Créez, menez et participez à des réunions tout en utilisant Teams pour l’apprentissage à distance

Il existe deux façons de planifier des réunions dans Microsoft Teams : la planification dans le calendrier ou l’utilisation de l’option Se réunir maintenant .

Pour planifier une réunion à l’aide du calendrier, procédez comme suit.

1. Ouvrez Microsoft Teams.

2. Sélectionnez Calendrier dans la barre de l’application, puis Sélectionnez Nouvelle réunion.

3. Entrez un titre de réunion, invitez d’autres personnes et ajoutez des détails décrivant l’objectif de la réunion. Vous organisez une réunion avec plusieurs personnes ? Après avoir ajouté des participants obligatoires et facultatifs, utilisez l’Assistant Planification pour trouver une heure qui correspond le mieux à leurs horaires.

4. Après avoir rempli les détails, sélectionnez Enregistrer. Le formulaire de planification se ferme et une invitation est envoyée vers la boîte de réception Outlook de tout le monde.

Si vous voulez utiliser la fonctionnalité Conférence maintenant, consultez Créer des réunions instantanées avec Conférence maintenant.

Désignez des rôles qui affectent ce que les autres peuvent voir et faire lorsqu’ils rejoignent une réunion. Par exemple, un participant peut utiliser son microphone et sa caméra vidéo et afficher du contenu partagé par d’autres personnes, mais il ne peut pas partager son propre contenu ou ajouter ou supprimer d’autres participants.

Pour plus d’informations sur les différents rôles que vous pouvez attribuer aux participants lors de l’organisation de réunions, consultez Rôles dans une réunion Teams.

Pour modifier les autorisations du présentateur :

1. Ouvrez la réunion à partir de votre calendrier, puis sélectionnez Options de réunion.

2. Utilisez la liste déroulante Qui peut présenter pour choisir les personnes auxquelles vous voulez octroyer une autorisation en tant que présentateur.

Si vous avez une équipe de classe existante, vous pouvez créer votre réunion dans le canal de cette équipe.

Accédez à l’équipe de classe et sélectionnez la flèche déroulante en regard de Réunion. Choisissez Répondre maintenant pour démarrer immédiatement une réunion ou Planifier une réunion pour organiser une réunion ultérieurement.

Les réunions virtuelles peuvent être un ajustement pour tout le monde. Souvent, il est utile d’envoyer des informations sur les meilleures pratiques de réunion, l’étiquette et les règles avant le début de la réunion. Cela peut aider à réduire les interruptions et à améliorer l’expérience de réunion pour tout le monde !

En règle générale, l’utilisation des mêmes instructions et paramètres de réunion pour toutes les réunions de classe permet aux étudiants de savoir à quoi s’attendre.

Par exemple, vous pouvez inclure les exemples d’instructions suivants lors de l’envoi d’invitations à une réunion :

Pour participer à votre cours en ligne :

1. Sélectionnez le lien Rejoindre à l’aide de Microsoft Teams pour entrer dans votre classe virtuelle.

2. Désactivez le son de votre microphone et désactivez votre caméra lorsque vous participez.

3. Sélectionnez le bouton Rejoindre pour participer à la réunion.

4. Pour ouvrir le panneau latéral de la conversation, sélectionnez Conversation.

5. Si vous avez une question ou un commentaire pendant une leçon, envoyez « Hand up » dans la conversation pour que votre enseignant le voit.

6. Lorsque votre enseignant est prêt à entendre votre question, il allume votre microphone pour que vous puissiez poser votre question ou contribuer à la conversation.
   

   Important : Veuillez respecter le droit des autres étudiants d’apprendre sans interruption. Toutes les règles de l’école et de la classe s’appliquent en ligne comme c'est le cas à l’école.

Si vous débutez dans l’hébergement et la participation à des réunions en ligne, ce guide imprimable vous aidera à master les bases rapidement.

Les classes en ligne peuvent être nouvelles pour vous. Pour tirer le meilleur parti de votre expérience de classe en ligne, vous pouvez prendre en compte les éléments suivants :

• Comment allez-vous démarrer la réunion avec les étudiants ? Avez-vous une série d’instructions ? Voulez-vous autoriser la vidéo ? Encouragez-vous les étudiants à discuter entre eux pour répondre aux questions ou la conversation doit-elle être uniquement destinée aux questions directes entre les étudiants et l’enseignant ? Avez-vous implémenté un système d’élévation des mains ?

• Les étudiants comprennent-ils les règles d’étiquette d'une classe en ligne ? Par exemple, vous pouvez fournir une liste telle que :

  • Aucune conversation individuelle pendant la classe.

  • Conséquences des interruptions de classe.

  • Exigences d’arrière-plan appropriées

• De quelle manière pouvez-vous encourager la participation ?

• Avez-vous une méthode en place pour faire le point avec les étudiants une fois la session de cours terminée ? Songez à un sondage de sortie ou aux exercices que les étudiants peuvent faire en dehors de la classe en ligne pour vous assurer que les leçons ont été correctement comprises.

  • Si vous voulez créer un ticket de sortie pour les étudiants, car ils quittent la classe en ligne, essayez de créer un questionnaire avec Microsoft Forms.

Les enregistrements de réunion sont d’excellentes ressources sur lesquelles les élèves et les parents peuvent se reporter lorsqu’ils souhaitent référencer les leçons passées. Ils aident les étudiants à comprendre et à conserver le matériel présenté. Lorsque vous enregistrez une réunion, une transcription consultable et des sous-titres sont automatiquement créés.

Pour enregistrer une réunion, une fois la réunion commencée, accédez à Autres options > Démarrer l’enregistrement. Revenez à Plus d’options pour arrêter l’enregistrement.

