תוכניות בתוך תוכניות: פרוייקטי אב ותת -פרוייקטים

במאמר זה

• מבט כולל על פרוייקטי אב

• עבודה עם תת פרוייקטים בפרוייקט אב

• כיצד משאבים מושפעים בעת שילוב קבצים

• דרכים אחרות לשלב קבצים

מבט כולל על פרוייקטי אב

חשוב על פרוייקט אב כאוסף של פרוייקטים מאוחדים שמציגים הירארכיה בין פרוייקטים קשורים מרובים. פרוייקטים שנוספו לפרוייקט אב נקראים תת פרוייקטים.

בעת הוספת תת פרוייקט, סמל קטן של Project מבחין אותו מפעילויות ערסל שהם חלק מפרוייקט האב.

בפרוייקט האב, תת פרוייקטים מופיעים כפעילויות ערסל שניתן לסדר בקלות בחלוקה לרמות.

לחץ על סימן החיבור לצד תת פרוייקט כדי להרחיב את המשימות של תת פרוייקט זה להצגה.

כל תת פרוייקט מייצג שלב אחר או קבוצה פונקציונלית אחרת בפרוייקט הראשי.

בעת הוספת תת פרוייקט לפרוייקט האב, שני הפרוייקטים מקושרים ובאפשרותך להציג את כל המידע בפרוייקט המשנה מתוך פרוייקט האב.

בעת עדכון תת פרוייקט מפרוייקט האב, הוא מתעדכן גם בקובץ המקור שלו. אם עליך רק לשלב קבצים כדי ליצור דוח או להדפיס תצוגה של מידע משולב על הפרוייקט, באפשרותך גם לאחד אותם באופן זמני בתצוגה.

יצירת פרוייקט אב ותת פרוייקטים מאפשרת לך לחלק פרוייקט גדול ולהקצאת החלקים שלו לאנשים הנחוצים. במונחי ניהול פרוייקטים, הקצאת תת פרוייקטים באופן זה מעניקה אחריות לאלה שבצעו את העבודה ומתאימים את הסמכות לאחריות. במונחי Project, יצירת תת פרוייקטים בפרוייקט אב עוזרת למנהלי פרוייקטים לקבל גישה לחלקי לוח הזמנים שלהם ולשלוט בו.

כדי לקבוע אם עליך לפיצול פרוייקט גדול לפרוייקט אב ולתת פרוייקטים, שקול לבצע את הפעולות הבאות:

• הפרוייקט שלך גדול מאוד ומפורט.     אם הפרוייקט שלך מכיל יותר מכמה מאות פעילויות, חלוקה לתת פרוייקטים יכולה להקל על ניהול הפרוייקט. אם חלקים מסוימים של הפרוייקט מכילים עבודה המ לחלקים מפורטים יותר מאחרים, הגיוני להפוך חלקים אלה לתת פרוייקטים כך שרוב המשתמשים יראו רק תיאור מסוכם של תת הפרוייקט, אך הצדדים המעוניינים יכולים להציג אותו ביתר פירוט. קובץ יחיד הוא כמעט תמיד החלופה המהירה יותר, אך היכולת להתמקד רק בחלק מהפרוייקט עשויה להיות שווה את ההחלפה.

• הארגון שלך אינו מרוכז.     בארגון מבוזר או מבוזר, פרוייקט אב ותת פרוייקטים מעניקים לעובדים שליטה טובה יותר בעבודה שלהם מאשר קובץ פרוייקט מרכזי אחד.

• ברצונך להגביר את היעילות של שיטות התכנון של הארגון שלך.     אם מנהלים ברמה נמוכה יותר אחראים לפרוייקט, וידעו אילו פעילויות דרושות בפרוייקט, הגיוני יותר לאפשר להם לתכנן את עבודת הצוותים שלהם ולאחר מכן לאחד את קבצי הפרוייקט שלהם לפרוייקט אב. אם תכנון מלמעלה למטה הוא הנורמה, ייתכן שתרצה לארגן מחדש את התוכנית ההתחלתית לתוך תת פרוייקטים כאשר היא מיושמת כך שלמנהלי פרוייקטים בודדים או לצוותים בודדים תהיה גישה ללוחות הזמנים שלהם ולשלוט בה.

