. Vegye figyelembe, hogy a Munkafolyamat indítása az elem főverziójának közzétételének jóváhagyásához beállítás nem jelenik meg, ha a munkafolyamatot csak egyetlen tartalomtípushoz adja hozzá. Azt is vegye figyelembe, hogy ha az Elem főverziójának közzétételének jóváhagyásához a Munkafolyamat indítása lehetőséget választja, az alábbi két jelölőnégyzet elérhetetlenné válik.

6. Ha az űrlap összes beállítása a kívánt módon jelenik meg, kattintson a Tovább gombra.

7. Töltse ki a társítás űrlap második oldalát.
   (Az utasítások az ábrán láthatóak.)

   Megjegyzés: A SharePoint-termékek a társítás űrlap második lapján az első néhány lehetőséget jelenítik meg – az alábbi ábrán 1–7-et a jóváhagyóktól a másolatot kapóig – minden alkalommal, amikor manuálisan indítja el a munkafolyamatot, hogy csak az adott példányon módosíthassa ezeket a beállításokat.

   

   	Hozzárendelés a Adja meg azoknak a személyeknek a nevét vagy címzettjeinek nevét, akiknek a munkafolyamat feladatokat szeretne hozzárendelni. Ha a feladatok egyenként lesznek hozzárendelve (sorosan)    Adja meg a neveket vagy címeket abban a sorrendben, amelyben a feladatokat ki kell osztani. Ha az összes tevékenység egyszerre lesz hozzárendelve (párhuzamosan)    A nevek vagy címek sorrendje nem számít. Ha egy feladatot a SharePoint-szervezeten    kívüli személyhez rendel A külső résztvevők bevonásával kapcsolatos további információkért tekintse meg a cikk Teljes szakaszát.
   	Sorrend: Itt adhatja meg, hogy a tevékenységeket egyenként (sorosan) vagy egyszerre (párhuzamosan) kell-e hozzárendelni. A soros sorrend és a párhuzamos sorrend használatáról a cikk PLAN (TERV ) szakaszában talál további információt.
   	Új szakasz hozzáadása Adja hozzá az imént konfigurált elsőnél több fázist. Egy teljes szakasz törléséhez kattintson az adott szakasz Hozzárendelés mezőjére, majd nyomja le a CTRL+DELETE billentyűkombinációt. A több szakasz használatával kapcsolatos további információkért tekintse meg a cikk PLAN (TERV ) szakaszát.
   	Csoportok kibontása Ha egy tevékenységet szeretne hozzárendelni a Hozzárendelés mezőbe beírt csoportok minden egyes tagához , jelölje be ezt a jelölőnégyzetet. (A csoport minden tagja kap egy feladatértesítést, és minden tagnak saját feladatát kell elvégeznie.) Ha a Hozzárendelés mezőben megadott összes csoporthoz csak egy tevékenységet szeretne hozzárendelni, törölje a jelet ebből a jelölőnégyzetből. (A csoport minden tagja kap egy feladatértesítést, de bármelyik tag igényelheti és végrehajthatja az egyetlen feladatot a teljes csoport nevében. A csoportfeladatok igénylésére vonatkozó utasításokat a cikk Teljes szakaszában találja.)
   	Kérés Az itt szereplő összes szöveg szerepelni fog a munkafolyamat által küldött minden feladatértesítésben. Ne felejtsen el további utasításokat vagy erőforrásokat megadni, amelyekre a résztvevőknek szüksége lehet, beleértve a következőket: Kapcsolattartási adatok. Ha szükséges, jegyezze fel a teljes csoportokhoz vagy terjesztési listákhoz rendelt önálló feladatokat. (A csoportfeladatok igénylésére vonatkozó utasításokat a cikk Teljes szakaszában találja.)
   	Határidők és tevékenységidőtartamok Adjon meg egy végső határidőt a teljes munkafolyamathoz, és/vagy adja meg, hogy hány nap, hét vagy hónap legyen engedélyezett az egyes tevékenységek befejezéséhez a hozzárendelés időpontjától kezdve. Ha ez a munkafolyamat automatikusan elindul, általában érdemes üresen hagyni a Határidő minden tevékenységhez mezőt, és a két időtartammezővel szabályozni a határidőt. A kezdőűrlapon mindig megadhat pontos határidőt, ha és amikor manuálisan indítja el a munkafolyamatot. A határidők és a tevékenységek időtartamának használatáról a cikk TERV szakaszában talál további információt.
   	CC Adja meg azoknak a személyeknek a nevét vagy e-mail-címét, akiket értesíteni kell a munkafolyamat minden indításakor vagy befejezésekor. Ha itt megad egy nevet , az nem eredményez munkafolyamat-feladat hozzárendelését. Ha a munkafolyamatot manuálisan indítja el, az azt elindító személy anélkül kapja meg a kezdési és leállítási értesítéseket, hogy meg kellene adnia ezt a mezőt. Amikor a munkafolyamat automatikusan elindul, az eredetileg hozzáadott személy megkapja a kezdési és leállítási értesítéseket anélkül, hogy meg kellene adni ebben a mezőben.
   	A munkafolyamat befejezése Egyiket sem, vagy mindkettőt válassza. Ezekről a lehetőségekről a cikk PLAN ( TERV ) szakaszában talál további információt.
   	Tartalom-jóváhagyás engedélyezése Jelölje be ezt a jelölőnégyzetet, ha ezt a munkafolyamatot fogja használni a tartalom-jóváhagyás kezeléséhez. Ha többet szeretne tudni arról, hogy a munkafolyamat hogyan vezérli a tartalom-jóváhagyást, beleértve a főverziók közzétételét, olvassa el a cikk Vezérlő szegmensét.

8. Ha ezen a lapon minden beállítás a kívánt módon jelenik meg, kattintson a Mentés gombra a munkafolyamat létrehozásához.

Ha még nem ismeri a munkafolyamatok hozzáadását, hasznos lehet áttekinteni a cikk LEARN és PLAN szegmensét is, mielőtt továbblépne az ebben a szegmensben található lépésekre.

Szakaszok ebben a szegmensben

1. Előzetes tennivalók

2. A munkafolyamat hozzáadása

1. Mielőtt elkezdené

Munkafolyamat hozzáadása előtt két dolognak kell rendben lennie:

Email    Ahhoz, hogy a munkafolyamat e-mail-értesítéseket és emlékeztetőket küldjön, engedélyezni kell az e-maileket a webhelyen. Ha nem biztos abban, hogy ez már megtörtént, forduljon a SharePoint-rendszergazdához. Lásd még: SharePoint 2013 Lépésről lépésre: Kimenő Email beállítása.

Engedélyek    A SharePoint alapértelmezett beállításaihoz a Listák kezelése engedéllyel kell rendelkeznie a listák, tárak vagy webhelycsoportok munkafolyamatainak hozzáadásához. (A Tulajdonosok csoport alapértelmezés szerint rendelkezik a Kezelés Listák engedéllyel, a Tagok csoport és a Látogatók csoport nem. Az engedélyekkel kapcsolatos további információkért tekintse meg a cikk LEARN szakaszát.)

A szegmens teteje

2. A munkafolyamat hozzáadása

Kövesse az alábbi lépéseket:

1. Nyissa meg a webhelycsoport kezdőlapját (ne a gyűjteményen belüli webhely vagy alwebhely kezdőlapját).

2. Kattintson a Beállítások ikonra , majd a Webhely beállításai elemre.

3. A Webhely beállításai lap Webes Designer gyűjtemények területén kattintson a Webhely tartalomtípusai elemre.

4. A Webhely tartalomtípusai lapon kattintson annak a webhely-tartalomtípusnak a nevére, amelyhez munkafolyamatot szeretne hozzáadni.

   Megjegyzés: A teljes webhelycsoporthoz hozzáadott munkafolyamatot csak egyetlen tartalomtípusú elemekhez kell hozzáadni.

   

   1. A kijelölt tartalomtípus lapján, a Beállítások területen kattintson a Munkafolyamat-beállítások elemre.
      

   2. A Munkafolyamat-beállítások lapon kattintson a Munkafolyamat hozzáadása hivatkozásra.
      

   3. Töltse ki a társítás űrlapjának első oldalát.
      (Az utasítások az ábrán láthatóak.)

   

   	Sablon Válassza a Jóváhagyás – SharePoint 2010 sablont. Megjegyzés: Ha a Jóváhagyás – SharePoint 2010 sablon nem jelenik meg a listában, forduljon a SharePoint rendszergazdájához, hogy megtudja, aktiválta-e a webhelycsoportban vagy a munkaterületen. Ha Ön rendszergazda, nyissa meg a Webhely beállításai > Webhelycsoport szolgáltatásai > Munkafolyamatok aktiválása funkciót.
   	Name (Név) Írja be a munkafolyamat nevét. A név azonosítja ezt a munkafolyamatot a webhelycsoport felhasználói számára. A munkafolyamat elnevezésével kapcsolatos javaslatokért tekintse meg a cikk PLAN (TERV ) szakaszát.
   	Feladatlista Válasszon ki egy feladatlistát, amelyet ezzel a munkafolyamattal szeretne használni. Kiválaszthat egy meglévő feladatlistát, vagy az Új feladatlista elemre kattintva létrehozhat egy új listát. Az új feladatlista létrehozásának okairól (és nem a meglévők kiválasztásáról) a cikk TERV szegmensében olvashat.
   	History List Válasszon ki egy előzménylistát, amelyet ezzel a munkafolyamattal szeretne használni. Kiválaszthat egy meglévő előzménylistát, vagy a Munkafolyamat-előzmények (új) elemre kattintva létrehozhat egy új listát. Az új előzménylista létrehozásának okairól (és nem a meglévők kiválasztásáról) a cikk TERV szakaszában olvashat.
   	Indítási beállítások Adja meg a munkafolyamat indításának módját vagy módját. Az indítási lehetőségek kiválasztásáról a cikk TERV szegmensében talál további információt.
   	Hozzáadja ezt a munkafolyamatot a gyermek-tartalomtípusokhoz? Adja meg, hogy ezt a munkafolyamatot hozzá kell-e adni (társítani) az összes többi webhely- és lista-tartalomtípushoz, amely ebből a tartalomtípusból öröklődik. Az összes további hozzáadást megvalósító művelet végrehajtása hosszú időt vehet igénybe. Ha az öröklés megszakadt minden olyan webhely vagy alwebhely esetében, amelyhez hozzá szeretné adni ezt a munkafolyamatot az öröklő tartalomtípusokhoz, a művelet futtatása előtt győződjön meg arról, hogy tagja a Tulajdonosok csoportnak az egyes webhelyeken vagy alwebhelyeken.

