Otvaranje i korištenje zajedničkog poštanskog sandučića u programu Outlook

Zajednički poštanski sandučić grupama korisnika pojednostavnjuje nadzor i slanje e-pošte putem javnog pseudonima e-pošte, kao što je info@contoso.com. Kada neka osoba u grupi odgovori na poruku poslanu u zajednički poštanski sandučić, ta poruka e-pošte izgleda kao da je poslana sa zajedničke adrese, a ne kao da ju je poslao pojedinačni korisnik. U klasičnom Outlook zajednički poštanski sandučić možete koristiti i kao zajednički timski kalendar. Zajednički poštanski sandučić prikladan je i za korištenje kao "nepodudarni" račun e-pošte.

Savjet: Ako ste vlasnik male tvrtke i tražite dodatne informacije o postavljanju sustava Microsoft 365, posjetite Pomoć i učenje za male tvrtke.

Zajednički poštanski sandučić nije namijenjen svima koji zajednički koriste poštanski sandučić za prijavu izravno na račun. Račun za sam zajednički poštanski sandučić trebao bi ostati u onemogućenom stanju.

Savjet: Da biste mogli koristiti zajednički poštanski sandučić, Administrator okruženja Microsoft 365 za tvrtku ili ustanovu mora ga stvoriti i dodati kao člana. Dodatne informacije potražite u članku Stvaranje zajedničkog poštanskog sandučića, u kojem se opisuje što administrator mora učiniti.

Odaberite mogućnost kartice u nastavku za verziju programa Outlook koju koristite. Koju verziju programa Outlook imam?

Napomena: Ako koraci na kartici Novi Outlook ne funkcioniraju, možda još ne koristite novi Outlook za Windows. Odaberite karticu Klasični Outlook i slijedite te korake.

Savjet: Da biste pomogli izvršnim pomoćnici i ovlaštenicima da se bolje kretali upravljanjem poštanskim sandučićem u novom programu Outlook, evo nekoliko savjeta za e-poštu.

Dodavanje zajedničkog poštanskog sandučića u novi Outlook

Kada vas administrator doda kao člana zajedničkog poštanskog sandučića, zatvorite pa ponovno pokrenite novi Outlook. Zajednički poštanski sandučić trebao bi se automatski prikazati u oknu s mapama.

Što ako to ne uspije?

Ako vas je administrator nedavno dodao u zajednički poštanski sandučić, može proći nekoliko minuta prije nego što se zajednički poštanski sandučić prikaže. Pričekajte malo, a zatim zatvorite i ponovno pokrenite novi Outlook ponovno. Možete i ručno dodati zajednički okvir.

Odaberite Pošta u navigacijskom oknu u novi Outlook.
U oknu Mapa desnom tipkom miša kliknite naziv računa, a zatim odaberite Dodaj zajedničku mapu ili poštanski sandučić.
U prozoru Dodavanje zajedničke mape ili poštanskog sandučića upišite naziv poštanskog sandučića kojem želite pristupiti, primjerice, info@contoso.com.

Napomena: Zajednički poštanski sandučić možete dodati u bilo kojem trenutku, ali prije nego što ga počnete koristiti, IT administrator mora vas dodati kao člana.

Pronalaženje zajedničkog poštanskog sandučića u oknu s mapama

U oknu s mapama s lijeve strane pronađite mapu Zajednički se koristi sa mnom . Kliknite mapu da biste je proširili. Zajednički poštanski sandučić podmapa je u odjeljku Zajednički se koristi sa mnom. Kada u njemu odaberete naziv zajedničkog poštanskog sandučića, on će se proširiti da bi se prikazale standardne mape e-pošte, kao što su Ulazna pošta, Skice i Poslane stavke.

Slanje e-pošte iz zajedničkog poštanskog sandučića

Odaberite Pošta u navigacijskom oknu u novi Outlook za Windows.
Na kartici Polazno odaberite Nova >Pošta.
Ako ne vidite polje Šalje pri vrhu poruke (pokraj mogućnosti Pošalji), na kartici Mogućnosti odaberite Prikaži pošiljatelj.
U poruci kliknite Šalje pa odaberite zajedničku adresu e-pošte. Ako vam se ne prikazuje vaša zajednička adresa e-pošte, odaberite Ostale adrese e-pošte pa unesite zajedničku adresu e-pošte.
Dovršite upisivanje poruke, a zatim odaberite Pošalji.

Od sada kada želite poslati poruku iz zajedničkog poštanskog sandučića, adresa će biti dostupna na padajućem popisu Šalje.

Kad god pošaljete poruku iz zajedničkog poštanskog sandučića, primatelji u poruci vide samo zajedničku adresu e-pošte.

Odgovaranje na poruku e-pošte poslanu u zajednički poštanski sandučić

Otvorite novi Outlook za Windows.
Otvorite poruku e-pošte na koju želite odgovoriti.
U polju Pošiljatelj pri vrhu poruke trebali biste vidjeti naziv zajedničkog poštanskog sandučića. Ako to ne učinite, odaberite padajući okvir Pošiljatelj , a zatim zajednički poštanski sandučić.
Dovršite upisivanje poruke, a zatim odaberite Pošalji.

Kada želite poslati poruku iz zajedničkog poštanskog sandučića, adresa će biti dostupna na padajućem popisu Šalje.

