Stvaranje jednostavnog upita odabiranja

Prednosti korištenja upita

Upit vam omogućuje:

• Prikaz podataka samo iz polja koja vas zanimaju. Kada otvorite tablicu, prikazuju vam se sva polja. Upit je praktično rješenje za spremanje odabira polja.

  Napomena: Upit ne sprema podatke, već samo upućuje na njih. Kada spremite upit, ne spremate kopiju podataka.

• Kombiniranje podataka iz više izvora. U tablici su obično prikazani samo podaci koji su u nju pohranjeni. Upit vam omogućuje odabir polja iz različitih izvora i određivanje načina na koji će se podaci kombinirati.

• Korištenje izraza kao polja. Kao polje možete, primjerice, koristiti funkciju Datum ili pak možete koristiti funkciju Oblikovanje s poljem da biste upravljali načinom na koji se podaci iz polja oblikuju u rezultatima upita.

• Prikaz zapisa koji zadovoljavaju kriterije koje postavite. Kada otvorite tablicu, prikazuju vam se svi zapisi. Upit je praktično rješenje za spremanje odabira zapisa.

Osnovne upute za stvaranje upita odabiranja

Upit odabiranja možete stvoriti pomoću čarobnjaka za upite ili u prikazu dizajna. Ako koristite čarobnjak, neki elementi dizajna nisu dostupni, no te elemente kasnije možete dodati u prikazu dizajna. Unatoč tome što se te dvije metode dosta razlikuju, osnovne su upute u načelu iste:

1. Odaberite tablice ili upite koje želite koristiti kao izvore podataka.

2. Odredite polja iz izvora podataka koja želite koristiti.

3. Ako želite, postavite kriterije da biste ograničili zapise koje upit vraća.

Kada stvorite upit odabiranja, pokrenite ga da bi vam se prikazali rezultati. Da biste pokrenuli upit odabiranja, otvorite ga u prikazu podatkovne tablice. Ako spremite upit, možete ga ponovno upotrijebiti kad god poželite, primjerice kao izvor podataka za obrazac, izvješće ili drugi upit.

Prije početka

Ako koristite polja iz izvora podataka koja nisu međusobno povezana, čarobnjak za upite upitat će vas želite li stvoriti odnose. Čarobnjak će otvoriti prozor Odnosi, ali ćete u slučaju uređivanja nekog od odnosa morati ponovno pokrenuti čarobnjak. Stoga prije pokretanja čarobnjaka razmislite o stvaranju odnosa koji su potrebni za upit.

Dodatne informacije o stvaranju odnosa između tablica potražite u članku Vodič za odnose među tablicama.

Korištenje čarobnjaka za upite

1. Na kartici Stvaranje u grupi Upiti kliknite Čarobnjak za upite. 

   

2. U dijaloškom okviru Novi upit kliknite Čarobnjak za jednostavne upite, a zatim U redu.

3. Nakon toga dodajte polja. Dodati možete do 255 polja iz do 32 tablice ili upita.

   Za svako polje učinite sljedeće:

   1. U odjeljku Tablice/upiti kliknite tablicu ili upit koji sadrži polje.

   2. U odjeljku Dostupna polja dvokliknite polje koje želite dodati na popis Odabrana polja. Ako u upit želite dodati sva polja, kliknite gumb s dvostrukim strelicama udesno (>>).

   3. Kada dodate sva željena polja, kliknite Dalje.

      

4. Ako niste dodali brojčana polja (polja koja sadrže numeričke podatke), prijeđite na 9. korak. Ako ste dodali brojčana polja, čarobnjak će vas pitati želite li da upit vrati pojedinosti ili sažete podatke.

   Učinite nešto od sljedećeg:

   1. Ako želite vidjeti pojedinačne zapise, kliknite Detalji, a zatim Dalje. Prijeđite na 9. korak.

   2. Ako želite pogledati sažete brojčane podatke, primjerice prosjeke, kliknite Sažeti pa Mogućnosti sažetka.

      

5. U dijaloškom okviru Mogućnosti sažetka odredite polja koja želite sažeti i način sažimanja podataka. Navedena su samo brojčana polja.

   Za svako brojčano polje odaberite jednu od sljedećih funkcija:

   1. Sum    Upit vraća zbroj svih vrijednosti u polju.

   2. Avg    Upit vraća prosjek svih vrijednosti u polju.

   3. Min    Upit vraća najmanju vrijednost u polju.

   4. Max    Upit vraća najveću vrijednost u polju.

   

6. Ako želite da rezultati upita sadrže broj zapisa u izvoru podataka, potvrdite odgovarajući okvir Prebroji zapise u [naziv izvora podataka].

7. Kliknite U redu da biste zatvorili dijaloški okvir Mogućnosti sažetka.

8. Ako u upit niste dodali polje datuma/vremena, prijeđite na 9. korak. Ako ste upitu dodali polje datuma i vremena, čarobnjak za upite pitat će vas kako želite grupirati vrijednosti datuma. Pretpostavimo, primjerice, da ste u upit dodali brojčano polje ("Cijena") i polje datuma/vremena ("Transaction_Time"), a zatim u dijaloškom okviru Mogućnosti sažetka naveli prosječnu vrijednost brojčanog polja "Cijena". Budući da ste uvrstili polje datuma/vremena, možete izračunati sažete vrijednosti za svaku jedinstvenu vrijednost datuma/vremena, za svaki dan, za svaki mjesec, za svako tromjesečje ili za svaku godinu.

