Utilisez le modèle de base de données Access Student pour effectuer le suivi des informations sur vos étudiants, notamment les contacts d’urgence, les informations médicales et les informations sur leurs tuteurs. Vous pouvez également rechercher et filtrer les étudiants, suivre la présence des étudiants, afficher ou masquer des colonnes et mapper les adresses des étudiants.
Vous souhaitez watch une vidéo sur l’utilisation de ce modèle ? Consultez cet article , Utiliser le modèle de base de données Students.
Remarque : Le modèle de base de données Students a été mis à jour au cours des dernières années. Ces instructions font référence à la dernière version du modèle disponible en téléchargement. Si les étapes ci-dessous ne correspondent pas à ce que vous voyez, vous utilisez probablement une version antérieure du modèle.
Utilisation de la base de données
Dans cet article, nous abordons les étapes de base de l’utilisation du modèle de base de données Students.
Préparer la base de données à utiliser
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Lorsque vous ouvrez la base de données pour la première fois, Access affiche le formulaire de bienvenue. Pour empêcher ce formulaire d’afficher la prochaine fois que vous ouvrez la base de données, désactivez la zone Afficher l’accueil à l’ouverture de cette base de données case activée.
Fermez le formulaire Bienvenue pour commencer à utiliser la base de données.
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Pour vous assurer que tout le contenu de la base de données est activé, dans la barre des messages, cliquez sur Activer ce contenu.
Pour plus d’informations sur l’activation du contenu de la base de données, consultez l’article Décider s’il faut approuver une base de données.
Rechercher un étudiant
La zone Recherche rapide vous permet de trouver rapidement un étudiant dans le formulaire Liste des étudiants .
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Tapez le texte que vous souhaitez rechercher dans la zone Recherche rapide , puis appuyez sur Entrée.
Access filtre la liste pour afficher uniquement les enregistrements qui contiennent le texte que vous avez recherché. Pour revenir à la liste complète, cliquez sur Effacer la recherche actuelle. (Il s’agit du X à l’intérieur de la zone de recherche.)
Filtrer la liste des étudiants
Dans le formulaire Liste des étudiants , vous pouvez filtrer la liste des étudiants et enregistrer vos filtres favoris pour une utilisation ultérieure.
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Appliquez des filtres en cliquant avec le bouton droit sur le formulaire et en sélectionnant les filtres souhaités.
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Cliquez sur Enregistrer le filtre.
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Dans le formulaire Détails du filtre, entrez un nom de filtre et une description, puis cliquez sur Fermer.
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Utilisez la zone Filtrer les favoris pour appliquer un filtre enregistré ou cliquez sur (Effacer le filtre) pour supprimer le filtre.
Affichage ou masquage de colonnes
Dans le formulaire Liste des étudiants , certains champs (colonnes) sont masqués par défaut. Pour modifier les champs affichés :
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Cliquez sur Afficher/Masquer les champs.
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Dans la boîte de dialogue Afficher les colonnes, sélectionnez la zone case activée en regard de chaque colonne que vous souhaitez afficher. Décochez la case case activée pour masquer la colonne.
Afficher les détails de l’étudiant
Le formulaire Détails de l’étudiant vous permet d’afficher et d’entrer plus d’informations sur un étudiant, notamment des photos, des tuteurs, des informations d’urgence et la présence. Pour afficher le formulaire Détails de l’étudiant :
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Dans le formulaire Liste des étudiants , cliquez sur Ouvrir en regard de l’élément que vous souhaitez voir.
Ajouter une image
Dans le formulaire Détails de l’étudiant , vous pouvez ajouter des images et d’autres pièces jointes.
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Sous le cadre de l’image, cliquez sur Modifier l’image.
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Dans la boîte de dialogue Pièces jointes , cliquez sur Ajouter.
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Dans la boîte de dialogue Choisir un fichier , accédez au dossier qui contient le fichier.
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Sélectionnez le fichier à ajouter, puis cliquez sur Ouvrir.
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Dans la boîte de dialogue Pièces jointes , cliquez sur OK.
Remarque : Vous pouvez joindre plusieurs fichiers pour chaque élément, y compris différents types de fichiers tels que des documents ou des feuilles de calcul.
Ajouter des étudiants à partir de Microsoft Outlook
Si vous utilisez Microsoft Outlook, vous pouvez ajouter des étudiants à partir de ce programme sans avoir à re-taper les informations.
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Dans le formulaire Liste des étudiants , cliquez sur Ajouter à partir d’Outlook.
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Dans la boîte de dialogue Sélectionner les noms à ajouter , sélectionnez les noms que vous souhaitez ajouter à la base de données.
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Cliquez sur Ajouter, puis sur OK.
Afficher une carte de l’adresse d’un étudiant
Dans le formulaire Détails de l’étudiant , si vous avez entré une adresse postale pour l’étudiant, vous pouvez afficher une carte de cet emplacement :
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Cliquez sur Cliquer pour mapper.
Afficher les rapports
La base de données Des étudiants comprend plusieurs rapports, notamment Tous les étudiants, allergies et médicaments, coordonnées d’urgence, Informations du Gardien, et bien plus encore. Pour afficher un rapport :
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Dans le volet de navigation, sous Rapports, double-cliquez sur le rapport que vous souhaitez afficher.
Vous pouvez créer vos propres rapports personnalisés. Pour plus d’informations, consultez l’article Create un rapport simple.
Modifier la base de données Students
Vous pouvez personnaliser la base de données Students en ajoutant un nouveau champ à la table Students, puis en ajoutant ce champ au formulaire Liste des étudiants, au formulaire Détails de l’étudiant et au rapport Tous les étudiants.
Ajouter un champ à la table Students
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Fermez tous les onglets ouverts.
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Dans le volet de navigation, double-cliquez sur la table Students .
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Faites défiler vers la droite jusqu’à ce que la colonne nommée Ajouter un nouveau champ s’affiche. Double-cliquez sur l’en-tête de colonne et tapez le nom du champ.
La première fois que vous entrez des données dans la colonne, Access définit le type de données pour vous.
Ajouter un champ à un formulaire ou un état
Une fois qu’un champ a été ajouté à une table, vous pouvez l’ajouter à un formulaire ou un état.
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Cliquez avec le bouton droit sur le formulaire ou l’état dans le volet de navigation, puis cliquez sur Mode Disposition.
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Dans le groupe Outils de l’onglet Création, cliquez sur Ajouter des champs existants.
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Faites glisser le champ souhaité de la liste des champs vers le formulaire ou l’état.
