A tartalomszervező beállítása dokumentumok továbbítására
Applies ToSharePoint Server előfizetői kiadás SharePoint Server 2019 SharePoint Server 2016 SharePoint Server 2013 SharePoint Server 2013 Enterprise Microsoft 365 SharePoint

A tartalomszervező a SharePoint olyan szolgáltatása, amely a tárakkal kapcsolatos bizonyos fontos feladatokat automatikusan képes kezelni. Ezzel nem csupán időt lehet megtakarítani, hanem biztosítható a dokumentumtárak konzisztens kezelése is.

Mire alkalmas a tartalomszervező?

A tartalomszervező a következő feladatokat képest automatikusan elvégezni:

  • Dokumentumok továbbítása különböző tárakba vagy mappákba:    A tartalomszervező gyakorlatilag fogadja a dokumentumokat. Minden alkalommal, amikor feltöltenek egy dokumentumot, a tartalomszervező az Ön által létrehozott szabályok alkalmazásával megállapítja, hogy hová kell helyeznie a dokumentumot. Aztán a dokumentumot a megfelelő tárba vagy mappába továbbítja, amely akár másik webhelycsoportban is lehet. A szabályok a tartalomtípusok és a metaadatok együttesén alapulhatnak.

  • Az összes dokumentum feltöltése egy gyűjtőtárba    Konfigurálhatja úgy a tartalomszervezőt, hogy az összes feltöltött dokumentumot egy gyűjtőtárba helyezze, ahol megadhatók a metaadatok, és befejeződött a beküldési folyamat.

  • Mappaméret kezelése    A tartalomszervezőt beállíthatja úgy, hogy figyelje a mappákban lévő elemek számát, és győződjön meg arról, hogy egyetlen mappa sem tartalmaz több elemet, mint a megadott számú elem. Alapértelmezés szerint ez a korlát 2500 elem, és amikor a 2501-es számú elem megérkezik, a tartalomszervező automatikusan létrehoz egy új mappát, és elhelyezi benne a dokumentumot. Megadhatja, hogy a Tartalomszervező hány elemet engedélyez egyetlen mappában.

  • A többször beküldött dokumentumok kezelése:    Ha olyan dokumentumot tölt fel, amely már létezik a tárban, beállíthatja, hogy a tartalomszervező SharePoint verziót használjon, vagy egyedi karakterek hozzáadásával módosítsa a fájlnevet. Így biztosítható, hogy a meglévő dokumentum és a másodpéldány is megmaradjon.

  • Naplók karbantartása:    A tartalomszervező a dokumentumokra vonatkozó naplókat meg tudja őrizni a dokumentum mellett a továbbítás után.

A tartalomszervező szolgáltatás aktiválása a webhelyeken

Legalább webhelytulajdonosi engedélyekkel kell rendelkeznie, és engedélyeznie kell a közzétételi szolgáltatásokat.

A tartalomszervező szolgáltatás aktiválása egy webhelyen

  1. Keresse meg a konfigurálni kívánt webhelyet.

  2. Kattintson a Beállítások Beállítások ikon , majd a legördülő menü Webhely beállításai parancsára.

    SharePoint esetében kattintson a Beállítások Beállítások ikon, majd a Webhely tartalma, majd a Webhely beállításai elemre.

  3. A Webhely beállításai lap Webhelyműveletek csoportjában kattintson a Webhelyfunkciók kezelése elemre.

  4. A Tartalomszervező név mellett kattintson az Aktiválás gombra. Amikor a szolgáltatás engedélyezve van, az Állapot oszlopban megjelenik az Aktív szó.

    content organzier enable button

A tartalomszervező beállítása dokumentumok továbbítására

Megjegyzés:  A tartalomszervező beállításához legalább webhely-tulajdonosi engedélyekkel kell rendelkeznie.

  1. Lépjen arra a webhelyre, amelyen be szeretné állítani, hogy a tartalomszervező a dokumentumokat automatikusan továbbítsa a megfelelő helyre.

