Gyakorlati tanácsok az Outlook használatához

Keresési mappák

A keresési mappák használatával hatékonyan gyűjthetők egybe az információk több levelezési és RSS-mappából. A keresési mappák különösen akkor hasznosak, ha különböző mappákban található információkat szeretne összegyűjteni – például egy negyedéves értekezlet előkészítéséhez.

Nagy mennyiségű (naponta kétszáznál több) kapott üzenet esetén a keresési mappák nagyszerűen alkalmasak a különböző feladóktól érkező e-mailek elemzésére.

Kedvencek (választható)

A Kedvencek lista láthatóvá teszi a levelezési mappái listájában eltakart mappákat.

A Kedvencek lista levelezési mappáinak egy, a navigációs ablak tetején megjelenített csoportja. A Kedvencek lista használata nem követelménye a rendszer működésének, de kis képernyőméret esetén kis méretre állíthatja a navigációs ablakot, és az ikonállapotú címsorra húzva az üzeneteket sikeresen iktathatja azokat, szokásos kereséseket végezhet, és megtalálhatja a Naptár, a Névjegyalbum és a Feladatok ablakot.

A Kedvencek listába javasoljuk felvenni a Beérkezett üzenetek, az 1-referencia, az Elküldött elemek és a Törölt elemek mappát.

Vissza a lap tetejére

Alapértelmezett jelölő

Célszerű az egyszerű besorolási jelzőt Ma értékre állítani (ez az alapértelmezés).

Vissza a lap tetejére

Választható gyorsműveletek

A fenti gyorsműveletek mellett munkájától és rendszeres napi tevékenységeitől függően az alábbi gyorsműveleteket is létrehozhatja:

Miután elkezd gyorsműveleteket létrehozni, látni fogja, hogy más módokon is lehet optimalizálni a dolgok elintézéséhez szükséges kattintások számát. Ha bármikor azt veszi észre, hogy sorozatosan ugyanazokat a lépéseket hajtja végre, próbálkozzon egy gyorsművelet létrehozásával. A projektek változásaival párhuzamosan frissítse gyorsműveleteit úgy, hogy mindössze ezeket kelljen használnia.

Vissza a lap tetejére

Törölje

Törölje azokat az üzeneteket, amelyeket nem szükséges elolvasnia. Ha levélszemetet kap, törölje.

Ha soha többé nem szeretne több üzenetet kapni az adott témakörben, hagyja figyelmen kívül.

Érdemes kipróbálni: A Kétperces gyakorlat

Bámulatos, hogy mi mindent lehet elintézni két perc alatt. Számos üzenet például megválaszolható két percen belül. Ha azonban egy üzenet két percnél hosszabb időt igényel, halassza el. Ha tudni szeretné, hogy mennyi idő két perc, mérje le.

Ha intézkedett az üzenettel kapcsolatban, hajtsa végre az alábbi műveletek egyikét:

• Ha az üzenet csekély jelentőségű, törölje.

• Tárolja az egyik referenciamappában (például 1-referencia) egy gyorsművelettel.

Tevékenységének visszakereshetősége érdekében – különösen ha azok éves értékelésekhez vagy egyéb jelentésekhez szükségesek – használja a Kész gyorsműveletet, amely készként jelöli meg az üzeneteket.

Adja tovább

Néha olyan üzenetet kap, amellyel valójában másnak kell foglalkoznia. Ezekben az esetekben válaszoljon és a Címzett sorban adja meg a személyt, akinek továbbadja az üzenetet. Ha gyakran fordul elő ilyen, célszerű létrehozni egy olyan gyorsműveletet, amely válaszol az üzenetre, és hozzáadja a kiválasztott személyt a Címzett sorhoz.

Ha szeretné a későbbiekben követni az üzenetet, jelölje meg magának, mielőtt elküldi. A Teendősávban jelölje meg a feladatot a @Várni kategóriával.

Halassza el

Visszautasítás

A naptár és a feladatlista áttekintésekor realisztikusan fel kell mérnie, hogy mit tud véghezvinni. Néha ez azt jelenti, hogy nemet kell mondania. Íme néhány helyzet, amikor időt nyerhet a visszautasítással:

• Utasítsa vissza azon értekezleteket, amelyeken nem kell részt vennie. Igen, ezt is megteheti.

• Törölje azon feladatokat, amelyeket nem kell elvégeznie, vagy tudja, hogy nem fogja elvégezni őket.

• Küldjön üzeneteket, hogy mások is tudják, hogy dolgozik a válaszon (és győződjön meg arról, hogy megjelöli az üzeneteket küldéskor). Jobb, ha tudatja velük, hogy reális időn belül válaszolni fog, mint hogy azt higgyék, hogy elfelejtette a kérést.

Naptárkezelés

Az igazság az, hogy egy értekezletekkel zsúfolt napon kevesebb ideje fog jutni a feladatok elvégzésére és üzenetek írására, így nyugodtan helyezze át a feladatokat más napokra.

Ha a feladat hosszú időt fog igénybe venni, vagy sürgősen el kell végeznie azt (szemben azon feladatokkal, amelyeknél úgy dönt, hogy nem kell), húzza ki a napi feladatlistából a naptárra az időszak kizárásához.

A feladatok létrehozásának módjai

A naptár és a feladatok áttekintése során elkerülhetetlen, hogy további szükséges teendők jussanak eszébe. Íme néhány lehetőség feladatok létrehozására az Outlook programban:

• Jelölje meg az üzenetet.

• Írjon be valamit a feladatlista tetején látható Írja be az új feladatot mezőbe.

• Használja a Ctrl+Shift+K billentyűparancsot az új feladat létrehozására.

• Vezetés közben – ha biztonságos és tartózkodási helyén legális – használja mobilkészüléke hangos jegyzet funkcióját a feladatok rögzítésére, és írja be később azokat a feladatlistába.

• Értekezleten készítsen jegyzeteket a OneNote alkalmazásban. A OneNote alkalmazásban megjelölt elemek megjelennek az Outlook feladatlistáján.

A feladatok kezelésének módjai

Az alábbiakban a feladatok kezelésének módszereit mutatjuk be:

• A felmerülő feladatokat írja be az Írja be az új feladatot mezőbe a teendősávon vagy a feladatlista tetején, egy üres helyre a napi feladatlistán, vagy a menüszalag Új feladat parancsára kattintva.

• Törölje azon feladatokat, amelyeket nem kell elvégeznie. A feladatlista szent terület – ha beszennyezi, hasznossága is elvész. A megőrizni kívánt megjelölt üzenetek esetén kattintson az Eltávolítás a listáról parancsra, amennyiben pedig törölni akarja őket, kattintson egyszerűen a Törlés parancsra.

