פתיחת תיבת דואר משותפת ושימוש בה ב- Outlook

הוספת תיבת דואר משותפת ל- Outlook

לאחר שמנהל המערכת יוסיף אותך כחבר בתיבת דואר משותפת, סגור את Outlook ולאחר מכן הפעל אותו מחדש. תיבת הדואר המשותפת אמורה להופיע באופן אוטומטי בחלונית התיקיות Outlook.

שליחת דואר מתיבת הדואר המשותפת

1. פתח את Outlook.

2. בחר דואר אלקטרוני חדש.

3. אם אינך רואה את השדה מאת בחלק העליון של ההודעה, בחר אפשרויות > מאת.

4. לחץ על מאת בהודעה ולאחר מכן שנה את הכתובת לכתובת הדואר האלקטרוני המשותפת. אם אינך רואה את כתובת הדואר האלקטרוני המשותפת, בחר כתובת דואר אלקטרוני אחרת ולאחר מכן הקלד את כתובת הדואר האלקטרוני המשותפת.

5. בחר אישור.

6. סיים להקליד את ההודעה שלך ולאחר מכן בחר שלח.

   מעתה והלאה, כאשר תרצה לשלוח הודעה מתיבת הדואר המשותפת, הכתובת תהיה זמינה ברשימה הנפתחת 'מאת'.

   בכל פעם שתשלח הודעה מתיבת הדואר המשותפת, הנמענים יראו בהודעה רק את כתובת הדואר האלקטרוני המשותפת.

מענה לדואר שנשלח אל תיבת הדואר המשותפת

1. פתח את Outlook.

2. פתח את הודעת הדואר האלקטרוני שברצונך להשיב לה.

3. בשדה 'מ ' בחלק העליון של ההודעה, אתה אמור לראות את השם של תיבת הדואר המשותפת שלך. אם אינך רואה אותה, בחר את התיבה הנפתחת ' מאת ' ובחר את תיבת הדואר המשותפת.

4. סיים להקליד את ההודעה שלך ולאחר מכן בחר שלח.

   כאשר תרצה לשלוח הודעה מתיבת הדואר המשותפת, הכתובת תהיה זמינה ברשימה הנפתחת 'מאת'.

   בכל פעם שתשלח הודעה מתיבת הדואר המשותפת, הנמענים יראו בהודעה רק את כתובת הדואר האלקטרוני המשותפת.

חיפוש בתיבת הדואר המשותפת

לאחר הוספת תיבת דואר משותפת ל- Outlook, החיפוש בתוכה דומה לחיפוש בתיבת דואר ראשית.

1. פתח את Outlook.

2. בחר תיקיה בתוך תיבת הדואר המשותפת בלוח התיקיות מימין.

3. הקלד את השאילתה בתיבת החיפוש בחלק העליון של רצועת הכלים (סרגל הכלים).

4. התחל את החיפוש על-ידי הקשה על Enter או לחיצה על לחצן 'זכוכית מגדלת' משמאל לתיבת החיפוש.

   רשימת ההודעות תחזיר תוצאות בהתבסס על החיפוש מהתיקיה שנבחרה בתיבת הדואר המשותפת.

שימוש בלוח השנה המשותף

לאחר שמנהל המערכת יוסיף אותך כחבר בתיבת דואר משותפת, סגור את Outlook ולאחר מכן הפעל אותו מחדש. לוח השנה המשותף שמשויך לתיבת הדואר המשותפת מתווסף באופן אוטומטי לרשימה לוחות שנה שלך.

1. ב- Outlook, עבור אל תצוגת לוח השנה ובחר את תיבת הדואר המשותפת.

   

2. בעת הזנת פעילויות, כל החברים בתיבת הדואר המשותפת יוכלו לראות אותן.

3. כל חבר בתיבת הדואר המשותפת יכול ליצור, להציג ולנהל פעילויות בלוח השנה, באותו אופן שבו הוא מבצע זאת עבור הפעילויות האישיות שלו. כל חבר בתיבת הדואר המשותפת יכול לראות את השינויים שבוצעו בלוח השנה המשותף.

שימוש ברשימת אנשי הקשר המשותפת

לאחר שמנהל המערכת יוסיף אותך כחבר בתיבת דואר משותפת, סגור את Outlook ולאחר מכן הפעל אותו מחדש. רשימת אנשי הקשר המשותפת שמשויכת לתיבת הדואר המשותפת מתווספת באופן אוטומטי לרשימה אנשי הקשר שלי שלך.

1. ב- Outlook, בחר אנשים.

2. תחת אנשי הקשר שלי, בחר את תיקיית אנשי הקשר עבור רשימת אנשי הקשר המשותפת.

   

הוספת תיבת הדואר המשותפת כך שהיא תוצג תחת תיבת הדואר הראשית שלך

מומלץ להשתמש בשיטה זו אם ברצונך לנטר את הדואר האלקטרוני מתיבת הדואר הראשית שלך ומתיבת הדואר המשותפת בו-זמנית. לאחר השלמת משימה זו, תיבת הדואר המשותפת והתיקיות שלה יוצגו בחלונית הניווט הימנית בכל פעם שתפתח את Outlook באינטרנט.

1. היכנס לחשבון שלך ב- Outlook באינטרנט.

