מאגר המשאבים של הארגון הוא רשימת האנשים, החומרים והעלויות שישמשו כמשאבים בתוכניות פרוייקטים. כדי שתוכל להקצות משאבים לפעילויות, יש להוסיף אותם לProject Online או לProject Server. ניתן להוסיף אותם באמצעות סינכרון Active Directory או באופן ידני.
הזנה ידנית של משאבים בזה אחר זה עשויה להיות תהליך מסורבל למדי. אפשרות ידנית נוספת היא ייבוא המשאבים באמצעות קובץ נתונים חיצוניים. ניתן גם לעדכן את המשאבים הקיימים באותו אופן, על-ידי ייבוא השינויים מקובץ נתונים חיצוניים.
Project Professional נמצא בשימוש בשילוב עם Project Online או Project Server כדי לייבא נתונים מקובץ חיצוני. Project Professional יכול לייבא קבצים בתבניות הקובץ הבאות:
-
תבניות קובץ של Project: .mpp ו- .mpt
-
תבניות קובץ של Excel: .xlsx, .xlsb, .xls
-
.txt
-
.csv
-
.xml
ללא קשר לתבנית, הקובץ צריך להכיל לפחות את שם התצוגה עבור המשאבים שברצונך להוסיף למאגר המשאבים של הארגון. הקובץ יכול להכיל כל מידע נוסף על המשאבים החשוב לארגון שלך. לאחר מכן, יהיה עליך למפות את השדות בקובץ החיצוני לשדות במרכז המשאבים ב- Project Online או Project Server.
הערה: אם יש לך שדות שאינם זמינים כברירת מחדל ב- Project Server או Project Online, לפני מיפוי הנתונים, צור שדות מותאמים אישית. לאחר שהשדות המותאמים אישית קיימים ב- Project Server או Project Online, תוכל למפות את השדות בקובץ הנתונים החיצוניים עם שדות מותאמים אישית אלה.
כדי לייבא משאבים חדשים או לשנות משאבים קיימים במאגר משאבים בארגון:
-
עבור אל מרכז המשאבים ב- Project Server או Project Online.
-
בחר את המשאבים שברצונך לשנות, או בחר משאב אחד לפחות אם אתה מתכנן להוסיף למאגר משאבים נוספים.
-
לחץ על משאבים > פתח. פעולה זו פותחת את Project Professional בתצוגה גליון משאבים.
הערה: אם אתה מתחבר ל- Project Online, ייתכן שתתבקש לספק את החשבון ואת הסיסמה שלך כאשר Project Professional יופעל.
-
ב- Project Professional, לחץ על קובץ > פתח ולאחר מכן בחר את קובץ הנתונים החיצוניים הכולל את מידע המשאבים שאתה מייבא.
-
לחץ על הבא באשף הייבוא.
-
בחר מפה חדשה ולאחר מכן לחץ על הבא.
-
בצע אחת מהפעולות הבאות:
-
אם אתה משנה משאבים קיימים, בחר מזג את הנתונים לתוך הפרוייקט הפעיל ולאחר מכן לחץ על הבא.
-
אם אתה מוסיף משאבים חדשים, בחר מזג את הנתונים לתוך הפרוייקט הפעיל ולאחר מכן לחץ על הבא.
-
-
לחץ על משאבים ולאחר מכן לחץ על הבא.
-
אם אתה משתמש בקובץ Excel, בחר את שמו של גליון העבודה המוגדר כמקור, אחרת השדה יהיה מעומעם.
-
מפה את השדות בקובץ החיצוני עם השדות ב- Project Professional ולאחר מכן לחץ על הבא.
הערה: בתצוגה המקדימה תוכל לראות איך ייראו הנתונים כאשר הם יוכנסו אל Project Professional.
-
אם אתה משנה משאבים קיימים, בחר את השדה שישמש למיזוג הנתונים מהקובץ החיצוני לתוך Project Professional, לחץ על קבע מפתח מיזוג ולאחר מכן לחץ על הבא.
לדוגמה, אם תגדיר את השדה שם כמפתח המיזוג, נתונים המשויכים לשם זה בקובץ החיצוני ישמשו כדי לשנות את הרשומה בעלת שם זה במאגר המשאבים של הארגון.
עצה: אם ברצונך לעשות שימוש חוזר במיפויי השדות בעת הוספה או עדכון של משאבים במועד מאוחר יותר, בחר שמירת מפה.
-
לחץ על סיום
המשאבים מפורטים כעת בגליון המשאבים. כאשר אתה סוגר את הקובץ, לחץ על כן כאשר תישאל אם ברצונך לשמור את השינויים שביצעת במשאבי ארגון שהוצאו.
ב- Project Online או Project Server, חזור אל מרכז המשאבים כדי לראות שהמשאבים נוספו למאגר המשאבים של הארגון.
לקבלת מידע נוסף, עיין בניהול משאבים ב- Project Professional.