• A kész feladatokat jelölje meg készként, hogy törlődjenek a teendősávról.

• A megjelölt üzenetekben található feladat tárgyának módosításával megkönnyítheti a feladat elvégzését. Ha például egy megjelölt üzenet tárgya A billentyűzettel nem állítható a csoporttagság leírást tartalmazza, módosítsa a Válaszolni Ryannek tárgyra, mivel ez a következő teendő a feladat végrehajtásában. A feladat tárgyának módosításához jelölje ki az elemet a Teendősávban, és írjon be egy új tárgyat vagy kattintson a jobb gombbal, és válassza ki a Feladat átnevezése lehetőséget. A feladat tárgyának módosítása nem változtatja meg az üzenet tárgyát. Csak a feladatlistában megjelenő tárgy változik.

• Hozzon létre és rendeljen hozzá színkategóriákat a következő lépés könnyebb azonosításához és bizonyos feladatok kiemeléséhez.

• A feladatok átrendezésével csoportosítsa a hasonló feladatokat, például azokat, amelyek egy kategóriába esnek. Feladat áthelyezéséhez kattintson rá a feladatlistán, majd húzza azt a kívánt helyre. Ily módon a hasonló feladatokat együtt oldhatja meg.

• Húzza át a napi feladatlistán és a teendősávon látható feladatokat arra a napra, amelyen dolgozni szeretne rajtuk. A hosszabb időt igénybe vevő feladatokat húzza a naptárra, hogy külön időt biztosítson elvégzésükre.

Bár fontos a jó szervezés, ne töltsön sok időt a feladatlista fontossági sorrendbe rendezésével és kezelésével. A feladatlista kezelése nem lehet az élete értelme!

Használja a naptárat: hozzon létre találkozókat ideje beosztásához

Ne feledje: teendőből mindig több van, mint időből.

A helyes időgazdálkodáshoz elegendő időre van szüksége az üzenetek, a találkozók és a feladatok kezelésére, valamint a teendőkre való reagálásra.

Ezt az időt rendszeres találkozók és értekezletek létrehozásával oszthatja be a naptárban. Naptárát saját időbeosztási terveként kell kezelnie – ha beütemezett valamit, ezzel elkötelezte magát amellett, hogy az adott időben az adott tevékenységet fogja végezni.

Különítsen el időt az alábbi tevékenységekre:

• Az üzenetek kezelése. Különösen akkor fontos külön időt biztosítani az üzenetek kezelésére, ha sok üzenetet szokott kapni. Még ha vannak is szabályok beállítva annak érdekében, hogy csak a fontos üzenetek jelenjenek meg a Beérkezett üzenetek mappában, elegendő időre van szüksége ezek kezelésére.

• A feladatok és találkozók napi és heti áttekintése. Tekintse át naptárát és feladatait, és értékelje találkozóit és feladatait a prioritásaival való összevetéséhez. Ha naptára zsúfolt, itt az ideje, hogy megtegye az alábbiakat:

• Törölje az ütköző találkozókat, mert nem lehet egyszerre két helyen.

• Ütemezze idejét a munkájához.

• Teendőivel összevetve vizsgálja meg, hogy hasznosan használja-e fel idejét, és a megfelelő prioritásokat tűzte-e ki.

• Találkozzon rendszeresen felettesével. Ezeken az értekezleteken ismertetheti, hogy min dolgozik, és szükség esetén változtathat prioritásain. Rendszeresen ismétlődő értekezlet beállításához kattintson az Ismétlődés gombra.

Vissza a lap tetejére

Heti áttekintés

Ha átlátja idejét és feladatait, a fontos munkákat a kevésbé sürgős feladatok elé rangsorolhatja. Ennek köszönhetően világossá teheti mások számára, hogy mit tehet, illetve mit lehet reálisan elvárni Öntől, és mit nem. Az előző és a következő hét áttekintése is hasznos ahhoz, hogy felkészüljön a heti értekezletre felettesével, vagy előkészítse az e-mailben küldött állapotjelentést.

A munkavégzés helye

Az üzenetek feldolgozását követően az Outlook alkalmazásban a munka elvégzéséhez (az üzenetek megválaszolásához és így tovább) a Feladatok nézet az optimális. A feladatokra váltva nem terelik el a figyelmét a Beérkezett üzenetek mappába érkező e-mailek.

Az üzenetek tömeges feldolgozása

A feladatlista és a naptár áttekintése során a hasonló feladatokat együttesen végezze el. Például ha csak néhány perce van, bonyolítsa le az összes szükséges telefonhívást (ha nincs túl sok). A sok energiát igénylő feladatokhoz (egyesek számára az üzenetek megválaszolása is ilyen lehet) akkor lásson hozzá, amikor van rá energiája. A kis energiaigényű feladatokat, például az állapotüzenetek elolvasását hagyja délutánra vagy estére, illetve amikor kevesebb ereje van a munkához. A feladatok „tömeges feldolgozása” révén egyidejűleg minden projektjén kimutatható eredményt érhet el.

A feladatok tömeges feldolgozásának egyik módja azok átrendezése a Rendezési szempont: Kezdő dátum helyett a Rendezési szempont: Kategóriák beállítást választva. Ehhez kattintson a Rendezési szempont oszlopfejlécre, majd válassza a Kategóriák elemet.

A feladatok befejezése

Amikor befejez egy feladatot, jelölje meg elvégzettként. Az Outlook automatikusan megőrzi a kész feladatok listáját. Ezzel hasznos összegzést kaphat arról, hogy mit végzett el. Ha nincs szüksége a feladat vagy az üzenet nyilvántartására, törölje azt, vagy törölje a jelölőt.

Kapcsolat nélküli munkavégzés

Ha egy csomó munka vár Önre, célszerű offline módban dolgoznia, hogy gátat vessen a bejövő üzenetek figyelemelterelő hatásának.

Amikor vált az online és a kapcsolat nélküli munka között, minden e-mail fiók módosul Outlook-profiljában.

• A Küldés/fogadás lap Beállítások csoportjában válassza az Offline munka parancsot.

  

Az Offline munka parancs kiemelten jelenik meg, ha kapcsolat nélküli üzemmódban dolgozik.

A kiemelten megjelenített Offline munka gombra kattintva térhet vissza az online módba.

Vissza a lap tetejére

Adott személytől kapott üzenetek keresése

• Ha egy adott személytől származó üzenetet szeretne megkeresni, egy tetszőleges mappában jelölje ki a Keresés gombot, majd a Keresés lapon válassza ki a Feladólehetőséget.