2. לקבלת Exchange Online דואר, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על תיקיות בחלונית הניווט הימנית ולאחר מכן בחר הוסף תיקיה משותפת או תיבת דואר משותפת. עבור תיבות דואר מקומיות של Exchange, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על השם של תיבת הדואר הראשית שלך (כגון מיכל דמפסי) בחלונית הניווט הימנית ולאחר מכן בחר הוסף תיקיה או תיבת דואר משותפת.

   

3. בתיבת הדו-שיח הוספת תיקיה משותפת, הקלד את שם תיבת הדואר המשותפת שבה אתה חבר, כגון info@contoso.com.

תיבת הדואר המשותפת מוצגת ברשימת התיקיות שלך ב- Outlook באינטרנט. באפשרותך להרחיב או לכווץ את התיקיות של תיבת הדואר המשותפת כפי שניתן לעשות בתיבת הדואר הראשית. באפשרותך גם להסיר את תיבת הדואר המשותפת מרשימת התיקיות. כדי להסיר אותה, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על תיבת הדואר המשותפת ולאחר מכן לחץ על מחק תיקייה משותפת.

קבלת הודעות על הודעות חדשות בתיבת דואר משותפת

כדי לקבל הודעות על הודעות חדשות בתיבת הדואר הנכנס של תיבת דואר משותפת, עליך לפתוח את תיבת הדואר המשותפת בחלון דפדפן נפרד.

פתיחת תיבת הדואר המשותפת בחלון דפדפן נפרד

מומלץ להשתמש בשיטה זו אם ברצונך להציג ולנהל את את הדואר האלקטרוני של תיבת הדואר המשותפת בחלון דפדפן משלו. שיטה זו גם מאפשרת לך לקבל הודעות על פריטים חדשים בתיבת הדואר הנכנס של תיבת הדואר המשותפת.

1. היכנס לחשבון שלך ב- Outlook באינטרנט.

2. בסרגל הניווט של Outlook באינטרנט, לחץ על שמך. מופיעה רשימה.

3. לחץ על פתח תיבת דואר אחרת.

4. הקלד את כתובת הדואר האלקטרוני של תיבת הדואר האחרת שברצונך לפתוח ולאחר מכן לחץ על פתח. הפעלה נוספת של Outlook באינטרנט נפתחת בחלון נפרד ומאפשרת גישה לתיבת הדואר האחרת.

   עצה: אם אתה מקליד את כתובת הדואר האלקטרוני של תיבת הדואר, התוצאה היא "לא נמצאה התאמה". נסה להקליד שוב את כתובת הדואר האלקטרוני.

שלח דואר אלקטרוני מתיבת הדואר המשותפת

1. בחר דואר חדש מעל רשימת התיקיות. טופס של הודעה חדשה מופיע בחלונית הקריאה.

2. בחלק העליון של ההודעה, בחר > הצג מאת.

   

   אפשרות זו מראה לך שהאנשים שיקבלו את הודעת הדואר האלקטרוני יראו שהיא מגיעה מתיבת הדואר המשותפת ולא מחשבון הדואר האלקטרוני האישי שלך.

3. בפעם הראשונה שאתה משתמש בתיבת הדואר המשותפת, עליך להוסיף את הכתובת לאפשרויות הזמינות ברשימה הנפתחת 'מ':

   1. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על כתובת From ובחר הסר.

      

   2. הקלד את הכתובת המשותפת. בפעם הבאה שתשיב מתיבת הדואר המשותפת, הכתובת שלה תופיע כאפשרות ברשימה הנפתחת 'מ'.

4. כדי להוסיף נמענים, הקלד את שמו של כל מי שנמצא בתיקיית אנשי הקשר או ברשימת הכתובות של הארגון שלך, או הקלד את כתובת הדואר האלקטרוני בתיבה אל או עותק. בפעם הראשונה שאתה מזין שם של אדם מסוים, Outlook באינטרנט מחפש את הכתובת של אדם זה. בעתיד, השם יאוחסן במטמון כך שהוא יזוהה במהירות.

5. הקלד נושא.

6. הקלד את ההודעה שברצונך לשלוח.

7. כשההודעה מוכנה, לחץ על שלח.

מענה לדואר שנשלח אל תיבת הדואר המשותפת

בפעם הראשונה שאתה משיב להודעה שנשלחה לתיבת הדואר המשותפת, עליך להוסיף את הכתובת המשותפת לתיבה הנפתחת 'מ'. כך תעשה זאת:

1. פתח Outlook באינטרנט ועבור אל תיבת הדואר המשותפת שלך.

2. פתח הודעה שנשלחה לכתובת המשותפת.

3. לחץ על השב.

4. בחלק העליון של ההודעה, בחר > הצג מאת.

   

5. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על כתובת From ובחר הסר.

   

6. הקלד את הכתובת המשותפת ושלח את ההודעה. בפעם הבאה שתשיב מתיבת הדואר המשותפת, הכתובת שלה תופיע כאפשרות ברשימה הנפתחת 'מ'.

שליחת תשובות אוטומטיות מתיבת דואר משותפת

רק למנהל Microsoft 365 שלך יש הרשאות להגדיר את היכולת לשלוח תשובות אוטומטיות מתיבת דואר משותפת. לקבלת הוראות, בקש ממנהל המערכת שלך לראות יצירת תיבת דואר משותפת.