האם אי פעם בלבלת שלבבתהליך? או תיק עםתוצר? אולי לא, אך המינוח של ניהול הפרוייקטים עשוי להיות מבלבל, ומאמר זה יכול לעזור לך לפתור את זה.
במאמר זה
התמהיות שלך: שלבים, תהליכים, תיקים ומוצרים
פרוייקט הוא פשוט ערכה של פעילויות המתרחשות בהתאם ללוח זמנים, ולהפיק פלט כלשהו. פרוייקטים מסוימים עצמאיים, ללא קשר לעבודה אחרת בארגון. עם זאת, פרוייקטים מסוימים הם חלק ממאמצים גדולים יותר, כגון שלבים, תהליכים, תוכניות ות תיקים.
שלבים
ניתן לתזמן פרוייקטים בשלבים, כך שניתן לנהל יחד כמה פרוייקטים הקשורים לאותה מטרה. לדוגמה, לארגון צדקה יש גיוס כספים מדי שנה. כדי לנהל את כל הפרוייקטים המשויכים לפונקציה, הם מ לקבץ את הפרוייקטים לשלושה שלבים: תכנון, יום אירוע והמשך טיפול. כל שלב מכיל פרוייקטים מרובים.
|
שלב |
פרוייקטים |
פלט פאזה |
|
תכנון |
|
מסמך תוכנית אירועים שהושלם |
|
יום האירוע |
|
האירוע פועל כמתוכנן |
|
Follow-Up |
|
מסמך שהושלם לאחר המוות |
תהליכים
הפעילויות בשני פרוייקטים שונים עשויות להיות קשורות זו לזו כדי ליצור תהליך. לדוגמה, נניח שיש לך שני פרוייקטים: אחד מכיל את הפעילויות הדרושות להפקת מערכת כרטיסים של מרכז שיחות, והפרוייקט השני מכיל את הפעילויות הדרושות כדי לשכור ולהדריך צוות תמיכה עבור מרכז שיחות.
|
פרוייקט 1 |
פרוייקט 2 |
|
פעילויות:
|
פעילויות:
|
|
פלט: מערכת כרטיסים של מרכז השיחות |
פלט: צוות התמיכה של מרכז השיחות |
קבוצת הפעילויות המשולבת משני הפרוייקטים היא תהליך להגדרת מרכז שיחות. התהליך כולל פלט של מרכז שיחות בעל תוקף מלא.
|
תהליך |
|
פעילויות Project 1:
|
|
פעילויות של Project 2:
|
|
פלט תהליך: מרכז שיחות פועל באופן מלא |
תוכניות
תוכנית היא קבוצה של פרוייקטים המנוהלות יחד, כדי להפיק את המרב מהמצב המשותף שלהם. לדוגמה, חברת בנייה שעובדת בחלוקה משנה חדשה מנהלת כל בית בחלוקה משנה כפרוייקט נפרד. על-ידי קיבוץ הפרוייקטים בתוכנית עבור תת-החלוקה כולה, החברה יכולה לראות בקלות את התקדמות תת-החלוקה כולה, ולתכנן להביא משאבים של ספקים חיצוניים, כגון משאיות בטון או אדריכלי נוף.
|
תוכנית |
פרוייקטים |
|
נכסי Contoso |
|
תיקי
מנהלי פרוייקטים מסוימים עשויים להשתמש בתיקים כדי לקשר פרוייקטים ותוכניות ליעדים העסקיים האסטרטגיים המתאימים להם. לדוגמה, חברה לפיתוח תוכנה זיהתה שלושה יעדים עסקיים אסטרטגיים: "Innovate in the industry", "Develop secure software" ו- "Provide top-notch customer support". הארגון מגדיר תיקים עבור כל אחת מהיעדים הללו (חדשנות, אבטחה ותמיכה), והוא מיישר את הפרוייקטים והתוכניות הנוכחיים בתיקים אלה.
|
תיק |
פרוייקטים ותוכניות |
|
חדשנות |
|
|
אבטחה |
|
|
תמיכה |
|
הפלט: תוצרי הפרוייקט שלך
פרוייקטים, שלבים ותהליכים מפיקים כל סוג של פלט, הנקרא תוצר. בדרך כלל תוצר הוא פריט מוחשי כלשהו, כגון מסמך או מוצר שהושלם. תוצרים יכולים להיות מוצרים או מוצרים, אך הם יכולים להיות גם תוצאות או שירותים. הטבלה הבאה מספקת כמה דוגמאות לסוגי תוצרים אלה.
|
סוג תוצר |
תיאור |
דוגמאות |
|
מוצר |
פריט מוחשי שהוא הפלט של פרוייקט, שלב או תהליך. מוצרים יכולים להיות תוצרים עצמאיים, או שהם יכולים להיות רכיב של תוצר גדול יותר. |
מסמך, תוכנה, בית |
|
תוצאה |
הפלט של פרוייקט, שלב או תהליך שהושלמו. |
תהליך מתוקן של סדר עדיפויות של באגים, מבנה ארגוני חדש, קווים מנחים לבנייה ירוקה |
|
Service |
פלט של פרוייקט, שלב או תהליך המאפשר לארגון לבצע פונקציה עסקית. |
מרכז שיחות פועל באופן מלא, טבלה צוותית בכנס, שירות שיגור רדיו |
כיצד Microsoft Project מתאים למערכת ניהול הפרוייקטים שלך?
מערכת ניהול פרוייקטים מתרחקת עוד יותר, מתייחסת לערכה המשולבת של תהליכים, טכניקות, מתודולוגיות וכלים המשמשים לתזמון ומעקב אחר פרוייקטים. Microsoft Project הוא כלי בתוך מערכת ניהול הפרוייקטים הגדולה יותר. פרוייקטים, הנקראים גם תוכניות פרוייקט, נשמרים כקבצים נפרדים בתוך Project 2010, ובאפשרותך לקבץ אותם יחד למאמצים גדולים יותר, כגון שלבים, תהליכים, תוכניות ות תיקים.
