שיתוף לוח שנה וגישה אליו באמצעות הרשאות עריכה או נציג ב- Outlook

הפוך מישהו לנציג שלי ב- Outlook הקלאסי

נציג מקבל באופן אוטומטי הרשאות 'שליחה בשם'. כברירת מחדל, הנציג יכול לקרוא רק בקשות לפגישה ותגובות. אין לנציג הרשאה לקרוא הודעות אחרות בתיבת הדואר הנכנס שלך.

1. בחר בכרטיסיה קובץ ולאחר מכן בחר הגדרות חשבון >גישת נציג.

2. בתיבת הדו-שיח, בחר הוסף.

   אם הוסף אינו מוצג, ייתכן שלא קיים חיבור פעיל בין Outlook לבין Exchange. שורת המצב Outlook מציגה את מצב החיבור.

3. הקלד את שם האדם שברצונך להקצות כנציג שלך, או חפש ולאחר מכן בחר את השם ברשימת תוצאות החיפוש.

   הערה: על הנציג להיות אדם המופיע ברשימת הכתובות הכללית (GAL‏)‏ של Exchange בארגון שלך.

4. בחר הוסף ולאחר מכן בחר אישור.

5. בתיבת הדו-שיח הרשאות נציג, קבל את הגדרות ההרשאה המשמשות כברירת מחדל או בחר רמות גישה מותאמות אישית עבור תיקיות Exchange.

   אם נדרשת לנציג הרשאה לעבוד עם בקשות לפגישות ותגובות בלבד, הגדרות ההרשאה המהוות ברירת מחדל, כגון הנציג מקבל עותקים של הודעות הקשורות לפגישות אשר נשלחו אלי, מספיקות. באפשרותך להשאיר את הגדרת ההרשאה של תיבת דואר נכנס עם הערך ללא. בקשות לפגישות ותגובות יעברו ישירות אל תיבת דואר נכנס של הנציג.

   הערה: כברירת מחדל, מוענקת לנציג הרשאת עורך (אפשרות לקרוא, ליצור ולשנות פריטים) לתיקיה לוח שנה שלך. כשהנציג מגיב לפגישה בשמך, הפגישה תתווסף באופן אוטומטי לתיקיה לוח שנה שלך.

6. כדי לשלוח הודעה שתיידע את הנציג באשר להרשאות שהשתנו, בחר בתיבת הסימון שלח לנציג באופן אוטומטי הודעה המסכמת הרשאות אלה.

7. אם תרצה, בחר בתיבת הסימון הנציג יכול לראות את הפריטים הפרטיים שלי.

   חשוב: הגדרה זו משפיעה על כל התיקיות של Exchange. הדבר כולל את כל התיקיות של 'דואר', 'אנשי קשר', 'לוח שנה', 'משימות', 'פתקים' ו'יומן'. לא ניתן להעניק גישה לפריטים פרטיים שנמצאים בתוך תיקיות ספציפיות.

8. בחר אישור.

   הערות: 

   • הודעות הנשלחות עם הרשאות 'שליחה בשם' כוללות הן את שם הנציג והן את שמך לצד מאת. כאשר הודעה נשלחת עם הרשאות 'שלח כ', רק שמך מופיע.

   • לאחר שתוסיף מישהו כנציג, הוא יוכל להוסיף את תיבת הדואר שלך ב- Exchange לפרופיל Outlook שלו. לקבלת הוראות, ראה ניהול פריטי דואר ולוח שנה של אדם אחר.

לראש הדף

שינוי הרשאות עבור נציג

1. בחר בכרטיסיה קובץ ולאחר מכן בחר הגדרות חשבון >גישת נציג.

2. בחר את שם הנציג שעבורו ברצונך לשנות הרשאות ולאחר מכן בחר הרשאות.

   הערה: אם ברצונך להסיר את כל הרשאות גישת הנציג, אל תבחר הרשאות אלא בחר הסר ודלג על שאר השלבים.

3. שנה את ההרשאות עבור כל תיקיה של Outlook שאליה יש לנציג גישה.

4. כדי לשלוח הודעה שתיידע את הנציג באשר להרשאות שהשתנו, בחר בתיבת הסימון שלח לנציג באופן אוטומטי הודעה המסכמת הרשאות אלה.

