Créer une requête Sélection simple

Avantages de l’utilisation d’une requête

Une requête permet d’effectuer les opérations suivantes :

• Afficher les données des seuls champs qui vous intéressent. Lorsque vous ouvrez une table, tous les champs apparaissent. Une requête permet d’enregistrer une sélection de champs.

  Remarque : Une requête pointe uniquement vers des données, elle ne stocke pas de données. Lorsque vous enregistrez une requête, vous n’enregistrez pas une copie des données.

• Combiner les données de plusieurs sources de données. En général, une table affiche uniquement les données qu’elle stocke. Une requête vous permet de choisir des champs de différentes sources et de spécifier la façon dont les informations doivent être combinées.

• Utiliser des expressions en tant que champs. Par exemple, vous pouvez utiliser la fonction Date en tant que champ, ou la fonction Format avec un champ pour contrôler la façon dont les données du champ sont mises en forme dans les résultats de la requête.

• Afficher les enregistrements correspondant aux critères que vous spécifiez. Lorsque vous ouvrez une table, tous les enregistrements apparaissent. Une requête permet d’enregistrer une sélection d’enregistrements.

Étapes de base pour la création d’une requête Sélection

Vous pouvez créer une requête select à l’aide de l’Assistant Requête ou en travaillant en mode Création. Certains éléments de conception ne sont pas disponibles lorsque vous utilisez l’Assistant, mais vous pouvez ajouter ces éléments ultérieurement à l’aide du mode Création. Bien que les deux méthodes soient quelque peu différentes l’une de l’autre, les étapes de base sont essentiellement les mêmes :

1. Sélectionnez les tables ou requêtes que vous voulez utiliser en tant que sources de données.

2. Spécifiez les champs que vous voulez inclure à partir des sources de données.

3. Vous pouvez également spécifier des critères pour limiter les enregistrements renvoyés par la requête.

Une fois que vous avez créé une requête Sélection, vous devez l’exécuter pour afficher les résultats. Pour exécuter une requête Sélection, vous devez l’ouvrir en mode Feuille de données. Si vous enregistrez la requête, vous pouvez la réutiliser quand vous le souhaitez (par exemple, en tant que source de données pour un formulaire, un état ou une autre requête).

Avant de commencer

Si vous utilisez des champs de sources de données sans lien les uns avec les autres, l’Assistant Requête vous demande si vous voulez créer des relations. L’Assistant ouvre la fenêtre Relations automatiquement, mais vous devez redémarrer l’Assistant si vous modifiez des relations. Par conséquent, avant d’exécuter l’Assistant, vous pouvez créer toutes les relations dont votre requête a besoin.

Pour plus d’informations sur la création des relations entre les tables, voir l’article Guide pour les relations entre tables.

Utiliser l’Assistant Requête

1. Dans l’onglet Créer, dans le groupe Requêtes, cliquez sur Assistant Requête. 

   

2. Dans la boîte de dialogue Nouvelle requête, cliquez sur Assistant Requête simple, puis sur OK.

3. Vous pouvez ensuite ajouter les champs. Vous pouvez ajouter jusqu’à 255 champs issus de 32 tables ou requêtes au maximum.

   Pour chaque champ, effectuez ces deux étapes :

   1. Sous Tables/requêtes, cliquez sur la table ou la requête qui contient le champ.

   2. Sous Champs disponibles, double-cliquez sur le champ pour l’ajouter à la liste Champs sélectionnés. Si vous voulez ajouter tous les champs à votre requête, cliquez sur le bouton avec les doubles flèches vers la droite (>>).

   3. Lorsque vous avez ajouté tous les champs souhaités, cliquez sur Suivant.

      

4. Si vous n’avez ajouté aucun champ numérique (champs qui contiennent des données numériques), passez à l’étape 9. Si vous avez ajouté des champs numériques, l’Assistant vous demande si vous voulez que la requête renvoie des informations détaillées ou un résumé des données.

   Effectuez l’une des opérations suivantes :

   1. Si vous souhaitez afficher des enregistrements individuels, cliquez sur Détails, puis sur Suivant. Passez à l’étape 9.

   2. Pour afficher un résumé de données numériques telles que des moyennes, cliquez sur Résumé, puis sur Options de synthèse.

      

5. Dans la boîte de dialogue Options de synthèse, spécifiez les champs que vous voulez résumer et la manière dont vous voulez procéder. Seuls les champs numériques apparaissent.

   Pour chaque champ numérique, choisissez l’une des fonctions suivantes :

   1. Somme    La requête renvoie la somme de toutes les valeurs du champ.

   2. Moy    La requête renvoie la moyenne de toutes les valeurs du champ.

   3. Min    La requête renvoie la plus petite valeur du champ.

   4. Max    La requête renvoie la plus grande valeur du champ.

   

6. Si vous souhaitez que les résultats de la requête incluent un décompte des enregistrements dans une source de données, activez la case à cocher Compter les enregistrements dans Nom de la source de données appropriée.

7. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Options de synthèse.

8. Si vous n’avez pas ajouté de champ Date/heure à la requête, passez à l’étape 9. Si vous avez ajouté un champ Date/heure à la requête, l’Assistant Requête vous invite à préciser la manière dont vous voulez regrouper les valeurs de date. Supposons que vous ayez ajouté un champ numérique (« Prix ») et un champ Date/Heure (« Heure_transaction ») à la requête, puis spécifié dans la boîte de dialogue Options de synthèse que vous voulez afficher la valeur moyenne du champ numérique « Prix ». Comme vous avez inclus un champ Date/heure, vous pouvez calculer des valeurs de synthèse pour chaque valeur Date/heure unique, pour chaque jour, pour chaque mois, pour chaque trimestre ou pour chaque année.

