Guide de conception des états

Faire un croquis de votre rapport

Cette étape n’est pas obligatoire . Vous pouvez constater que l’Assistant Rapport d’accès ou l’outil Rapport (tous deux disponibles sous l’onglet Create, dans le groupe Rapports) fournissent une conception de départ suffisante pour votre rapport. Toutefois, si vous décidez de concevoir votre rapport sans utiliser ces outils, vous trouverez peut-être utile de faire une ébauche de votre rapport sur une feuille de papier en dessinant une zone où chaque champ va et en écrivant le nom du champ dans chaque zone. Vous pouvez également utiliser des programmes tels que Word ou Visio pour créer une maquette du rapport. Quelle que soit la méthode que vous utilisez, veillez à inclure suffisamment de lignes pour indiquer la façon dont les données se répètent.

Par exemple, vous pouvez utiliser une ligne pour les informations sur le produit, puis plusieurs lignes répétées pour les ventes de ce produit et enfin une ligne de totaux des ventes pour le produit. Ensuite, la séquence se répète pour le produit suivant et ainsi de suite jusqu’à la fin du rapport. Ou bien, votre rapport est peut-être une simple liste des données de la table, auquel cas votre croquis peut contenir uniquement une série de lignes et de colonnes.

Après avoir créé votre croquis, déterminez la ou les tables qui contiennent les données que vous souhaitez afficher dans le rapport. Si toutes les données sont contenues dans une seule table, vous pouvez baser votre rapport directement sur cette table. Le plus souvent, les données souhaitées sont stockées dans plusieurs tables que vous devez rassembler dans une requête, avant de pouvoir les afficher dans le rapport. La requête peut être incorporée dans la propriété RecordSource du rapport, ou vous pouvez créer une requête enregistrée distincte et baser le rapport sur celle-ci.

Déterminer les données à placer dans chaque section de rapport

Chaque rapport comporte une ou plusieurs sections de rapport. La seule section présente dans chaque rapport est la section Détails. Cette section se répète une fois pour chaque enregistrement de la table ou de la requête sur laquelle le rapport est basé. D’autres sections sont facultatives et se répètent moins souvent et sont généralement utilisées pour afficher des informations communes à un groupe d’enregistrements, à une page du rapport ou à l’ensemble du rapport.

Le tableau suivant décrit l’emplacement de chaque section et la façon dont la section est généralement utilisée.

Pour plus d’informations sur l’ajout ou la suppression de sections d’en-tête et de pied de page de rapport ou d’en-tête de page et de pied de page, consultez la section Ajouter ou supprimer un en-tête de rapport ou un en-tête de page et un pied de page dans cet article. Vous pouvez ajouter des sections d’en-tête et de pied de page de groupe à l’aide du volet Groupe, Tri et Total en mode Disposition ou Création.

Décider comment organiser les données de détail

La plupart des rapports sont organisés dans une disposition tabulaire ou empilée, mais Access vous donne la possibilité d’utiliser à peu près n’importe quelle disposition d’enregistrements et de champs que vous souhaitez.

Disposition tabulaire    Une disposition tabulaire est similaire à une feuille de calcul. Les étiquettes se trouvent dans la partie supérieure et les données sont alignées dans des colonnes sous les étiquettes. Tabulaire fait référence à l’apparence table des données. Il s’agit du type de rapport que Access crée lorsque vous cliquez sur Rapport dans le groupe Rapports de l’onglet Create. La disposition tabulaire est une bonne à utiliser si votre rapport contient un nombre relativement faible de champs que vous souhaitez afficher dans un format de liste simple. L’illustration suivante montre un rapport d’employé créé à l’aide d’une disposition tabulaire.

Disposition empilée    Une disposition empilée ressemble à un formulaire que vous remplissez lorsque vous ouvrez un compte bancaire ou effectuez un achat auprès d’un revendeur en ligne. Chaque élément de données est étiqueté et les champs sont empilés les uns sur les autres. Cette disposition est adaptée aux rapports qui contiennent trop de champs à afficher dans un format tabulaire, c’est-à-dire que la largeur des colonnes dépasserait la largeur du rapport. L’illustration suivante montre un rapport d’employé créé à l’aide d’une disposition empilée.