  

• Írja be a személy nevét.

  

Azt is megteheti, hogy elkezdi beírni a szöveget a Keresés mezőben, majd lenyomja a lefelé mutató nyílbillentyűt, és a keresés szűkítéséhez a Feladó elemet választja.

Mellékletet tartalmazó üzenetek keresése

Mellékletet tartalmazó üzenetek kereséséhez kattintson a Keresés mezőbe, majd a Keresés lapon a Van melléklete parancsra.

A keresési kifejezések additívak, így az egy adott személy által küldött, melléklettel rendelkező üzenetek keresése során a keresés összeállításához kattintson a menüszalag megfelelő parancsaira (Feladó, Van melléklete).

Üzenetek keresése a teljes postaládában

Előfordulhat, hogy csak a referenciamappában keresve nem találja meg az üzenetet – például ha azt saját maga küldte, vagy előfordulhat, hogy nem lett megfelelően iktatva. Ezekben az esetekben kezdje a keresést egy tetszőleges mappában (Beérkezett üzenetek, 1-Hivatkozási mappa stb.), majd kattintson a keresőmezőben a legördülő menüre, és válassza a Jelenlegi postaláda lehetőséget.

A Keresés lapon az Jelenlegi postaláda elemet is megadhatja.

Ha gyanítja, hogy a keresett elem esetleg egy elfogadott értekezlet-összehívásban szerepel (és így a naptárban is megtalálható), próbálja meg kiszélesíteni a keresés hatókörét a Minden Outlook-elem lehetőséggel.

Ha gyakran fordul elő, hogy a teljes postaládában keres, a Backstage nézetben beállíthatja az alapértelmezett hatókört úgy, hogy az összes mappában keressen a program:

1. Válassza ki a Fájl lapot, majd a Beállítások lehetőséget.

2. Válassza a Keresés gombot.

3. A Találatok menüpontnál válassza ki a Jelenlegi postaláda lehetőséget.

   

A keresés leállítása

Ha megtalálta a keresett elemet, és a következő feladatra szeretne váltani, kattintson az Azonnali keresés mező mellett található ikonra, vagy a Keresés lap Bezárás csoportjában kattintson a Keresés bezárása parancsra.

A hatásos e-mailek írásának alapszabályai: követendő tanácsok

• Az elküldés előtt olvassa el az üzenetet.

• A tárgy legyen lényegre törő és fókuszáljon az elvégzendő műveletre. Például: Értékesítési csoport: Kérjük, küldje el az Elnökségi továbbképzés tervezett időpontjait, ahol a csoport neve Értékesítési csoport, és a Küldje el pedig a művelet. Az egyéb hasznos előtagok közé tartozik a Megjegyzés: és az Elvégzendő teendő.

• Ha valamilyen művelet végrehajtása szükséges, adja meg a Tárgy mezőben.

• Az üzenetváltás témájának változása esetén módosítsa az üzenet tárgyát.

• Üzenetei mindig legyenek rövidek és tárgyszerűek.

• Az üzenet tartalmát szedje fontossági sorrendbe, a legjelentősebb információval kezdve az üzenetet.

• A fontos információkat célszerű félkövérrel írni.

• A könnyebb észrevehetőség érdekében írja a teendőket vagy kérdéseket külön sorba.

• Kérdések feltevésénél írja a személyek nevét félkövérrel. Példa: „Attila: Hogy áll a projekted?

• Korlátozza a címzettek körét azokra, akiknek el kell olvasniuk az üzenetet.

• Akiket tájékoztatni kell, azokat írja a Másolatot kap mezőbe.

• Akiktől válaszadást vagy valamilyen művelet elvégzését várja, azokat írja a Címzett mezőbe.

• Amikor szükséges, használjon aláírást, de az legyen egyszerű, rövid, professzionális és lehetőleg ne tartalmazzon képet.

• Ha azonnali választ vár, ne email-üzenetet írjon. Telefonáljon, vagy küldjön csevegőüzenetet.

• Ha részt vesz egy olyan e-mail-beszélgetésben, amelyben már tíz levélváltás volt, de még mindig nincs megoldás, vegye fontolóra egy értekezlet összehívását a probléma megbeszélésére. E-mailben nem mindig lehet hatékonyan megoldani összetett problémákat. Az üzenetet kijelölve kattintson a Kezdőlap lap Válasz csoportjában az Értekezlet gombra.

  

• Nyugtázza a bővebb választ igénylő üzeneteket. Ha nem ér rá azonnal kimerítő választ adni, tájékoztassa a feladót, hogy vizsgálja a problémát és egy bizonyos idő múlva vagy egy megadott határidőre válaszolni fog. Jelölje meg magának az üzenetet, hogy emlékezzen rá a későbbiek során.

• Csak akkor használja a Sürgős címkét, ha valóban szükséges.

  

• Ha olya kérdést tesz fel, amire többen tudnának válaszolni, válasszon ki egy személyt, és ne egy csoportnak tegye fel a kérdést.

Elintézendő: megjelölés küldéskor

Ha olyasvalakinek küld üzenetet, akitől választ vár, tegye a következőket:

• Küldéskor jelölje meg magának az üzenetet.

• A teendősávon módosítsa a megjelölt üzenethez tartozó feladat nevét oly módon, hogy az Elintézendő szóval kezdődjön.

• Jelölje meg a feladatot a @Várni kategóriával.

• Ha elvégzi ezt a három lépést, tudni fogja, hogy következő teendője egy újabb üzenetet küldeni vagy válaszra várni.

A hatásos e-mailek írásának alapszabályai: ami kerülendő

• Ne használjon levélpapírokat.

• Ne vegye fel felettesét minden küldött üzenet címzettjei közé.

• Ne küldjön üzenetet, amikor éppen dühös. Inkább csak írja meg, majd mentse a Piszkozatok mappába, és térjen rá vissza később.

• Ha hosszú (több mint két bekezdésből álló) üzenetet küld, ne várjon gyors választ.

• Ne küldjön emlékeztető üzenetet az első üzenetet követő egy napon belül. Ha nem érkezik időben válasz, próbálkozzon telefonon vagy egy üzenetkezelő alkalmazással (például a Microsoft Teams).

• Az olvasási és a kézbesítési visszaigazolást ne használja minden üzenet esetén. Csak akkor használja őket, ha nem biztos benne, hogy a címzettek megkapják-e az üzenetet.

• Ne használja a Sürgős címkét és a többi jelölőt minden elküldött üzeneténél. A címzettek egy idő után figyelmen kívül fogják hagyni őket.

• Ne írjon NAGYBETŰKKEL.