5. Ha a lapon található összes beállítás a kívánt módon jelenik meg, kattintson a Tovább gombra.

6. Töltse ki a társítás űrlap második oldalát.
   (Az utasítások az ábrán láthatóak.)

   Megjegyzés:  SharePoint termékek a társítás űrlapjának második oldalán az első néhány lehetőséget jelenítik meg – az alábbi ábrán 1-től 7-ig tartó számokat a jóváhagyóktól a másolatot kapóig – minden alkalommal, amikor manuálisan indítja el a munkafolyamatot, hogy csak az adott példányon módosíthassa ezeket a beállításokat.

   

   	Hozzárendelés a Adja meg azoknak a személyeknek a nevét vagy címét, akiknek a munkafolyamat feladatokat szeretne hozzárendelni. Ha a feladatok egyenként lesznek hozzárendelve (sorosan)    Adja meg a neveket vagy címeket abban a sorrendben, amelyben a feladatokat ki szeretné osztani. Ha az összes tevékenység egyszerre lesz hozzárendelve (párhuzamosan)    A nevek vagy címek sorrendje nem számít. Ha egy feladatot a SharePoint-szervezeten    kívüli személyhez rendel A külső résztvevők bevonásával kapcsolatos további információkért tekintse meg a cikk Teljes szakaszát.
   	Sorrend: Itt adhatja meg, hogy a tevékenységeket egyenként (sorosan) vagy egyszerre (párhuzamosan) kell-e hozzárendelni. A soros sorrend és a párhuzamos sorrend használatáról a cikk PLAN (TERV ) szakaszában talál további információt.
   	Új szakasz hozzáadása Adja hozzá az imént konfigurált elsőnél több fázist. Egy teljes szakasz törléséhez kattintson az adott szakasz Hozzárendelés mezőjére, majd nyomja le a CTRL+DELETE billentyűkombinációt. A több szakasz használatával kapcsolatos további információkért tekintse meg a cikk PLAN (TERV ) szakaszát.
   	Csoportok kibontása Ha egy tevékenységet szeretne hozzárendelni a Hozzárendelés mezőbe beírt csoportok minden egyes tagához , jelölje be ezt a jelölőnégyzetet. (A csoport minden tagja kap egy feladatértesítést, és minden tagnak saját feladatát kell elvégeznie.) Ha csak egy tevékenységet szeretne hozzárendelni egy teljescsoporthoz , amelyet beír a Hozzárendelés mezőbe, törölje a jelet ebből a jelölőnégyzetből. (A csoport minden tagja kap egy feladatértesítést, de bármelyik tag igényelheti és végrehajthatja az egyetlen feladatot a teljes csoport nevében. A csoportfeladatok igénylésére vonatkozó utasításokat a cikk Teljes szakaszában találja.)
   	Kérés Az itt szereplő összes szöveg szerepelni fog a munkafolyamat által küldött minden feladatértesítésben. Ne felejtsen el további utasításokat vagy erőforrásokat megadni, amelyekre a résztvevőknek szüksége lehet, beleértve a következőket: Kapcsolattartási adatok. Ha szükséges, jegyezze fel a teljes csoportokhoz vagy terjesztési listákhoz rendelt önálló feladatokat. (A csoportfeladatok igénylésére vonatkozó utasításokat a cikk Teljes szakaszában találja.)
   	Határidők és tevékenységidőtartamok Adjon meg egy végső határidőt a teljes munkafolyamathoz, és/vagy adja meg, hogy hány nap, hét vagy hónap legyen engedélyezett az egyes tevékenységek befejezéséhez a hozzárendelés időpontjától kezdve. Ha ez a munkafolyamat automatikusan elindul, általában érdemes üresen hagyni a Határidő minden tevékenységhez mezőt, és a két időtartammezővel szabályozni a határidőt. A kezdőűrlapon mindig megadhat pontos határidőt, ha és amikor manuálisan indítja el a munkafolyamatot. A határidők és a tevékenységek időtartamának használatáról a cikk TERV szakaszában talál további információt.
   	CC Adja meg azoknak a személyeknek a nevét vagy e-mail-címét, akiket értesíteni kell a munkafolyamat minden indításakor vagy befejezésekor. Ha itt megad egy nevet , az nem eredményez munkafolyamat-feladat hozzárendelését. Ha a munkafolyamatot manuálisan indítja el, az azt elindító személy anélkül kapja meg a kezdési és leállítási értesítéseket, hogy meg kellene adnia ezt a mezőt. Amikor a munkafolyamat automatikusan elindul, az eredetileg hozzáadott személy megkapja a kezdési és leállítási értesítéseket anélkül, hogy meg kellene adni ebben a mezőben.
   	A munkafolyamat befejezése Egyiket sem, vagy mindkettőt válassza. Ezekről a lehetőségekről a cikk PLAN ( TERV ) szakaszában talál további információt.
   	Tartalom-jóváhagyás engedélyezése Jelölje be ezt a jelölőnégyzetet, ha ezt a munkafolyamatot fogja használni a tartalom-jóváhagyás kezeléséhez. Ha többet szeretne tudni arról, hogy a munkafolyamat hogyan vezérli a tartalom-jóváhagyást, beleértve a főverziók közzétételét, olvassa el a cikk Vezérlő szegmensét.

7. Ha ezen a lapon minden beállítás a kívánt módon jelenik meg, kattintson a Mentés gombra a munkafolyamat létrehozásához.

Mi a következő lépés?

Ha készen áll, lépjen a cikk START szakaszára, és indítsa el az első példányt az új munkafolyamat teszteléséhez.

A munkafolyamatok beállíthatók úgy, hogy csak manuálisan, automatikusan vagy a következő módon induljanak el:

• Manuálisan bármikor, bárki, aki rendelkezik a szükséges engedélyekkel.

• Automatikusan , ha egy megadott eseményindító esemény következik be. Vagyis amikor egy elemet hozzáadnak a listához vagy tárhoz, és/vagy ha a lista egy eleme bármilyen módon módosul, és/vagy amikor valaki megpróbál közzétenni egy elem főverzióját).
  (Az eseményindító esemény vagy események a társítási űrlap első oldalán, a munkafolyamat eredeti társítása és konfigurálása során vannak megadva. További információt a cikk PLAN ( TERV ) szakaszában talál.)

Szakaszok ebben a szegmensben

1. A munkafolyamat automatikus indítása

2. A munkafolyamat manuális elindítása

3. Kezdje manuálisan a listából vagy a tárból

4. Manuális indítás Microsoft Office-programból

1. A munkafolyamat automatikus indítása

Ha a munkafolyamat úgy van konfigurálva, hogy automatikusan elinduljon, akkor minden eseményindító esemény bekövetkezésekor a munkafolyamat az azt aktiváló elemen fut.

Amikor a munkafolyamat elindul, hozzárendeli az első feladatot vagy tevékenységeket, és feladatértesítést küld minden hozzárendeltnek. Mindeközben indítási értesítéseket is küld (a tevékenységértesítésektől eltérően) annak a személynek, aki eredetileg hozzáadta a munkafolyamatot, valamint bárkinek, aki a társítás űrlap második oldalának Másolatot kap mezőjében szerepel.

A szegmens teteje

2. Indítsa el manuálisan a munkafolyamatot

Megjegyzés az engedélyekről    Általában az Elemek szerkesztése engedéllyel kell rendelkeznie egy munkafolyamat elindításához. (Alapértelmezés szerint a Tagok és a Tulajdonosok csoport is rendelkezik ezzel az engedéllyel, de a Látogatók csoport nem. A tulajdonos azonban munkafolyamatonként is dönthet úgy, hogy a munkafolyamatot elindító személyek Listák kezelésére vonatkozó engedélyt követel meg. Ha ezt a lehetőséget választja, a tulajdonosok lényegében megadhatja, hogy csak ők és más tulajdonosok indíthatnak el egy adott munkafolyamatot. További részletekért tekintse meg a cikk Learn szakaszát.)

Két hely, ahonnan kiindulhat

A munkafolyamatot két helyről indíthatja el manuálisan:

• Az elem tárolására szolgáló listából vagy tárból

• Az elemen belülről, abban a Microsoft Office programban nyílik meg, amelyben létrehozta. (Vegye figyelembe, hogy ennek a telepített programnak kell lennie, nem pedig webalkalmazás-verziónak.)

A szegmens további két szakasza mindkét módszerre vonatkozó utasításokat tartalmaz.

