Normaliser vos données au moyen de l’Analyseur de table

Lorsque vous importez des données dans Access, les données sources ne sont parfois pas correctement fractionnées en tables associées. Pour tirer le meilleur parti de Access, les données doivent être normalisées, séparées en différentes tables, chacune à propos d’une chose, qui sont liées par des informations clés. L’Analyseur de table peut vous aider dans cette tâche critique : dans le ruban, cliquez sur Outils de base de données, puis dans le groupe Analyser , cliquez sur Analyser la table. Un Assistant démarre et vous guide tout au long du processus.

1. Table d’origine

2. Tables créées par l’analyseur de table

3. Requête créée par l’analyseur de table

4. Liste de choix

Si votre Base de données Microsoft Access a une table qui contient des informations répétées dans un ou plusieurs champs, utilisez l’analyseur de table pour fractionner les données en tables associées afin de pouvoir stocker les données de manière plus sûre et plus efficace. Il s’agit du processus de normalisation.

L’analyseur de table divise une table qui contient des informations répétées en tables distinctes dans lesquelles chaque type d’informations n’est stocké qu’une seule fois. Cela rend la base de données plus efficace et plus facile à mettre à jour, et réduit sa taille. Une fois que l’Assistant a divisé les données, vous pouvez toujours afficher et utiliser les données au même endroit en demandant à l’Assistant de créer une requête.

Vous pouvez utiliser la requête pour mettre à jour les données de plusieurs tables en même temps. La requête offre également d’autres fonctionnalités d’enregistrement du temps pour augmenter la précision de vos données.

• Si vous modifiez un champ qui est répété dans la requête, tous les enregistrements avec cette valeur sont automatiquement mis à jour, car vous ne mettez à jour qu’un seul champ dans la table sous-jacente de la requête.

• À partir des nouvelles tables, la requête hérite des champs de recherche, qui vous permettent de modifier les valeurs des champs en sélectionnant des valeurs dans une liste au lieu d’avoir à taper correctement une valeur. La liste de choix recherche les valeurs de la table sous-jacente. Lorsque la même valeur s’applique à plusieurs enregistrements, vous pouvez garantir l’exactitude et la cohérence en sélectionnant cette valeur dans la liste à chaque fois.

• Les formulaires et les rapports qui étaient précédemment basés sur la table d’origine seront automatiquement basés sur la requête maintenant, car l’Assistant affecte le nom de la table d’origine à la requête et renomme la table.

• Les formulaires et rapports existants basés sur la requête héritent des mises à jour automatiques des champs. Les nouveaux formulaires et états héritent également des listes de choix.