   

   Odaberite vremensko razdoblje koje želite upotrijebiti za grupiranje vrijednosti datuma/vremena pa kliknite Dalje.

   Napomena: U prikazu dizajna vrijednosti pomoću izraza možete grupirati za bilo koje vremensko razdoblje, ali čarobnjak nudi samo navedene mogućnosti.

9. Na zadnjoj stranici čarobnjaka navedite naziv upita, odaberite želite li otvoriti ili izmijeniti upit pa kliknite Završi.

   Ako odaberete otvaranje upita, upit će prikazati odabrane podatke u prikazu podatkovne tablice. Ako odaberete izmjenu upita, upit će se otvoriti u prikazu dizajna.

Vrh stranice

Automatski spojevi

Kada dodate izvore podataka koji već imaju definirane međusobne odnose, ti se odnosi automatski dodaju u upit kao spojevi. Spojevi određuju kako će se podaci iz povezanih izvora kombinirati. Access automatski stvara spojeve između dvije tablice ako sadrže polja s kompatibilnim vrstama podataka i ako je jedno polje primarni ključ.

Spojeve koje Access stvara možete i prilagoditi. Access vrstu spoja određuje na temelju odnosa koji spoj predstavlja. Ako Access stvori spoj kada nema definiranog odnosa, stvorit će unutarnji spoj.

Ako Access prilikom dodavanja izvora podataka automatski stvori točan spoj, možete prijeći na 3. korak: dodavanje izlaznih polja.

Korištenje istog izvora podataka nekoliko puta

U nekim slučajevima želite spojiti dvije kopije iste tablice ili upita pod nazivom samospajanje, koje kombinira zapise iz iste tablice kada u spojenim poljima postoje podudarne vrijednosti. Recimo, primjerice, da imate tablicu Zaposlenici u kojoj polje ReportsTo za zapis svakog zaposlenika prikazuje ID rukovoditelja umjesto imena. Pomoću samostalnog pridruživanja možete umjesto toga prikazati ime rukovoditelja u zapisu svakog zaposlenika.

Kada drugi puta dodate izvor podataka, Access će nazivu druge instance dodati nastavak _1. Na primjer, ako tablicu Zaposlenici dodate dva puta, druga instanca imat će naziv Zaposlenici_1.

Dodavanje spoja

• Da biste dodali spoj povucite polje iz jednog izvora podataka u odgovarajuće polje u drugom izvoru podataka.

  Access će prikazati crtu između dva polja koja upućuje na to da je spoj stvoren.

  

Promjena spoja

1. Dvokliknite spoj koji želite promijeniti.

   Prikazuje se dijaloški okvir Svojstva spoja.

   

2. Pregledajte tri mogućnosti u dijaloškom okviru Svojstva spoja.

3. Kliknite željenu mogućnost pa U redu.

Kada su spojevi spremni, dodajte izlazna polja – polja s podacima koje želite prikazati u rezultatima upita.

Korištenje izraza kao izlaznog polja

Ako želite obavljati izračune ili koristiti funkciju za stvaranje izlaza upita, koristite izraz kao izlazno polje. Izraz može koristiti podatke iz bilo kojeg izvora podataka upita, kao i funkcije, primjerice Oblikovanje ili InStr, a može sadržavati i konstante i aritmetičke operatore.

1. U praznom stupcu u rešetki dizajna upita desnom tipkom miša kliknite redak Polje, a zatim kliknite Zumiranje na izborniku prečaca.

2. U okvir Zumiranje upišite ili zalijepite izraz. Izrazu dodijelite naziv koji želite koristiti za izlaznu vrijednost izraza i iza njega unesite dvotočku. Na primjer, ako želite da izraz ima naziv "Zadnje ažuriranje", kao prvi dio naziva unesite Zadnje ažuriranje:.

   Napomena: Izrazi vam omogućuju mnoštvo radnji. Ovaj članak ne sadrži detaljno objašnjenje izraza. Dodatne informacije o stvaranju izraza potražite u članku Sastavljanje izraza.

Postavljanje kriterija za izlazno polje

1. U rešetki dizajna upita, u retku Kriterij polja koje sadrži vrijednosti koje želite ograničiti, upišite izraz koji vrijednosti polja moraju zadovoljiti da bi polje bilo uvršteno u rezultate. Na primjer, ako želite ograničiti upit tako da prikazuje samo zapise u kojima je vrijednost polja Grad Las Vegas, u redak Kriterij za to polje upišite Las Vegas.

   U članku Primjeri kriterija upita pogledajte mnoštvo primjera korištenja kriterija upita za različite vrste podataka.

2. Dodatni kriterij odredite u retku Ili ispod retka Kriterij.

   Ako odredite dodatni kriterij, vrijednost polja mora zadovoljavati sve navedene kriterije da bi polje bilo uvršteno u rezultate upita.

Kriteriji za više polja

Kriterije možete koristi za više polja. Kada to učinite, svi kriteriji u retku Kriterij ili Ili moraju biti zadovoljeni da bi zapis bio uvršten u rezultate.

Postavljanje kriterija pomoću polja koje ne želite uvrstiti u rezultate

Polje možete dodati u dizajn upita, a da pritom podatke polja ne uvrstite u rezultate upita. To učinite ako želite upotrijebiti vrijednosti polja za ograničenje rezultata upita, ali ne želite da vam se vrijednosti polja prikažu.

1. Dodajte polje u rešetku dizajna.

2. Poništite potvrdni okvir u retku Prikaži za polje.

3. Postavite kriterije na isti način kao i za izlazno polje.