A szegmens teteje

3. Indítsa el manuálisan a listát vagy a tárat

1. Nyissa meg azt a listát vagy tárat, amelyen a munkafolyamatot futtatni kívánt elem található.

2. Kattintson az elem neve melletti három pontra, majd a párbeszédpanelen kattintson a három pontra az elem menüjének megnyitásához, majd kattintson a munkafolyamatok elemre a legördülő menüben.

3. A Munkafolyamatok: Elem neve lap Új munkafolyamat indítása területén kattintson a futtatni kívánt munkafolyamatra.
   

4. A Munkafolyamat módosítása lap kezdeményezési űrlapján végezze el a munkafolyamat adott példányán alkalmazni kívánt módosításokat.

   Megjegyzés: Az itt, a kezdeményezési űrlapon végrehajtott módosítások csak a munkafolyamat aktuális példánya során használatosak. Ha olyan módosításokat szeretne végezni, amelyek a munkafolyamat minden futtatásakor érvényesek lesznek, vagy ha olyan munkafolyamat-beállításokat szeretne módosítani, amelyek nem jelennek meg ebben az űrlapon, olvassa el a cikk CHANGE (MÓDOSÍTÁS ) szakaszát.

   

   	Hozzárendelés a Végezze el azoknak a személyeknek a listáját, akikhez a munkafolyamat feladatokat szeretne hozzárendelni. Ha a tevékenységek egyenként lesznek hozzárendelve    Adja meg a neveket vagy címeket abban a sorrendben, amelyben a feladatokat ki kell osztani. Ha az összes tevékenység egyszerre    lesz hozzárendelve A nevek vagy címek sorrendje nem számít. Ha egy feladatot a SharePoint-szervezeten    kívüli személyhez rendel A külső résztvevők bevonásával kapcsolatos további információkért lásd a cikk Teljes szakaszát.
   	Sorrend: Győződjön meg arról, hogy a feladatokat egyenként (sorosan) vagy egyszerre (párhuzamosan) kell hozzárendelni a kívánt módon. A soros sorrend és a párhuzamos sorrend használatáról a cikk PLAN (TERV ) szakaszában talál további információt.
   	Új szakasz hozzáadása Adjon hozzá vagy adjon hozzá minden olyan szakaszt, amelyet az aktuálisan konfigurált vagy konfigurált szakaszon kívül szeretne. Egy teljes szakasz törléséhez kattintson az adott szakasz Hozzárendelés mezőjére, majd nyomja le a CTRL+DELETE billentyűkombinációt. A több szakasz használatával kapcsolatos további információkért tekintse meg a cikk PLAN (TERV ) szakaszát.
   	Csoportok kibontása Ha egy tevékenységet szeretne hozzárendelnia Hozzárendelés mezőbe beírt csoportok minden egyes tagához , jelölje be ezt a jelölőnégyzetet. (A csoport minden tagja megkapja a feladatértesítést, és minden tagnak saját feladatát kell elvégeznie.) Ha a Hozzárendelés mezőben megadott összes csoporthoz csak egy tevékenységet szeretne hozzárendelni, törölje a jelet ebből a jelölőnégyzetből. (A csoport minden tagja kap egy feladatértesítést, de bármelyik tag igényelheti és végrehajthatja az egyetlen feladatot a teljes csoport nevében. A csoportfeladatok igénylésére vonatkozó utasításokat a cikk Teljes szakaszában találja.)
   	Kérés Az itt szereplő összes szöveg szerepelni fog a munkafolyamat által küldött minden feladatértesítésben. Ne felejtsen el további utasításokat vagy erőforrásokat megadni, amelyekre a résztvevőknek szüksége lehet, beleértve a következőket: Kapcsolattartási adatok kérdésekhez és problémákhoz Adott esetben a teljes csoportokhoz vagy terjesztési listákhoz rendelt egyetlen tevékenységről szóló megjegyzés (a csoporttevékenység igénylésére vonatkozó utasításokat a cikk Teljes szakaszában találja.)
   	Határidők és tevékenységidőtartamok Adjon meg egy végső határidőt a teljes munkafolyamathoz, és/vagy adja meg, hogy hány nap, hét vagy hónap legyen engedélyezett az egyes tevékenységek befejezéséhez a hozzárendelés időpontjától kezdve. A határidők és a tevékenységek időtartamának használatáról a cikk TERV szakaszában talál további információt.
   	CC Végezze el a kívánt kiegészítéseket vagy eltávolításokat. Ne feledje, hogy: Ha itt megad egy nevet , az nem eredményez munkafolyamat-feladat hozzárendelését. Mivel manuálisan indítja el a munkafolyamatot, a kezdési és leállítási értesítéseket kapja, függetlenül attól, hogy szerepel-e a mezőben.

5. Ha a kezdeményezési űrlapon az összes beállítás a kívánt módon szerepel, kattintson az Indítás gombra a munkafolyamat elindításához.

A munkafolyamat hozzárendeli az első feladatot vagy feladatokat, és közben indítási értesítéseket küld Önnek és a kezdeményezési űrlap Másolatot kap mezőjében felsorolt személyeknek.

A szegmens teteje

1. Nyissa meg az elemet a számítógépre telepített Office-programban.

2. A megnyitott elemen kattintson a Fájl fülre, kattintson a Mentés & Küldés parancsra, majd kattintson az elemen futtatni kívánt munkafolyamatra.

3. Ha a következő üzenet arról tájékoztatja, hogy a munkafolyamatnak be kell adnia a fájlt, kattintson a Bejelentkezés gombra.

4. Kattintson a nagy Munkafolyamat indítása gombra.

5. A Munkafolyamat módosítása lap kezdeményezési űrlapján végezze el a munkafolyamat adott példányán alkalmazni kívánt módosításokat.

   Megjegyzés: Az itt, a kezdeményezési űrlapon végrehajtott módosítások csak a munkafolyamat aktuális példánya során használatosak. Ha olyan módosításokat szeretne végezni, amelyek a munkafolyamat minden futtatásakor érvényesek lesznek, vagy ha olyan munkafolyamat-beállításokat szeretne módosítani, amelyek nem jelennek meg ebben az űrlapon, olvassa el a cikk CHANGE (MÓDOSÍTÁS) szakaszát.

   

	Hozzárendelés a Végezze el azoknak a személyeknek a listáját, akikhez a munkafolyamat feladatokat szeretne hozzárendelni. Ha a feladatok egyenként lesznek hozzárendelve (sorosan)    Adja meg a neveket vagy címeket abban a sorrendben, amelyben a feladatokat ki kell osztani. Ha az összes tevékenység egyszerre lesz hozzárendelve (párhuzamosan)    A nevek vagy címek sorrendje nem számít. Ha egy feladatot a SharePoint-szervezeten    kívüli személyhez rendel A külső résztvevők bevonásával kapcsolatos további információkért tekintse meg a cikk Teljes szakaszát.
	Sorrend: Győződjön meg arról, hogy a feladatokat egyenként (sorosan) vagy egyszerre (párhuzamosan) kell hozzárendelni a kívánt módon. A soros sorrend és a párhuzamos sorrend használatáról a cikk PLAN (TERV ) szakaszában talál további információt.
	Új szakasz hozzáadása Adjon hozzá vagy adjon hozzá minden olyan szakaszt, amelyet az aktuálisan konfigurált vagy konfigurált szakaszon kívül szeretne. Egy teljes szakasz törléséhez kattintson az adott szakasz Hozzárendelés mezőjére, majd nyomja le a CTRL+DELETE billentyűkombinációt. A több szakasz használatával kapcsolatos további információkért tekintse meg a cikk PLAN (TERV ) szakaszát.
	Csoportok kibontása Ha egy tevékenységet szeretne hozzárendelnia Hozzárendelés mezőbe beírt csoportok minden egyes tagához , jelölje be ezt a jelölőnégyzetet. (A csoport minden tagja megkapja a feladatértesítést, és minden tagnak saját feladatát kell elvégeznie.) Ha a Hozzárendelés mezőben megadott összes csoporthoz csak egy tevékenységet szeretne hozzárendelni, törölje a jelet ebből a jelölőnégyzetből. (A csoport minden tagja kap egy feladatértesítést, de bármelyik tag igényelheti és végrehajthatja az egyetlen feladatot a teljes csoport nevében. A csoportfeladatok igénylésére vonatkozó utasításokat a cikk Teljes szakaszában találja.)
	Kérés Az itt szereplő összes szöveg szerepelni fog a munkafolyamat által küldött minden feladatértesítésben. Ne felejtsen el további utasításokat vagy erőforrásokat megadni, amelyekre a résztvevőknek szüksége lehet, beleértve a következőket: Kapcsolattartási adatok kérdésekhez és problémákhoz. Adott esetben a teljes csoportokhoz vagy terjesztési listákhoz rendelt egyetlen feladatról szóló megjegyzés. (A csoportfeladatok igénylésére vonatkozó utasításokat a cikk Teljes szakaszában találja.)
	Határidők és tevékenységidőtartamok Adjon meg egy végső határidőt a teljes munkafolyamathoz, és/vagy adja meg, hogy hány nap, hét vagy hónap legyen engedélyezett az egyes tevékenységek befejezéséhez a hozzárendelés időpontjától kezdve. A határidők és a tevékenységek időtartamának használatáról a cikk TERV szakaszában talál további információt.
	CC Végezze el a kívánt kiegészítéseket vagy eltávolításokat. Ne feledje, hogy: Ha itt megad egy nevet , az nem eredményez munkafolyamat-feladat hozzárendelését. Mivel manuálisan indítja el a munkafolyamatot, a kezdési és leállítási értesítéseket kapja, függetlenül attól, hogy szerepel-e a mezőben.