  2. Kattintson a Beállítások Beállítások ikon , majd a legördülő menü Webhely beállításai parancsára.

    SharePoint esetében kattintson a Beállítások Beállítások ikon, majd a Webhely tartalma, majd a Webhely beállításai elemre.

  3. A Hely felügyelete csoportban kattintson a Tartalomszervező beállításai hivatkozásra.

    Megjegyzés: A Tartalomszervező beállításai hivatkozás csak akkor jelenik meg, ha a webhelyen engedélyezett a Tartalomszervező szolgáltatás.

  4. A tartalomszervező használatához jelölje be a Felhasználók átirányítása a gyűjtőtárhoz csoportban lévő jelölőnégyzetet. Ez a beállítás a felhasználókat automatikusan átirányítja a Gyűjtőtárba, amikor dokumentumot próbálnak feltölteni.

  5. Ha engedélyezni szeretné a dokumentumok más webhelyre irányuló továbbítását, jelölje be a Küldés másik helyre csoportban található jelölőnégyzetet.

  6. A Mappa almappákra osztása csoportban jelölje be az Almappák létrehozása, ha a célhely túl sok elemet tartalmaz jelölőnégyzetet, ha automatikusan létre szeretne hozni almappákat, amikor az elemek száma túllépi a megadott értéket egy helyen.

    • Az Egy adott mappában lévő elemek száma mezőben adja meg, hogy a mappa hány dokumentumot tárolhat, mielőtt a rendszer új mappát hozna létre.

    • A Mappanév formátuma mezőben adja meg az újonnan létrehozott mappákhoz használni kívánt névformátumot.

  7. A Többször beküldött dokumentumok csoportban adja meg, hogy az azonos elemek megkülönböztetéséhez a verziószámozási szolgáltatást szeretné-e használni, vagy egyedi karaktereket szeretne a fájlnevekhez fűzni.

  8. Jelölje be a Környezet megőrzése csoportban található jelölőnégyzetet, ha a beküldött elemekhez és dokumentumokhoz naplóbejegyzésként menteni szeretné a naplókat és a metaadatokat.

  9. A Szabálykezelők szakaszban adja meg azokat a felhasználóneveket, amelyek a szervezet szabálykezelői. A szabálykezelőknek Webhely kezelése engedéllyel kell rendelkezniük a Tartalomszervező szabálybeállítási lapjának eléréséhez. További információ: Tartalomszervezői szabályok létrehozása a dokumentumok irányításához.

  10. A megfelelő jelölőnégyzetek bejelölésével állítsa be az automatikus e-mail küldést. A tartalomszervező e-mailt tud küldeni, ha egy beküldött elem nem felel meg valamelyik szabálynak, illetve olyankor is, ha bármilyen tartalom érkezik a tartalomszervezőhöz.

    Megjegyzés: Email a SharePoint- vagy hálózati rendszergazdának kell konfigurálnia a kiszolgálóhoz vagy szolgáltatáshoz a jelölőnégyzetek engedélyezéséhez.

  11. A Beküldési pontok csoportban adja meg azoknak az egyéb webhelyeknek vagy levelezőprogramoknak az adatait, amelyek tartalmakat küldhetnek az aktuális webhelyre.

    Tipp:  Itt található annak a webszolgáltatásnak az URL-címe, amelyen keresztül tartalmakat küldhet a webhelyre, ha létre szeretne hozni egy munkafolyamatot vagy egyéni megoldást, amellyel levelezőrendszerből küldhet dokumentumokat.

További segítségre van szüksége?

További lehetőségeket szeretne?

Fedezze fel az előfizetés előnyeit, böngésszen az oktatóanyagok között, ismerje meg, hogyan teheti biztonságossá eszközét, és így tovább.

A közösségek segítségével kérdéseket tehet fel és válaszolhat meg, visszajelzést adhat, és részletes ismeretekkel rendelkező szakértőktől hallhat.