קביעת התצורה של סדרן התוכן לצורך ניתוב מסמכים

אילו פעולות יכול סדרן התוכן לבצע?

סדרן התוכן יכול לבצע באופן אוטומטי את המשימות הבאות:

• ניתוב מסמכים לספריות או לתיקיות שונות    באופן פעיל, סדרן התוכן פועל כשומר סף עבור מסמכים. בכל פעם שמסמך מועלה, סדרן התוכן משתמש בכללים שיצרת כדי לקבוע לאן עליו להעביר את המסמך. לאחר מכן, הוא מנתב את המסמך לספריה או לתיקיה הנכונות, שניתן לאתר באוסף אתרים אחר. ניתן לבסס כללים על שילוב של סוגי תוכן ומטה-נתונים.

• העלאת כל המסמכים לספריית שחרור    באפשרותך לקבוע את התצורה של סדרן התוכן כך שימקם את כל המסמכים שיועלו בספריית שחרור, שבה ניתן להזין מטה-נתונים ולבצע תהליך שליחה.

• ניהול גודל תיקיה    באפשרותך לקבוע את התצורה של סדרן התוכן לניטור מספר הפריטים בתיקיות, ולהבטיח כי אף תיקיה אינה מכילה יותר ממספר פריטים שצוין. כברירת מחדל, מגבלה זו היא 2500 פריטים, וכשפריט מספר 2501 מגיע, סדרן התוכן יוצר באופן אוטומטי תיקיה חדשה ומציב את המסמך בה. באפשרותך לציין את מספר הפריטים שארגן התוכן מאפשר בתיקיה אחת.

• נהל שליחות כפולות    בעת העלאת מסמך שכבר קיים בספריה, באפשרותך לקבוע שארגן התוכן ישתמש בגירסאות SharePoint, או לשנות את שם הקובץ על-ידי הוספת תווים ייחודיים. פעולה זו מבטיחה שהמסמך הקיים והשכפול יישמרו.

• תחזוקה של יומני ביקורת    סדרן התוכן יכול לשמור יומני ביקורת אודות מסמך המאוחסן עם המסמך לאחר ניתובו.

הפעלת התכונה 'סדרן התוכן' באתר

דרושות לך הרשאות של בעלי אתר לפחות ויש להפוך את תכונות הפרסום לזמינות.

כדי להפעיל את התכונה 'סדרן התוכן' עבור אתר

1. נווט אל האתר שברצונך לקבוע את תצורתו.

2. לחץ על הגדרות ולאחר מכן בחר הגדרות אתר מהתפריט הנפתח.

   לקבלת SharePoint, לחץ על הגדרות , לחץ על תוכן אתר ולאחר מכן לחץ על הגדרות אתר.

3. בדף הגדרות האתר , בקבוצה פעולות אתר , לחץ על נהל תכונות אתר.

4. לצד שם התכונה 'סדרן התוכן', לחץ על הפעל. כאשר התכונה מופעלת, המילה פעיל מופיעה בעמודה מצב.

   

קביעת התצורה של סדרן התוכן לצורך ניתוב מסמכים

1. נווט אל האתר שעבורו ברצונך לקבוע את התצורה של סדרן התוכן לניתוב אוטומטי של מסמכים למיקומים שצוינו.

2. לחץ על הגדרות ולאחר מכן בחר הגדרות אתר מהתפריט הנפתח.

   לקבלת SharePoint, לחץ על הגדרות , לחץ על תוכן אתר ולאחר מכן לחץ על הגדרות אתר.

3. בקבוצה ניהול האתר‏, בחר באפשרות הגדרות סדרן התוכן.

   הערה: הקישור 'הגדרות סדרן התוכן' מופיע רק אם התכונה מופעלת עבור אתר זה.

4. במקטע ניתוב מחדש של משתמשים לספריית השחרור, בחר בתיבת הסימון כדי לאכוף את השימוש בסדרן התוכן. הגדרה זו גורמת לניתוב מחדש אוטומטי של המשתמשים לספריית השחרור כאשר הם מנסים להעלות מסמך.

5. במקטע שליחה לאתר אחר, בחר בתיבת הסימון אם ברצונך לאפשר כללים לניתוב מסמכים לאתר אחר.

6. במקטע חלוקת תיקיות למחיצות, בחר בתיבת הסימון יצירת תיקיות משנה לאחר שמיקום יעד כולל פריטים רבים מדי כדי ליצור תיקיות משנה באופן אוטומטי לאחר שמיקום כלשהו חורג ממספר פריטים שצוין.

   • בתיבה מספר פריטים בתיקיה אחת, הקלד את מספר המסמכים שניתן לאחסן בתיקיה לפני היצירה של תיקיה חדשה.

   • בתיבה תבנית שם תיקיה, ציין את מוסכמת מתן השמות עבור תיקיות חדשות שנוצרות.

7. במקטע שליחות כפולות, בחר אם ברצונך שבמקרי כפילויות ייעשה שימוש בתכונת ניהול הגירסאות או אם ברצונך שבמקרי כפילויות יצורפו תמיד תווים ייחודיים לשם הקובץ של הפריט.

8. בחר בתיבת הסימון במקטע שימור הקשר אם ברצונך לשמור יומני ביקורת או מטה-נתונים כערך ביקורת בפריט או במסמך שנשלחים.

9. במקטע מנהלי כללים , הזן שמות משתמשים שהם מנהלי כללים בארגון שלך. למנהלי כללים חייבות להיות הרשאות ניהול אתר אינטרנט כדי לגשת לדף ההגדרה של כללי סדרן התוכן. לקבלת מידע נוסף, ראה יצירת כללים של סדרן התוכן כדי לנתב מסמכים.

10. בחר בתיבות הסימון המתאימות כדי לשלוח הודעות דואר אלקטרוני באופן אוטומטי למנהלי הכללים. סדרן התוכן יכול לשלוח הודעת דואר אלקטרוני כאשר השליחה אינה תואמת לכלל, או כאשר תוכן כלשהו נשלח לסדרן התוכן.

    הערה: SharePoint או מנהל הרשת שלך צריכים לקבוע את תצורת הדואר האלקטרוני כדי שתיבות סימון אלה יהיו זמינות.

11. במקטע נקודות שליחה, הזן מידע אודות אתרים אחרים או תוכנות להעברת דואר אלקטרוני שיכולים לשלוח תוכן לאתר הנוכחי.

    עצה: מקטע זה מספק את כתובת ה- URL של שירות האינטרנט לשליחת תוכן לאתר למקרה שתרצה ליצור זרימת עבודה או פתרון מותאם אישית לשליחת מסמכים ממערכת דואר אלקטרוני.