• Ne küldjön mellékleteket – használjon helyettük hivatkozásokat. Ez különösen az értekezlet-összehívásokra érvényes, ahol a mellékletek jelentősen hozzájárulhatnak a kiszolgálókvóták elhasználásához.

• Ne bontsa ki a terjesztési listákat. A terjesztési listák kibontása nehezebbé teheti az üzenetek olvasását, és azok a szabályokat használó címzetteknél nem a megfelelő levelezési mappába kerülhetnek.

• Ne ironizáljon. Előfordulhat, hogy nem értik vagy nem értékelik a humorát.

• Ne írjon olyasmit, amit nem szeretne, hogy a vállalatnál bárki elolvashasson. Sosem tudhatja, hogy a végén ki mindenkihez fog eljutni az üzenete.

• Ne használjon nehezen olvasható kurzív vagy „vicces” betűtípusokat.

• Ne írjon piros betűkkel, mert nehezen olvashatók és bírálatként értelmezhetők.

• Soha ne használja a Válasz mindenkinek funkciót, ha egy partnercsoport eltávolítását kéri. Soha!

Tanácsok a partnercsoportokkal (korábbi néven terjesztési listákkal) kapcsolatban

Nagy létszámú partnercsoportnak válaszolva kövesse az összes fenti alapszabályt és intelmet.

Ha további információra van szüksége, vagy külön-külön vizsgálják a problémát, válaszoljon előbb az egész partnercsoportnak, hogy mindenki tudja, hogy válaszolt, majd külön az illetőnek is. Miután a probléma megoldódott, feltétlenül válaszoljon a partnercsoportnak, és írja meg a megoldást. Ily módon a partnercsoport többi tagjai is megismerhetik azt.

Szövegbe ékelt megjegyzések használata

A szövegbe ékelt megjegyzésekkel egyszerűen válaszolhat a kérdésekre, és közvetlenül válaszolhat a problémákra. Javasoljuk, hogy kövesse az alábbi eljárást:

1. Az üzenetben említse meg, hogy Ön a szövegben megjegyzést tesz. Például: „a további megjegyzéseket lásd alább”.

2. Különböztesse meg az eredeti üzenet szövegét. Néhány módszer:

   • A betűszín módosítása.

   • Szúrja be nevét vagy monogramját szögletes zárójelekben, például: [Bobvos Endre].

     

   • Dőlt vagy félkövér formázás (vagy mindkettő) használata.

3. Ne töröljön semmit a szövegből, amit nem Ön írt.

Ha egy hosszabb üzenet egy kisebb részéhez kíván hozzászólni, másolja be az üzenet megfelelő szakaszát válaszába más színnel és tegye idézőjelek közé, majd írja be a választ.

Titkos másolat használata

Ha egy címzett nevét a Titkos másolat (angol nyelvű programokban Bcc) mezőbe írja be, az illető megkapja az üzenet egy példányát, neve azonban nem lesz látható a többi címzett számára.

A Titkos másolat funkcióval eltávolíthatja a felesleges személyeket az e-mailben folytatott beszélgetésből, ha megítélése szerint felesleges további e-maileket kapniuk az adott témában, illetve ha megváltozott a téma.

Ha például Ön egyike öt személynek, akiknek feltettek egy kérdést, és válaszolni kíván a kérdésre, helyezze át a másik négy címzettet a Titkos másolat sorba, és írjon valamit ezzel kapcsolatban, például „Titkos másolatot kapnak: András, Balázs, Barbara és Péter. A válasz…” Az üzenetváltás ezután csak Ön és az eredeti feladó között fog folytatódni.

Ne használja a titkos másolat lehetőséget azon célból, hogy egy harmadik fél (például a felettese) ezúton bizalmas üzenetekhez férhessen hozzá. Előfordulhat, hogy a titkos másolat címzettje nem veszi észre, hogy titkos másolatot kapott, és választ küldhet mindenki számára, amiből kiderülhet, hogy titkos másolatot kapott. Ez pedig így alattomos viselkedésnek tűnhet az Ön részéről.

Ha tájékoztatni szeretne egy harmadik felet is, titkos másolat helyett továbbítsa számára az üzenetet, miután elküldte.

Vissza a lap tetejére

Mikor indokolt értekezletet összehívni?

Az alábbi esetekben:

• Egy új csoport tagjai először dolgoznak együtt.

• Tíznél több, viszonylag hosszú üzenetváltásra került sor több felhasználó között.

• Vitára, ötletgyűjtésre vagy közös gondolkodásra van szükség.

• Akkor hívjon össze értekezletet, ha ez a leghatékonyabb mód az előrelépésre, és előzetesen egyértelműen tisztázta, hogy mi az értekezlet célja.

Kiket érdemes meghívni?

Csak olyanokat hívjon meg, akiknek szükséges a részvétele. Minden egyes meghívott személy bonyolultabbá és nehezebben irányíthatóvá teszi az értekezletet. Másrészt, ha döntést kell meghozni, biztosítani kell minden kulcsfontosságú érdekelt személy jelenlétét, ellenkező esetben az értekezlet csak idő- és energiapocsékolás lesz.

A találkozó időpontjának megválasztása

A naptárban a meghívottak elfoglaltsági adatait megtekintve válasszon olyan időpontot, amikor mindenki el tud jönni. Az Ütemezési segéd segítségével ellenőrizheti, hogy az értekezlet résztvevői mikor érnek rá.

A foglaltsági beosztásban követheti a résztvevők elérhetőségét. Egy pár sor és egy kiemelés jól láthatóvá teszi az értekezlet kezdésének és befejezésének tervezett időpontját.

Ha az értekezlet-összehívás írásakor meg szeretné tekinteni az Ütemezési segédet, az Értekezlet lapjának Megjelenítés csoportjában válassza ki az Ütemezési segédlehetőséget.

A Helyiségkereső ablaktáblában megtalálhatja az értekezlet megtartására javasolt leginkább alkalmas időpontokat (amikor a legtöbb résztvevő ér rá). A javasolt időpontok közül választhat a Helyiségkereső ablaktábla Javasolt időpontok részének időpontjavaslataira kattintva, emellett a foglaltsági beosztáson manuálisan is választhat időpontot.

Megjegyzés: Ha nem jelenik meg a Helyiségkereső munkaablak, az Értekezlet lap Beállítások csoportjában kattintson a Helyiségkereső gombra.

Ha rendszeresen ugyanazon csoport számára hoz létre értekezleteket, hozzon létre egy csoportot a navigációs ablakban, hogy egyszerűbben megtekinthesse a szóban forgó személyek elfoglaltsági adatait. Ezekbe a csoportokba helyiségek is felvehetők, ami megkönnyíti egy rendelkezésre álló helyiség keresését.

