Prilaganje datoteka i grafika zapisima u bazi podataka

Privici i pravila za dizajn baze podataka

Po zadanom, svako polje u relacijskoj bazi podataka sadrži samo jedan dio podataka. Primjerice, ako polje adrese sadrži više od jedne adrese, pretraživanje može biti teško, pa čak i nemoguće. Na prvi se pogled čini da privici krše pravila za dizajn baze podataka jer možete priložiti više od jedne datoteke (jednog dijela podataka) u polje. No, privici ne krše pravila dizajna jer prilikom prilaganja datoteka u zapis Access stvara jednu tablicu sustava (ili više njih) i koristi ih za pozadinsku normalizaciju podataka. Te tablice ne možete vidjeti ni raditi s njima.

Informacije o prikazu drugih tablica sustava potražite u članku Korištenje navigacijskog okna. Informacije o dizajnu baze podataka potražite u članku Osnove dizajna baze podataka.

Načini korištenja priloženih datoteka

Pri radu s priloženim datotekama pridržavajte se ovih uputa:

• Datoteke možete prilagati samo bazama podataka koje stvorite u programu Access i koje koriste oblik datoteke .accdb. Baza podataka programa Access (.accdb) i baza podataka u ranijem obliku datoteke (.mdb) ne mogu zajednički koristiti privitke.

• Morate stvoriti polje u tablici i postaviti ga kao vrstu podataka Privici. Kada vrstu podataka postavite kao Privici, to više ne možete promijeniti.

• U jedan zapis možete spremiti više datoteka. Možete, primjerice, spremiti slike i datoteke stvorene pomoću programa za obradu teksta ili za proračunske tablice.

• Možete priložiti najviše dva gigabajta podataka (maksimalnu veličinu baze podataka Access podataka). Pojedinačne datoteke ne smiju biti veće od 256 megabajta.

• Privitke dodajte, uređujte i organizirajte pomoću dijaloškog okvira Privici. Taj dijaloški okvir dvoklikom možete otvoriti izravno iz polja privitka . Da biste privicima upravljali iz obrasca ili ih prikazali iz izvješća, u obrazac ili izvješće najprije dodajte kontrolu privitka, a zatim je povežite s poljem tablice privitaka u pozadini.

• Po zadanom, kontrola privitaka prikazuje slike i programsku ikonu koja odgovara drugim vrstama datoteka. Na primjer, recimo da ste zapisu priložili fotografiju, životopis i crtež programa Visio. Dok se pomičete kroz privitke, kontrola prikazuje sliku i programske ikone za dokument i crtež.

• Kada u tablici ili obrascu otvorite dijaloški okvir Privici, možete dodati, ukloniti, urediti i spremiti priložene datoteke. Kada dijaloški okvir Privici otvorite u izvješću, priložene datoteke možete spremiti samo na drugo mjesto.

• Access će komprimirati priložene datoteke, ako već nisu nativno komprimirane. JPEG datoteke, primjerice, komprimira grafički program u kojem su stvorene, pa ih Access ne komprimira.

• Ako je program pomoću kojeg je stvorena priložena datoteka instaliran na računalo, priložene datoteke možete otvarati i uređivati u njemu.

• Priložene datoteke možete spremati na mjesta na tvrdom disku ili mreži. To vam omogućuje uređivanje priloženih datoteka i provjeru promjena prije njihova ponovnog spremanja u bazu podataka.

• Priloženim datotekama možete upravljati programski.

U koracima navedenim u sljedećim odjeljcima objašnjava se dodavanje i organiziranje privitaka.

Vrh stranice

Dodavanje polja privitka u prikazu podatkovnog lista

1. Dok je tablica otvorena u prikazu podatkovne tablice, kliknite prvi prazan stupac koji je dostupan. Da biste pronašli prazan stupac, u zaglavlju stupca potražite izraz Dodaj novo polje.

2. Na kartici Polja tablice u grupi Oblikovanje kliknite strelicu prema dolje pokraj mogućnosti Vrsta podataka, a zatim Privitak.

   Access vrstu podataka za polje postavlja na Privitak i postavlja ikonu u redak zaglavlja polja. Na sljedećoj je slici prikazano novo polje privitka. Obratite pozornost na ikonu spajalice u retku zaglavlja polja. Prema zadanom, u redak zaglavlja polja privitka ne možete upisati tekst.