   

   Sélectionnez la période que vous voulez utiliser pour regrouper les valeurs de date et d’heure, puis cliquez sur Suivant.

   Remarque : En mode Création, vous pouvez utiliser une expression pour effectuer un regroupement sur la période de votre choix, mais l’Assistant offre uniquement ces choix.

9. Sur la dernière page de l’Assistant, donnez un titre à la requête, spécifiez si vous voulez ouvrir ou modifier la requête, puis cliquez sur Terminer.

   Si vous choisissez d’ouvrir la requête, la requête affiche les données sélectionnées en mode Feuille de données. Si vous choisissez de modifier la requête, la requête s’ouvre en mode Création.

Haut de la page

Jointures automatiques

Lorsque vous ajoutez les sources de données, si les sources ont déjà des relations définies entre elles, celles-ci sont automatiquement ajoutées à la requête sous forme de jointures. Les jointures spécifient le mode de combinaison des données provenant de sources liées. Access crée automatiquement une jointure entre deux tables si leurs champs présentent des types de données compatibles et qu’un champ correspond à une clé primaire.

Vous souhaiterez peut-être ajuster les jointures créées par Access. Access détermine le type de jointure à créer en fonction de la relation représentée par la jointure. Si Access crée une jointure, mais qu’il n’existe aucune relation définie, Access crée une jointure interne.

Si Access crée automatiquement les jointures correctes lorsque vous ajoutez les sources de données, vous pouvez passer à l’étape 3 : ajouter des champs de destination.

Utiliser la même source de données à plusieurs reprises

Dans certains cas, vous souhaitez joindre deux copies de la même table ou requête, appelées jointure réflexive, qui combinent des enregistrements de la même table lorsqu’il existe des valeurs correspondantes dans les champs joints. Par exemple, supposons que vous ayez une table Employees dans laquelle le champ ReportsTo pour l’enregistrement de chaque employé affiche l’ID de son responsable au lieu du nom. Vous pouvez utiliser une auto-jointure pour afficher le nom du responsable dans l’enregistrement de chaque employé à la place.

Lorsque vous ajoutez une source de données une deuxième fois, Access ajoute _1 au nom de la deuxième instance. Par exemple, si vous ajoutez la table Employés à deux reprises, la deuxième instance serait nommée Employés_1.

Ajouter une jointure

• Pour ajouter une jointure, faites glisser un champ d’une source de données vers un champ correspondant dans une autre source de données.

  Access affiche une ligne entre les deux champs pour indiquer qu’une jointure a été créée.

  

Modifier une jointure

1. Double-cliquez sur la jointure que vous voulez modifier.

   La boîte de dialogue Propriétés de la jointure apparaît.

   

2. Dans la boîte de dialogue Propriétés de la jointure, passez en revue les trois options.

3. Cliquez sur l’option que vous voulez utiliser, puis sur OK.

Une fois les jointures prêtes, vous ajoutez des champs de destination (champs incluant les données souhaitées dans les résultats de la requête).

Utiliser une expression comme champ de destination

Si vous voulez effectuer des calculs ou utiliser une fonction pour générer le résultat de la requête, vous pouvez utiliser une expression comme champ de destination. Une expression peut utiliser les données d’une source de données de requête, ainsi que des fonctions telles que Format ou DansChaîne, et peut également contenir des constantes et des opérateurs arithmétiques.

1. Dans une colonne vide de la grille de création de requête, cliquez avec le bouton droit sur la ligne Champ, puis cliquez sur Zoom dans le menu contextuel.

2. Dans la zone Zoom, tapez ou collez votre expression. Faites précéder votre expression du nom que vous voulez utiliser pour le résultat de l’expression, suivi de deux-points. Par exemple, si vous voulez nommer l’expression « Dernière mise à jour », vous devez commencer votre expression par Dernière mise à jour:.

   Remarque : Vous pouvez effectuer diverses opérations à l’aide des expressions. Une explication détaillée des expressions dépasse le cadre de cet article. Pour plus d’informations sur la création d’une expression, voir Créer une expression.

Spécifier les critères d’un champ de destination

1. Dans la grille de création de requête, dans la ligne Critères du champ qui contient les valeurs que vous voulez limiter, tapez une expression que les valeurs de champ doivent satisfaire pour être incluses dans vos résultats. Par exemple, si vous voulez limiter une requête de telle sorte que seuls les enregistrements pour lesquelles la valeur du champ Ville est Orléans, tapez Orléans dans la ligne Critères sous ce champ.

   Pour consulter des exemples de critères de requête pour différents types de données, voir l’article Exemples de critères de requête.

2. Vous pouvez spécifier d’autres critères dans la ligne Ou, sous la ligne Critères.

   Si vous spécifiez d’autres critères, une valeur de champ peut correspondre aux critères répertoriés et être incluse dans les résultats de la requête.

Plusieurs critères de champ

Vous pouvez utiliser des critères avec plusieurs champs. Dans ce cas, tous les critères dans une ligne Critères ou Ou donnée doivent être vérifiés pour que l’enregistrement soit inclus.

Spécifier des critères à l’aide d’un champ que vous ne voulez pas utiliser en résultat

Vous pouvez ajouter un champ à la conception de votre requête et ne pas inclure les données du champ dans le résultat de la requête. Vous pouvez procéder ainsi si vous voulez utiliser les valeurs du champ pour limiter les résultats de la requête, sans toutefois les afficher.

1. Ajoutez le champ à la grille de création.

2. Désactivez la case à cocher dans la ligne Afficher du champ.

3. Spécifiez les critères comme vous le feriez pour un champ de destination.