Cet article explique comment définir une valeur par défaut pour un champ de table ou pour un contrôle sur un formulaire dans une base de données Access. Les valeurs par défaut que vous définissez s’affichent dans le champ ou le contrôle chaque fois que vous créez un enregistrement dans votre base de données.
Contenu de cet article
Comprendre les valeurs par défaut
Vous ajoutez une valeur par défaut à un champ de table ou à un contrôle de formulaire chaque fois que vous souhaitez qu’Access entre automatiquement une valeur dans un nouvel enregistrement. Par exemple, access peut toujours ajouter la date actuelle aux nouvelles commandes.
En règle générale, vous ajoutez une valeur par défaut à vos champs de table. Vous ajoutez la valeur en ouvrant la table en mode Création, puis en entrant une valeur dans la propriété Valeur par défaut du champ. Si vous définissez une valeur par défaut pour un champ de table, Access applique votre valeur à tous les contrôles que vous basez sur ce champ. Si vous ne liez pas un contrôle à un champ de table ou si vous liez des données dans d’autres tables, vous définissez une valeur par défaut pour vos contrôles de formulaire proprement dits.
Vous pouvez définir une valeur par défaut pour les champs de table définie sur les types de données Texte court, Texte long, Nombre, Date/Heure, Devise, Oui/Non et Lien hypertexte. Si vous ne fournissez pas de valeur, le champ reste null (vide) jusqu’à ce que vous entrez une valeur. Une fois que vous avez défini une valeur par défaut, Access applique cette valeur à tous les nouveaux enregistrements que vous ajoutez. Si vous le souhaitez, vous pouvez remplacer la valeur par défaut d’un enregistrement par une autre valeur, sauf si une règle de validation l’interdit.
Définir une valeur par défaut pour un champ de table
Lorsque vous définissez une valeur par défaut pour un champ de table, tous les contrôles que vous liez à ce champ affichent la valeur par défaut.
Définir une valeur par défaut
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Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la table à modifier, puis cliquez sur Mode Création.
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Sélectionnez le champ à modifier.
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Sous l’onglet Général , tapez une valeur dans la zone de propriété Valeur par défaut .
La valeur que vous pouvez entrer dépend du type de données défini pour le champ. Par exemple, vous pouvez taper =Date() pour insérer la date actuelle dans un champ Date/Heure. Pour obtenir des exemples de valeurs par défaut, consultez Exemples de valeurs par défaut, plus loin dans cet article.
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Enregistrez vos modifications.
Définir une valeur par défaut pour un contrôle
En règle générale, vous définissez une valeur par défaut pour un contrôle uniquement lorsque vous ne liez pas ce contrôle à un champ de table ou lorsque vous liez des données d’une autre table.
Définir une valeur par défaut
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Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur le formulaire à modifier, puis cliquez sur Mode Création.
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Cliquez avec le bouton droit sur le contrôle à modifier, puis cliquez sur Propriétés ou appuyez sur F4.
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Cliquez sur l’onglet Tout dans la feuille de propriétés, recherchez la propriété Valeur par défaut , puis entrez votre valeur par défaut.
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Appuyez sur Ctrl+S pour enregistrer vos modifications.
Définir une ligne par défaut pour une zone de liste ou une zone de liste déroulante
Par défaut, les contrôles de zone de liste et de zone de liste déroulante affichent deux types de listes : les listes de valeurs et les listes de recherche. Une liste de valeurs est une liste codée en dur d’éléments qui réside dans la propriété Source de ligne d’un contrôle de zone de liste ou de zone de liste déroulante. En revanche, une liste de choix prend ses données à partir d’un champ de recherche (champ qui utilise une requête pour récupérer des données d’une autre table), puis charge ces données dans un contrôle de zone de liste déroulante.
Pour les listes de valeurs et les listes de recherche, vous pouvez spécifier l’élément de liste qui s’affiche par défaut, mais vous suivez une procédure différente pour chaque type de liste. Les étapes suivantes expliquent comment définir des valeurs par défaut pour une liste de valeurs et une liste de recherche.