1. Ha a kezdeményezési űrlapon a kívánt módon vannak megadhatja a beállításokat, kattintson az Indítás gombra a munkafolyamat elindításához.

A munkafolyamat hozzárendeli az első feladatot vagy feladatokat, és közben indítási értesítéseket küld Önnek és a kezdeményezési űrlap Másolatot kap mezőjében felsorolt személyeknek.

Mi a következő lépés?

• Ha ez a munkafolyamat első futtatása, előfordulhat, hogy a többi résztvevőnek információra és segítségre van szüksége a hozzárendelt feladatok elvégzéséhez. (Hasznosnak találhatják a cikk Teljes szakaszát.)

• Emellett érdemes ellenőrizni, hogy a résztvevők megkapják-e az e-mail-értesítéseiket, és különösen azt, hogy az értesítéseket nem kezelik rosszul a levélszemétszűrők.

• És természetesen előfordulhat, hogy egy vagy több munkafolyamat-feladatot el kell végeznie. A befejezésükről a cikk Complete (Kész ) szakaszában olvashat.

• Addig is, ha tudni szeretné, hogyan követheti nyomon a munkafolyamat aktuális példányának előrehaladását, tekintse meg a cikk MONITORozás szegmensét.

Ha ez az első alkalom, hogy feladatot rendelt egy jóváhagyási munkafolyamathoz, hasznos lehet, ha a feladat befejezése előtt teljes egészében áttekinti a cikk ezen szakaszát. Így tisztában lesz az összes olyan lehetőséggel, amely nyitva lehet.

Először is győződjön meg arról, hogy a megfelelő cikk van meg

A különböző munkafolyamat-típusok különböző feladatműveleteket igényelnek.

Ezért mielőtt hozzákezdene, győződjön meg arról, hogy a hozzárendelt feladat valóban jóváhagyási munkafolyamat-feladat, nem pedig valamilyen más típusú munkafolyamat feladata.

Keresse meg a Következő helyek bármelyikén hagyja jóvá szöveget:

• A feladatértesítés
  Tárgy sorában

• Az áttekintendő
  elem üzenetsávján

• A Munkafolyamat állapota lap
  feladatcímében

Ha nem látja a Kérjük, hagyjon jóvá szöveget ezeken a helyeken, kérdezze meg azt a személyt, aki elindította vagy eredetileg hozzáadta a munkafolyamatot, hogy megtudja, melyik munkafolyamat-sablonon alapul – vagy egyéni munkafolyamatról van-e szó. A Cikk Lásd még című szakaszában a SharePoint-termékekben található egyéb munkafolyamat-típusokkal kapcsolatos cikkekre mutató hivatkozásokat talál.

Ha azonban a tevékenység jóváhagyási feladat, olvassa el a megfelelőt!

Szakaszok ebben a szegmensben

1. A folyamat áttekintése

2. Az elem és a feladatűrlap megnyitása a feladatértesítési üzenetből

3. Az elem és a feladatűrlap megjelenítése a listából vagy tárból

4. Az elem áttekintése

5. A feladatűrlap kitöltése és elküldése

6. Lejárt esedékességről értesítő értesítések

7. Csoportfeladat igénylése és befejezése (nem kötelező)

8. Az elem módosításának kérése (nem kötelező)

9. A jóváhagyási feladat újbóli hozzárendelése valaki máshoz (nem kötelező)

10. Feladat elvégzése külső résztvevő nevében (nem kötelező)

1. A folyamat áttekintése

Amikor hozzárendel egy feladatot egy munkafolyamatban, általában a következő három módszer egyikével ismerkedhet meg a feladattal:

• E-mailes feladatértesítést kap.

• Megnyit egy Microsoft Office-dokumentumot, és megjelenik egy üzenetsáv, amely tájékoztatja Arról, hogy hozzárendelt egy kapcsolódó feladatot.

• Ellenőrizze a SharePoint-webhelyet, és ellenőrizze, hogy jelenleg egy vagy több feladat van-e Önhöz rendelve.

Ha kiderül, hogy hozzárendelték Egy jóváhagyási munkafolyamat-feladathoz, általában két dolgot kell tennie:

• Az elem áttekintése    Megtudhatja, hogy jóváhagyhatja-e az elemet az aktuális állapotában.

• A feladat befejezése    A feladatűrlapon küldje el az értékelés eredményeit.

Ezért gyakran a következő három elem vesz részt a feladat elvégzésében:

• Az értesítési üzenet (amelyet e-mailben kap)

• A jóváhagyásra beküldött elem (amelyet megnyit és áttekint)

• A feladatűrlap (amelyet megnyit, kitölt és elküld)

Így néz ki ez a három elem.

A szegmens teteje

2. Az elem és a feladatűrlap megnyitása a feladatértesítési üzenetből

Kövesse az alábbi lépéseket:

1. A feladatértesítési üzenetBen a Feladat végrehajtására vonatkozó utasítások területen kattintson az elemre mutató hivatkozásra.

2. A megnyitott elemen kattintson a Feladat megnyitása gombra az üzenetsávon.

A szegmens teteje

3. Az elem és a feladatűrlap megjelenítése a listából vagy a tárból

Kövesse az alábbi lépéseket:

1. Kattintson az elemhez és a munkafolyamathoz társított Folyamatban hivatkozásra abban a listában vagy tárban , ahol az áttekintendő elemet tárolja.

2. A Munkafolyamat állapota lapon kattintson a feladat címére.

3. A feladatűrlap Ez a munkafolyamat-feladat az üzenetsávon kattintson az elemre mutató hivatkozásra.

A szegmens teteje

4. Az elem áttekintése

Ebben a példában az elem egy Microsoft Word dokumentum.

Figyelje meg a dokumentum tetején látható két sárga üzenetsávot:

• Kiszolgáló írásvédett   Ez a dokumentum írásvédett módban van megnyitva – vagyis elolvashatja a dokumentumot, de nem módosíthatja azt.
  (Vegye figyelembe, hogy a Jóváhagyási munkafolyamat-feladat befejezésekor általában nem végez módosításokat közvetlenül az elemen belül. Ehelyett a feladatűrlapon regisztrálja az összes választ.)

• Munkafolyamat-feladat   Ha készen áll a válasz regisztrálására a feladatűrlapon, kattintson a Feladat megnyitása gombra.

A szegmens teteje

5. Töltse ki és küldje el a feladatűrlapot

A Jóváhagyási munkafolyamat-feladat feladatűrlapja így néz ki.

Vegye figyelembe, hogy az első két elem (az Elem törlése és az Ez a munkafolyamat-feladat az Elemcímre vonatkozik) nem jelenik meg a feladatűrlapon, amikor az elemen belülről nyílik meg véleményezésre.

	Elem törlése Ha törölni szeretné ezt a feladatot a munkafolyamat aktuális példányából, kattintson erre a gombra. A feladat törlése nem törli a felülvizsgálandó elemet. Ha törli a feladatot, az a művelet a dokumentum elutasításaként (és az előzményekben rögzítve) működik. Ha tehát a munkafolyamat úgy van konfigurálva, hogy az első elutasításkor befejeződjön, akkor a feladat törlése befejezi a munkafolyamatot. A törölt feladatok már nem jelennek meg a Munkafolyamat állapota lap Feladatok területén. (A törlést és az ennek következtében történő automatikus elutasítást azonban továbbra is rögzíti a lap Előzmények területén.) Megjegyzés: Ha nem a munkafolyamat ezen példányát indítja el, érdemes lehet a feladat törlése előtt érdeklődni azzal a személlyel, aki a munkafolyamatot kezdeményezte.
	Ez a munkafolyamat-feladat az elemcímre vonatkozik Az elem áttekintésre való megnyitásához kattintson ide a hivatkozásra.
	Állapot, kérelmező, konszolidált megjegyzések, határidő Ebben a négy mezőben nem szerkesztheti és nem módosíthatja a bejegyzéseket, de hasznosnak találhatja a bennük található információkat. Figyelje meg, hogy az Összevont megjegyzések mező nem csak további utasításokat tartalmaz a feladat elvégzéséhez, hanem az összes olyan megjegyzést is, amelyet azok a résztvevők küldtek be, akik már elvégezték a feladataikat a munkafolyamat ugyanazon példányában. Hasonlóképpen, a saját űrlap beküldése után a Megjegyzések mezőben (4) szereplő megjegyzések is megjelennek az Összevont megjegyzések mezőben a további résztvevők számára.
	Megjegyzések Az itt megadott szövegeket a rendszer rögzíti a Munkafolyamat előzményei között, és a további résztvevők számára az Összevont megjegyzések mezőben (3) is megjelenik.
	Jóváhagyás Az elem jóváhagyásához először írja be azokat a megjegyzéseket, amelyeket hozzá szeretne adni a Megjegyzések mezőbe (4), majd kattintson erre a gombra.
	Elutasítás Az elem elutasításához először írja be azokat a megjegyzéseket, amelyeket hozzá szeretne adni aMegjegyzések mezőbe (4), majd kattintson erre a gombra.
	Mégse Ha módosítások vagy válaszok mentése nélkül szeretné bezárni a feladatűrlapot, kattintson erre a gombra. A feladat hiányos marad, és önhöz lesz rendelve.
	Módosítás kérése A véleményezendő elem módosításának kéréséhez kattintson erre a gombra. A kérelem részleteinek megadására szolgáló űrlap illusztrációjáért és további útmutatásért tekintse meg a jelen szakasz 8. szakaszát, az Elem módosításának kérése című szakaszt. Megjegyzés: Előfordulhat, hogy egyes munkafolyamat-feladatok esetében ez a beállítás ki van kapcsolva.
	Feladat újbóli hozzárendelése Ha a Jóváhagyási feladatot valaki máshoz szeretné hozzárendelni, kattintson erre a gombra. A lap illusztrációja, ahol megadhatja az újbóli hozzárendelés részleteit, és további útmutatásért ugorjon a szakasz 7. szakaszára, és rendelje hozzá a Jóváhagyási feladatot valaki máshoz. Megjegyzés: Előfordulhat, hogy egyes munkafolyamat-feladatok esetében ez a beállítás ki van kapcsolva.