לראש הדף

שינוי גישת נציג לפריטים פרטיים

אם הקצית הרשאות לנציג כדי שהוא יוכל לגשת לתיקיות Outlook שלך, באפשרותך להסתיר מידע אישי בפעילויות, פגישות, משימות ואנשי קשר. פתח כל פריט אישי, ובקבוצה תגיות , בחר פרטי.

כדי להעניק גישה לפריטים הפרטיים שלך, בצע את הפעולות הבאות:

1. בחר בכרטיסיה קובץ ולאחר מכן בחר הגדרות חשבון >גישת נציג.

2. בחר את שם הנציג שעבורו ברצונך לשנות את הגישה לפעילויות הפרטיות שלך ולאחר מכן בחר הרשאות.

3. בחר בתיבת הסימון הנציג יכול לראות את הפריטים הפרטיים שלי.

לראש הדף

באפשרותך להעניק לכל אדם בארגון שלך גישת עורך או גישת נציג ללוח השנה שלך. ניתן להקצות עורכים ללוח השנה הראשי שלך (הנקרא "לוח שנה") או לכל לוחות השנה האחרים שיצרת. ניתן להקצות נציגים אך ורק ללוח השנה הראשי שלך. לא ניתן להעניק גישת עורך או נציג לאנשים מחוץ לארגון.

הקצאת עורך ללא הרשאות הקצאה

1. ב- Outlook באינטרנט, בחלונית הניווט, בחר לוח שנה.

2. בכרטיסיה בית , בחר שתף לוח שנה.

3. בדף שיתוף והרשאות, הקלד את השם או את כתובת הדואר האלקטרוני של האדם שעמו ברצונך לשתף את לוח השנה שלך. למרות שבאפשרותך לשתף את לוח השנה שלך עם יותר מאדם אחד, באפשרותך להוסיף רק אדם אחד בכל פעם.

4. לאחר שתוסיף את האדם שברצונך שינהל את לוח השנה שלך, בחר את הרשימה הנפתחת לצד שמו ובחר את רמת הגישה שברצונך להעניק לו.

5. בחר יכול לערוך כדי לתת לו הרשאה לבצע שינויים בלוח השנה שלך.

   • האפשרויות יכול לראות מתי אני עסוק, יכול להציג כותרות ומיקומים ויכול להציג את כל הפרטים מאפשרות לאנשים אחרים להציג את לוח השנה שלך, אך לא לבצע בו שינויים. הגישה לאנשים מחוץ לארגון שלך מוגבלת לאפשרויות אלה.

הקצאת נציג

הנציג יכול לא רק לערוך את לוח השנה שלך, אלא גם לתזמן פגישות ולהגיב לפגישות בשמך.

1. ב- Outlook החדש מחלונית הניווט, בחר לוח שנה.

2. בכרטיסיה בית , בחר שתף לוח שנה.

3. בדף שיתוף והרשאות, הקלד את השם או את כתובת הדואר האלקטרוני של האדם שעו ברצונך לשתף את לוח השנה שלך והקצה גישת נציג. למרות שניתן לשתף את לוח השנה עם יותר מאדם אחד, ניתן להוסיף רק אדם אחד בכל פעם מתוך Outlook באינטרנט.

4. לאחר שתוסיף את האדם שברצונך שינהל את לוח השנה שלך, בחר את הרשימה הנפתחת לצד שמו ובחר את רמת הגישה שברצונך להעניק לו.

   • בחר נציג כדי לתת לו את אותה הרשאה כעורך, וכן את היכולת לקבל בקשות לפגישות ותגובות לפגישות בשמך. כדי לאפשר לנציג לראות אירועים בלוח השנה שלך שסומנו כפרטיים, בחר בתיבת הסימון עבור אפשר לנציג להציג אירועים פרטיים.

     

     הערה: פריטי לוח שנה שסומנו כפרטיים מוגנים. רוב האנשים שאיתם אתה משתף את לוח השנה שלך רואים רק את המועד של פריטים סומנו כפרטי, ולא את הנושא, המיקום או פרטים אחרים. החריג היחיד לכלל זה מתרחש כאשר אתה בוחר את תיבת הסימון אפשר לנציג להציג אירועים פרטיים.

