ניהול טווחי נתונים חיצוניים והמאפיינים שלהם

טווח נתונים חיצוני הוא שם או שם טבלה מוגדרים המגדירים את מיקום הנתונים שמקורם בגליון עבודה. כאשר אתה מתחבר לנתונים חיצוניים, Excel יוצר באופן אוטומטי טווח נתונים חיצוני. היוצא מן הכלל היחיד הוא דוח PivotTable המחובר למקור נתונים - דוח PivotTable אינו משתמש בטווח נתונים חיצוני. ב- Excel, באפשרותך לעצב ולעצב טווח נתונים חיצוני או להשתמש בו בחישובים, בדומה לנתונים אחרים.

מאפיינים של טווח נתונים חיצוניים

טווח נתונים חיצוני כולל מאפיינים נוספים (אין לבלבל בין מאפייני שאילתה או חיבור) שניתן להשתמש בהם כדי לשלוט בנתונים, כגון שימור עיצוב התא ורוחב העמודה. באפשרותך לשנות מאפיינים אלה של טווח נתונים חיצוניים על-ידי לחיצה עלמאפיינים בקבוצה חיבורים בכרטיסיה נתונים. לאחר מכן בצע את השינויים על-ידי ביצוע הפעולות הבאות:

• עבור טווחי נתונים חיצוניים הנוצרים מ- Microsoft Query ומאשף חיבורי הנתונים, השתמש בתיבת הדו-שיח מאפייני נתונים חיצוניים.

• עבור טווחי נתונים חיצוניים הנוצרים מקובץ טקסט מיובא או שאילתת אינטרנט המאוחזרת נתוני HTML, השתמש בתיבת הדו-שיח מאפייני טווח נתונים חיצוניים.

• עבור טווחי נתונים חיצוניים הנוצרים מתוך שאילתת אינטרנט המחזרת נתוני XML, השתמש בתיבת הדו-שיח מאפייני מפת XML .

1. בחר את גליון העבודה שבו ברצונך לחפש טווח נתונים חיצוני.

2. בכרטיסיה שורת הנוסחאות, לחץ על החץ לצד תיבת השם ולאחר מכן לחץ על השם של טווח הנתונים החיצוניים הרצוי.

1. בחר נוסחאות > שם מנהל השמות.

2. בתיבת הדו-שיח מנהל השמות, לחץ על השם של טווח הנתונים החיצוניים ולאחר מכן לחץ על ערוך. ניתן גם ללחוץ פעמיים על השם.

3. בתיבת הדו-שיח עריכת שם, הקלד את השם החדש עבור ההפניה בתיבה שם.

באפשרותך לשנות את השאילתה המשמשת כמקור עבור טווח נתונים חיצוני שנוצר מ- Microsoft Query, קובץ טקסט מיובא, שאילתת אינטרנט או אשף חיבורי הנתונים.

1. בשורת הנוסחאות, לחץ על החץ לצד תיבת השם ובחר את השם של טווח הנתונים החיצוני שברצונך להעתיק.

   עבור טבלת Excel, בחר את שם הטווח ולאחר מכן הקש CTRL+A כדי לבחור את כותרות הטבלה.

   אם ברצונך לכלול תוויות עמודה או נוסחאות שאינם חלק מטווח הנתונים החיצוני, בחר את התאים המכילים את תוויות העמודות או הנוסחאות שברצונך להעתיק. לחץ על החץ לצד תיבת השם בשורת הנוסחאות ולחץ על השם של טווח הנתונים החיצוני שברצונך להעתיק.

2. בחר בית > העתק.

3. עבור לחוברת העבודה שבה ברצונך להדביק את טווח הנתונים החיצוני.

4. לחץ על התא הימני העליון של אזור הדבקה.

   כדי לוודא נתונים חיצוניים אינו מחליף נתונים קיימים, ודא שגליון העבודה אינו מכיל נתונים מתחת לתא שאתה לוחץ עליו או משמאל לו.

5. בכרטיסיה בית, בקבוצה לוח, לחץ על הדבק.

באפשרותך לקבוע כיצד לטפל בערכת נתונים קטנה או גדולה יותר המוחזרת ל- Excel בעת רענון נתונים.

1. בחר מאפייני > נתונים.

