A tartalomszervező a SharePoint olyan szolgáltatása, amely a tárakkal kapcsolatos bizonyos fontos feladatokat automatikusan képes kezelni. Ezzel nem csupán időt lehet megtakarítani, hanem biztosítható a dokumentumtárak konzisztens kezelése is.
Mire alkalmas a tartalomszervező?
A tartalomszervező a következő feladatokat képest automatikusan elvégezni:
-
Dokumentumok továbbítása különböző tárakba vagy mappákba: A tartalomszervező gyakorlatilag fogadja a dokumentumokat. Minden alkalommal, amikor feltöltenek egy dokumentumot, a tartalomszervező az Ön által létrehozott szabályok alkalmazásával megállapítja, hogy hová kell helyeznie a dokumentumot. Aztán a dokumentumot a megfelelő tárba vagy mappába továbbítja, amely akár másik webhelycsoportban is lehet. A szabályok a tartalomtípusok és a metaadatok együttesén alapulhatnak.
-
Az összes dokumentum feltöltése egy gyűjtőtárba Konfigurálhatja úgy a tartalomszervezőt, hogy az összes feltöltött dokumentumot egy gyűjtőtárba helyezze, ahol megadhatók a metaadatok, és befejeződött a beküldési folyamat.
-
Mappaméret kezelése A tartalomszervezőt beállíthatja úgy, hogy figyelje a mappákban lévő elemek számát, és győződjön meg arról, hogy egyetlen mappa sem tartalmaz több elemet, mint a megadott számú elem. Alapértelmezés szerint ez a korlát 2500 elem, és amikor a 2501-es számú elem megérkezik, a tartalomszervező automatikusan létrehoz egy új mappát, és elhelyezi benne a dokumentumot. Megadhatja, hogy a Tartalomszervező hány elemet engedélyez egyetlen mappában.
-
A többször beküldött dokumentumok kezelése: Ha olyan dokumentumot tölt fel, amely már létezik a tárban, beállíthatja, hogy a tartalomszervező SharePoint verziót használjon, vagy egyedi karakterek hozzáadásával módosítsa a fájlnevet. Így biztosítható, hogy a meglévő dokumentum és a másodpéldány is megmaradjon.
-
Naplók karbantartása: A tartalomszervező a dokumentumokra vonatkozó naplókat meg tudja őrizni a dokumentum mellett a továbbítás után.
A tartalomszervező szolgáltatás aktiválása a webhelyeken
Legalább webhelytulajdonosi engedélyekkel kell rendelkeznie, és engedélyeznie kell a közzétételi szolgáltatásokat.
A tartalomszervező szolgáltatás aktiválása egy webhelyen
-
Keresse meg a konfigurálni kívánt webhelyet.
-
Kattintson a Beállítások , majd a legördülő menü Webhely beállításai parancsára.
SharePoint esetében kattintson a Beállítások , majd a Webhely tartalma, majd a Webhely beállításai elemre.
-
A Webhely beállításai lap Webhelyműveletek csoportjában kattintson a Webhelyfunkciók kezelése elemre.
-
A Tartalomszervező név mellett kattintson az Aktiválás gombra. Amikor a szolgáltatás engedélyezve van, az Állapot oszlopban megjelenik az Aktív szó.
A tartalomszervező beállítása dokumentumok továbbítására
Megjegyzés: A tartalomszervező beállításához legalább webhely-tulajdonosi engedélyekkel kell rendelkeznie.
-
Lépjen arra a webhelyre, amelyen be szeretné állítani, hogy a tartalomszervező a dokumentumokat automatikusan továbbítsa a megfelelő helyre.
-
Kattintson a Beállítások , majd a legördülő menü Webhely beállításai parancsára.
SharePoint esetében kattintson a Beállítások , majd a Webhely tartalma, majd a Webhely beállításai elemre.
-
A Hely felügyelete csoportban kattintson a Tartalomszervező beállításai hivatkozásra.
Megjegyzés: A Tartalomszervező beállításai hivatkozás csak akkor jelenik meg, ha a webhelyen engedélyezett a Tartalomszervező szolgáltatás.
-
A tartalomszervező használatához jelölje be a Felhasználók átirányítása a gyűjtőtárhoz csoportban lévő jelölőnégyzetet. Ez a beállítás a felhasználókat automatikusan átirányítja a Gyűjtőtárba, amikor dokumentumot próbálnak feltölteni.
-
Ha engedélyezni szeretné a dokumentumok más webhelyre irányuló továbbítását, jelölje be a Küldés másik helyre csoportban található jelölőnégyzetet.
-
A Mappa almappákra osztása csoportban jelölje be az Almappák létrehozása, ha a célhely túl sok elemet tartalmaz jelölőnégyzetet, ha automatikusan létre szeretne hozni almappákat, amikor az elemek száma túllépi a megadott értéket egy helyen.
-
Az Egy adott mappában lévő elemek száma mezőben adja meg, hogy a mappa hány dokumentumot tárolhat, mielőtt a rendszer új mappát hozna létre.
-
A Mappanév formátuma mezőben adja meg az újonnan létrehozott mappákhoz használni kívánt névformátumot.
-
-
A Többször beküldött dokumentumok csoportban adja meg, hogy az azonos elemek megkülönböztetéséhez a verziószámozási szolgáltatást szeretné-e használni, vagy egyedi karaktereket szeretne a fájlnevekhez fűzni.
-
Jelölje be a Környezet megőrzése csoportban található jelölőnégyzetet, ha a beküldött elemekhez és dokumentumokhoz naplóbejegyzésként menteni szeretné a naplókat és a metaadatokat.
-
A Szabálykezelők szakaszban adja meg azokat a felhasználóneveket, amelyek a szervezet szabálykezelői. A szabálykezelőknek Webhely kezelése engedéllyel kell rendelkezniük a Tartalomszervező szabálybeállítási lapjának eléréséhez. További információ: Tartalomszervezői szabályok létrehozása a dokumentumok irányításához.
-
A megfelelő jelölőnégyzetek bejelölésével állítsa be az automatikus e-mail küldést. A tartalomszervező e-mailt tud küldeni, ha egy beküldött elem nem felel meg valamelyik szabálynak, illetve olyankor is, ha bármilyen tartalom érkezik a tartalomszervezőhöz.
Megjegyzés: Email a SharePoint- vagy hálózati rendszergazdának kell konfigurálnia a kiszolgálóhoz vagy szolgáltatáshoz a jelölőnégyzetek engedélyezéséhez.
-
A Beküldési pontok csoportban adja meg azoknak az egyéb webhelyeknek vagy levelezőprogramoknak az adatait, amelyek tartalmakat küldhetnek az aktuális webhelyre.
Tipp: Itt található annak a webszolgáltatásnak az URL-címe, amelyen keresztül tartalmakat küldhet a webhelyre, ha létre szeretne hozni egy munkafolyamatot vagy egyéni megoldást, amellyel levelezőrendszerből küldhet dokumentumokat.