Új naptárcsoport létrehozásához tegye az alábbiakat:

• A naptár nézet navigációs ablakában görgessen le a naptárak listájához, és a jobb gombbal kattintson a Saját naptárak elemre.

• Írja be az új naptárcsoport nevét, és nyomja le az Enter billentyűt.

• Kattintson a jobb gombbal az új naptárcsoportra, és válassza ki a Naptár hozzáadása lehetőséget.

• Válassza ki a forrást, majd a hozzáadni kívánt naptárt.

Mikor indokolt a személyes találkozás?

Az alábbi esetekben:

• Az adott csoport tagjai először fognak közösen dolgozni.

• Nem elektronikus formában tartott bemutatók.

• Ötletgyűjtő értekezletek.

• Nagyfokú együttműködést igénylő értekezletek.

• Nem mindenki rendelkezik telefonnal, konferenciaalkalmazással vagy éppen a megfelelő elektronikus értekezletszoftverrel és berendezéssel.

Egyéb esetben célszerű telefonon megtartani az értekezletet, vagy egy konferenciaalkalmazást (pl. Microsoft Teams) használni.

A kapcsolódó dokumentumok kezelése

Az értekezletek előkészítése során gyakran van szükség dokumentumok megosztására az értekezlet előtt vagy magán az értekezleten.

Ha minden résztvevő kapcsolódik a vállalati hálózathoz, tegye elérhetővé a dokumentumokat egy SharePoint-webhelyen vagy egy megosztott hálózati meghajtón.

Ha van vállalaton kívüli résztvevő (például egy olyan alvállalkozó, akinek nincs hozzáférése a vállalati intranethez), célszerű a SharePoint Workspace programot használni.

Az értekezlet-összehívásokban ne küldjön mellékleteket.

A napirend előkészítése feladatok használatával

• A napirendi pontok központi kezelésének helye az @Értekezlet kategória   .

Hozzon létre egy feladatot, jelölje meg az @Értekezlet kategóriával, és állítsa be a Kezdő dátum és a Határidő időpontját az értekezlet dátumára. Ahogy közeledik az értekezlet napja, és vitapontok merülnek fel, adjon megjegyzéseket, felsorolásokat és gondolatokat a feladathoz. Ebből a feladatból lesz az értekezlet napirendje.

Az értekezletet követően jelölje meg készként a feladatot, és hozzon létre új feladatokat teendőihez.

• Üzenetcsoportok vagy egyes üzenetek megvitatása…   

Ha meg szeretne vitatni egy üzenetet az értekezleten, jelölje meg azt az értekezlet napjára és az @Értekezlet kategóriával.

Ha háromnál több üzenetet szeretne megvitatni, ne jelölje meg mindegyiket, mert felesleges elemek jelennek meg a feladatlistán. Ehelyett hozzon létre egy új feladatot az értekezlet nevével; kattintson a feladatra a jobb gombbal, és húzza az üzeneteket a feladathoz (ezzel bemásolva őket). Jelölje meg ezt a feladatot az @Értekezlet kategóriával.

• Ha több helyet szeretne biztosítani gondolatainak...   

Ha közösen dolgozik másokkal, vagy csak több helyet szeretne biztosítani gondolatainak, célszerű OneNote-jegyzetfüzetet használnia, amelyet megoszthat egy SharePoint-webhelyen vagy helyi kiszolgálón. A OneNote bővebb jegyzetkészítési lehetőségeket nyújt, mint az Outlook-beli feladatok.

Közös munka az értekezlet során

Az értekezlet során a közös munkához használt eszköz a résztvevők helyétől és hozzáférésétől függ.

Ha közösen dolgozik másokkal egy dokumentumon, és mindenki egy helyiségben tartózkodik, használja a Word Változások és megjegyzések követése szolgáltatásának funkcióit.

Ha bemutatót tart, és közben a közönség néhány tagja távol van, hozzon létre egy online értekezletet, és használja a Microsoft Teams csevegőfunkcióit, vagy kevésbé hivatalos megbeszélések esetén kapcsoljon be mindenkit egy Microsoft Teams-alapú csoportos csevegésbe, és ossza meg az asztalát vagy egy második monitort.

Ha esetibb jelleggel szeretne közös munkát végezni, a OneNote segítségével közösen jegyzetelhet partnereivel egyetlen jegyzetfüzetbe. Ha nem megosztott jegyzetfüzetet használ, jegyzeteit üzenetben küldheti el az értekezletet követően.

Ha jegyzetet vagy jegyzőkönyvet készít az értekezletről, a OneNote segítségével beszúrhatja az értekezlet részleteit az Outlook alkalmazásból a jegyzeteibe. Az értekezlet után elküldheti a feljegyzéseit a résztvevőknek egy üzenetben.

Ismétlődő értekezlet lezárása

Amikor egy értekezletsorozat befejeződik, érdemes az ismétlődési mintát beállítania úgy, hogy véget érjen az utolsó értekezlet alkalmával. Ha ugyanis egyszerűen törli az értekezletet, akkor a korábbi alkalmakat is eltávolítja. A záró dátumot az Ismétlődés gombra kattintva módosíthatja.

Hogyan és mikor érdemes megosztania a naptárát?

Előfordulhat, hogy nem kell megosztania a naptárát, mert a szervezetében mindenki eleve láthatja az Ön elfoglaltsági állapotát - de nem feltétlenül láthatják az értekezletek és találkozók tartalmát vagy tárgyát. Egyszerűen megoszthatja a naptárát a csapatával, ha szeretné, hogy a többi csapattag lássa az Ön összes értekezletét és találkozóját.

Esetleg érdemes lehet valaki másra bíznia a naptára kezelését, például egy asszisztensére, aki elfogadhat vagy elutasíthat értekezleteket az Ön nevében. Ennek érdekében delegálhatja a naptárát. Ha így tesz, csak egy személyt válasszon ki: ne tegyen mindenkit a naptárkezelő meghatalmazottjává. Több meghatalmazott esetén hibák fordulhatnak elő a naptárban.

Naptára megosztása helyett hozzon létre egy SharePoint-naptárat azokhoz a csoporttevékenységekhez, amelyekhez mindenkinek hozzáférése van. Létrehozhat például egy SharePoint-webhelyen egy olyan naptárat, amelyben a csoport szabadságainak beosztását tartja számon.

Küldje el a naptárát üzenetben, ha olyan személyekkel – például a vállalaton kívüli személyekkel – szervez értekezletet, akik nem látják az elfoglaltsági adatait.

