Összekevert már egy fázist egy folyamattal? Vagy egy termékkel rendelkező portfólió? Lehet, hogy nem, de a projektvezetési terminológia zavaró lehet, és ez a cikk segíthet a rendezésben.
Ebben a cikkben
A csapágyak lekérése: fázisok, folyamatok, portfóliók és termékek
A projektek egyszerűen olyan tevékenységek, amelyek ütemezés szerint történnek, és valamilyen kimenetet eredményeznek. Egyes projektek önállóak, és nem állnak kapcsolatban a szervezet más munkájával. Másfelől egyes projektek nagyobb erőfeszítések, például fázisok, folyamatok, programok és portfóliók részét képezik.
Fázisok
A projektek fázisokra ütemezhetők, így az ugyanahhoz a célhoz kapcsolódó projektek együtt kezelhetők. Például egy jótékonysági szervezet minden évben adománygyűjtést szervez. A függvényhez társított összes projekt kezeléséhez három fázisba csoportosítják a projekteket: Tervezés, Eseménynap és Nyomon követés. Minden fázis több projektet tartalmaz.
|
Fázis |
Projektek |
Fáziskimenet |
|
Tervezés: |
|
Befejezett eseményterv-dokumentum |
|
Eseménynap |
|
Az esemény a tervek szerint fut |
|
Follow-Up |
|
Befejezett post-mortem dokumentum |
Folyamatok
A két különböző projekt tevékenységei összekapcsolhatók egy folyamat kialakításával. Tegyük fel például, hogy két projektje van: az egyik tartalmazza a call center jegykezelő rendszer létrehozásához szükséges tevékenységeket, a másik pedig azokat a tevékenységeket, amelyek a támogatási munkatársak call centerhez való felvételéhez és betanításához szükségesek.
|
1. projekt |
2. projekt |
|
Tevékenységek:
|
Tevékenységek:
|
|
Kimeneti: Telefonos ügyfélszolgálat jegykezelő rendszere |
Kimeneti: Ügyfélszolgálati munkatársak |
A két projektből származó tevékenységek együttes készlete egy call center beállításának folyamatát alkotja. A folyamat kimenete egy teljesen működőképes call center.
|
Process (Folyamat) |
|
1. projekttevékenységek:
|
|
2. projekttevékenységek:
|
|
Folyamat kimenete: Teljesen működőképes telefonos ügyfélszolgálat |
Programok
A program olyan projektek csoportja, amelyeket együtt kezelnek, hogy a lehető legtöbbet hozhassák ki egymáshoz kapcsolódó állapotukból. Egy új alterületen dolgozó építőipari vállalat például külön projektként kezeli az alterület minden házát. Azáltal, hogy a projekteket a teljes alosztály programjába csoportosítja, a vállalat könnyen láthatja az alterület egészének előrehaladását, és megtervezheti külső erőforrások, például beton teherautók vagy parkosítók beszállítását.
|
Program |
Projektek |
|
Contoso-tulajdonok |
|
Portfóliók
Egyes projektmenedzserek portfoliók használatával párosíthatják a projekteket és programokat a hozzájuk tartozó stratégiai üzleti célkitűzésekkel. Egy szoftverfejlesztő vállalat például három stratégiai üzleti célkitűzést határozott meg: "Innováció az iparágban", "Biztonságos szoftverek fejlesztése" és "Kiemelt ügyféltámogatás biztosítása". A szervezet minden egyes célkitűzéshez (innováció, biztonság és támogatás) portfóliókat állít be, és összehangolja a portfóliókon belüli aktuális projekteket és programokat.
|
Portfólió |
Projektek és programok |
|
Innováció |
|
|
Biztonság |
|
|
Támogatás |
|
A kimenet: a projekt termékei
A projektek, fázisok és folyamatok mindegyike valamilyen kimenetet, úgynevezett terméket állít elő. A termék általában valamilyen kézzelfogható elem, például egy dokumentum vagy egy kész termék. A termékek lehetnek termékek vagy áruk, de lehetnek eredmények vagy szolgáltatások is. Az alábbi táblázat néhány példát mutat be ezekre a terméktípusokra.
|
Termék típusa |
Leírás |
Példák |
|
Termék |
Kézzelfogható elem, amely egy projekt, fázis vagy folyamat kimenete. A termékek lehetnek önálló termékek, vagy lehetnek egy nagyobb termék összetevői. |
Dokumentum, szoftverprogram, ház |
|
Eredmény |
Egy befejezett projekt, fázis vagy folyamat kimenete. |
Módosított hiba osztályozási folyamat, új szervezeti struktúra, irányelvek a zöld építéshez |
|
Service (Szolgáltatás) |
Egy projekt, fázis vagy folyamat kimenete, amely lehetővé teszi a szervezet számára egy üzleti funkció végrehajtását. |
Teljesen működőképes telefonos ügyfélszolgálat, konferencia személyzettel rendelkező asztal, rádiós diszpécserszolgálat |
Hogyan illeszkedik a Microsoft Project a projektirányítási rendszerbe?
A projektvezetési "rendszer" a projektek ütemezéséhez és nyomon követéséhez használt folyamatok, technikák, módszertanok és eszközök integrált készletére utal. A Microsoft Project egy eszköz a nagyobb projektirányítási rendszerben. A projektek, más néven projekttervek külön fájlokként vannak mentve Project 2010 belül, és nagyobb erőfeszítésekbe csoportosíthatók, például fázisokba, folyamatokba, programokba és portfóliókba.