A szegmens teteje

6. Lejárt esedékességről szóló értesítések

Ha egy feladat vagy egy teljes munkafolyamat-példány befejezési határideje lejárt, a rendszer automatikusan a következő címre küld értesítéseket:

• Az a személy, akihez a feladatot hozzárendelték

• A munkafolyamatot elindító személy (vagy ha a kezdés automatikus volt, annak a személynek, aki eredetileg hozzáadta a munkafolyamatot)

A szegmens teteje

7. Csoportfeladat igénylése és befejezése (nem kötelező)

Ha csak egyetlen tevékenység van hozzárendelve egy olyan teljes csoporthoz, amelyhez Ön tartozik, akkor a csoport bármely tagja igényelheti és végrehajthatja az adott feladatot a teljes csoport nevében.

Igényelje a feladatot az elem áttekintése előtt . Amint igényelni szeretné a feladatot, az Önhöz lesz rendelve, és a csoport egyetlen tagja sem tudja elvégezni. (Így csak egy személy végzi el a szükséges munkát.)

1. A Munkafolyamat állapota lapon mutasson a csoporthoz rendelt feladat nevére, amíg meg nem jelenik egy nyíl

2. Kattintson a nyílra, kattintson az Elem szerkesztése elemre, majd a feladatűrlapon kattintson a Feladat igénylése gombra.
   

A Munkafolyamat állapota lap frissítésekor láthatja, hogy a feladat már nincs hozzárendelve a csoporthoz, hanem kifejezetten Önhöz.

Később, ha a feladat befejezése nélkül újra fel szeretné adni a feladatot a csoportnak, ugyanezekkel a lépésekkel térjen vissza a feladatűrlapra, de most kattintson a Feladat felszabadítása gombra.

A szegmens teteje

8. Az elem módosításának kérése (nem kötelező)

A folyamat megkezdése előtt vegye figyelembe, hogy előfordulhat, hogy a munkafolyamat azonnal befejeződik , ha bármilyen módosítás történik az elemen. Érdemes lehet ellenőrizni a munkafolyamatot indító vagy eredetileg hozzáfűző személlyel, hogy minden rendben van-e a módosításhoz, és hogy a munkafolyamat ezen a ponton befejeződjön.

A változáskérési lehetőséget egy forgatókönyvbe helyezve mutatjuk be:

Először is, képzeld el, hogy a neved Frank.

Ezután képzelje el, hogy egy Anna nevű munkatárs elindított egy Jóváhagyási munkafolyamatot egy olyan dokumentumon, amelyet ő hozott létre.

Anna új dokumentumának áttekintésekor úgy érzi, hogy a Bevezetés túl hosszú.

Kattintson a Munkafolyamat feladatűrlap alján található Módosítás kérése gombra, majd töltse ki ezt az űrlapot.

	Módosítás kérése innen: Adja meg annak a személynek a nevét vagy e-mail-címét, akitől a módosítást kéri. (Ha a kérést annak a személynek szeretné elküldeni, aki elindította a munkafolyamat futtatását – vagy ha a munkafolyamat automatikusan elindult, annak a személynek, aki eredetileg hozzáadta ezt a jóváhagyási munkafolyamatot –, akkor ezt a mezőt is üresen hagyhatja.)
	Új kérelem Írja le a kívánt módosítást, és adja meg azokat az információkat, amelyekre a módosítást végző személynek szüksége lesz. (Az itt megadott szövegek az Összevont megjegyzések területen lesznek hozzáadva.)
	Új időtartam Végezze el az alábbi három dolog egyikét: A meglévő határidő megtartása    Hagyja üresen ezt a mezőt. A határidő teljes eltávolítása    Írja be a 0 értéket. Új határidő megadása    Ide írjon be egy számot, majd adja meg az időtartamegységeket a következő mezőben. A két bejegyzés együttesen azonosítja a változási tevékenység határideje előtti időszakot.
	Új időtartamegységek Ha új tevékenység-időtartamot ad meg, ezt a mezőt az Új időtartam mezővel együtt használva azonosíthatja a tevékenység határideje előtti időszakot. (Például : 3 nap , 1 hónap vagy 2 hét.)

Ha az összes űrlapbejegyzés a kívánt módon jelenik meg, kattintson a Küldés gombra, és az aktuális feladatkészként lesz megjelölve. (De még nem végezted el. Miután Anna befejezte a módosítási feladatot, ismét hozzá lesz rendelve egy jóváhagyási feladathoz.

Eközben Anna a következő e-mail-értesítést kapja:

Anna egy pillantással a Tárgy sorra (az ábrán az 1. számra) megállapíthatja, hogy ez nem egy szokásos jóváhagyási értesítés, hanem az elem módosítására irányuló kérés. Megkeresi a kért módosítással kapcsolatos információkat a Módosítás kérelmezve szövegben (2. szám).

Anna kivesz egy elemet, végrehajtja a kért módosításokat, majd menti a módosításokat, és újra beszúrja az elemet.

Ezután a Munkafolyamat állapota oldalra lép, és megnyitja a változáskérési feladatát a Feladatok területen.

Anna felveszi a kívánt információkat a Megjegyzések mezőbe, majd a Válasz küldése gombra kattint. A munkafolyamat két műveletet hajt végre:

• Anna változáskérési feladatát Készként jelöli meg.

• Új jóváhagyási feladatot rendel Önhöz (anna megjegyzéseit hozzáadva az Összevont megjegyzések mezőben), és értesítést küld erről a tevékenységről.

Most már elvégezheti a módosított elem áttekintését.

Mindeközben ezek a műveletek nyomon követhetők és láthatók a Munkafolyamat állapota lap Munkafolyamat-előzmények szakaszában, az alábbi ábrán látható módon.

Íme egy diagram az egész folyamatról.

A szegmens teteje

9. Rendelje hozzá a jóváhagyási feladatot valaki máshoz (nem kötelező)

Ha azt szeretné, hogy valaki más végezze el az Önhöz rendelt munkafolyamat-feladatot, kattintson a Feladat újbóli hozzárendelése gombra a munkafolyamat-feladat űrlapon.

Ez az űrlap jelenik meg.

	Feladat újbóli hozzárendelése a(z) Adja meg annak a személynek a nevét vagy címét, akihez hozzá szeretné rendelni a feladatot. Ha ezt a feladatot a munkafolyamatot elindító személyhez szeretné hozzárendelni – vagy ha a munkafolyamat automatikusan elindult, ahhoz a személyhez, aki eredetileg hozzáadta ezt a munkafolyamatot – hagyja üresen ezt a mezőt.
	Új kérelem Adjon meg minden olyan információt, amelyhez a feladatot hozzárendelő személynek el kell végeznie a feladatot. (Az itt megadott szövegek az Összevont megjegyzések területen lesznek hozzáadva.)
	Új időtartam Végezze el az alábbi három dolog egyikét: A meglévő határidő megtartása    Hagyja üresen ezt a mezőt. A határidő teljes eltávolítása    Írja be a 0 értéket. Új határidő megadása    Ide írjon be egy számot, majd adja meg az időtartamegységeket a következő mezőben. A két bejegyzés együttesen azonosítja a változási tevékenység határideje előtti időszakot.
	Új időtartamegységek Ha új tevékenység-időtartamot ad meg, ezt a mezőt az Új időtartam mezővel együtt használva azonosíthatja a tevékenység határideje előtti időszakot. (Például : 3 nap , 1 hónap vagy 2 hét.)

Amikor az űrlap elkészült, kattintson a Küldés gombra. A feladat Befejezve jelöléssel van ellátva, új feladatot rendel a feladatért most felelős személyhez, és a rendszer értesítést küld a feladatról.

A megadott új információkat az új feladatértesítés Delegált szövegében (az alábbi ábrán az 1. szám) tartalmazza.

Mindeközben az összes módosítás nyomon követhető és látható lesz a Munkafolyamat állapota lap Feladatok és előzmények szakaszában, az itt látható módon.

A szegmens teteje

10. Feladat elvégzése külső résztvevő nevében (nem kötelező)

A SharePoint-szervezet nem tagjait bevonó résztvevőket egy speciális folyamat ismerteti. Ebben a folyamatban a webhelytag proxyként működik a külső résztvevő számára:

1. A társítás űrlap második oldalán adja meg a külső résztvevő e-mail-címét a megfelelő Hozzárendelés szakaszba.

2. A munkafolyamat ténylegesen hozzárendeli a külső résztvevő feladatát ahhoz a webhelytaghoz, aki elindítja a munkafolyamatot – vagy ha a munkafolyamat automatikusan elindul, ahhoz a taghoz, aki eredetileg hozzáadta a munkafolyamatot. Ez a személy, akihez a feladatot ténylegesen hozzárendelték, a külső résztvevő proxyjaként működik.

