Korištenje predloška za praćenje resursa programa Access

Pomoću predloška za praćenje resursa programa Access pratite računala, uredska oprema ili bilo što drugo u vlasništvu ili održavanju osoba. Ova verzija popularnog predloška programa Access omogućuje vam pretraživanje detalja o resursu, prikaz ili sakrivanje stupaca, slanje poruka e-pošte i mapiranje adresa vlasnika resursa.

Želite li pogledati videozapis o korištenju ovog predloška? Pročitajte ovaj članak Korištenje predloška baze podataka za praćenje resursa.

Napomena: Predložak baze podataka praćenje resursa ažuriran je tijekom zadnjih nekoliko godina. Ove upute odnose se na najnoviju verziju predloška dostupnog za preuzimanje. Ako se koraci u nastavku ne podudaraju s vašim prikazom, vjerojatno koristite stariju verziju predloška.

Početak rada

U ovom ćemo članku pokriti osnovne korake korištenja predloška praćenje resursa.

Priprema baze podataka za korištenje

Kada prvi put otvorite bazu podataka, Access prikazuje obrazac dobrodošlice. Da biste spriječili prikaz ovog obrasca prilikom sljedećeg otvaranja baze podataka, poništite potvrdni okvir Pokaži dobrodošlicu prilikom otvaranja ove baze podataka.

Zatvorite obrazac dobrodošlice da biste počeli koristiti bazu podataka.
Da biste provjerili je li omogućen sav sadržaj baze podataka, na traci za poruke kliknite Omogući ovaj sadržaj.

Dodatne informacije o omogućivanju sadržaja baze podataka potražite u članku Procjena pouzdanosti baze podataka.

Prikaz ili skrivanje povučene imovine

Povučena sredstva stavke su koje imaju datum obustavljenih aktivnosti na trenutni datum ili prije tog datuma. Sredstva se mogu povući iz upotrebe ako su zastarjela, neispravna ili na neki drugi način neiskorištena. Povučena sredstva možete prikazati ili sakriti na obrascu Popis resursa.

Na obrascu Popis resursa potvrdite ili poništite potvrdni okvir Pokaži povučeno .

Traženje resursa ili kontakta

Okvir brzog pretraživanja omogućuje brzo pronalaženje resursa na obrascu Popis resursa i kontakta na obrascu Popis kontakata .

U okvir Brzo pretraživanje upišite tekst koji želite potražiti, a zatim pritisnite ENTER.

Access filtrira popis tako da prikazuje samo one zapise koji sadrže tekst koji ste pretražili. Da biste se vratili na cijeli popis, kliknite Očisti trenutno pretraživanje. (To je X unutar okvira za pretraživanje.)

Filtriranje popisa resursa

Na obrascu Popis resursa možete filtrirati popis resursa i spremiti omiljene filtre za buduću upotrebu.

Primijenite filtre tako da desnom tipkom miša kliknete obrazac i odaberete željene filtre.
Kliknite Spremi filtar.
Na obrascu Detalji filtra unesite naziv i opis filtra, a zatim kliknite Zatvori.
Pomoću okvira Filtriranje favorita primijenite spremljeni filtar ili kliknite (Očisti filtar) da biste uklonili filtar.

Prikazivanje ili skrivanje stupaca

Na obrascu Popis resursa i obrascu Popis kontakata neka su polja (stupci) po zadanom skrivena. Da biste promijenili koja se polja prikazuju:

Kliknite Prikaži/sakrij polja.
U dijaloškom okviru Otkrivanje stupaca potvrdite okvir pokraj svakog stupca koji želite prikazati. Poništite potvrdni okvir da biste sakrili stupac.

Prikaz podataka o resursu ili kontaktu

Obrazac Detalji o imovini i obrazac Detalji o kontaktu omogućuju vam prikaz i unos dodatnih informacija o stavci. Da biste prikazali pojedinosti o imovini ili obrazac Detalji o kontaktu :

Na obrascu Popis resursa ili na obrascu Popis kontakata kliknite Otvori pokraj stavke koju želite vidjeti.

Dodavanje slike

Na obrascu Pojedinosti o imovini i obrascu Pojedinosti o kontaktu možete dodati slike i druge privitke.

Ispod okvira slike na obrascu Detalji o resursu kliknite Dodaj ili ukloni privitke.

Ispod okvira slike na obrascu Detalji o kontaktu kliknite Uredi sliku.
U dijaloškom okviru Privici kliknite Dodaj.
U dijaloškom okviru Odabir datoteke pronađite mapu koja sadrži datoteku.
Odaberite datoteku koju želite dodati, a zatim kliknite Otvori.
U dijaloškom okviru Privici kliknite U redu.

Napomena: Za svaku stavku možete priložiti više datoteka, uključujući različite vrste datoteka, kao što su dokumenti ili proračunske tablice.

Dodavanje kontakata iz programa Microsoft Outlook

Ako koristite Microsoft Outlook, možete dodati kontakte ili vlasnike imovine iz tog programa bez potrebe za ponovnim upisivanjem podataka.

Na obrascu Popis kontakata kliknite Dodaj iz programa Outlook.
U dijaloškom okviru Odabir naziva za dodavanje odaberite nazive koje želite dodati u bazu podataka.
Kliknite Dodaj, a zatim U redu.

Prikaz karte adrese kontakta

Ako ste na obrascu Pojedinosti o kontaktu unijeli adresu kontakta, možete prikazati kartu tog mjesta:

Kliknite Mapiraj ovu adresu.

Prikaz izvješća

Praćenje sredstava obuhvaća nekoliko izvješća, uključujući Sva sredstva, Pojedinosti o imovini, Povučena sredstva, Adresar kontakata i još mnogo toga. Prikaz izvješća:

U navigacijskom oknu u odjeljku Izvješća dvokliknite izvješće koje želite prikazati.

Možete stvoriti vlastita prilagođena izvješća. Dodatne informacije potražite u članku Create jednostavno izvješće.

Izmjena baze podataka za praćenje resursa

Bazu podataka za praćenje resursa možete prilagoditi dodavanjem novog polja u tablicu Resursi, a zatim dodavanjem tog polja u obrazac Popis resursa, obrazac Detalji o imovini i izvješće Pojedinosti o imovini.

Dodavanje polja u tablicu Resursi

Zatvorite sve otvorene kartice.
U navigacijskom oknu dvokliknite tablicu Resursi .
Pomaknite se udesno dok se ne prikaže stupac Pod nazivom Dodaj novo polje. Dvokliknite naslov stupca, a zatim upišite naziv polja.

Kada prvi put unesete podatke u stupac, Access postavlja vrstu podataka umjesto vas.

Dodavanje polja obrascu ili izvješću

Kada polje dodate u tablicu, možete ga dodati u obrazac ili izvješće.

Desnom tipkom miša kliknite obrazac ili izvješće u navigacijskom oknu, a zatim kliknite Prikaz rasporeda.
Na kartici Dizajn u grupi Alati kliknite Dodaj postojeća polja .
Povucite željeno polje s popisa polja na obrazac ili izvješće.