תיאור של ניהול קישורים ואחסון בחוברת עבודה ב- Excel

כאשר Excel פותח חוברת עבודה המהווה יעד המכילה קישורי חוברת עבודה, הוא משלב באופן דינאמי את החלקים של קישורי חוברת העבודה המאוחסנים בחוברת העבודה עם החלקים הדרושים של הנתיב הנוכחי של חוברת העבודה המשמשת כמקור כדי ליצור נתיב מוחלט.

כמו כן, חשוב לשים לב כי מה שמופיע בשורת הנוסחאות אינו בהכרח מה שמאוחסן. לדוגמה, אם חוברת העבודה המהווה מקור סגורה, תראה נתיב מלא לקובץ, אם כי ייתכן שרק שם הקובץ יאוחסן.

חוברות עבודה מקשרות אל חוברות עבודה המשמשות כמקור נוצרות באופן יחסי כאשר הדבר אפשרי. משמעות הדבר היא שהנתיב המלא אל חוברת העבודה המשמשת כמקור אינו מוקלט, אלא החלק של הנתיב הקשור לחוברת העבודה המשמשת כיעד. באמצעות שיטה זו, באפשרותך להעביר את חוברות העבודה מבלי לשבור את הקישורים ביניהן. עם זאת, קישורי חוברת העבודה נשארים ללא שינוי, רק אם חוברות העבודה נשארות באותו מיקום ביחס זו לזה. לדוגמה, אם חוברת העבודה המהווה יעד C:\Mydir\Destination.xlsx וחוברת העבודה המהווה מקור היא C:\Mydir\Files\Source.xlsx, באפשרותך להעביר את הקבצים לכונן D כל עוד חוברת העבודה המשמשת כמקור עדיין ממוקמת בתיקיית משנה בשם "קבצים".

קישורים יחסיים עלולים לגרום לבעיות אם תעביר את חוברת העבודה המהווה יעד למחשבים שונים וחוברת העבודה המשמשת כמקור נמצאת במיקום מרכזי.

האופן שבו קישורים בין חוברות עבודה שונים בדרכים הבאות:

סוג אחסון 1: אותו כונן עם אותה תיקיה או תיקיית צאצא

חוברת העבודה המשמשת כמקור נמצאת באותה תיקיה או באותה תיקיית צאצא שבה נמצאת חוברת העבודה המשמשת כיעד. במקרה זה, אנו מאחסנים את נתיב הקובץ היחסי, לדוגמה, תיקיית משנה/source.xlsx ו- destination.xlsx.

סוג זה פועל בצורה הטובה ביותר עבור חוברות עבודה מבוססות ענן ומתי שתי חוברות העבודה מועברות.

סוג אחסון 2: אותו כונן אך עם תיקיות אח שונות

חוברות העבודה המהוות מקור ויעד נמצאות באותו כונן, אך בתיקיות אח שונות. במקרה זה, אנו מאחסנים נתיב יחסי לשרת, לדוגמה, /root/parent/sibling1/source.xlsx ו- /root/parent/sibling2/destination.xlsx.

סוג זה פועל בצורה הטובה ביותר אם חוברת העבודה המהווה יעד מועברת באותו כונן, אך חוברת העבודה המשמשת כמקור נשארת באותו מיקום.

סוג אחסון 3: כוננים שונים

חוברת העבודה המשמשת כמקור נמצאת בכונן אחר מחוברת העבודה המהווה יעד. לדוגמה, תיקיית חוברת העבודה המהווה יעד נמצאת בכונן C ותיקיה חוברת העבודה המשמשת כמקור נמצאת בכונן H. במקרה זה, אנו מאחסנים את הנתיב המוחלט, לדוגמה, H:\folder\source.xlsx או https://tenant.sharepoint.com/teams/site/folder/source.xlsx.

סוג זה פועל בצורה הטובה ביותר אם חוברת העבודה המהווה יעד מועברת, אך חוברת העבודה המשמשת כמקור נשארת באותו מיקום. הדבר מבוסס על ההנחה שחוברת העבודה המהווה יעד עדיין יכולה לגשת לחוברת העבודה המשמשת כמקור.

אם חוברת העבודה המשמשת כמקור ממוקמת בתיקיה XLStart, מיקום קובץ אתחול חלופי או ספריה, מאפיין נכתב כדי לציין אחת מתיקיות אלה, ורק שם הקובץ מאוחסן.

Excel מזהה שתי תיקיות XLStart המהוות ברירת מחדל שממנה יש לפתוח קבצים באופן אוטומטי בעת ההפעלה. שתי התיקיות הן כדלקמן:

התיקיה XLStart שמופיעה בפרופיל המשתמש היא התיקיה XLStart המאוחסנת כמאפיין עבור הקישור של חוברת העבודה. אם אתה משתמש בתיקיה XLStart בתיקיה ההתקנה של Office, התיקיה XLStart מטופלת כמו כל תיקיה אחרת בדיסק הקשיח.