Vissza a lap tetejére

Mikor érdemes használni az Outlook névjegyalbumát vállalati környezetben?

Még ha globális címlistát használó vállalatnál dolgozik is, elképzelhetők olyan esetek, amikor érdemes megtartani a névjegyeit az Outlook alkalmazásban. Hozzon létre névjegyet:

• a vállalaton kívüli személyekhez,

• azokhoz a személyekhez, akikről meg szeretne jegyezni valamit, vagy akiknek fel szeretné venni valamilyen adatát, például a születésnapját a névjegykártyára, illetve

• azokhoz, akiket szinkronizálni szeretne a mobiltelefonjára, különösen akkor, ha a telefonja nincs kapcsolatban a vállalati címjegyzékkel, vagy ha nincs internetkapcsolata.

Mikor érdemes partnercsoportot létrehozni az Outlook alkalmazásban?

Akkor hozzon létre partnercsoportokat (korábbi nevükön személyes címlistákat) az Outlook alkalmazásban, ha egyszerűbben szeretne üzenetet küldeni bizonyos szervezeten kívül személyek csoportjának. A szervezeten belüli csoportok mindegyikéhez nyilvános partnercsoportot hozzon létre (ennek mikéntjéről érdeklődjön a rendszergazdánál).

Vissza a lap tetejére

Mik azok a gyorsműveletek?

A gyorsműveletek több művelet végrehajtását teszik lehetővé egyetlen kattintással. Hasznos eszközzel szolgálnak Bejövő üzenetek mappája rendben tartásához és az Outlook még hatékonyabb használatához. Ha bármikor úgy találja, hogy mindig ugyanazokat a lépéseket kell elvégeznie az Outlook programban, próbáljon meg létrehozni egy gyorsműveletet.

Miért érdemes az Olvasóablakot jobb oldalt, nem pedig alul megjeleníteni (vagy kikapcsolni)?

A hosszabb oszlopba tördelt, keskeny szöveget könnyebb olvasni, mint a rövidebb, szélesebb szöveget. Ennek az az oka, hogy a szemet könnyebb lefelé mozgatni, mint balra és jobbra nagyobb távolságokon, ami a fej és a nyak mozgatását is szükségessé teheti, és így elfáraszthatja az izmokat. Jobb, ha bekapcsolva hagyja az Olvasóablakot, hogy ne kelljen minden egyes üzenet elvolvasásához külön ablakot nyitnia.

Mit tegyek a feleslegessé vált mappákkal?

A navigációs ablak mappalistáját a gyakran használt mappák számára érdemes fenntartani. Ha mindenféle mappákkal van tele, amelyeket fel sem ismer, helyezze át az összes levelét a referenciamappába, és törölje az összes meglévő mappát.

Hogyan tehetem az összes csak nekem küldött üzenetet kékké?

1. A Nézet lapon, a Jelenlegi nézet csoportban kattintson a Nézet beállításai gombra.

   

2. A Speciális nézetbeállítások párbeszédpanelen kattintson a Feltételes formázás gombra.

   

3. A Feltételes formázás párbeszédpanelen kattintson a Hozzáadás gombra.

4. A Név mezőbe írja be az Én szöveget, majd kattintson a Betűtípus gombra.

5. A Betűtípus párbeszédpanel Szín területén kattintson a Kék elemre, majd kattintson az OK gombra.

6. A Feltételes formázás párbeszédpanelen kattintson a Feltétel gombra.

7. A Szűrés párbeszédpanelen jelölje be az Olyan elemek, amelyeket jelölőnégyzetet a csak én kaptam meg szövegű mező mellett, és kattintson az OK gombra az összes nyitva lévő párbeszédpanelen.

   Megjegyzés: A legördülő menüben megváltoztathatja a szűrési feltételt.

Mikor érdemes használni a témák szerinti nézetet?

A témák szerinti nézet a következő esetekben hasznos:

• Ritkábban ellenőrzi az üzeneteit, ezért egyszerre többet kell megjelenítenie.

• Sok üzenetszállal rendelkezik, melyek kölcsönös válaszadások sokaságát tartalmazzák.

• Látnia kell, hogy ki kinek az üzenetére válaszolt.

• Sok üzenetet kap.

Az üzenetek beszélgetési nézetben való megtekintésével egyszerűen megtekintheti, hogy mely beszélgetések során volt a legtöbb üzenetváltás. Ezekben az esetekben előfordulhat, hogy csak a beszélgetés utolsó üzenetét szeretné elolvasni, illetve csak erre kíván válaszolni. Kiválaszthat egy teljes beszélgetést is, és műveleteket végezhet vele. Előfordulhat például, hogy egy hosszú levéllánc utolsó üzenete a következő: „Köszönöm, ezzel választ kaptam a kérdésemre”, így egyszerűen törölheti a teljes beszélgetést.

Témák szerinti nézetben a más mappákban lévő üzeneteket is láthatja, ami nagyon hasznos lehet, ha új üzenet érkezik egy terjedelmes beszélgetésre – minden előzményt egy helyen láthat, köztük a saját válaszait.

Érdemes együtt tartanom a személyes és az üzleti leveleimet?

Ha kevesebb helyen olvassa az üzeneteit, az nem feltétlenül jelenti azt, hogy össze kell kevernie a munkahelyi és a személyes üzeneteit. Ajánlott különálló levelezési fiókokat használni a munkahelyi és a személyes kommunikációhoz. Érdemes azonban csökkentenie a kezelt e-mail-címek számát. Az Outlook alkalmazásban szerencsére több fiókot is megtekinthet egyszerre. A munkahelyi e-mail-fiókján(Exchange Server) kívül más fiókokat, például egy Outlook.com-fiókot vagy egy Gmail-fiókot is felvehet azonos Outlook profiljába.

Mire jók az olvasott és olvasatlan állapotok?

Az Outlook olvasott és olvasatlan állapotai egy pillantásra megmutatják, hogy melyik üzeneteket olvasta már el legalább egyszer, és melyikeket nem. Az üzenetek olvasott és olvasatlan állapota azonban könnyen megváltoztatható véletlenül is az üzenetek közelében kattintgatva, ezért nem tökéletes nyilvántartás – csupán egy eszköz.

A Ctrl+Q billentyűkombinációval gyorsan megjelölhet egy üzenetet olvasottként. Az olvasatlanként jelölés pedig a Ctrl+U billentyűparanccsal lehetséges.

Miért nem elegendő az olvasott/olvasatlan állapot?

