Principes fondamentaux des bases de données

Contenu de cet article

• Qu’est-ce qu’une base de données ?

• Composantes d’une base de données Access

Qu’est-ce qu’une base de données ?

Une base de données est un outil qui permet de collecter et d’organiser des informations. Les bases de données peuvent stocker des informations sur les personnes, les produits, les commandes, etc. La création de nombreuses bases de données commence par la définition d’une liste dans un programme de traitement de texte ou une feuille de calcul. À mesure que la liste se développe, des redondances et des incohérences commencent à apparaître au sein des données. Celles-ci deviennent plus difficiles à comprendre sous la forme d’une liste, et les méthodes de recherche ou d’extraction de sous-ensembles de données à des fins de consultation sont limitées. Une fois que ces problèmes commencent à apparaître, il est judicieux de transférer les données vers une base de données créée par un système de gestion de base de données (SGBD), comme Access.

Une base de données informatisée est un conteneur d’objets. Une base de données peut contenir plusieurs tables. Par exemple, un système de suivi du stock basé sur trois tables ne correspond pas à trois bases de données, mais à une base de données contenant trois tables. À moins qu’elle n’ait été spécifiquement conçue pour utiliser des données ou du code provenant d’une autre source, une base de données Access stocke ses tables dans un fichier unique, ainsi que d’autres objets, tels que des formulaires, des états, des macros et des modules. Les bases de données créées au format Access 2007-2016 (qui est également utilisé par Access pour Microsoft 365, Access 2024, Access 2021 et Access 2019 ) ont l’extension de fichier .accdb, et les bases de données créées dans les formats Access antérieurs ont l’extension de fichier .mdb.

À l’aide de Access, vous pouvez :

• ajout de nouvelles données à une base de données (par exemple, nouvel article dans un stock) ;

• modification de données existantes dans la base de données (par exemple, modification de l’emplacement actuel d’un article) ;

• suppression d’informations (par exemple, si un article est vendu ou abandonné) ;

• organisation et affichage de données de différentes façons ;

• partage de données avec des tiers via des états, des messages électroniques, un intranet ou l’Internet.

Parties d’une base de données Access

Les sections suivantes sont de brèves descriptions des parties d’une base de données Access classique.

Tableaux

Une table de base de données est comparable à une feuille de calcul, dans la mesure où les données sont stockées dans des lignes et des colonnes. Par conséquent, il est généralement facile d’importer une feuille de calcul dans une table de base de données. La principale différence entre le stockage de vos données dans une feuille de calcul et dans une base de données tient à l’organisation des données.

Pour optimiser la flexibilité d’une base de données, les données doivent être organisées sous forme de tables afin qu’il n’y ait pas de redondance. Par exemple, si vous stockez des informations sur les employés, chaque employé ne doit être entré qu’une fois dans une table configurée pour conserver uniquement les données des employés. Les données relatives aux produits sont stockées dans leur propre table, et les données relatives aux succursales sont stockées dans une autre table. Il s’agit du processus de normalisation.

Chaque ligne d'une table est appelée enregistrement. Les enregistrements permettent de stocker les éléments d’information individuels. Chaque enregistrement est constitué d’un ou plusieurs champs. Les champs correspondent aux colonnes d’une table. Par exemple, les enregistrements (lignes) d’une table nommée « Employés » peuvent contenir des informations sur un autre employé, tandis que les champs (colonnes) contiennent un autre type d’informations (prénom, nom, adresse, etc.). Les champs doivent être désignés comme un certain type de données (texte, date ou heure, nombre, etc.).

Les enregistrements et champs sont comparables aux fiches du catalogue d’une bibliothèque à l’ancienne. Chaque fiche du catalogue correspond à un enregistrement dans la base de données. Les éléments d’informations sur une fiche (auteur, titre, etc.) correspondent à un champ dans la base de données.

Pour plus d’informations sur les tables, voir l’article Présentation des tables.

Formulaires

Les formulaires vous permettent de créer une interface utilisateur dans laquelle vous pouvez entrer et modifier vos données. Les formulaires contiennent généralement des boutons de commande et d’autres contrôles permettant d’effectuer des tâches variées. Vous pouvez créer une base de données sans utiliser des formulaires en modifiant simplement vos données dans les feuilles de données de la table. La plupart des utilisateurs de base de données préfèrent toutefois utiliser des formulaires pour afficher, entrer et modifier des données dans les tables.

