מטרת ניהול פרוייקטים: ניהול סיכון בפרוייקט

תמונת מדיה

הסיכון בפרוייקט נקבע לפי שני דברים:

התוצאה השלילית של פעילות הפרוייקט.
הסבירות לכך שהתוצאה תתרחש.

או סיכון=השפעה x הסתברות

לדוגמה, מנהל פרוייקט עשוי לחשוב שהדפסה של דוח פרוייקט סופי כרוך בסיכון של הפסקת חשמל לפני ההדפסה. עם זאת, מאחר שהפסקת חשמל אינה סבירה, ניתן להתעלם בבטחה מהסיכון. סיכון סביר יותר עשוי להיות אי זמינות של חנות המספקת שירותי הדפסה לדוח בעלי מניות מורכב ובאיכות גבוהה יותר. עבור סיכון זה, על מנהל הפרוייקט לתזמן זמן רב יותר להדפסת הדוח.

לקריאת מאמרים נוספים בסידרה זו של מדריכים לימודיים לניהול פרוייקטים, ראה מפת הדרכים לניהול פרוייקטים.

עצות לניהול פרוייקטים לפני שתתחיל . . .

דוגמאות לפעילויות בעלות סיכון גבוה

להלן כמה פעילויות ואירועים טיפוסיים שיכולים להגביר את הסיכון בפרוייקט.

פעילות מסוכנת		תיאור
פעילויות קריטיות		שים לב לפעילויות בנתיב הקריטי. הן כרוכות בסיכון רב יותר מכיוון שהן משפיעות הכי הרבה על תאריך הסיום של הפרוייקט.
פעילויות ספק		כאשר אתה חותם על חוזה עם ספק, בקש דוחות התקדמות תכופים או מפורטים יותר ממה שהיית מבקש מחברי הצוות שלך. פעילויות ספק המתרחשות בסוף הפרוייקט כרוכות בסיכון רב יותר מאשר פעילויות ספק בפעמים אחרות. ספקים כוללים הן אנשים מחוץ לחברה שלך, שעובדים בקבלנות, וכן עובדים מאזורים אחרים של החברה שלך. מכיוון ששניהם רחוקים יותר משליטתך לעומת אנשים מהצוות שלך, יש לטפל בשניהם במונחים של סיכון לתוצאת הפרוייקט.
חברי צוות בלתי מנוסים		הקצאת עובדים בלתי לעבודה בסוף הפרוייקט מסכנת את תאריך הסיום של הפרוייקט מאחר שהם עלולים להזדקק ליותר זמן. מזער סיכון זה על-ידי תזמון מספיק של תוספת זמן עבור עובדים חדשים.
פרוייקטים שהינם ארוכים יותר משנה		פרוייקטים הנמשכים זמן רב יותר משנה כוללים גורמים רבים יותר של אי ודאות ולכן כרוכים בסיכון רב, הנובע מזמינות משאבים, שינויים בטכנולוגיה, שינויים בשוק וכן הלאה.
פעילויות רבות מדי מתרחשות בו-זמנית		בדוק אם יש מספר רב מדי של פעילויות המתוזמנות לאותו זמן. גם אם פעילויות אלה מבוצעות על-ידי אנשים שונים, התרחשות בו-זמנית של מספר רב מדי של פעילויות יוצרת סיכון בפרוייקט - בעיקר לקראת סוף הפרוייקט.
עיצוב לוח זמנים בסדר הנכון		מנהלי פרוייקט מתחילים עושים שגיאה כאשר הם מקשרים בין פעילויות לפני חלוקתן לרמות. דבר זה עלול להוביל לבלבול ולפיגור רב. בעת התחלת פרוייקט חדש, פרט וקבץ את הפעילויות תחילה כדי שתוכל לראות את כל היקף הפרוייקט ותוצריו. לאחר מכן, תוכל להתחיל לקשר בין פעילויות כדי להגיע לתזמון אידיאלי .
התעלמות מן העבר		אם לא תתעד שגיאות שאירעו בפרוייקטים בעבר, אין ספק כי תחזור עליהן בפרוייקטים עתידיים. פרוייקטים לעתים קרובות מסתיימים בסגירת מסמכים כדי למזער סיכונים שחוזרים על עצמם בפרוייקטים עתידיים.

כיצד לנהל סיכונים

להלן כמה 'טריקים של המקצוע' שבהם נעזרים מנהלי פרוייקטים כדי לטפל בסיכוני פרוייקט.


