Quel format de fichier Access dois-je utiliser ?

Champs à plusieurs valeurs    Un champ à plusieurs valeurs est un type de champ de recherche qui vous permet de stocker plusieurs valeurs par enregistrement. Par exemple, supposons que vous deviez affecter une tâche à plusieurs employés. Dans un fichier .accdb, vous pouvez créer un champ à plusieurs valeurs pour stocker les employés affectés à la tâche. Les noms des employés peuvent être sélectionnés dans une table ou une liste de valeurs.

Les champs à plusieurs valeurs facilitent la sélection et le stockage de plusieurs choix, sans avoir à créer une conception de base de données plus avancée. Les champs à valeurs multiples sont également importants pour l’intégration à SharePoint, car les listes SharePoint prennent également en charge les champs à valeurs multiples.

Type de données pièce jointe    Le type de données Pièce jointe vous permet de stocker facilement tous les types de documents et de fichiers binaires dans votre base de données, tout en vous aidant à conserver le fichier de base de données sous la limite de taille de fichier de 2 Go : les pièces jointes sont automatiquement compressées. Un enregistrement peut avoir plusieurs pièces jointes, mais il ne peut y avoir qu’un seul champ de pièce jointe par table.

Meilleure intégration avec SharePoint et Outlook    Le format de fichier .accdb prend en charge les exigences de sécurité SharePoint et Outlook qui ne sont pas prises en charge par les fichiers .mdb. Cela permet de mieux intégrer Access à SharePoint et Outlook.

Chiffrement amélioré    Vous pouvez choisir de définir un mot de passe de base de données et de chiffrer le contenu de votre base de données. Lorsque vous utilisez le format de fichier .accdb, par défaut, Access utilise l’API de chiffrement Windows pour chiffrer les données. Des outils de chiffrement tiers peuvent également être utilisés.

Suivi de l’historique des champs de texte long (mémo)    Les champs Texte long (Mémo) sont utiles pour stocker de grandes quantités d’informations. Lorsque vous utilisez le format de fichier .accdb, vous pouvez définir une propriété (AppendOnly) qui force Access à conserver un historique de toutes les modifications apportées à un champ de texte long (mémo). Vous pouvez ensuite afficher un historique de ces modifications. Cette fonctionnalité prend également en charge la fonctionnalité de contrôle de version dans SharePoint afin que vous puissiez utiliser Access pour suivre les modifications apportées à plusieurs lignes d’un champ de texte stocké dans une liste SharePoint (à condition que l’option Ajouter des modifications au texte existant soit définie sur Oui).

Type de données calculé    Depuis Access 2010, le format de fichier .accdb prend en charge l’utilisation d’un type de données calculé. Vous pouvez utiliser le type de données Calculé pour stocker les résultats d’une expression que vous définissez.

Environnement de version mixte    Le format de fichier .accdb ne peut pas être ouvert ou même lié à l’aide de versions de Access antérieures à Access 2007. Si des personnes de votre organisation disposent d’une version antérieure de Access, vous devez déterminer si l’utilisation d’un fichier .mdb est une meilleure option.

Réplication de base de données    Vous ne pouvez pas utiliser la réplication dans un fichier .accdb. Si votre solution Access utilise la fonctionnalité de réplication, vous devez recréer la solution sans réplication si vous souhaitez utiliser le format de fichier .accdb.

Sécurité au niveau de l’utilisateur    Le format de fichier .accdb ne prend pas en charge la sécurité au niveau de l’utilisateur, une fonctionnalité qui permet aux utilisateurs de voir exactement ce qu’ils doivent voir. La sécurité au niveau de l’utilisateur n’est plus efficace pour la sécurité des données, car sa méthode de sécurité est désormais obsolète et facilement compromise. Toutefois, la sécurité au niveau de l’utilisateur peut améliorer la facilité d’utilisation en gardant les choses simples pour les utilisateurs. Par exemple, si une personne n’a aucune raison professionnelle d’utiliser un formulaire particulier, vous pouvez masquer le formulaire. Si vous disposez d’une solution Access qui s’appuie sur la sécurité au niveau de l’utilisateur pour améliorer la facilité d’utilisation, vous pouvez continuer à utiliser le format de fichier .mdb afin de pouvoir continuer à utiliser votre solution telle qu’elle est.