Vannak, akik az olvasott és olvasatlan állapotot arra használják, hogy az üzeneteket újnak vagy referenciaelemnek jelöljék meg. Az olvasatlan állapot azonban nem megbízható, mivel amint az üzenetről elkerül a fókusz (amikor egy másik üzenetre kattint), az alkalmazás automatikusan megjelöli olvasottként, ezenkívül más eszközök (például telefonok) is túlságosan gyakran jelölik az üzeneteket olvasottként. Az üzeneteket elkerülhetetlenül újra kell olvasnia, és ismét azzal kell fáradnia, hogy eldöntse, mi a teendő velük. Annak a gyakorlatnak a hátulütői, hogy az olvasott/olvasatlan állapotot használja „választóvonalként” a Beérkezett üzenetek mappában azok között az üzenetek között, amelyek „teendők”, illetve amelyekkel egyszerűen csak még nem volt ideje foglalkozni, akkor jelentkeznek, amikor túl sok üzenetet kezd kapni, és egy részüket sosem fogja elolvasni, mert a tárgyra nézve tudja, hogy nem kell elolvasnia őket. Postaládája kezelésének jóval hatékonyabb módja az, ha végighalad az üzenetein, és mindegyiknél eldönti, mit szeretne tenni vele. Ezután az üzenetek kikerülnek a Beérkezett üzenetek mappából – nem pedig „olvasatlanok” maradnak.

Miért kell mappákba rendezni az üzeneteket?

A leginkább beváltnak bizonyult módszer az, ha az üzeneteit egy központi tárban tartja, hogy később hivatkozhasson rájuk. Ha kevés mappát tart fenn, amelyben keresnie kell (1-referencia és 2-személyes), nem kell amiatt aggódnia, hogy rossz helyre iktat egy üzenetet, vagy hogy több mappába kell másolnia az olyan üzeneteket, amelyek több témát vagy projektet is érintenek.

Ez nem azt jelenti, hogy nem kell átböngésznie az adott témakörben vagy projektben lévő összes üzenetet. Az Outlook hatékony eszközöket – például kategóriákat és keresési mappákat – biztosít a keresés megkönnyítésére.

Miért csak egy referenciamappát tartsak fenn?

Ha csak egy mappája van, nem kell azon gondolkodnia, hogy melyik mappában melyik üzenetek vannak, és tudni fogja, hogy a mappa minden elemét már egyszer látta, és meg kívánta őrizni.

Több mappa használata azzal jár, hogy minden egyes üzenetnél el kell döntenie, hogy melyik mappába szeretné helyezni. Ez csak még komplikáltabbá válik, ha egy üzenethez több mappa is illik. Sok mappa kihasználatlan marad a választási lehetőségek miatt, ez pedig összevisszasághoz vezet.

Habár nem tűnik túl lényeges dolognak, ha az összes levelét a Beérkezett üzenetek mappában hagyja, valójában minden alkalommal megfizeti ennek az árát, amikor azt a kérdést kell feltennie, hogy „Ezzel még foglalkoznom kell, vagy csak referenciaként van itt?”. Emellett nagyobb biztonságban is érezheti magát, ha a Beérkezett levelek mappában csak az új dolgait tartja. A Beérkezett üzenetek mappát mások manipulálhatják, azonban amit a referenciamappába helyez, az kizárólag Önre tartozik.

Miért szükségesek külön mappák a partnercsoportokhoz?

• Különböző archiválási gyakoriságok    Az egyes partnercsoportok számára különböző mappákat kell fenntartani a téma és az archiválás gyakorisága szerint. Ha például közös autóval megy munkába néhány munkatársával, a Telekocsi mappát naponta kell törölni. A munkával kapcsolatos témák partnercsoportjait elegendő ritkábban, például évente archiválni.

• Hatékony beszélgetéscsoportosítás    Amikor különálló mappái vannak a témakörök szerinti partnercsoportokhoz, teljes beszélgetéseket láthat összecsoportosítva. Szükség esetén így hatékonyan kereshet a mappákon belül.

Miért kell elválasztani a partnercsoportokat és az RSS-tartalmakat?

A nagy terjesztési listákra küldött üzenetek és az RSS-csatornák könnyen eláraszthatják a postaládáját. Kezelje ezeket az információfolyamokat úgy, mint egy vastag hírlapot – lehetnek benne hasznos és érdekes cikkek, de az egész újság elolvasása meglehetősen sokáig tartana. Vegyen igénybe szabályokat, hogy azt olvashassa el, ami valóban érdekli és érinti Önt.

Mely partnercsoportokat helyezzem másik mappába a Beérkezett üzenetek helyett?

A terjesztési listákra vonatkozó szabályok és az azok számára létesített mappák jó szolgálatot tesznek az olyan listák esetében, amelyek:

• Nagy mennyiségű üzenetet kapnak.

• Sok címzettet tartalmaznak.

A fontos információkat tartalmazó vállalati szintű üzenetek (például levelek a CEO-tól), valamint az IT-részlegtől származó, a kiszolgáló leállásával kapcsolatos üzenetek ne kerüljenek egyik mappába se. Érdemes szabályt és mappát létrehozni azon partnercsoportok üzenetei számára, amelyek - a gyakoriságtól függetlenül - csak alkalmanként tartalmaznak hasznos vagy érdekes tartalmakat.

Hogyan állíthatók be RSS-hírcsatornákra vonatkozó szabályok?

Ha sok különböző RSS-hírcsatornára feliratkozott, kezelje őket úgy, mint egy újabb terjesztési listát. Helyezze az érdekes RSS-elemeket (kulcsszavak alapján) a Beérkezett üzenetek mappába; a többi elemet hagyja automatikusan az RSS-mappákba iktatódni.

Mi a teendő adatmegőrzési szabályok vagy Exchange Server Online-archívumok esetén?

Használja a szervezete által biztosított megoldást az archiválás helyett, és mint mindig, tartsa magát a vállalati házirendhez. Ha a vállalati házirend előírja, hogy minden elemtípushoz külön mappa szükséges, kövesse ezt a szabályt.

Mire jók a szabályok?

Idővel egyre több és több üzenetet kap. Nem olvashat el minden beérkezett üzenetet – és nem is érdemes ezzel próbálkoznia. Ehelyett csak azokat az üzeneteket olvassa el, amelyek fontosak Önnek. A szabályokkal kiemelheti a fontos üzeneteket, és minimálisra csökkentheti a zavaró üzenetek számát.

Milyen dátumokat állítanak be a jelölők?

Mit tegyek a teendősávon lévő több éves feladatokkal és megjelölt levelekkel?