3. Ez a webhelytag kap egy feladatértesítést, amely arra vonatkozó utasításokat tartalmaz, hogy küldje el az elem másolatát véleményezésre a külső résztvevőnek. (Eközben a külső résztvevő megkapja a feladatértesítés másolatát, amely hasznos riasztásként vagy előkészületként működhet.)

4. A webhely azon tagja, akihez a feladatot ténylegesen hozzárendelték, elküldi az elem másolatát a külső résztvevőnek.

5. A külső résztvevő áttekinti az elemet, és visszaküldi válaszát a webhelytagnak.

6. Amikor a külső résztvevő válasza érkezik, a webhelytag elvégzi a feladatot a külső résztvevő nevében.

Íme egy diagram a folyamatról.

A futó munkafolyamatok figyelésének, módosításának vagy leállításának központi helye a munkafolyamat adott példányának Munkafolyamat állapota lapja.

Először bemutatjuk, hogyan érheti el az oldalt, majd bemutatjuk, hogyan használhatja az ott található beállításokat és információkat. Végül bemutatunk két másik oldalt, ahol további monitorozási információkat kaphat.

Szakaszok ebben a szegmensben

1. A Munkafolyamat állapota lap megnyitása

2. A Munkafolyamat állapota lap használata a munkafolyamat előrehaladásának monitorozásához

3. Aktív tevékenységek módosítása (már hozzárendelt tevékenységek)

4. Jövőbeli tevékenységek módosítása (még nem hozzárendelt tevékenységek)

5. A munkafolyamat-futtatás megszakítása vagy megszakítása

6. Annak kiderítése, hogy mely munkafolyamatok futnak egy elemen

7. A teljes webhelycsoport munkafolyamatainak figyelése

1. A Munkafolyamat állapota lap megnyitása

Abban a listában vagy tárban, ahol az elem található, kattintson a kívánt elem és munkafolyamat Folyamatban hivatkozására.

Ebben a példában az elem a Keynote Piszkozat nevű dokumentum, a munkafolyamat pedig a Jóváhagyás 3.

Megnyílik a Munkafolyamat állapota lap.

A szegmens teteje

2. A Munkafolyamat állapota lap használata a munkafolyamat előrehaladásának monitorozásához

Itt, a Munkafolyamat állapota lap egyes szakaszainak ábráján megtalálja a szakasz által megválaszolt monitorozási kérdéseket.

Munkafolyamat adatai szakasz

Megválaszolt kérdések:

• Ki indította el a munkafolyamat ezen példányát?

• Mikor indult el ez a példány?

• Mikor történt az utolsó művelet ebben a példányban?

• Melyik elemen fut ez a példány?

• Mi a példány aktuális állapota?

Feladatok szakasz

Megválaszolt kérdések:

• Mely tevékenységek lettek már létrehozva és hozzárendelve, és melyek az aktuális állapotuk?

• Mely tevékenységek lettek már befejezve, és mi volt az eredmény az egyes tevékenységek esetében?

• Mi a határidő minden már létrehozott és hozzárendelt tevékenységhez?

A törölt és még nem hozzárendelt feladatok nem jelennek meg ebben a szakaszban.

Munkafolyamat-előzmények szakasz

Megválaszolt kérdések:

• Milyen események történtek már a munkafolyamat jelen példányában?

• Vegye figyelembe, hogy a lejárt határidejű tevékenységek és a lejárt határidejű feladatok értesítései nem jelennek meg ezen a területen.

A szegmens teteje

3. Aktív tevékenységek módosítása (már hozzárendelt feladatok)

A már hozzárendelt, de még nem befejezett tevékenységek módosításának két módja van:

• Egyetlen aktív tevékenység módosítása

• Az összes aktív tevékenység módosítása

Egyetlen aktív tevékenység módosítása

Engedélyek   Ha egyetlen olyan feladatot szeretne módosítani, amelyet nem saját magához rendelt, rendelkeznie kell a Kezelés Listák engedéllyel. (A Tulajdonosok csoport alapértelmezés szerint rendelkezik a Kezelés Listák engedéllyel, a Tagok csoport és a Látogatók csoport nem. Így például olyan engedélyekkel rendelkezhet, amelyek lehetővé teszik egy munkafolyamat elindítását, de nem módosíthatja egy másik résztvevő feladatát.)

Ha rendelkezik a szükséges engedélyekkel:

1. Kattintson a feladat címére a Feladatok listában.
   

2. A feladatűrlapon fejezheti be, törölheti vagy rendelheti hozzá újra a feladatot.

A feladatűrlap használatával kapcsolatos részletes útmutatásért tekintse meg a cikk Complete (Befejezve ) szakaszát.

Az összes aktív tevékenység módosítása

Engedélyek    Az alábbi ábrán látható parancshivatkozások mind a négy olyan felhasználó munkafolyamat-állapot lapján jelennek meg, aki rendelkezik a Kezelés Listák engedéllyel. Az első három hivatkozás annak a személynek a lapján jelenik meg, aki elindította a munkafolyamat-példányt, de a Munkafolyamat befejezése hivatkozás csak akkor jelenik meg, ha az adott személy rendelkezik a Kezelés Listák engedéllyel. (A Tulajdonosok csoport alapértelmezés szerint rendelkezik a Kezelés Listák engedéllyel; a Tagok és a Látogatók csoport nem.)

1. A munkafolyamat-vizualizáció alatti területen kattintson a Jóváhagyás aktív tevékenységeinek frissítése hivatkozásra.

2. Végezze el a kívánt módosításokat a megnyíló űrlapon, majd kattintson az OK gombra.

   • A módosításokat tükröző üzeneteket a rendszer azoknak a személyeknek küldi el, akik jelenleg feladatokat kapnak ebben a futtatásban.

   • Az űrlapon végrehajtott módosítások nem érintik a már elvégzett vagy törölt tevékenységeket, valamint a még nem hozzárendelt tevékenységeket.

   • Ha módosítani szeretné a még nem hozzárendelt tevékenységeket, tekintse meg a következő, A jövőbeli tevékenységek módosítása című szakaszt.

Időtartam tevékenységenként, időtartamegységek A meglévő határidő megtartása    Hagyja üresen az Időtartam tevékenységenként mezőt, és ne módosítsa az Időtartamegységek beállítást. A határidő eltávolítása úgy, hogy ne legyen    Írja be a 0 értéket a Tevékenységenkénti időtartam mezőbe. A határidő túllépése a tevékenység időtartamának meghosszabbításával    Mindkét időtartammezővel megadhatja az időtartam meghosszabbításához használni kívánt egységek számát és típusát.

Kérés A kérelem szövegének módosítása    Végezze el a kívánt módosításokat a szövegdobozban.

1. Ha az űrlap összes mezője a kívánt módon szerepel, kattintson az OK gombra.

Az aktuális példány összes aktív feladata frissül.

A szegmens teteje

4. Jövőbeli feladatok módosítása (még nem hozzárendelt tevékenységek)

Engedélyek    Az alábbi ábrán látható parancshivatkozások mind a négy olyan felhasználó munkafolyamat-állapot lapján jelennek meg, aki rendelkezik a Kezelés Listák engedéllyel. Az első három hivatkozás annak a személynek a lapján jelenik meg, aki elindította a munkafolyamat-példányt, de a Munkafolyamat megszakítása most hivatkozás csak akkor jelenik meg, ha az adott személy rendelkezik a Kezelés Listák engedéllyel. (A Tulajdonosok csoport alapértelmezés szerint rendelkezik a Kezelés Listák engedéllyel; a Tagok és a Látogatók csoport nem.)

1. A Munkafolyamat állapota lap Munkafolyamat-vizualizáció alatti területén kattintson a Jóváhagyás jóváhagyóinak hozzáadása vagy frissítése hivatkozásra.

2. Végezze el a kívánt módosításokat a megnyíló űrlapon, majd kattintson az UPDATE (FRISSÍTÉS) gombra.

   Megjegyzés: A már létrehozott és hozzárendelt feladatokat nem érintik az űrlapon végrehajtott módosítások.

	Résztvevők, Sorrend, Csoportok kibontása Résztvevők hozzáadása vagy eltávolítása, illetve a feladatok sorrendjének módosítása    Adja hozzá, távolítsa el és/vagy rendezze át a résztvevők nevének vagy címének sorrendjét aRésztvevők mezőben. Egy teljes szakasz eltávolításához    kattintson az adott szakasz Hozzárendelés mezőjére, majd nyomja le a CTRL+DEL. Megjegyzés: A Csoportok kibontása jelölőnégyzet használatával megadhatja, hogy a felsorolt terjesztési csoportokhoz csak egy tevékenység legyen hozzárendelve a teljes csoporthoz vagy tagonként egy tevékenységhez. A mezők használatával kapcsolatos további információkért tekintse meg a cikk PLAN (TERV ) szegmensét és a megfelelő Szegmens hozzáadása (Lista/tár vagy Webhelycsoport) című szakaszt.
	Kérés A kérelem szövegének módosítása    Végezze el a szövegdobozon módosítani kívánt módosításokat.
	Az összes tevékenység határideje, tevékenységenkénti időtartam, időtartamegység A naptár határidőjének módosítása vagy eltávolítása    Törölje a meglévő dátumot, majd adjon meg egy újat, vagy ha teljesen el szeretné távolítani az adott határidőt, hagyja üresen a mezőt. (Ebben a mezőben ne írjon be nullát. Ennek a mezőnek vagy naptárdátumértéket kell tartalmaznia, vagy üresnek kell lennie.) A meglévő időtartam megtartása    Hagyja üresen az Időtartam tevékenységenként mezőt, és ne módosítsa az Időtartamegységek beállítást. Az időtartam eltávolítása úgy, hogy ne legyen    Írja be a 0 értéket a Tevékenységenkénti időtartam mezőbe. A tevékenység időtartamának meghosszabbítása    Mindkét időtartammezővel megadhatja, hogy hány és milyen típusú egységekkel szeretné meghosszabbítani az időtartamot. (A határidők és időtartamok beállításával kapcsolatos további információkért tekintse meg a cikk PLAN (TERV ) szakaszát.)