   

3. Spremite promjene.

   Imajte na umu da novo polje ne možete pretvoriti u drugu vrstu podataka, no možete ga izbrisati u slučaju pogreške.

Dodavanje polja privitka u prikazu dizajna

1. U navigacijskom oknu desnom tipkom miša kliknite tablicu koju želite promijeniti, a zatim kliknite Prikaz dizajna na izborničkom prečacu.

2. U stupcu Naziv polja odaberite prazan redak i upišite naziv polja privitka.

3. U odjeljku Vrsta podataka u istom retku kliknite Privitak.

4. Spremite promjene.

   Imajte na umu da novo polje ne možete pretvoriti u drugu vrstu podataka, no možete ga izbrisati u slučaju pogreške.

5. Na kartici Dizajn u grupi Prikazi kliknite strelicu ispod gumba Prikaz pa klikom na Prikaz podatkovne tablice otvorite tablicu da biste je mogli koristiti.

   

   – ili –

   Desnom tipkom miša kliknite karticu dokumenta za tablicu pa na izborniku prečaca kliknite Prikaz podatkovnog lista.

   – ili –

   U navigacijskom oknu desnom tipkom miša kliknite tablicu pa na izborniku prečaca kliknite Otvori.

6. Prijeđite na sljedeće korake.

Vrh stranice

Dodavanje privitka u tablicu

1. Tablicu koja sadrži polje privitka otvorite u prikazu podatkovnog lista i dvokliknite to polje.

   Prikazat će se dijaloški okvir Privici. Sljedeća slika prikazuje dijaloški okvir.

   

2. Kliknite Dodaj. Prikazat će se dijaloški okvir Odabir datoteke.

3. Pomoću značajke Pogledaj u pomaknite se do datoteka koje želite priložiti zapisu, odaberite ih pa kliknite Otvori.

   Možete odabrati više datoteka svih podržanih oblika. Popis podržanih vrsta podataka potražite u odjeljku Referenca privitaka u nastavku ovog članka.

4. U dijaloškom okviru Privici klikom na U redu dodajte datoteke u tablicu.

   Access dodaje datoteke u polje i povećava broj koji u skladu s tim označava privitke. Sljedeća slika prikazuje polje kojemu su priložene dvije slike:

   

5. Po potrebi ponovite ove korake da biste dodali datoteke u trenutno polje ili druga polja u tablici.

Otvaranje priloženih datoteka iz tablice

1. Otvorite datoteku u prikazu podatkovnog lista i dvokliknite ćeliju u polju privitka.

2. U dijaloškom okviru Privici dvokliknite datoteku koju želite otvoriti.

   –ili–

   Odaberite datoteku i kliknite Otvori.

   Pokrenut će se program pridružen toj datoteci te će se ona otvoriti u njemu (datoteke programa Excel otvaraju se u Excelu itd.).

   Neke se slikovne datoteke mogu otvoriti u programu Microsoft Windows Picture. Ako sliku želite i urediti, kliknite je desnom tipkom miša, a potom Uređivanje. Time će se pokrenuti program u kojem je datoteka stvorena, pod uvjetom da je instaliran na računalu.

Spremanje promjena u priloženoj datoteci

1. Sliku po potrebi uredite u matičnom programu.

2. Spremite sve promjene u datoteci i zatvorite matični program. Imajte na umu da se svaki put kada promijenite priloženu datoteku, te promjene spremaju u privremenu internetsku mapu na tvrdom disku. Dodatne informacije o toj mapi potražite u napomenama na kraju ovog odjeljka.

3. Da biste trajno spremili promjene, vratite se Access pa u dijaloškom okviru Privici kliknite U redu.

   Prikazat će se poruka slična sljedećoj:

   

4. Klikom na Da spremite promjene.

   Napomena: Kada u nadređenom programu otvorite priloženu datoteku radi prikaza ili uređivanja, Access privremenu kopiju datoteke smjestiti u privremenu mapu. Ako promijenite datoteku i spremite promjene iz nadređenog programa, Access promjene sprema u privremenu kopiju. Kada se vratite na Access kliknite U redu da biste zatvorili dijaloški okvir Privici, Access će vas ponovno spremiti priloženu datoteku. Kliknite Da da biste zapisali promijenjenu datoteku u bazu podataka ili Ne ako u bazi podataka želite ostaviti izvornu datoteku.