Vous pouvez programmer les boutons de commande pour déterminer les données qui apparaissent dans le formulaire, ouvrir d’autres formulaires ou états, ou effectuer des tâches variées. Par exemple, vous pouvez créer un formulaire nommé « Formulaire Client » destiné à exploiter les données des clients. Ce formulaire peut inclure un bouton qui permet d’ouvrir un formulaire de commande dans lequel entrer une nouvelle commande pour un client spécifique.

Les formulaires vous permettent également de contrôler le mode d’interaction des autres utilisateurs avec les données dans la base de données. Par exemple, vous pouvez créer un formulaire qui n’affiche que certains champs et ne permet d’exécuter que certaines opérations. Ceci permet de protéger les données et de garantir une saisie correcte des données.

Pour plus d’informations sur les formulaires, voir l’article Présentation des formulaires.

États

Les rapports sont ce que vous utilisez pour mettre en forme, résumer et présenter des données. Un rapport répond généralement à une question spécifique, telle que « Combien d’argent avons-nous reçu de chaque client cette année ? » ou « Dans quelles villes se trouvent nos clients ? » Chaque rapport peut être mis en forme pour présenter les informations de la manière la plus lisible possible.

Un état peut être exécuté à tout moment et reflète toujours les données actuelles dans la base de données. Si les états sont généralement mis en forme pour être imprimés, ils peuvent également être affichés à l’écran, exportés vers un autre programme ou envoyés en pièce jointe d’un message électronique.

Pour plus d’informations sur les rapports, consultez l’article Présentation des rapports dans Access.

Requêtes

Les requêtes peuvent effectuer diverses fonctions dans une base de données. Le plus souvent, elles servent à récupérer des données spécifiques des tables. Les données que vous souhaitez afficher sont généralement dispersées entre plusieurs tables, aussi, les requêtes vous permettent-elles de les afficher dans une seule feuille de données. Par ailleurs, comme vous ne souhaitez pas généralement afficher tous les enregistrements en même temps, les requêtes vous permettent d’ajouter des critères pour « filtrer » les données et n’afficher que les enregistrements de votre choix.

Certaines requêtes peuvent être « mises à jour » : vous pouvez en effet modifier les données dans les tables sous-jacentes via la feuille de données de la requête. Si vous effectuez des modifications dans une requête pouvant être mise à jour, rappelez-vous que celles-ci sont également appliquées dans les tables, et non dans la seule feuille de données.

Il existe deux types de requêtes : requêtes de sélection et requêtes d’action. Une requête de sélection récupère simplement les données et permet leur utilisation. Vous pouvez afficher les résultats de la requête à l’écran, les imprimer ou les copier dans le Presse-papiers. Vous pouvez également utiliser le résultat de la requête comme source d’enregistrement pour un formulaire ou un état.

Une requête d’action, comme son nom l’indique, effectue une tâche sur les données. Ce type de requête permet de créer des tables, d’ajouter des données à des tables existantes, de mettre à jour des données ou d’en supprimer.

Pour plus d’informations sur les requêtes, voir l’article Présentation des requêtes.

Macros

Macros dans Access peut être considéré comme un langage de programmation simplifié que vous pouvez utiliser pour ajouter des fonctionnalités à votre base de données. Par exemple, vous pouvez lier une macro à un bouton de commande dans un formulaire afin que la macro soit exécutée lorsque l’utilisateur clique sur le bouton. Les macros contiennent des actions qui effectuent des tâches (ouverture d’un état, exécution d’une requête, fermeture d’une base de données, etc.). La plupart des opérations de base de données effectuées manuellement peuvent être automatisées à l’aide de macros afin de gagner du temps.

Pour plus d’informations sur les macros, voir l’article Présentation de la programmation dans Access.

Modules

À l’instar des macros, les modules sont des objets qui permettent d’ajouter des fonctionnalités à votre base de données. Alors que vous créez des macros dans Access en choisissant dans une liste d’actions de macro, vous écrivez des modules dans le langage de programmation Visual Basic pour Applications (VBA). Un module est un ensemble de déclarations, d’instructions et de procédures stockées sous la forme d’une unité. Il existe deux types de modules : modules de classe et modules standard. Les modules de classe sont liés à des formulaires ou des états, et contiennent généralement des procédures spécifiques au formulaire ou à l’état auquel ils sont liés. Les modules standard contiennent des procédures générales qui ne sont pas associées à un autre objet. Les modules standard apparaissent sous Modules dans le volet de navigation, contrairement aux modules de classe qui ne sont pas répertoriés.

Pour plus d’informations sur les modules, voir l’article Présentation de la programmation dans Access.

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