E-mail emlékeztetők a Project Web Appban ütemezett munkákról

Csak azt szeretném tudni, ha kihagyok egy határidőt.   

Szeretnék tudni, hogy mikor:

• Lejárt egy feladat a határidőhöz rendelve. A feladatokcsoportban válassza az emlékeztető küldése lehetőséget, amikor a feladatok lejártak.

• Egy állapotjelentés lejárt. Az állapotjelentésekcsoportban válassza az emlékeztető küldése lehetőséget, amikor az állapotjelentések lejártak.

Mindkét emlékeztetővel megadhatja, hogy egy kicsit várjon, amíg a Project Web App el nem küldi az e-mailt, és azt is megteheti, hogy rendszeres időközönként megőrzi az emlékeztetőket, amíg el nem éri a feladatot, vagy az állapotjelentést nem küldi el.

Szeretnék egy head-up-ot, ha egy dátum hamarosan érkezik.   

Szeretnék tudni, hogy mikor:

• Az általam kiosztott feladat hamarosan elindul. A feladatokcsoportban válassza az emlékeztető küldése a feladatok elkezdése előttlehetőséget.

• Egy feladat hamarosan esedékes. A feladatokcsoportban válassza az emlékeztető küldése a feladatok elvégzése előttlehetőséget.

• Egy állapotjelentés hamarosan esedékes. Az állapotjelentésekcsoportban válassza az emlékeztető küldése lehetőséget, mielőtt az állapotjelentések esedékesséváltanak.

Az alábbi emlékeztetők mindegyikével megadhatja, hogy milyen messze legyen az értesítő e-mailek érkezési ideje.

Állandó emlékeztetők szükségesek a nyomon követéshez.   

Szeretnék tudni, hogy mikor:

• Az általam kiosztott feladat még nincs elvégezve. A feladatokcsoportban válassza a nem befejezett tevékenységekről szóló emlékeztető küldéselehetőséget.

• Az állapotjelentés még nincs elküldve. Az állapotjelentésekcsoportban válassza az emlékeztető küldése lehetőséget addig, amíg az állapotjelentést nem küldi el, vagy a késésük lejárt.

Ha ezt a részletességet szeretné használni, érdemes megtervezni, hogy milyen gyakran szeretne e-maileket használni.

Például az alábbiakat teheti:

• A tevékenység kezdési dátumának egy egyhetes feje

• Tevékenység határideje emlékeztetők minden második napon, a hét kezdése előtt a tevékenység esedékes.

• Késedelmes értesítések naponta, a tevékenység esedékese után 3 nappal kezdődően.

• Emlékeztetők minden héten a hiányos feladatokról.

aProject Web App megpróbálja egyetlen e-mailbe összevonni az értesítéseket, így a Beérkezett üzenetek mappa nem lesz igazán elárasztva az emlékeztetővel, de előfordulhat, hogy a munkalapon lévő összes tevékenységtől függően minden nap valami nap van. Különösen azért, mert a projektmenedzser vagy az erőforrás-kezelő is tartalmazhat néhány emlékeztetőt, amelyekre rákérdeztek, Project Web App is küldhetnek. Töltsön el egy kis időt, ami igazán hasznos Önnek, és ha úgy találja, hogy csak túl sok e-mailt kap a Project Web App ból, később is finomíthatja.

Lehet, hogy néhány más emlékeztetőt is szeretne.   

Szeretnék tudni, hogy mikor:

• Egy tevékenységhez rendeltem. A feladatokcsoportban válassza az új tevékenység-hozzárendelés kapok a projektek közöttlehetőséget.

• A hozzárendelt tevékenység módosult. A feladatokcsoportban válassza a saját Project-feladatok módosításaelemet.

• A projektmenedzser kéri az állapotjelentés megadását. Az állapotjelentésekcsoportban válassza az új állapotjelentés-kérés fogadásalehetőséget.

• Nem sikerült megkérdezni azt, amit a Project online-ra kértem. A várólista-feladatok hibái csoportban válassza a várólista-feladatok bármelyikét.

Csak azt szeretném emlékeztetni a csapatnak, ha kihagytak egy határidőt.   

Szeretném emlékeztetni magam és/vagy a csapatom, ha:

• Egy tevékenység lejárt. A csapattagok feladataicsoportban válassza az emlékeztető küldése lehetőséget, amikor a csapattagok tevékenysége lejárt.

• Egy állapotjelentés lejárt. A saját erőforrások állapotjelentésekcsoportban válassza az emlékeztető küldése lehetőséget, ha az erőforrásokra vonatkozó állapotjelentések lejártak.

Mindkét emlékeztetővel megadhatja, hogy egy kicsit várjon, amíg Project Web App elküldi az e-mailt, és azt is megteheti, hogy rendszeres időközönként elküldi az emlékeztetőket, amíg el nem éri a feladatot, vagy az állapotjelentést nem küldi el.

Azt szeretném, hogy a csoport egy Heading-up legyen, ha egy dátum hamarosan megjelenik.   

Szeretném emlékeztetni magam és/vagy a csapatom, ha:

• Egy feladat hamarosan esedékes. A csapattagok feladataicsoportban válassza az emlékeztető küldése a csapattagok tevékenységének határideje előttlehetőséget.

• Egy állapotjelentés hamarosan esedékes. A saját erőforrások állapotjelentésekcsoportban válassza az emlékeztető küldése lehetőséget az erőforrások állapotjelentés-jelentései előtt.

Az alábbi emlékeztetők mindegyikével megadhatja, hogy milyen messze legyen az értesítő e-mailek érkezési ideje.

Segítségre van szükségem a csoporttagoknak a munkaidő-nyilvántartások kitöltéséhez.   

Szeretném emlékeztetni magam és/vagy a csapatom, ha:

• Senki sem jelentett munkát a folyamatban lévő tevékenységeken. A csapattagok feladataicsoportban válassza az emlékeztető küldése lehetőséget, ha a csapattagok tevékenysége folyamatban van, de nem rendelkezik tényleges munkával.

Ezzel az emlékeztetővel megadhatja, hogy egy kicsit várjon, amíg a Project Web App elküldi az értesítő e-mailt.