Vrh stranice

Dodavanje kontrole privitka u obrazac ili izvješće

Koraci u ovom odjeljku vode vas kroz dodavanje kontrole privitaka u obrazac ili izvješće te povezivanje te kontrole s poljem Privici u temeljnoj tablici. Iste korake slijedite i za dodavanja kontrole privitaka u obrazac ili izvješće. Prije početka imajte na umu da barem jedna tablica u bazi podataka mora sadržavati polje privitka. Informacije o dodavanju polja privitka potražite u odjeljku Dodavanje polja privitka u polje ranije u ovom članku.

Budući da dizajn obrazaca i izvješća može biti kompleksan postupak, upute pretpostavljaju da već imate bazu podataka s najmanje jednom tablicom i jednim obrascem ili izvješćem. Informacije o stvaranju tablica, obrazaca ili izvješća potražite u sljedećim člancima:

• Stvaranje tablice i dodavanje polja

• Stvaranje obrasca pomoću alata za obrasce

• Stvaranje jednostavnog izvješća

Upravljanje privicima pomoću obrasca

Nakon dodavanja kontrole privitka u obrazac priložene datoteke možete dodavati, uređivati, brisati i spremati izravno iz tog obrasca. Kada zapis sadrži više privitaka, možete se i kretati kroz priložene datoteke, što ne možete učiniti kada radite s tablicom.

Spremanje jednog privitka

1. U dijaloškom okviru Privici kliknite Spremi kao.

   Prikazat će se dijaloški okvir Spremanje privitka.

2. Na popisu Spremi u pomaknite se do novog mjesta za datoteku pa kliknite Spremi.

Spremanje svih privitaka

1. U dijaloškom okviru Privici kliknite Spremi sve.

   Prikazat će se dijaloški okvir Spremanje privitaka.

2. Na popisu Pogledaj u pomaknite se do novog mjesta za datoteke pa kliknite Spremi.

Vrh stranice

Uklanjanje privitka

1. Dvoklikom na polje privitka u tablici otvorite dijaloški okvir Privici.

   –ili–

   U obrascu (u prikazu izgleda ili prikazu obrasca) pomaknite se na zapis s privitkom koji želite ukloniti pa klikom na gumb Prikaz privitka na maloj alatnoj traci otvorite dijaloški okvir.

2. U dijaloškom okviru Privici odaberite datoteku koju želite izbrisati pa kliknite Ukloni.

Vrh stranice

Otvaranje tablice, obrasca ili izvješća iz navigacijskog okna

1. Pritisnite F11.

   Napomena: Ako je navigacijsko okno zatvoreno, pritiskom na tipku F11 otvorit ćete ga i fokus prebaciti na njega. Ako je okno otvoreno, pritiskom na tipku F11 zatvorit ćete ga. Morate ponovno pritisnuti F11 da biste otvorili okno i prebacili fokus na njega.

2. Pomoću tipki sa strelicama gore i dolje odaberite tablicu, obrazac ili izvješće koje želite otvoriti.

3. Pritiskom na tipku ENTER otvorite odabrani objekt.

   Ako otvorite tablicu, Access postavite pokazivač na prvo polje u tablici. Ako otvorite obrazac ili izvješće, Access fokus postavite na prvo polje.

Prikaz privitaka iz tablice

1. Ako je potrebno, pokazivač postavite na željeno polje privitka pomoću tipki sa strelicama.

2. Pritisnite razmaknicu.

   Prikazat će se dijaloški okvir Privici.

3. Da biste se kretali među gumbima u dijaloškom okviru i prebacivali s njih na popis priloženih datoteka u odjeljku Privici, pritišćite tipku TAB.

   Napomena: Zapisi mogu sadržati više privitaka. Ako privitak morate odabrati s popisa više datoteka, pomoću tipke TAB prijeđite na popis datoteka, a zatim pomoću tipki sa strelicama odaberite željenu datoteku. Zatim se pritiskom na TAB vratite na gumbe i odaberite željenu akciju.

4. Kada odaberete željenu datoteku i gumb, pritisnite tipku ENTER.

5. Kada završite, pritiskom na tipke sa strelicama gore i dolje odaberite U redu pa pritisnite tipku ENTER.

Kretanje kroz privitke iz obrasca ili izvješća

Te upute možete slijediti samo ako imate tipkovnicu Microsoft Natural Keyboard, a zapis sadrži više od jednog privitka.