1. Ha az űrlap összes mezője a kívánt módon szerepel, kattintson az OK gombra.

Az aktuális példány minden jövőbeli feladata tükrözi a módosításokat.

A szegmens teteje

5. A munkafolyamat-futtatás megszakítása vagy leállása

A futó munkafolyamat-példányokat kétféleképpen állíthatja le, mielőtt befejeződik:

• A munkafolyamat megszakítása    A rendszer minden tevékenységet megszakít, de a Munkafolyamat állapota lap Feladatok területén őrzi meg.

• A munkafolyamat befejezése    Az összes tevékenység megszakad, és törlődik a Munkafolyamat állapota lap Feladatok területéről. (Ezek azonban továbbra is megjelennek a Munkafolyamat-előzmények területen.)

Mindkét módszerhez kövesse az utasításokat.

Mégse (az összes tevékenység megszakítva, de mind a Feladatlistában, mind az Előzmények listában megőrzve)

Engedélyek    Az alábbi ábrán látható parancshivatkozások mind a négy olyan felhasználó munkafolyamat-állapot lapján jelennek meg, aki rendelkezik a Kezelés Listák engedéllyel. Az első három hivatkozás annak a személynek a lapján jelenik meg, aki elindította a munkafolyamat-példányt, de a Munkafolyamat befejezése hivatkozás csak akkor jelenik meg, ha az adott személy rendelkezik a Kezelés Listák engedéllyel. (A Tulajdonosok csoport alapértelmezés szerint rendelkezik a Kezelés Listák engedéllyel; a Tagok és a Látogatók csoport nem.)

Ha egy munkafolyamat aktuális példányára már nincs szükség, leállítható.

• A Munkafolyamat állapota lap Munkafolyamat-vizualizáció alatti területén kattintson az Összes jóváhagyási tevékenység megszakítása hivatkozásra.

• Az Igen gombra kattintva erősítse meg a műveletet.

Az összes aktuális feladat megszakad, és a munkafolyamat Megszakítva állapottal ér véget. A megszakított tevékenységek továbbra is láthatók a Feladatok területen és a Munkafolyamat-előzmények területen is.

Leállítás (az összes tevékenység törölve lett a Feladatok listából, de megmarad az előzmények között)

Engedélyek    Az alábbi ábrán látható parancshivatkozások mind a négy olyan felhasználó munkafolyamat-állapot lapján jelennek meg, aki rendelkezik a Kezelés Listák engedéllyel. Az első három hivatkozás annak a személynek a lapján jelenik meg, aki elindította a munkafolyamat-példányt, de a Munkafolyamat befejezése hivatkozás csak akkor jelenik meg, ha az adott személy rendelkezik a Kezelés Listák engedéllyel. (A Tulajdonosok csoport alapértelmezés szerint rendelkezik a Kezelés Listák engedéllyel; a Tagok és a Látogatók csoport nem.)

Ha hiba történik, vagy ha a munkafolyamat leáll, és nem válaszol, leállhat.

A Munkafolyamat állapota lap munkafolyamat-vizualizáció alatti területén kattintson a Munkafolyamat befejezése elemre, majd a megerősítéshez kattintson az Igen gombra.

A munkafolyamat által létrehozott összes feladat törlődik, és törlődik a Munkafolyamat állapota lap Feladatok területéről, bár továbbra is megjelennek a Munkafolyamat-előzmények területen. A munkafolyamat a Munkafolyamat megszakítva állapottal végződik.

A szegmens teteje

6. Megtudhatja, hogy mely munkafolyamatok futnak egy elemen

Bármely elem Munkafolyamatok lapján megtalálja az adott elemen jelenleg futó munkafolyamatok listáját.

1. Nyissa meg azt a listát vagy tárat, ahol az elem található.

2. Mutasson az elem nevére, kattintson a megjelenő nyílra, majd a legördülő menü Munkafolyamatok elemére.

3. A Munkafolyamatok: Elem neve lap Munkafolyamatok futtatása területén megtalálja az elemen jelenleg futó példányok listáját.

A szegmens teteje

7. A teljes webhelycsoport munkafolyamatainak figyelése

A webhelycsoportgazdák az alábbiakat tekinthetik meg:

• Jelenleg hány munkafolyamat létezik a webhelycsoportban az egyes munkafolyamat-sablonok alapján.

• Azt határozza meg, hogy maga az egyes munkafolyamat-sablonok jelenleg aktívak vagy inaktívak-e a webhelycsoportban.

• Az egyes munkafolyamat-sablonokon alapuló munkafolyamat-verziók száma jelenleg a webhelycsoportban fut.

Ennek menete:

1. Nyissa meg a webhelycsoport kezdőlapját (ne a gyűjteményen belüli webhely vagy alwebhely kezdőlapját).

2. Kattintson a Beállítások ikonra , majd a Webhely beállításai elemre.

3. A Webhely beállításai lap Webhely felügyelete területén kattintson a Munkafolyamatok elemre.

Megnyílik a Munkafolyamatok lap, amelyen megjelennek az információk.

Mi a következő lépés?

Ha ez az első alkalom, hogy ez a munkafolyamat-verzió fut, érdemes lehet a cikk VÉLEMÉNYEZÉS szakaszában található utasításokat használni a példány eseményeinek megtekintéséhez, és annak megállapításához, hogy a munkafolyamat a kívánt módon működik-e.

A munkafolyamat-példány befejezése után áttekintheti az előzményeiben rögzített eseményeket. (A rekordot a példány befejeződése után legfeljebb 60 napig érheti el.)

Jelentéseket is futtathat a munkafolyamat teljes teljesítményéről a példányok között.

Szakaszok ebben a szegmensben

1. A legutóbbi példány eseményeinek áttekintése

2. A példányelőzmények elérése legfeljebb 60 napig

3. Munkafolyamat-teljesítményjelentések létrehozása

1. A legutóbbi példány eseményeinek áttekintése

Ha egy elem ugyanabban a listában vagy tárban marad, és amíg ugyanazon a munkafolyamaton újra nem fut ugyanazon az elemen, a legutóbbi példány előzményei elérhetők a listából vagy tárból.

Egy munkafolyamat legutóbbi példányának Munkafolyamat állapota lapjának megtekintése bármely elemen:

• Kattintson a kívánt elem és munkafolyamat állapothivatkozására abban a listában vagy tárban, ahol az elem található.

Ebben a példában az elem a Keynote piszkozat című dokumentum, a munkafolyamat pedig az Új dokumentum jóváhagyása.

A Munkafolyamat állapota lapon a Munkafolyamat-előzmények szakasz alul található.

A szegmens teteje

2. A példányelőzmények elérése legfeljebb 60 napig

Mi a teendő, ha szeretné áttekinteni egy példány előzményeit, miután ugyanazon a munkafolyamaton újra futtatta ugyanazt az elemet?

Valójában ezt akár 60 napig is megteheti, két belépési pontból: a listából vagy a tárból, vagy a munkafolyamat befejezéséről szóló értesítésből.

A listából vagy tárból

1. Nyissa meg azt a listát vagy tárat, ahol az elem található.

2. Mutasson az elem nevére, kattintson a megjelenő nyílra, majd a legördülő menü Munkafolyamatok elemére.

3. A Munkafolyamatok: Elem neve lap Befejezett munkafolyamatok területén kattintson a megtekinteni kívánt munkafolyamat-példány nevére vagy állapotára.
   
   Megnyílik a példány Munkafolyamat állapota lapja.

A munkafolyamat befejezéséről szóló értesítésből

• Nyissa meg a megtekinteni kívánt példány munkafolyamat-befejezési értesítését, majd kattintson a Munkafolyamat-előzmények megtekintése hivatkozásra.

Megnyílik a példány Munkafolyamat állapota lapja.

Ha meg szeretné őrizni az összes befejezési értesítést, érdemes létrehoznia egy Outlook-szabályt. Állítsa be a szabályt, hogy az összes olyan bejövő üzenetet másolja a saját, különálló mappájába, amelyben a tárgysorbana szöveg befejeződött. (Győződjön meg arról, hogy az Outlook-szabály átmásolja a bejövő üzeneteket, és nem helyezi át őket egyszerűen, vagy nem jelennek meg a Beérkezett üzenetek mappában sem.)

A szegmens teteje

3. Munkafolyamat teljesítményjelentéseinek létrehozása

Ha meg szeretné tudni, hogy általában hogyan teljesít az egyik munkafolyamat-verzió – idővel és több példányon keresztül –, létrehozhat két előre definiált jelentést vagy mindkettőt:

• Tevékenység időtartamáról szóló jelentés    Ebből a jelentésből megtudhatja, hogy mennyi időt vesz igénybe egy munkafolyamat egyes tevékenységeinek befejezése, valamint hogy mennyi ideig tart a munkafolyamat egyes teljes futtatásai vagy példányai végrehajtása.

• Lemondási és hibajelentés    Ezzel a jelentéssel megállapíthatja, hogy egy munkafolyamatot gyakran megszakítanak vagy hibákat tapasztalnak a befejezés előtt.