מניעת הסיכון	אם פעילות פרוייקט מובילה להשלכות משמעותיות, הימנעות היא מדיניות טובה. לדוגמה, שימוש בתהליכי ייצור בו-זמנית עבור שני תוצרים עלול לסכן את תזמון הפרוייקט. במקום זאת, מנהל פרוייקט יכול להימנע מהסיכון על-ידי שימוש בתהליך ייצור רציף.
צמצום הסיכון	מצא דרכים לצמצם את הסבירות להתרחשות של סיכון. לדוגמה, ייתכן שתחליט להשתמש בתהליך ייצור פשוט ומובן יותר אם התקנה של תהליך חדשני ויקר יותר תגזול זמן רב מדי.
העברת הסיכון	שלוט בסיכון על-ידי העברתו לספק חיצוני. לדוגמה, אם התיעוד של מערכת משנה של מחשב גדול מדי בהיקפו עבור המשאבים הפנימיים מכדי להסתיים בזמן, העבר חלקים ממנו לספק חיצוני באמצעות חוזה.
הפקת לקח מהסיכון	לא כל סיכון הוא רע. סיכון יכול גם לפתוח פתח להזדמנויות. לדוגמה, אם לאחר גילוי הסיכונים בפרוייקט שלך אתה מגלה שפיתוח מערכת משנה של תוכנה כחלק מתהליך ייצור רחב יותר הוא תהליך שניתן לשווק בפני עצמו, אתה עשוי להחליט להקצות מחדש את המהנדסים הטובים ביותר שלך כדי להמשיך ולפתח את מערכת המשנה. הרחקת מהנדסים מנוסים מפרוייקט יוצרת סיכון נוסף בפרוייקט, אך במקרה זה היא עשויה להתקזז כנגד ההזדמנות שהתגלתה.

ניהול סיכונים


יצירה או עדכון של תוכנית בסיסית או תוכנית ביניים	אם ברצונך לעקוב אחר ההתקדמות של לוח הזמנים שלך לצורך חשיפת פעילויות מהותיות בסיכון, עליך ללמוד אודות הגדרת תוכניות בסיסיות עבור הפרוייקט שלך.
הצגת עומסי עבודה וזמינות של משאבים	סקור את היעילות שבה נעשה שימוש במשאבים שלך בפרוייקט ואם עליך לבצע שינויים במשאבים בהקצאת יתר או בהקצאת יתר.
מעקב אחר ההתקדמות של לוח הזמנים	הצג עדכוני פעילויות מחברי צוות כדי לגלות היכן טמונים סיכונים. באפשרותך לבצע מעקב אחר התקדמות במהירות באמצעות תרשים גנט, או להשתמש בניתוח מתוחכם של ערך מזוכה.
הצגת הנתיב הקריטי של הפרוייקט	הצג את הפעילויות בעלות ההשפעה הגדולה ביותר על תאריך הסיום של הפרוייקט. טפל בפעילויות אלה תחילה כדי לאתר סיכונים בלוח הזמנים.
בחירת התצוגה המתאימה עבור לוח הזמנים של הפרוייקט שלך	לא ניתן לראות את הסיכונים בפרוייקט בעזרת תצוגה אחת בלבד. הרגש בנוח לאתר סיכונים בפרוייקט בעזרת מגוון של תצוגות.
איתור בעיות באמצעות ניתוח של ערך מזוכה	ניתוח ערך מזוכה עוזר לך לאתר סיכוני התקדמות על-ידי שאלות כגון "בהתסתכלות על כמות העבודה שבוצעה עד כה בפרוייקט זה, כמה כסף היינו אמורים בזבזנו?" או "האם נסיים בזמן?"
הכרת עסקאות החליפין בעת ניהול פרוייקט	בעת ניהול של פרוייקט מבחינת סיכון, אתה עומד להזיז פעילויות בלוח הזמנים. כל שינוי בפרוייקט מגיע על חשבון זמן, כסף או היקף.
כיצד Project מתזמן פעילויות	כאשר אתה מתכנן לסיכון ולהתאים את לוח הזמנים שלך, Project עשוי להזיז פעילויות באופן בלתי צפוי. מבין את ה"למה" הגדול? מאחורי מנוע התזמון רב העוצמה של Project.
איתור סיכונים הכרוכים בעלויות	לאחר הזנת עלויות הפרוייקט, בדוק אותן כדי לוודא שלא יצרת סיכונים בתקציב שלך.

חזור אל מפת הדרכים של ניהול פרוייקטים

מטרת ניהול פרוייקטים: ניהול סיכון בפרוייקט

כיצד לנהל סיכונים

ניהול סיכונים

זקוק לעזרה נוספת?

מעוניין באפשרויות נוספות?

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!