Définir une valeur par défaut pour une liste de valeurs
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Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur le formulaire à modifier, puis cliquez sur Mode Création.
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Cliquez avec le bouton droit sur la zone de liste ou le contrôle de zone de texte, puis cliquez sur Propriétés ou appuyez sur F4.
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Vérifiez que la propriété Source de ligne contient une liste de valeurs. Les éléments d’une liste de valeurs sont entourés de guillemets doubles et séparés par des points-virgules. Par exemple, vous pouvez voir une liste comme celle-ci : «Bon » ; » Juste » ; » Pauvre »
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Si la propriété Source de ligne contient une requête (chaîne de texte commençant par SELECT), passez à l’ensemble d’étapes suivant.
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Dans la zone de propriété Valeur par défaut , tapez ce qui suit :
[control_name]. ItemData(n)
Dans ce cas, control_name est le nom de la zone de liste ou du contrôle de zone de liste modifiable, et n est le numéro de l’élément de liste que vous souhaitez définir par défaut. Si vous ne connaissez pas le nom du contrôle, examinez la valeur dans la propriété Name , située en haut de la feuille de propriétés.
Par exemple, supposons que vous disposez d’un contrôle de zone de liste déroulante nommé Propriétaire et que vous souhaitez utiliser la troisième valeur de la liste comme valeur par défaut. Vous tapez ce qui suit dans la zone de propriété Valeur par défaut :
[Propriétaire]. ItemData(2)
Vous tapez 2 au lieu de 3 , car ItemData est basé sur zéro, ce qui signifie qu’il commence à compter à zéro, et non à un.
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Enregistrez vos modifications, puis revenez en mode Formulaire. La valeur par défaut sélectionnée doit apparaître dans la liste ou la zone de liste déroulante lorsque vous ajoutez un enregistrement à votre base de données.
Définir une valeur par défaut pour une liste de recherche
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Ouvrez la table qui fournit les données sources pour votre champ de recherche en mode Feuille de données.
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Notez la valeur de clé associée à l’élément dont vous souhaitez définir la valeur par défaut.
Remarque : Par défaut, Access masque les champs de clé primaire et étrangère. Si vous ne voyez pas le champ de clé, cliquez avec le bouton droit sur une cellule de la ligne d’en-tête du tableau, cliquez sur Afficher les colonnes, puis, dans la boîte de dialogue Afficher les colonnes , sélectionnez votre champ de clé, puis cliquez sur Fermer.
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Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la table qui contient votre champ de recherche, puis cliquez sur Mode Création.
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Sélectionnez le champ de recherche et, sous l’onglet Général , dans la zone de propriété Valeur par défaut , tapez la valeur de clé que vous avez notée aux étapes 1 et 2. Il s’agit de la valeur qui correspond à l’élément de liste que vous souhaitez définir par défaut.
Par exemple, supposons que vous avez 10 fournisseurs et que vous souhaitez que le nom de votre fournisseur le plus utilisé apparaisse par défaut. Pour ce faire, vous recherchez la valeur de clé qui identifie de manière unique le fournisseur, puis entrez cette valeur de clé dans la zone de propriété Valeur par défaut du champ de clé étrangère.
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Enregistrez vos modifications, basculez en mode Feuille de données et entrez un nouvel enregistrement. Votre valeur par défaut s’affiche dans votre champ de recherche lorsque vous ajoutez l’enregistrement.
Exemples de valeurs par défaut
Le tableau suivant répertorie et décrit certaines valeurs par défaut. Vous pouvez adapter ces exemples pour les utiliser avec vos propres données.
|
Expression |
Valeur de champ par défaut |
|---|---|
|
1 |
1 |
|
"MT" |
MT |
|
"New York, N.Y." |
New York, N.Y. (notez que vous devez placer la valeur entre guillemets si elle inclut une ponctuation) |
|
"" |
Chaîne de longueur nulle |
|
Date( ) |
Date du jour |
|
=Oui |
« Oui » s’affiche dans la langue locale de l’ordinateur |