Munkafolyamathoz elérhető jelentések létrehozása

1. A listában vagy tárban kattintson a munkafolyamat Állapot oszlopában az állapotinformációk hivatkozására.
   

2. A Munkafolyamat állapota lap Munkafolyamat-előzmények területén kattintson a Munkafolyamat-jelentések megtekintése elemre.
   

3. Keresse meg azt a munkafolyamatot, amelynek a jelentését meg szeretné tekinteni, majd kattintson a megtekinteni kívánt jelentés nevére.
   

4. A Testreszabás lapon tartsa meg vagy módosítsa a jelentésfájl létrehozásának helyét, majd kattintson az OK gombra.
   
   A rendszer létrehozza és menti a jelentést a megadott helyre.

5. Ha a jelentés elkészült, az alábbi ábrán látható hivatkozásra kattintva megtekintheti. Ellenkező esetben kattintson az OK gombra a párbeszédpanel befejezéséhez és bezárásához. (Később, amikor készen áll a jelentés megtekintésére, az előző lépésben megadott helyen fogja megtalálni.)
   

Mi a következő lépés?

Ha a munkafolyamat úgy működik, ahogyan szeretné, akkor ön is elkezdheti használni.

Ha valamit módosítani szeretne a működésével kapcsolatban, tekintse meg a cikk VÁLTOZÁS szakaszát.

Miután futtatta az új jóváhagyási munkafolyamat első példányát, és áttekinti az eredményeket, érdemes lehet egy vagy több módosítást végrehajtani a munkafolyamat konfigurálásának módján.

Emellett előfordulhat, hogy a jövőben különböző időpontokban további módosításokat szeretne végezni a konfiguráción.

Végül előfordulhat, hogy egy rövidebb vagy hosszabb időre le szeretné tiltani a munkafolyamatot, de nem szeretné eltávolítani – vagy valóban teljesen el szeretné távolítani.

Szakaszok ebben a szegmensben

1. Munkafolyamat állandó beállításainak módosítása

2. Munkafolyamat letiltása vagy eltávolítása

1. Munkafolyamat állandó beállításainak módosítása

Egy meglévő munkafolyamat beállításainak végleges módosításához nyissa meg és szerkessze azt a társításűrlapot, amelyet eredetileg a hozzáadáshoz használt.

Ha a munkafolyamat csak egy listában vagy tárban fut

1. Nyissa meg azt a listát vagy tárat, amelyben a munkafolyamat fut.

2. A menüszalagon kattintson a Lista vagy a Tár fülre.

   Megjegyzés: A lap neve a lista vagy a tár típusától függően változhat. Egy naptárlistában például a lap neve Naptár.

3. A Beállítások csoportban kattintson a Munkafolyamat-beállítások elemre.

4. A Munkafolyamat-beállítások lap Munkafolyamat neve területén (kattintson a beállítások módosításához) kattintson annak a munkafolyamatnak a nevére, amelyhez módosítani szeretné a beállításokat.

   Megjegyzés: Ha a kívánt jóváhagyási munkafolyamat nem jelenik meg a listában, előfordulhat, hogy csak egy tartalomtípushoz van társítva. A listában megjelenő munkafolyamatokat az Ezek a munkafolyamatok úgy vannak konfigurálva, hogy a lista alatt található ilyen típusú vezérlőelemeken fussanak . (Lásd az ábrát.) Kattintson a legördülő menü tartalomtípus-beállításaira annak megállapításához, hogy melyik jeleníti meg a kívánt munkafolyamatot. Amikor a kívánt munkafolyamat megjelenik a listában, kattintson a nevére.

5. A munkafolyamat hozzáadásához eredetileg használt társításűrlap két oldalán végezze el és mentse a kívánt módosításokat.

   A társítás űrlap mezőiről és vezérlőiről további információt a cikk PLAN szegmensében és a megfelelő Szegmens hozzáadása (Lista/tár vagy Webhelycsoport) című témakörben talál.

Ha a munkafolyamat a webhelycsoport összes listájában és tárában fut

1. Nyissa meg a webhelycsoport kezdőlapját (ne a gyűjteményen belüli webhely vagy alwebhely kezdőlapját).

2. Kattintson a Beállítások ikonra , majd a Webhely beállításai elemre.

3. A Webhely beállításai lap Webes Designer gyűjtemények területén kattintson a Webhely tartalomtípusai elemre.

4. A Webhely tartalomtípusai lapon kattintson annak a webhely-tartalomtípusnak a nevére, amelyen a munkafolyamat fut.
   

5. A kijelölt tartalomtípus lapján, a Beállítások területen kattintson a Munkafolyamat-beállítások elemre.
   

6. A Munkafolyamat-beállítások lap Munkafolyamat neve területén (kattintson a beállítások módosításához) kattintson annak a munkafolyamatnak a nevére, amelyhez módosítani szeretné a beállításokat.
   

7. A munkafolyamat hozzáadásához eredetileg használt társításűrlap két oldalán végezze el és mentse a kívánt módosításokat.

   A társítás űrlap mezőiről és vezérlőiről további információt a cikk PLAN szegmensében és a megfelelő Szegmens hozzáadása (Lista/tár vagy Webhelycsoport) című témakörben talál.

A szegmens teteje

2. Munkafolyamat letiltása vagy eltávolítása

Ha a munkafolyamat csak egy listában vagy tárban fut

1. Nyissa meg azt a listát vagy tárat, amelyben a munkafolyamat fut.

2. A menüszalagon kattintson a Lista vagy a Tár fülre.

   Megjegyzés: A lap neve a lista vagy a tár típusától függően változhat. Egy naptárlistában például a lap neve Naptár.

3. A Beállítások csoportban kattintson a Munkafolyamat-beállítások elemre.

4. A Munkafolyamat-beállítások lapon kattintson a Munkafolyamat eltávolítása, letiltása vagy visszaállítása hivatkozásra .

5. A Munkafolyamatok eltávolítása lapon található űrlapon letilthatja, újra engedélyezheti vagy eltávolíthatja a munkafolyamatokat.
   

Az űrlap öt oszlopot tartalmaz:

• Munkafolyamat    A munkafolyamat neve.

• Példányok    Az elemeken jelenleg futó munkafolyamat példányainak száma.

• Enged    Olyan beállítás, amely lehetővé teszi a munkafolyamat normál működését.

• Nincsenek új példányok    Lehetőség, amely lehetővé teszi a munkafolyamat aktuálisan futó példányainak befejezését, de letiltja a munkafolyamatot úgy, hogy elérhetetlenné teszi az új példányok futtatását. (Ez a művelet visszavonható. Ha később újra engedélyezni szeretné a munkafolyamatot, térjen vissza erre a lapra, és válassza az Engedélyezés lehetőséget.)

• Eltávolítás    Lehetőség, amely eltávolítja a munkafolyamatot a listából vagy a tárból. Az összes futó példány azonnal leáll, és a munkafolyamat oszlopa már nem jelenik meg a lista vagy tár oldalán. (Ez a művelet nem vonható vissza.)

Ha a munkafolyamat a webhelycsoport összes listájában és tárában fut

1. Nyissa meg a webhelycsoport kezdőlapját (ne a gyűjteményen belüli webhely vagy alwebhely kezdőlapját).

2. Kattintson a Beállítások ikonra majd a Webhely beállításai elemre.

3. A Webhely beállításai lap Gyűjtemények területén kattintson a Webhely tartalomtípusai elemre.

4. A Webhely tartalomtípusai lapon kattintson annak a webhely-tartalomtípusnak a nevére, amelyen a munkafolyamat fut.
   

5. A kijelölt tartalomtípus lapján, aBeállítások területen kattintson a Munkafolyamat-beállítások elemre.
   

6. A Munkafolyamat-beállítások lapon kattintson a Munkafolyamat eltávolítása, letiltása vagy visszaállítása hivatkozásra .

7. A Munkafolyamatok eltávolítása lapon található űrlapon letilthatja, újra engedélyezheti vagy eltávolíthatja a munkafolyamatokat.
   

Az űrlap öt oszlopot tartalmaz:

• Munkafolyamat    A munkafolyamat neve.

• Példányok    Az elemeken jelenleg futó munkafolyamat példányainak száma.

• Enged    Olyan beállítás, amely lehetővé teszi a munkafolyamat normál működését.

• Nincsenek új példányok    Lehetőség, amely lehetővé teszi a munkafolyamat aktuálisan futó példányainak befejezését, de letiltja a munkafolyamatot úgy, hogy elérhetetlenné teszi az új példányok futtatását. (Ez a művelet visszavonható. Ha később újra engedélyezni szeretné a munkafolyamatot, térjen vissza erre a lapra, és válassza az Engedélyezés lehetőséget.)

• Eltávolítás    A munkafolyamatot a webhelycsoportból teljesen eltávolító beállítás. Az összes futó példány azonnal leáll, és a munkafolyamat oszlopa már nem jelenik meg a lista vagy tár oldalán. (Ez a művelet nem vonható vissza.)

Mi a következő lépés?

Ha módosításokat végzett, futtassa a munkafolyamat tesztpéldányát a módosítások hatásainak dupla ellenőrzéséhez.

További testreszabás

A SharePoint-termékek munkafolyamatainak további testreszabására számos lehetőség áll rendelkezésre.

Akár teljesen új egyéni munkafolyamatokat is létrehozhat.

A következő programok bármelyikét vagy mindegyikét használhatja:

• Microsoft SharePoint Designer 2013    Munkafolyamat-űrlapok, -műveletek és -viselkedések testreszabása.

• Microsoft Visual Studio    Saját egyéni munkafolyamat-műveleteket hozhat létre.

További információt a Microsoft Software Developer Network (MSDN) súgórendszerében talál.