Kad god pošaljete poruku iz zajedničkog poštanskog sandučića, primatelji će u poruci vidjeti samo zajedničku adresu e-pošte.

Pretraživanje zajedničkog poštanskog sandučića

Kada se zajednički poštanski sandučić doda u novi Outlook, pretraživanje unutar njega slično je pretraživanju na primarnom poštanskom sandučiću.

Otvorite novi Outlook za Windows.
Odaberite mapu unutar zajedničkog poštanskog sandučića u oknu s mapama.
U okvir za pretraživanje pri vrhu Outlook upišite upit koji želite koristiti za pretraživanje, a zatim pritisnite Enter.

Na popisu poruka prikazat će se rezultati na temelju pretraživanja iz te odabrane mape u zajedničkom poštanskom sandučiću.

Korištenje zajedničkog kalendara iz zajedničkog poštanskog sandučića

Kada vas administrator doda kao člana zajedničkog poštanskog sandučića, zatvorite Outlook pa ga ponovno pokrenite. Zajednički kalendar pridružen zajedničkom poštanskom sandučiću automatski će biti dodan na vaš popis kalendara.

U novi Outlook otvorite prikaz kalendara pa odaberite zajednički poštanski sandučić.

Nakon što unesete obaveze, svi će ih članovi zajedničkog poštanskog sandučića moći vidjeti.
Svi članovi zajedničkog poštanskog sandučića mogu stvarati i pregledavati obaveze na kalendaru te upravljati njima, baš kao sa svojim osobnim obavezama. Svi članovi zajedničkog poštanskog sandučića mogu vidjeti mogu vidjeti svoje promjene zajedničkog kalendara.

Korištenje zajedničkog popisa kontakata u poštanskom sandučiću

Kontakti za zajedničke poštanske sandučiće i poštanske sandučiće drugih korisnika trenutno nisu dostupni u novi Outlook. Microsoftova tvrtka ili ustanova programa Outlook aktivno radi na ažuriranju tog ažuriranja.

Što još moram znati o zajedničkim poštanskim sandučićima u novi Outlook ?

Zajednički poštanski sandučići trenutno se mogu dodati samo kao resursi. U nadolazećem ažuriranju mogućnost dodavanja zajedničkih poštanskih sandučića kao računa omogućit će veći pristup postavkama poštanskog sandučića i upravljanje njima. U budućem ažuriranju (vodiču) mogućnost dodavanja zajedničkog poštanskog sandučića kao računa pružit će podršku za sljedeće mogućnosti (koje trenutno nisu podržane):

Obavijesti	Broj nepročitanih stavki	Automatski odgovori
Kategorije	Preference za pristupačni sadržaj	Fokusirana ulazna pošta
Oblik poruke	Preference privitka	Pravila
Uvjetno oblikovanje	Mesti	Bezvrijedna pošta
Brzi koraci	Prosljeđivanje	pravilnici o zadržavanju
Događaji i pozivnice	Radno vrijeme

Ostale mogućnosti koje danas nisu dostupne za zajedničke poštanske sandučiće, ali će se dodati u buduće ažuriranje:

Pristup zajedničkom poštanskom Arhiva / In-Place Arhiva zajedničkog poštanskog sandučića
Dodjela novog delegiranog pristupa poštanskom sandučiću

Evo nekoliko savjeta za e-poštu koji će pomoći izvršnim asistentima i ovlaštenicima da bolje navigaciju upravljanjem poštanskim sandučićem u novi Outlook.

Filtri pošte i pravila za izvršne administratore

U novom programu Outlook izvršni administratori mogu koristiti filtar za pozivanje e-pošte pomoću kalendara da bi jednostavno pronašli pozivnice za sastanke.

Možete postaviti i pravilo E-pošta primljena za druge korisnike za račun rukovoditelja i automatski je premjestiti u zasebnu mapu i kategorizirati je po vašem sadržaju.

Povlačenje i ispuštanje poruka e-pošte radi stvaranja zadataka

Jednostavno pratite stvari povlačenjem poruka e-pošte u odjeljak Moj dan da biste ih pretvarali u zadatke.

Prikvačivanje poruka e-pošte radi brzog pristupa

Sada možete prikvačiti poruku e-pošte koja će se prikazivati pri vrhu ulazne pošte, što vam uštedi vrijeme da se ne morate vratiti i potražiti je. Zadržite pokazivač miša ili desnom tipkom miša kliknite poruku e-pošte pa odaberite Prikvači da biste je prikvačili.

Zakazivanje slanja e-pošte

U današnjem hibridnom svijetu vaš dan može biti tuda večer, pa ne želite nekome poslati poruku e-pošte usred noći. Uz novi Outlook jednostavno je poslati poruku e-pošte kada to želite. Samo odaberite strelicu padajućeg izbornika pokraj mogućnosti Pošalji i odaberite Zakaži slanje.

Odgoda e-pošte

Ponekad je e-pošta vrlo važna, ali ne još. Uz značajku odgode možete zakazati vrijeme za ponovnu isporuku e-pošte u ulaznu poštu, koje će se pojaviti u željeno vrijeme da biste se mogli nositi s time kada je pravo vrijeme za vas. Samo desnom tipkom miša kliknite bilo koju poruku i odaberite Odgodi ili na vrpci odaberite Odgodi. Zatim odaberite vrijeme isporuke.