• אתה עובד על פרוייקטים מרובים.     מנהלי פרוייקטים עשויים להכיל ערכה של פרוייקטים שהם עובדים עליהם כל הזמן, בין אם הפרוייקטים קשורים זה לזו או לא. במקום לפתוח אותם בזה אחר זה, באפשרותך לפתוח את כל תתי הפרוייקטים בו-זמנית בעת פתיחת פרוייקט האב. גישה זו גם מקלה עליך ליצור דוחות על פרוייקטים מרובים. אם הפרוייקטים קשורים זה לזו, מנהל הפרוייקט יכול ליצור יחסי תלות בין פעילויות בין פעילויות בפרוייקטים שונים. יצירת יחסי תלות בין פרוייקטים מקלה על מנהלי פרוייקטים שונים לראות כיצד עבודה על-ידי מנהלי פרוייקטים אחרים משפיעה על לוחות הזמנים שלהם.

• פרוייקטים מסוימים כפופים לאחרים.     באפשרותך לשקף באופן מדויק את ההירארכיה של פרוייקטים מרובים על-ידי הוספת פרוייקטים שונים לקבצים אחרים. המבנה המתוצא של תת פרוייקטים צריך לשקף את סדרי העדיפויות והאחריות של חברי הצוות שלך, וכן את קשרי הגומלין בין פעילויות באזורים שונים ואת תאריך היעד הכולל.

• כמה אנשים יכולים לשנות את הפרוייקט שלך.     באופן אידאלי, קובץ פרוייקט נמצא בבעלות, מנוהל ומהשתנה על-ידי מנהל פרוייקט יחיד. עם זאת, לעתים קרובות פרוייקט מהווה חלק מתוכנית גדולה יותר שמנהלים ברמה העליונה עשויים לדרוש ניהול. חברי צוות הפרוייקט יכולים לשמור על המוקד בעבודה שלהם על-ידי הצגתה כקובץ נפרד, ומנהל הפרוייקט הקובע את פרוייקט האב יכול לתאם את לוח הזמנים של כל צוות תת פרוייקט.

  ייתכן שיהיה הגיוני לקבוע שאבן הדרך של פרוייקט האב תקדם את אבני הדרך של כל צוות תת פרוייקט כדי לשמור על לוחות הזמנים מתואמים לתאריך יעד. באפשרותך לתאם אבני דרך על-ידי יצירת תלות בין אבני הדרך או על-ידי העתקה והדבקה של פעילויות אבני הדרך מפרוייקט האב לכל תת פרוייקט.

• הפרוייקט שלך כולל בעלי עניין מרובים החשובים להם בחלקים שונים של הפרוייקט.     כאשר אנשים רוצים לעיין בפרטים שונים, מנהלי פרוייקטים יכולים להציב את כל קבצי הפרוייקט בשרת ולהתאים אישית תצוגות שונות עבור בעלי עניין שונים. אותו קובץ פרוייקט יכול לשמש כתת פרוייקט בפרוייקטי אב שונים כדי להתאים אישית את המידע המוצג.

• אתה מעוניין שתת הפרוייקטים שלך יהיו לקריאה בלבד.     באפשרותך לשמור על שליטה נוספת על חלקים בפרוייקט על-ידי העברת פעילויות אל תת פרוייקט והגבלת הגישה לאנשים עיקריים.

• ברצונך לנתח את הנתיב הקריטי עבור כל שלב בנוסף לפרוייקט הכולל.     כל פרוייקט בודד מכיל נתיב קריטי. איחוד פרוייקטים מרובים לפרוייקט אב אחד מקל עליך לראות את התמונה הכוללת כנתיבים קריטיים מרובים בפרוייקט האב תוך שמירה על נתיבים קריטיים נפרדים עבור כל תת פרוייקט.