Ha nem használja aktívan a feladatokat vagy a jelölőket semmilyen célra, jelölje ki az összes elemet, kattintson rá a jobb gombbal, majd válassza a Törlés parancsot. Ezzel törli a régi feladatokat, illetve eltávolítja a jelölőt a megjelölt üzenetekről és névjegyekről anélkül, hogy törölné őket.

Mit tegyek a nem használt kategóriákkal?

Töröljön minden olyan kategóriát, amelyet nem szándékozik használni. Minden elemre ugyanaz a kategóriakészlet vonatkozik, ezért ha például a névjegyekhez használja az adott kategóriát, akkor tartsa meg.

Hogyan választhatom ki a legmegfelelőbb színeket?

A színkategóriák létrehozásakor gondolja át, hogy milyen színeket választ. Például ne válassza ugyanazt a színt a @phone és az @email kategóriák számára, de használjon hasonló színeket (pl. a zöld különböző árnyalatait) az összes 1:1-es kategória esetén. Egy idő után a feladatlistára nézve a szín alapján meg fogja tudni mondani, hogy egy feladatra reagálnia kell-e hamarosan. Ha például az @Otthoni kategória lila színt kap, és Ön éppen a munkahelyén van, a lila színű feladatokat nem tudja elvégezni.

Miért érdemes ütemezni az időt?

Ha naptárában ütemezi idejét, a rendszer frissíteni fogja elfoglaltsági információit és megjeleníti azokat mások számára, így kevésbé valószínű, hogy erre az időre fogják ütemezni Önt. Ha naptára zsúfolt, ez az egyetlen módja, hogy időt különíthessen el saját munkájára.

Ezzel könnyebbé válik a munkára vonatkozó kötelezettségvállalás is – Ha felvette a naptárába az adott időszakot, lefoglalta azt arra, hogy dolgozzon. Ha valaki más az Ön munkaidejére ütemez valamit, feltétlenül ütemezze át idejét. Ne csapja be magát!

Hogyan kezeljem a Beérkezett üzenetek mappában lévő 10 000 levelet?

Ha húsznál több elem található Beérkezett üzenetek mappájában, dolgozza fel az előző heti üzeneteket, majd jelölje ki a maradékot, és helyezze át az 1-referencia mappába. Igen, ezt is megteheti, és jó érzés!

Miért kapok ilyen sok üzenetet?

Ha nyomasztónak érzi az üzenetek számát, valószínű, hogy ez az üzenetmennyiség kezelhetetlenné vált az Ön számára, és agresszívebb szabályokat kell beállítania. Az üzeneteket a Feladó oszlop szerint rendezve, majd az összes fejlécet összecsukva vizsgálja meg az üzenetek eredetét. Nem olvas-e olyan partnercsoportokat, amelyekre nem lenne szüksége? Ha igen, hozzon rá létre szabályt. Nézetváltás esetén ne felejtsen el visszaváltani az előző nézetre.

Tíz percem van csak. Mit olvassak el először a Beérkezett üzenetek mappában?

Ha kevés az ideje – például két értekezlet között – olvassa el a kék színű üzeneteket – ezeket közvetlenül Önnek küldték. Ezek a legfontosabb üzenetek, amelyekre gyakran reagálnia kell valamit.

Milyen gyakran érdemes elolvasni az üzeneteket?

Sokunk számára már-már függőség az üzenetek olvasása. Reggelente töltsön húsz percet az üzenetek végignézésével, majd fordítsa figyelmét a feladatlista napi ellenőrzésére. Ezután kezdődjön a munkanap! Az üzenetolvasásra fordított időt korlátozza napi két alkalomra: reggelre és a nap végére, így sokkal hatékonyabban fog tudni dolgozni. Próbálja ki egy hétre, és meglátja.

Hogyan kezelhetem az összetett feladatokat?

Bizonyos feladatok több tervezési lehetőséget igényelnek. Ezekhez használja a OneNote programot. Egy több lépésből álló, beágyazott feladatokat tartalmazó projekt tervezéséhez például megfelelőbb eszköz a OneNote.

Ha csak néhány kapcsolódó feladatot szeretne megjegyezni, sorolja fel azokat a feladat törzsében. Az esetleges kapcsolódó üzeneteket húzza át a feladatba.

Együtt tároljam a személyes és az üzleti feladatokat?

Ha lehetséges, tartsa a személyes és üzleti feladatokat egy helyen. Egyetlen listát vezetve kevesebb helyen kell követnie teendőit. Kategóriák segítségével egyetlen lista esetén is szétválaszthatja a személyes és üzleti feladatokat, és hatékonyan kezelheti listáját. Személyes feladatait a vállalati Exchange Server kiszolgáló tárolja, így azok láthatóak lehetnek az informatikai részleg számára, ezért csak olyan személyes feladatokat vegyen fel a listába, amelyek helyénvalóak.

Mi a probléma azzal, ha a feladatokat a fejemben tartom nyilván?

A feladatok fejben tartása nem működik. Az Outlook alkalmazásnak köszönhetően nem kell feladatai nyomon követésével terhelnie memóriáját. Semmi szükség arra, hogy agya képességeit feladatok megjegyzésére fecsérelje („Jaj, el ne felejtsem, Andrásnak írni kell a sablonokról, Andrásnak, a sablonokról…”) ahelyett, hogy teendőire összpontosítana.

Miért az Outlook programban tartsam nyilván a feladataimat?

Az Outlook feladatlistájának előnyei a papíralapú listákkal szemben:

• Automatikusan frissül.

• Egyszerűen átrendezhető.

• Az Webes Outlook használatával bárhonnan megtekintheti feladatlistáját.

• Az Outlook együttműködik a OneNote és a Microsoft SharePoint Server programmal, valamint mobileszközével.

• A papíralapú listák könnyen elveszhetnek.

Haladó felhasználóknak: Hogyan hozhatok létre keresési mappákat e-mail üzenetek számára?

Egyszerűen hozzáférhet egy adott értekezleti témában írt üzenetek csoportjához. Készítsen egy kategóriát az értekezlethez, majd hozzon létre keresési mappát a következő feltételekkel: <név> kategória és befejezetlen és adott időszakból. A témában beérkező üzeneteket jelölje meg a kategóriával. Amikor sor kerül az értekezletre, jelölje meg elvégzettként a megbeszélt üzeneteket.

Vissza a lap tetejére

Könyvek és más források

• Getting Things Done (GTD) System, kiadó: David Allen & Company

• Michael Linenberger: Total Workday Control Using Microsoft Outlook

• Lifehacker Tippek és letöltések hatékony munkavégzéshez

• How Bill Gates Works – A Fortune 500 magazin cikke a CNNMoney.com webhelyen

Vissza a lap tetejére