Méthodes pour ajouter, modifier et supprimer des enregistrements

Contenu de cet article

• Mettre à jour des données à l’aide d’un formulaire ou d’une feuille de données

• Comprendre les symboles d’entrée de données

• Ajouter un enregistrement à une table ou à un formulaire

• Trouver un enregistrement

• Supprimer un enregistrement

• Modifier les données dans une zone de texte ou un champ

• Ajouter une date à l’aide du sélecteur de dates

• Appliquer une mise en forme de texte enrichi au données d’un champ Texte long

• Entrer du texte dans un contrôle avec des masques de saisie

• Entrer des données en utilisant une liste

• Entrer des chaînes nulles

• Annuler des modifications

Mettre à jour des données à l’aide d’un formulaire ou d’une feuille de données

Vous utilisez un formulaire pour mettre à jour des données manuellement. Des formulaires de saisie de données peuvent offrir un moyen plus simple, plus rapide et plus précis pour entrer des données. Des formulaires peuvent contenir un nombre quelconque de contrôles tels que des listes, des zones de texte et des boutons. Par ailleurs, chacun des contrôles figurant sur le formulaire lit des données à partir d’un champ de table sous-jacent ou écrit des données dans un tel champ.

Les feuilles de données sont des grilles de données qui ressemblent à des feuilles de calcul Excel. Vous pouvez modifier des données en travaillant directement en mode Feuille de données. Si vous êtes familiarisé avec Excel, vous devriez comprendre assez facilement le fonctionnement des feuilles de données. Vous pouvez modifier des données dans des tables, des jeux de résultats de requête et des formulaires qui affichent des feuilles de données. En règle générale, vous utilisez des feuilles de données lorsque vous avez besoin d’afficher plusieurs enregistrements simultanément.

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Comprendre les symboles d’entrée de données

Le tableau suivant présente quelques-uns des symboles de sélecteur d’enregistrement qui peuvent apparaître lors de la mise à jour de données, ainsi que leur signification.

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Ajouter un enregistrement à une table ou à un formulaire

1. Ouvrez la table en mode Feuille de données ou le formulaire en mode Formulaire.

2. Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Enregistrements, cliquez sur Nouveau ou Nouvel enregistrement (vide), ou appuyez sur Ctrl+Signe plus (+).

3. Recherchez l’enregistrement associé à un astérisque dans le sélecteur d’enregistrement, puis entrez vos nouvelles informations.

4. Cliquez ou positionnez le focus sur le premier champ que vous voulez utiliser, puis entrez vos données.

5. Pour passer au champ suivant dans la même ligne, appuyez sur Tab, utilisez la flèche Droite, ou cliquez sur la cellule dans le champ suivant.

   Dans une table pour accéder à la cellule suivante dans une colonne, utilisez la flèche Bas, ou cliquez sur la cellule de votre choix.

6. Lorsque vous affichez un autre enregistrement ou fermez la table ou le formulaire, Access enregistre l’enregistrement que vous avez ajouté. Pour enregistrer explicitement les modifications apportées à l’enregistrement actif, appuyez sur Maj+Eentrée.

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Trouver un enregistrement

Pour pouvoir modifier ou supprimer un enregistrement, vous devez commencer par le trouver. Dans un formulaire ou une feuille de données ne contenant qu’un petit nombre d’enregistrements, vous pouvez utiliser les boutons de déplacement entre les enregistrements pour naviguer parmi ceux-ci jusqu’à trouver celui que vous souhaitez. Si les enregistrements sont nombreux, vous pouvez utiliser la boîte de dialogue Rechercher et remplacer pour filtrer l’enregistrement.

Utiliser les boutons de déplacement entre les enregistrements

Vous pouvez naviguer parmi les enregistrements à l’aide des boutons de déplacement.

Boutons fléchés    Pour accéder aisément au premier enregistrement, à l’enregistrement suivant ou précédent, ou au dernier enregistrement, cliquez directement dessus.

Nouvel enregistrement (vide)     Cliquez pour ajouter un enregistrement.

Enregistrement actif    Tapez un numéro d’enregistrement, puis appuyez sur Entrée pour y accéder. L’enregistrement est numéroté de façon séquentielle à partir du début du formulaire ou de la feuille de données. Son numéro ne correspond pas aucune valeur de champ.

Filtre     Le bouton indicateur de filtre s’affiche si un filtre a été appliqué. Cliquez pour supprimer ou réappliquer le filtre.

Rechercher     Entrer du texte dans la zone Rechercher. La première valeur correspondante est mise en surbrillance en temps réel à mesure que vous entrez les caractères.