5. לאחר שתסיים להוסיף את האדם שעמו ברצונך לשתף את לוח השנה שלך ותבחר את ההרשאה שברצונך להעניק לו, בחר שתף. אם תחליט לא לשתף את לוח השנה שלך כעת, בחר הסר.

   האדם שאיתו שיתפת את לוח השנה יקבל הודעת דואר אלקטרוני המודיעה לו על כך. כאשר הוא יבחר את לחצן קבל בהזמנה, לוח השנה שלך יתווסף לרשימת לוחות השנה שלו.

6. לאחר שתעניק למישהו גישת נציג ללוח השנה שלך, תראה אפשרות נוספת תחת שיתוף והרשאות, אשר מאפשרת לך לקבוע כיצד יעובדו בקשות לפגישות ותגובות לפגישות. אם יש לך נציגים מרובים, יהיה עליך לעשות זאת עבור כל אחד מהנציגים שלך.

7. תחת נציגים, לצד שלח הזמנות ותגובות אל, בחר אחת מהאפשרויות הבאות:

   • נציג בלבד בקשות לפגישות ותגובות לפגישות מועברות רק לנציגים שלך.

   • הקצה ושלח לי עותק הבקשות והתגובות לפגישה נשלחות אליך ולנציגים שלך. רק הנציגים שלך רואים את האפשרות לקבל או לדחות בקשה לפגישה, וההודעה שנשלחה אליך תופיע כמו הודעת דואר אלקטרוני רגילה. תוכל עדיין להגיב לפגישה על-ידי פתיחת פריט לוח השנה ותגובה אליו.

   • הנציג שלי ואני בקשות לפגישות ותגובות לפגישות נשלחות הן אליך והן אל הנציגים שלך. כל אחד מכם יכול להגיב להזמנה לפגישה.

8. אם תחליט שלא לשתף את לוח השנה שלך עם מישהו, תחת נציגים בחר הסר עבור האדם שאינך מעוניין עוד לפעול כנציג. 

הפסקת שיתוף של לוח שנה

אם ברצונך להפסיק לשתף את לוח השנה שלך עם מישהו ולהסיר את ההרשאה שלו, בצע את הפעולות הבאות: 

1. ב- Outlook החדש מחלונית הניווט, בחר לוח שנה.

2. בכרטיסיה בית , בחר שתף לוח שנה.

   כברירת מחדל, לוח השנה הראשי שלך נקרא "לוח שנה". אם יצרת לוחות שנה אחרים, תוכל לבחור אחד מהם במקום זאת. לא ניתן להסיר הרשאות שיתוף מלוחות שנה הנמצאים בבעלותם של אנשים אחרים.

3. בחר הסר לצד האדם שעמו ברצונך להפסיק לשתף את לוח השנה שלך.

   האדם יוסר כעת מרשימת האנשים בעלי הגישה ללוח השנה שלך. אם האדם נמצא בתוך הארגון שלך, לוח השנה שלך יוסר מרשימת לוחות השנה שלו. אם האדם נמצא מחוץ לארגון שלך, העותק של לוח השנה שלך לא יוסר, אך לא יסונכרן עוד עם לוח השנה שלך ולא יקבל עדכונים.

הקצאת הרשאות עריכה

1. בחלונית Outlook.com, בחלונית הניווט, בחר לוח שנה.

2. בכרטיסיה בית , בחר שתף לוח שנה.

3. בדף שיתוף והרשאות, הקלד את השם או את כתובת הדואר האלקטרוני של האדם שעמו ברצונך לשתף את לוח השנה שלך. למרות שבאפשרותך לשתף את לוח השנה שלך עם יותר מאדם אחד, באפשרותך להוסיף רק אדם אחד בכל פעם.

4. לאחר הוספת האדם שעונו ברצונך לשתף את לוח השנה שלך, בחר את הרשימה הנפתחת לצד שמו ובחר את רמת הגישה הרצויה לו.

5. בחר יכול לערוך כדי להעניק לאדם זה הרשאה לבצע שינויים בלוח השנה שלך.  לאחר מכן בחר שתף. האדם שעונו אתה משתף יקבל הזמנה בדואר אלקטרוני לקבל את לוח השנה ולהצג אותו.