Disposition mixte    Vous pouvez combiner des éléments de dispositions tabulaires et empilées. Par exemple, pour chaque enregistrement, vous pouvez organiser certains des champs dans une ligne horizontale en haut de la section Détails et organiser d’autres champs du même enregistrement dans une ou plusieurs dispositions empilées sous la ligne supérieure. L’illustration suivante montre un rapport d’employé créé à l’aide d’une disposition mixte. Les champs ID, Nom et Prénom sont organisés dans une disposition de contrôle tabulaire, et les champs Poste et Téléphone professionnel sont organisés dans une disposition empilée. Dans cet exemple, le quadrillage est utilisé pour fournir une séparation visuelle des champs pour chaque employé.

Disposition justifiée    Si vous utilisez l’Assistant Rapport pour créer votre rapport, vous pouvez choisir d’utiliser une disposition justifiée. Cette disposition utilise la pleine largeur de la page pour afficher les enregistrements aussi compactement que possible. Bien sûr, vous pouvez obtenir les mêmes résultats sans utiliser l’Assistant Rapport, mais il peut s’agir d’un processus minutieux pour aligner exactement les champs. L’illustration suivante montre un rapport d’employé créé à l’aide de la disposition justifiée de l’Assistant Rapport.

La disposition justifiée est une bonne disposition à utiliser si vous affichez un grand nombre de champs dans le rapport. Dans l’exemple précédent, si vous utilisez une disposition tabulaire pour afficher les mêmes données, les champs s’étendent en dehors du bord de la page. Si vous utilisez une disposition empilée, chaque enregistrement occupe beaucoup plus d’espace vertical, ce qui gaspille du papier et rend le rapport plus difficile à lire.

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Ajouter des sections d’en-tête et de pied de page de rapport ou de page

1. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur le rapport que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur Mode Création dans le menu contextuel.

2. Vérifiez les sections qui figurent déjà dans le rapport. Les sections sont séparées par des barres horizontales ombrées appelées sélecteurs de sections. L’étiquette de chaque sélecteur de section indique la section située juste en dessous.

   

   Chaque rapport a une section Détails et peut également contenir des sections En-tête de rapport, En-tête de page, Pied de page et Pied de page du rapport. En outre, s’il existe des niveaux de regroupement dans le rapport, vous pouvez voir des en-têtes de groupe ou des pieds de page (tels que l’en-tête Fichier en tant qu’en-tête illustré dans l’illustration précédente). Par défaut, les en-têtes et pieds de page de groupe sont nommés à l’aide du nom de champ ou de l’expression qui est la base du groupe. Dans ce cas, le nom du champ de regroupement est « Fichier sous ».

3. Pour ajouter des sections d’en-tête et de pied de page ou des sections d’en-tête et de pied de page de rapport à votre rapport, cliquez avec le bouton droit sur n’importe quel sélecteur de section, puis cliquez sur En-tête/pied de page ou sur En-tête/pied de page du rapport dans le menu contextuel.

   Attention : Si la section est déjà présente dans le rapport, Access vous avertit qu’elle supprimera la section existante et les contrôles qu’elle contient.

   Vous pouvez maintenant déplacer des contrôles existants ou ajouter de nouveaux contrôles aux nouvelles sections.

Access ajoute toujours des sections d’en-tête et de pied de page de page et de rapport par paires. Autrement dit, vous ne pouvez pas ajouter une section d’en-tête de page ou de rapport sans ajouter la section de pied de page correspondante. Si vous n’avez pas besoin des deux sections, vous ne pouvez pas supprimer une section, mais vous pouvez redimensionner la section inutilisée à une hauteur de zéro (0) pour éviter d’ajouter un espacement vertical supplémentaire à votre rapport. Positionnez le pointeur en bas de la section inutilisée jusqu’à ce qu’il se transforme en flèche à deux pointes , puis faites glisser vers le haut jusqu’à ce que la section soit masquée. S’il existe des contrôles dans la section, vous devez les supprimer avant de pouvoir masquer entièrement la section.

Supprimer les sections d’en-tête et de pied de page de rapport ou de page

1. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur le rapport que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur Mode Création dans le menu contextuel.

2. Cliquez avec le bouton droit sur un sélecteur de section, puis cliquez sur En-tête/pied de page ou Sur-tête/pied de page du rapport dans le menu contextuel.

Si vous supprimez une paire d’en-têtes et de pied de page et que ces sections contiennent des contrôles, Access vous avertit que la suppression des sections supprimera également les contrôles et que vous ne pourrez pas annuler l’action. Cliquez sur Oui pour supprimer les sections et supprimer les contrôles, ou cliquez sur Non pour annuler l’opération.