עבודה עם תת פרוייקטים בפרוייקט אב

בעת הוספת תת פרוייקט לפרוייקט אב, תת הפרוייקט מיוצג כפעילות ערסל ברשימת הפעילויות ומחוון סמל Project מופיע בשדה מחוונים. תת הפרוייקט מוסט פנימה ברמת החלוקה לרמות של השורה שבה אתה מוסיף אותה, אך באפשרותך להסיט פנימה או להסיט אותה החוצה בדיוק כמו כל פעילות אחרת. מאחר שתת הפרוייקט מיוצג כפעילות ערסל, לא ניתן לערוך את מידע הערסל שלו, אך באפשרותך להרחיב את החלוקה לרמות כדי להציג את הפעילויות של תת הפרוייקט ולערוך את מידע הפרוייקט בקובץ פרוייקט האב.

בעת שמירת פרוייקט האב, שינויים בפרוייקט המשנה נשמרים גם בקובץ המקור של תת הפרוייקט. אם ברצונך לעבוד ישירות בקובץ המקור מבלי לפתוח את קובץ פרוייקט האב, שינויים בקובץ המקור של פרוייקט המשנה מתעדכנים באופן אוטומטי בקובץ פרוייקט האב.

כיצד משאבים מושפעים בעת שילוב קבצים

לאחר איחוד קבצים לקובץ פרוייקט אב, המשאבים עבור שני הקבצים נשארים נפרדים, בדיוק כפי שהפעילויות בתת פרוייקט נשארות בתת הפרוייקט. באפשרותך לשנות את פרטי המשאבים בפרוייקט האב, והשינויים ישוכפלו בקובץ המקור של פרוייקט המשנה. באפשרותך להציג את כל המשאבים בפרוייקט האב ובפרוייקטי המשנה יחד בתצוגה 'גליון משאבים', אך לא ניתן להקצות משאב לפרוייקט שאינו פרוייקט המשנה ממנו הוא הגיע.

דרכים אחרות לשלב קבצים

• איחוד קבצים לא קשורים

• יצירת סביבת עבודה עבור קבצי פרוייקט

פרוייקטי אב ותת פרוייקטים מאפשרים לך ליצור הירארכיה של פרוייקטים המשקפים את קשרי הגומלין ביניהם, ובבמקרים מסוימים, את מבנה הארגון שלך. אך ייתכן שיש לך סיבות אחרות לאיחוד קבצי פרוייקט. לדוגמה, ייתכן שתרצה לשלב אותן באופן זמני לסקירה מהירה או להדפסה.

איחוד קבצים לא קשורים

השתמש בקבצים מאוחדים אם יש לך קבצים מרובים שברצונך לשלב בחלון אחד, בין אם הקבצים קשורים או לא. שילוב קבצים לא קשורים בפרוייקט מאוחד מקל עליך לראות מידע מפרוייקטים מרובים בתצוגות שונות ולהדפיס אותם. באפשרותך לאחד קבצי פרוייקט אם עליך לעקוב אחר פרוייקטים מתמשכת רבים, כגון בעת פיתוח מוצרים שונים בו-זמנית. באפשרותך למיין ולקיבוץ לפי שמות מוצרים, תאריכי יעד של פרוייקטים ומנהלים כדי לחפש ולהעריך את המידע הספציפי הדרוש לך. לדוגמה, באפשרותך להדפיס קובץ תצוגת תרשים גנט את כל הפרוייקטים שלך.

יצירת סביבת עבודה

חלופה לאיחוד פרוייקטים היא ליצור סביבת עבודה המכילה קבצי פרוייקט בודדים, שכל אחד מהם פתוח בחלון משלו. השתמש בסביבת עבודה אם אתה עובד עם אותם קבצי פרוייקט לעתים קרובות ואינך מעוניין לאחד אותם לפרוייקט גדול אחד.

בעת פתיחת הקבצים ולאחר מכן שמירתם כסביבת עבודה, Project שומר את הקבצים ואת ההגדרות הנוכחיות שלהם בקובץ סביבת עבודה יחיד. לאחר מכן, בעת פתיחת קובץ סביבת העבודה, אתה פותח את כל הקבצים הכלולים בו-זמנית. לכל פרוייקט יש לחצן משלו בשורת המשימות, כדי לאפשר מעבר קל בין פרוייקטים.

כדי ליצור סביבת עבודה, בחר או פתח את קבצי הפרוייקט ולאחר מכן בחר קובץ >סביבת עבודה.

לראש הדף