1. Pomoću tipke TAB po potrebi prebacite fokus na kontrolu privitka. Po zadanom Access kontrolu i oznaku povezanu s kontrolom ako oznaka postoji.

2. Pritisnite tipku aplikacije.

   Prikazat će se izbornički prečac.

3. Pritisnite tabulator ili pomoću tipki sa strelicama odaberite Naprijed odnosno Natrag, a potom pritisnite ENTER.

4. Da biste pomicali kroz priložene datoteke, po potrebi ponovite drugi korak.

Otvaranje dijaloškog okvira Privici iz obrasca ili izvješća

Ti koraci vrijede ako imate tipkovnicu Microsoft Natural Keyboard.

1. Pomoću tipke TAB po potrebi prebacite fokus na kontrolu privitka. Po zadanom Access kontrolu i oznaku povezanu s kontrolom ako oznaka postoji.

2. Pritisnite tipku aplikacije.

   Prikazat će se izbornički prečac.

3. Pritisnite tabulator ili pomoću tipki sa strelicama odaberite Prikaz privitaka, a zatim pritisnite ENTER.

   Prikazat će se dijaloški okvir Privici.

4. Da biste se kretali među gumbima u dijaloškom okviru i prebacivali s njih na popis priloženih datoteka u odjeljku Privici (dvokliknite za uređivanje), pritišćite tipku TAB.

   Zapisi mogu sadržati više privitaka. Ako privitak morate odabrati s popisa više datoteka, pomoću tipke TAB prijeđite na popis datoteka, a zatim pomoću tipki sa strelicama odaberite željenu datoteku. Zatim se pritiskom na TAB vratite na gumbe i odaberite željenu akciju.

5. Kada odaberete željenu datoteku i gumb, pritisnite tipku ENTER.

6. Kada završite, pomoću tipke TAB ili tipki sa strelicama odaberite U redu pa pritisnite tipku ENTER.

Vrh stranice

Podržani oblici slikovnih datoteka

Access nativno podržava sljedeće oblike grafičkih datoteka, tj. kontrola privitaka prikazuje ih bez potrebe za dodatnim softverom.

BMP (bitmapa sustava Windows)

RLE (bitmapa kodiranih nizova istovjetnih podataka)

DIB (bitmapa neovisna o uređaju)

GIF (oblik za razmjenu grafike)

JPEG, JPG, JPE (oblik Joint Photographic Experts Group)

EXIF (datotečni oblik za razmjenu)

PNG (datoteka prijenosne mrežne grafike)

TIFF, TIF (oblik označenih slikovnih datoteka)

ICON, ICO (ikona)

WMF (metadatoteka sustava Windows)

EMF (poboljšana metadatoteka)

Podržani oblici za dokumente i druge datoteke

U pravilu možete priložiti bilo koju datoteku stvorenu nekim od programa sustava Microsoft Office. Možete i priložiti datoteke zapisnika (.log), tekstne datoteke (.text, .txt) i komprimirane .zip datoteke.

Konvencije imenovanja datoteka

Nazivi priloženih datoteka mogu sadržavati bilo koji Unicode znak koji podržava NTFS datotečni sustav koji se koristi u sustavu Microsoft Windows. Osim toga, nazivi moraju biti usklađeni sa sljedećim smjernicama:

• Nazivi ne smiju biti duži od 255 znakova, uključujući datotečne nastavke.

• Nazivi ne smiju sadržati sljedeće znakove: upitnike (?), navodnike ("), lijeve ili desne kose crte (/ \), otvorene i zatvorene zagrade (< >), zvjezdice (*), okomite trake ili cijevi (|), dvotočke (:) i oznake odlomka (¶).

Vrste datoteka koje se Access komprimira

Kada u bazu podataka priložite neku od sljedećih vrsta datoteka, Access ih komprimira ako već nisu nativno komprimirane.

Blokirani oblici datoteka

Access blokira sljedeće vrste priloženih datoteka. Trenutno ne možete deblokirati nijednu od ovdje navedenih vrsta datoteka.

Programsko prilaganje datoteka

Access prikazuje model objekta i sučelje za programiranje radi programatskog prilaganja datoteka zapisima pomoću koda Visual Basic for Applications (VBA). Informacije o programski prilaganju datoteka potražite u člancima LoadFromFilei SaveToFile.

Vrh stranice