באיזו תבנית קובץ של Access יש להשתמש?

שדות מרובי ערכים    שדה מרובה ערכים הוא סוג של שדה בדיקת מידע המאפשר לך לאחסן יותר מערך אחד לכל רשומה. לדוגמה, נניח שעליך להקצות משימה לכמה עובדים. בקובץ .accdb, באפשרותך ליצור שדה מרובה ערכים כדי לאחסן את העובדים שהוקצו למשימה. ניתן לבחור את שמות העובדים מטבלה או מרשימת ערכים.

שדות מרובי ערכים מקלים עליך לבחור ולאחסן יותר מבחירה אחת, ללא צורך ליצור עיצוב מסד נתונים מתקדם יותר. שדות מרובי ערכים חשובים גם לשילוב עם SharePoint, מאחר שרשימות SharePoint תומכות גם בשדות מרובי ערכים.

סוג נתונים של קובץ מצורף    סוג הנתונים 'קובץ מצורף' מאפשר לך לאחסן בקלות כל סוגי המסמכים והקבצים הבינאריים במסד הנתונים שלך, תוך שמירה על קובץ מסד הנתונים במסגרת מגבלת גודל הקובץ של 2GB – קבצים מצורפים נדחסים באופן אוטומטי. רשומה יכולה לכלול קבצים מצורפים מרובים, אך לכל טבלה יכול להיות רק שדה קובץ מצורף אחד.

שילוב טוב יותר עם SharePoint ו- Outlook    תבנית הקובץ .accdb תומכת בדרישות האבטחה של SharePoint ו- Outlook שאינן נתמכות על-ידי .mdb שלך. פעולה זו מאפשרת לשלב את Access באופן מלא יותר עם SharePoint ו- Outlook.

הצפנה משופרת    באפשרותך לבחור להגדיר סיסמת מסד נתונים ולהצפין את תוכן מסד הנתונים. כאשר תעשה זאת באמצעות תבנית הקובץ .accdb, כברירת Access ב- API של ההצפנה של Windows כדי להצפין את הנתונים. ניתן גם להשתמש בכלי הצפנה של ספקים חיצוניים.

מעקב אחר היסטוריית שדות מסוג 'טקסט ארוך' (תזכיר)    שדות 'טקסט ארוך' (תזכיר) שימושיים לאחסון כמויות גדולות של מידע. בעת שימוש בתבנית הקובץ .accdb, באפשרותך להגדיר מאפיין (AppendOnly) שאלץ Access לשמור היסטוריה של כל השינויים בשדה טקסט ארוך (תזכיר). לאחר מכן תוכל להציג היסטוריה של שינויים אלה. תכונה זו תומכת גם בתכונה 'ניהול גירסאות' ב- SharePoint כדי שתוכל להשתמש ב- Access כדי לעקוב אחר שינויים במספר שורות של שדה טקסט המאוחסן ברשימת SharePoint (בתנאי שהאפשרות צרף שינויים לטקסט קיים מוגדרת לכן).

סוג נתונים מחושב    החל מ Access 2010, תבנית הקובץ .accdb תומכת בשימוש בסוג נתונים מחושב. באפשרותך להשתמש בסוג הנתונים 'מחושב' כדי לאחסן את התוצאות של ביטוי שאתה מגדיר.

סביבה של גירסאות מעורבות    אין אפשרות לפתוח את תבנית הקובץ .accdb – או אפילו ליצור קישור לגירסאות של שימוש Access לפני Access 2007. אם יש אנשים בארגון שלך שיש להם גירסה קודמת של Access, עליך לשקול אם שימוש בקובץ .mdb הוא אפשרות טובה יותר.

שכפול מסד נתונים    לא ניתן להשתמש בשכפול בקובץ .accdb אם פתרון Access משתמש בתכונת השכפול, יהיה עליך ליצור מחדש את הפתרון ללא שכפול אם ברצונך להשתמש בתבנית הקובץ .accdb

אבטחה ברמת המשתמש    תבנית הקובץ .accdb אינה תומכת באבטחה ברמת המשתמש, תכונה המספקת דרך לעזור לאנשים לראות בדיוק את מה שהם צריכים לראות. אבטחה ברמת המשתמש אינה יעילה עוד לאבטחת נתונים, כיוון ששיטה האבטחה שלה מיושנת כעת ונחשף לסכנה בקלות. עם זאת, אבטחה ברמת המשתמש יכולה לשפר את השימושיות על-ידי שמירת דברים פשוטים עבור אנשים – לדוגמה, אם למישהו אין סיבה עסקית להשתמש בטופס מסוים, באפשרותך להסתיר ממנו את הטופס. אם יש לך פתרון Access מסתמך על אבטחה ברמת המשתמש כדי לשפר את השימושיות, מומלץ להמשיך להשתמש בתבנית הקובץ .mdb כדי שתוכל להמשיך להשתמש בפתרון כפי שהוא.