Supprimer un enregistrement

Le processus de suppression d’un enregistrement est relativement simple, sauf quand celui-ci est lié à d’autres données et se trouve du côté « un » d’une relation un-à-plusieurs. Pour préserver l’intégrité des données, par défaut, Access ne vous permet pas de supprimer des données liées. Pour plus d’informations, voir Guide des relations entre tables.

1. Ouvrez la table en mode Feuille de données, ou le formulaire en mode Formulaire.

2. Sélectionnez les enregistrements à supprimer.

   Pour sélectionner un enregistrement, cliquez sur le sélecteur d’enregistrement situé à côté s’il est disponible.

   Pour étendre ou réduire la sélection, faites glisser le sélecteur d’enregistrement (s’il est disponible), ou appuyez sur Maj+Flèche bas ou Maj+Flèche haut.

3. Appuyez sur Suppr, sélectionnez Accueil > Enregistrements > Supprimer, ou appuyez sur Ctrl+Signe moins (-).

Conseil    Si vous ne devez supprimer que certaines informations mais pas l’intégralité de l’enregistrement, sélectionnez uniquement les données de chaque champ à supprimer, puis appuyez sur Suppr.

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Modifier les données dans une zone de texte ou un champ

Access fournit un contrôle de texte unique utilisable avec les champs de types Texte court et Texte long (également appelés Mémo). En règle générale, vous pouvez déterminer si le champ sous-jacent est court ou long par la taille du contrôle, qui reflète généralement la taille nécessaire pour le champ de table sous-jacent. Un champ de type Texte court peut stocker jusqu’à 255 caractères et un champ de type Texte Long jusqu’à 64 000 caractères.

Par défaut, vous ne pouvez pas modifier les données de certains types de requêtes.  Par exemple, vous ne pouvez pas modifier les données renvoyées par une requête analyse croisée, et vous ne pouvez ni modifier, ni supprimer les champs calculés (c’est-à-dire, les valeurs calculées par une formule lors de l’utilisation d’une base de données, mais qui ne résident pas dans une table).

1. Ouvrez la table ou la requête en mode Feuille de données, ou le formulaire en mode Formulaire.

2. Cliquez sur le champ ou accédez-y à l’aide de la touche Tab ou des touches de direction, puis appuyez sur F2.

   En mode Formulaire, vous pouvez cliquer sur l’étiquette d’un champ pour sélectionner celui-ci. En mode Feuille de données, vous pouvez sélectionner un champ en cliquant à proximité de sa bordure gauche lorsque le pointeur de la souris se transforme en signe plus (+).

3. Positionnez le curseur sur l’emplacement où vous souhaitez entrer des informations.

4. Entrez ou modifiez le texte à insérer. Si vous commettez une erreur de saisie, appuyez sur Retour arrière.

5.  Si un champ comporte un masque de saisie, entrez les données en suivant ce format.

6. Pour être plus productif, servez-vous des touches de raccourci suivantes :

   • Pour insérer une nouvelle ligne dans un champ de texte, appuyez sur Ctrl+Entrée.

   • Pour insérer la valeur par défaut d’un champ, appuyez sur Ctrl+Alt+Espace.

   • Pour insérer la date du jour dans un champ, appuyez sur Ctrl+Point-virgule.

   • Pour insérer l’heure actuelle, appuyez sur Ctrl+Maj+Deux-points.

   • Pour vérifier l’orthographe, appuyez sur F7.

   • Pour réutiliser des valeurs similaires à celles d’un enregistrement précédent, accédez au champ correspondant dans l’enregistrement précédent, puis appuyez sur CTRL+’ (apostrophe).

   • Pour enregistrer explicitement vos modifications, appuyez sur Maj+Entrée.

   Pour plus d’informations, voir Raccourcis clavier d’Access.

7.  Pour enregistrer les données, sous l’onglet Accueil , dans le groupe Enregistrements , cliquez sur Enregistrer, ou appuyez sur Maj+Entrée.

   Vous ne devez pas enregistrer vos modifications de façon explicite. Access les valide dans la table lorsque vous déplacez le curseur vers un nouveau champ sur la même ligne, lorsque vous déplacez le pointeur vers une autre ligne, ou lorsque vous fermez le formulaire ou la feuille de données.

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Ajouter une date à l’aide du sélecteur de dates

Il existe plusieurs méthodes pour ajouter une date à votre table. L’utilisation du contrôle Sélecteur de dates constitue une option rapide.

1. Cliquez sur le champ auquel vous voulez ajouter une date. Une icône de calendrier s’affiche.
   
   Remarque : le contrôle Sélecteur de dates n’est pas disponible si un masque d’entrée est appliqué au champ Date/Heure.