2. בתיבת הדו-שיח מאפייני טווח נתונים חיצוניים , תחת אם מספר השורות בטווח הנתונים משתנה בעת הרענון, לחץ על אחת מהאפשרויות הבאות:

   • הוספת תאים עבור נתונים חדשים, מחיקת תאים שאינם בשימוש

     הערות: 

     • כאשר שורה אחת או יותר מתווספות למקור הנתונים, תאים ישירות מתחת לטווח הנתונים החיצוני זזים כלפי מטה, אך תאים משמאל לטווח הנתונים החיצוני אינם זזים.

     • כאשר שורה אחת או יותר נמחקות במקור הנתונים, תאים ישירות מתחת לטווח הנתונים החיצוני זזים למעלה, אך תאים משמאל לטווח הנתונים החיצוני אינם זזים.

   • הוספת שורות שלמות עבור נתונים חדשים, ניקוי תאים שאינם בשימוש

     הערות: 

     • כאשר שורה אחת או יותר מתווספות למקור הנתונים, תאים ישירות מתחת ומימין לטווח הנתונים החיצוני זזים כלפי מטה.

     • כאשר שורה אחת או יותר נמחקות במקור הנתונים, תאים ישירות מתחת לטווח הנתונים החיצוני ומימין לו אינם זזים.

   • החלף תאים קיימים בנתונים חדשים, נקה תאים שאינם בשימוש

     הערות: 

     • כאשר שורה אחת או יותר מתווספות למקור הנתונים, תאים ישירות מתחת לטווח הנתונים החיצוני מוחלפים, אך תאים משמאל לטווח הנתונים החיצוני אינם זזים.

     • כאשר שורה אחת או יותר נמחקות במקור הנתונים, תאים ישירות מתחת לטווח הנתונים החיצוני ומימין לו אינם זזים.

1. בחר מאפייני > נתונים.

2. תחת עיצוב ופריסה של נתונים, בצע אחת או יותר מהפעולות הבאות:

   • כדי לכלול שמות שדות כשורה הראשונה, בחר בתיבת הסימון כלול שמות שדות.

   • כדי להוסיף עמודה של מספרי שורות, בחר את תיבת הסימון כלול מספרי שורות.

     הערה: תיבת סימון זו אינה זמינה עבור קובץ טקסט מיובא, קובץ XML או שאילתת אינטרנט.

   • כדי לשמר את עיצוב התא שאתה מחיל, בחר את תיבת הסימון שמר עיצוב תא.

     הערה: עבור שאילתת אינטרנט, אפשרות זו אינה מסומנת באופן אוטומטי בעת בחירת עיצוב HTML מלא בתיבתהדו-שיח אפשרויות. באפשרותך לגשת לתיבת הדו-שיח אפשרויות מתיבת הדו-שיח עריכת שאילתה.

   • כדי לשמר את רוחב העמודות שאתה מגדיר, בחר את תיבת הסימון התאם רוחב עמודה.

   • כדי לשמר את מיון העמודות, הסינון והפריסה שאתה מחיל, בחר את תיבת הסימון שמר מיון /סינון/פריסה של עמודות.

     הערה: תיבת סימון זו אינה זמינה עבור שאילתת אינטרנט.

   • כדי לשמר את סינון העמודות שאתה מחיל, בחר את תיבת הסימון שמר מסנן עמודות.

     הערה: תיבת סימון זו זמינה רק עבור שאילתת אינטרנט המבוססת על נתוני XML.

הקפאת טווח נתונים חיצוני שומרת על הנתונים אך לא את השאילתה המשמשת תחילה, ולכן אין אפשרות לרענן טווח נתונים חיצוני קפוא.

1. לחץ על גליון העבודה המכיל את טווח הנתונים החיצוני שברצונך למחוק.

2. בשורת הנוסחאות, לחץ על החץ לצד תיבת השם ולאחר מכן לחץ על השם של טווח הנתונים החיצוני שברצונך למחוק.

   אם טווח הנתונים החיצוני הוא טבלת Excel, הקש CTRL+A כדי לבחור את הטבלה כולה.

3. כדי למחוק את טווח הנתונים החיצוני, הקש DELETE.

4. כדי למחוק את השאילתה המשמשת תחילה, לחץ על כן כאשר Excel יציג לך הנחיה.