Une fois la réunion terminée, vous recevrez un e-mail avec un lien vers l’enregistrement. L’enregistrement sera disponible dans la conversation ou le canal pendant sept jours.

Lorsque la classe en ligne est terminée, vous pouvez quitter la réunion en raccrochant.

Vous recevrez une invitation à une réunion en ligne par e-mail de l’instructeur ou de l’administrateur de votre établissement scolaire. Pour l’accepter, sélectionnez la marque case activée verte dans l’invitation.

Plusieurs méthodes s’offrent à vous pour joindre votre classe en ligne dès son démarrage.

• Si Teams est ouvert, une fois que votre enseignant commence la réunion, une notification contextuelle s’affiche dans le coin inférieur droit de votre écran annonçant le début de la réunion. Sélectionnez Rejoindre pour participer à la réunion.

• Rejoignez à partir de votre calendrier Teams. Ouvrez votre calendrier dans Teams pour afficher toutes vos réunions actuelles et à venir. Pour participer à une réunion, sélectionnez la réunion, puis rejoindre.

• Cliquez avec le bouton droit sur la réunion dans votre calendrier, puis sélectionnez Participer en ligne.

Selon la configuration de la réunion, il se peut que vous deviez patienter pour être admis dans la classe en ligne. Si c’est le cas, un message s’affiche pour vous informer que vous êtes actuellement dans la salle d’attente. Votre enseignant vous admettra sous peu.

Votre enseignant vous enverra probablement un ensemble de directives et de règles de classe avant votre premier cours en ligne.

Voici quelques règles courantes qui vous aideront à procéder sans incident avec votre classe en ligne.

1. Lorsque vous participez à la réunion, éteignez votre caméra vidéo et votre microphone, sauf si votre enseignant vous a donné des instructions contraires. Pour ce faire, sélectionnez les curseurs du microphone et de la caméra vidéo afin qu’ils soient tous deux définis sur Désactivé. Vous pouvez toujours les réactiver lors de la réunion si votre enseignant le demande.

2. Si votre enseignant souhaite que vous allumez votre caméra vidéo, floutez votre arrière-plan. Le flou de votre arrière-plan permet de réduire les distractions et facilite l’accueil d’une réunion en tout lieu. Pour flouter votre arrière-plan, sélectionnez le curseur du milieu lorsque vous rejoignez votre réunion. Un volet s’ouvre alors sur le côté droit de l’écran avec plusieurs options d’arrière-plan. Choisissez Flou pour masquer les détails derrière vous.

3. Utilisez la conversation de réunion pour poser des questions. Votre enseignant aura probablement des conseils pour la meilleure façon de lever la main, mais une méthode courante consiste à sélectionner l’icône Conversation dans la réunion, puis à taper « Main levée » ou « Lever la main ». Ensuite, attendez que votre enseignant vous appelle.

Lorsque vous rejoignez votre classe en ligne, vous verrez plusieurs contrôles qui vous aideront à interagir et à participer avec votre enseignant et d’autres étudiants (lorsque cela est autorisé).

• Pour utiliser la conversation de classe en ligne, sélectionnez Conversation.

• Tapez votre message dans la zone de conversation, insérez du texte ou des emojis, puis envoyez votre message. Veillez à suivre les règles de votre enseignant pour les messages appropriés dans votre classe en ligne.
  
  

Teams tente d’anticiper ce que vous voulez voir dans une réunion. Si quelqu’un commence à parler, sa vidéo ou son image de profil est affichée plus en évidence. Si quelqu’un partage son écran, ce contenu passe main étape.

Mais si vous préférez voir autre chose, il existe plusieurs façons de le dire à Teams.

• Basculer entre les personnes et le contenu : si quelqu’un présente un contenu PowerPoint ou un autre contenu, basculez entre l’affichage de son contenu et les personnes dans la salle en cliquant sur la vidéo ou le contenu que vous souhaitez voir.

• Épingler une vidéo : cliquez avec le bouton droit sur une vidéo dans la réunion, puis sélectionnez Épingler. La vidéo s’affiche, quel que soit l’utilisateur ayant actuellement la parole. Vous pouvez épingler plusieurs vidéos ou cliquer avec le bouton droit sur une vidéo épinglée et sélectionner Désépinglerà tout moment.

• Recadrer une vidéo : Teams peut rogner votre vidéo pour mieux l’adapter à l’écran. Si vous voulez modifier cette option, cliquez avec le bouton droit sur la vidéo, puis sélectionnez Ajuster au cadre pour afficher l’intégralité de la vidéo. Pour afficher un affichage de plus rapproché et rogné, cliquez avec le bouton droit sur la vidéo, puis sélectionnez Remplir l'image.

Les stratégies de réunion sont utilisées pour contrôler les fonctionnalités disponibles pour les participants et les organisateurs de la réunion. Les stratégies que vous pouvez choisir sont les suivantes :

• Autoriser ou non l’enregistrement sur le cloud

• Activer ou désactiver la vidéo IP

• Activer ou désactiver le mode partage d’écran

• Activer ou désactiver la fonctionnalité tableau blanc

• Activer ou désactiver la fonctionnalité de notes partagées

Pour plus d’informations sur la définition de stratégies de réunion, voir Gérer des stratégies de réunion.

Vous pouvez établir plusieurs paramètres de réunion pour l’ensemble de votre organisation. Ceux-ci sont les suivants :

• Autoriser ou non les utilisateurs anonymes à participer à des réunions

• Créer des invitations personnalisées aux réunions. Les invitations à une réunion personnalisées peuvent être conçues de manière à inclure les règles de la classe qui s’appliquent à toutes les classes en ligne, par exemple.

Pour en savoir plus sur la modification des paramètres de réunion pour votre organisation, voir Gérer les paramètres de réunion dans Microsoft Teams.