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Définir les styles de mise en forme d’une zone de texte qui affiche un champ de texte enrichi

1. Cliquez avec le bouton droit sur le rapport dans le volet de navigation, puis cliquez sur Mode Disposition dans le menu contextuel.

2. Cliquez sur la zone de texte qui affiche le champ de texte enrichi, puis, sous l’onglet Format , dans le groupe Police , cliquez sur le style de mise en forme que vous souhaitez appliquer.

   Access applique la mise en forme à tout le texte du champ de texte enrichi pour lequel ce type (mais pas la valeur) de mise en forme n’a pas encore été appliqué dans une vue qui prend en charge l’entrée de données, telle que le mode Feuille de données pour une table ou une requête, ou le mode Formulaire pour un formulaire. Par exemple, si une partie du texte du champ est mise en forme avec une couleur de police rouge et que vous appliquez une couleur de police bleue à la zone de texte, Access transforme tout le texte en bleu, à l’exception de celui qui a été individuellement mis en forme en rouge. Autre exemple, si une partie du texte du champ est mise en forme avec une taille de police de 11 points et que vous appliquez une taille de police de 14 points à la zone de texte, Access applique la taille de police de 14 points à l’ensemble du texte, à l’exception de celle qui a été mise en forme individuellement à 11 points.

   Champs de pièce jointe    Les champs de pièce jointe utilisent un contrôle spécial qui n’est utilisé pour aucun autre type de données. Vous pouvez joindre plusieurs fichiers à un enregistrement à l’aide d’un seul champ Pièce jointe, mais le champ ne peut afficher des informations que sur une seule pièce jointe à la fois. Par défaut, le contrôle pièce jointe affiche une icône ou une image, selon le type de fichier de la pièce jointe actuellement affichée par le contrôle. Si vous le souhaitez, vous pouvez définir les propriétés du contrôle pièce jointe afin que tous les fichiers joints soient affichés sous forme d’icônes, ou pour que le champ affiche simplement une icône de trombone et le nombre de pièces jointes. En supposant que vous utilisez déjà un contrôle de pièce jointe sur votre rapport, vous pouvez utiliser la procédure suivante pour ajuster les propriétés du contrôle pour différentes utilisations du contrôle.

Définir les propriétés d’affichage d’un champ Pièce jointe

1. Cliquez avec le bouton droit sur le rapport dans le volet de navigation, puis cliquez sur Mode Disposition dans le menu contextuel.

2. Cliquez sur le contrôle de pièce jointe. Si la feuille de propriétés n’est pas déjà affichée, appuyez sur F4 pour l’afficher. Dans la feuille de propriétés, cliquez sur l’onglet Format .

   Utilisez le tableau suivant comme guide pour définir les propriétés du contrôle de pièce jointe.

   Propriété	Paramètre
   Afficher en tant que	Image/Icône affiche les graphiques sous forme d’images et tous les autres fichiers sous forme d’icônes. Il s’agit du paramètre par défaut. Icône affiche tous les fichiers sous forme d’icônes. Le trombone affiche une icône de trombone suivie du nombre de pièces jointes entre parenthèses.
   Image par défaut	Pour faire apparaître une image par défaut dans le contrôle de pièce jointe lorsqu’il n’y a pas de fichiers joints, cliquez sur dans la zone de propriété, accédez à l’image souhaitée, puis cliquez sur Ouvrir. Remarque : L’image par défaut n’est pas affichée si la propriété Afficher en tant que est définie sur Paperclip.
   Alignement de l’image	Sélectionnez l’alignement souhaité dans la liste. Le paramètre par défaut est Center. L’ajustement de ce paramètre peut produire des résultats inattendus, en fonction du paramètre de la propriété Mode taille de l’image .
   Mode Taille de l’image	Ce paramètre est disponible uniquement si la propriété Afficher en tant que est définie sur Image/Icône. Clip affiche l’image dans sa taille réelle. L’image est clippée si elle est trop grande pour tenir à l’intérieur du contrôle. Stretch étire l’image de sorte qu’elle remplit l’intégralité du contrôle. Remarque : À moins que le contrôle de pièce jointe ait la même taille exacte que l’image, l’utilisation de ce paramètre déforme l’image, ce qui la fait apparaître étirée verticalement ou horizontalement. Le zoom affiche l’image aussi grande que possible sans la couper ou la déformer. Il s’agit du paramètre par défaut.

3. Si vous utilisez le contrôle pour afficher des graphiques, ajustez la taille du contrôle de pièce jointe afin de pouvoir voir la quantité de détails souhaitée.

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