שם התיקיה של Office משתנה בין גירסאות Office. לדוגמה, שם התיקיה של Office יכול להיות, Office14, Office15 או Office16, בהתאם לגירסת Office שבה אתה משתמש. שינוי שם תיקיה זה גורם לקישורי חוברת עבודה להיות מנותקים אם אתה עובר למחשב שבו פועלת גירסה שונה של Excel מאשר הגירסה שבה נוצר הקישור.

• התיקיה XLStart שמופיעה בתיקיה של התקנת Office, כגון C:\Program Files\Microsoft Office\<Office>\XLStart

• התיקיה XLStart שמופיעה בפרופיל המשתמש, כגון C:\Documents and Settings\<username>\Application Data\Microsoft\Excel\XLStart

כאשר חוברת עבודה המהווה מקור מקושרת, הקישור לחוברת העבודה נוצר בהתבסס על האופן שבו חוברת העבודה המשמשת כמקור נפתחה. אם חוברת העבודה נפתחה בכונן ממופה, קישור חוברת העבודה נוצר באמצעות כונן ממופה. הקישור לחוברת העבודה נשאר כך ללא קשר לאופן שבו חוברת העבודה המשמשת כמקור נפתחת בעתיד. אם חוברת העבודה המהווה מקור נפתחת באמצעות נתיב UNC, קישור חוברת העבודה אינו חוזר לכונן ממופה, גם אם קיים כונן תואם. אם יש לך גם קישורי חוברת עבודה של UNC וגם קישורים של כונן ממופה באותו קובץ, חוברות העבודה המהוות מקור פתוחות בו-זמנית עם חוברת העבודה המהווה יעד, רק הקישורים התואמים לאופי שבו נפתחה חוברת העבודה המשמשת כמקור יגיבו כהיפר-קישור. באופן ספציפי, אם תפתח את חוברת העבודה המהווה מקור דרך כונן ממופה ותשנה את הערכים בחוברת העבודה המשמשת כמקור, רק הקישורים שנוצרו לכונן הממופה יתעדכנו באופן מיידי.

כמו כן, קישור חוברת העבודה המוצג ב- Excel עשוי להופיע באופן שונה בהתאם לאופן שבו חוברת העבודה נפתחה. קישור חוברת העבודה עשוי להופיע כך שיתאים לשיתוף UNC הבסיס או לאות כונן הבסיס ששימשה לפתיחת הקובץ.

קיימות מספר נסיבות שבהן קישורי חוברות עבודה בין חוברות עבודה יכולים להיות להצביע בטעות על מיקומים שגויים. להלן שני תרחישים הנפוצים ביותר.

תרחיש 1

1. אתה ממפה כונן מתחת לבסיס של שיתוף. לדוגמה, מיפוי כונן Z אל \\MyServer\MyShare\MyFolder1.

2. עליך ליצור קישורי חוברת עבודה לחוברת עבודה המהווה מקור המאוחסנת במיקום הממופה לאחר פתיחת חוברת העבודה המהווה יעד דרך כונן ממופה זה.

3. אתה פותח את חוברת העבודה המהווה יעד בנתיב UNC.

4. כתוצאה מכך, קישור חוברת העבודה ינותק.

אם תסגור את חוברת העבודה המהווה יעד מבלי לשמור אותה, קישורי חוברת העבודה לא ישתנו. עם זאת, אם תשמור את חוברת העבודה המהווה יעד לפני שתסגור אותה, תשמור את קישורי חוברת העבודה עם הנתיב הנותק הנוכחי. התיקיות בין הבסיס של השיתוף לבין התיקיה הממופה יישארו מחוץ לנתיב. בדוגמה שלעיל, הקישור ישתנה ל- \\MyServer\MyFolder1. במילים אחרות, שם השיתוף נמחק מהנתיב של הקובץ.

תרחיש 2

1. אתה ממפה כונן מתחת לבסיס של שיתוף. לדוגמה, מיפוי כונן Z אל \\MyServer\MyShare\MyFolder1.

2. אתה פותח את הקובץ באמצעות נתיב UNC, או כונן ממופה הממופה לתיקיה אחרת במיקום המשותף, כגון \\MyServer\MyShare\MyFolder2.

3. כתוצאה מכך, קישור חוברת העבודה ינותק.

אם תסגור את חוברת העבודה המהווה יעד מבלי לשמור אותה, קישורי חוברת העבודה לא ישתנו. עם זאת, אם תשמור את חוברת העבודה המהווה יעד לפני שתסגור אותה, תשמור את קישורי חוברת העבודה עם הנתיב הנותק הנוכחי. התיקיות בין הבסיס של השיתוף לבין התיקיה הממופה יישארו מחוץ לנתיב. בדוגמה שלעיל, הקישור ישתנה ל- \\MyServer\MyFolder1. במילים אחרות, שם השיתוף נמחק מהנתיב של הקובץ.