2. Cliquez sur l’icône de calendrier. Un contrôle de calendrier s’affiche.

   

3. Effectuez l’une des opérations suivantes :

   • Pour entrer la date du jour, cliquez sur Aujourd’hui.

   • Pour sélectionner un jour du mois en cours, cliquez sur la date.

   • Pour sélectionner un mois et un jour différents, utilisez le bouton Suivant ou Précédent.

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Entrer du texte dans un contrôle avec des masques de saisie

Un masque de saisie peut être appliqué à un champ. Un masque de saisie est un ensemble de caractères littéraux et d’espace réservé qui forcent à entrer des données dans un format spécifique. Pour plus d’informations sur les masques de saisie, voir Contrôler les formats de saisie de données à l’aide de masques de saisie.

• Pour entrer des données, suivez le masque de saisie :

  

  Définition de masque de saisie de numéro de téléphone par défaut et format qui en résulte

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Appliquer une mise en forme de texte enrichi au données d’un champ Texte long

Si un champ de type Texte Long (également appelé champ Mémo) prend en charge la mise en forme de texte enrichi, vous pouvez appliquer à votre texte différents styles, polices, tailles et couleurs.

1. Ouvrez le formulaire en mode Formulaire, ou la table en mode Feuille de données.

2. Sélectionnez le champ de type Texte Long. En règle générale, vous pouvez rechercher un champ nommé « Commentaires », « Notes » ou « Description ».

3. Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Mise en forme du texte, utilisez les boutons et menus pour mettre en forme le texte.
   
   
   
   Vous pouvez appliquer différentes polices et tailles, mettre du texte en gras ou en italique, modifier les couleurs, etc.
   
   Si vous souhaitez plus d’espace dans lequel modifier, ouvrez la zone de zoom.

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Entrer des données en utilisant une liste

Les listes vous aident à maintenir l’intégrité des données. Leur utilisation est facile. Vous pouvez utiliser des listes dans des formulaires, des tables et des requêtes. Access a trois types de listes : les listes de valeurs, les champs de recherche et les listes à valeurs multiples. Les listes de valeurs affichent un ensemble d’éléments que vous entrez manuellement. Les listes de choix utilisent une requête pour récupérer leurs données à partir d’un ou plusieurs jeux de résultats de table ouverts en mode Feuille de données. Les listes à plusieurs valeurs résolvent un besoin métier courant, une relation plusieurs-à-plusieurs. Par exemple, vous souhaiterez peut-être suivre les problèmes de support client et affecter le même problème à plusieurs personnes dans un champ.

Il existe trois types de contrôles de liste :

Zone de liste modifiable

Zone de liste

Zone de liste déroulante multisélection

Entrer des chaînes nulles

Access vous permet de faire la distinction entre deux types de valeurs vides : Les valeurs Null et les chaînes nulles. Les valeurs Null indiquent une valeur inconnue, et les chaînes nulles des champs contenant une espace. Par exemple, supposons que vous avez une table de données client contenant un champ de numéro de télécopie. Vous pouvez laisser le champ vide si vous ignorez le numéro de télécopie d’un client. Le fait de laisser le champ vide a pour effet qu’une valeur Null est entrée, ce qui signifie que ignorez cette valeur. Si vous déterminez par la suite que le client n’a pas de télécopieur, vous pouvez entrer une chaîne nulle dans le champ pour indiquer que vous savez qu’il n’existe pas de valeur.

1. Ouvrez une table ou une requête en mode Feuille de données ou un formulaire en mode Formulaire.

2. Sélectionnez le champ souhaité, puis tapez deux guillemets droits sans espace entre eux ("").

3. Positionnez le curseur sur un autre enregistrement pour valider vos modifications dans la base de données, ou appuyez sur Maj+Entrée. Par défaut, les guillemets disparaissent.

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Annuler des modifications

Si vous tapez des données de façon incorrecte, vous pouvez souvent annuler les modifications. Effectuez au moins l’une des opérations suivantes :

• Pour annuler vos dernières modifications, sélectionnez Annuler dans la barre d’outils Accès rapide, ou appuyez sur Échap.

• Pour annuler toutes les modifications apportées à l’enregistrement, appuyez de nouveau sur Échap.

• Pour annuler des modifications après les avoir enregistrées ou être passé à un autre enregistrement, sélectionnez Annuler dans la barre d’outils Accès rapide.

  Important    Dès que vous commencez à modifier un autre enregistrement, appliquez ou supprimez un filtre, ou basculez vers une autre fenêtre ou un autre onglet de document, vos modifications deviennent permanentes.

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