Vous pouvez ajouter des champs à un formulaire ou à un état en un clin d’œil à l’aide du volet Liste de champs. Lorsque vous double-cliquez sur un champ dans le volet Liste de champs (ou si vous faites glisser un champ de la liste vers votre formulaire ou état), Microsoft Access crée automatiquement le contrôle approprié pour y afficher le champ, par exemple, une zone de texte ou une case à cocher, puis lie le contrôle à ce champ.
Si vous n’avez aucun formulaire ou état existant auquel ajouter un champ, consultez l’article Présentation des formulaires ou Présentation des états pour obtenir plus d’informations à ce sujet.
Que voulez-vous faire ?
Ajouter un champ à un formulaire ou à un état à l’aide du volet Liste de champs
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Ouvrez votre état en mode Page ou en mode Création.
Si le volet Liste de champs n’est pas affiché, effectuez l’une des opérations suivantes :
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Dans l’onglet Création, dans le groupe Outils, cliquez sur Ajouter des champs existants. -OU-
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Appuyez sur Alt+F8.
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Dans le volet Liste de champs, recherchez la table contenant le champ à ajouter. Pour afficher ou masquer la liste des champs de chaque table, cliquez sur le signe plus (+) ou moins (-) en regard du nom de la table.
Remarque : Si la base de données ne contient pas de tables, le volet Liste de champs est vide.
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Lorsque vous trouvez le champ à ajouter, effectuez l’une des opérations suivantes pour l’ajouter au formulaire ou à l’état :
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Double-cliquez sur le champ.
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Faites glisser le champ à partir du volet Liste de champs vers le formulaire ou l’état.
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Pour ajouter plusieurs champs à la fois, maintenez la touche Ctrl enfoncée et cliquez sur plusieurs champs, puis faites-les tous glisser vers le formulaire ou l’état.
Remarque : Vous ne pouvez utiliser cette technique que sur les champs figurant dans la section Champs disponibles pour cette vue du volet Liste de champs.
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Pour ajouter une plage de champs à partir du volet Liste de champs au formulaire ou à l’état, procédez comme suit :
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Cliquez sur le premier champ de la plage.
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Maintenez la touche Maj enfoncée, puis cliquez sur le dernier champ de la plage.
Access sélectionne les deux champs sur lesquels vous avez cliqué, ainsi que tous les champs situés entre ces deux-là.
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Faites glisser tous les champs sélectionnés vers le formulaire ou l’état.
Remarque : Vous ne pouvez utiliser cette technique que sur les champs figurant dans la section Champs disponibles pour cette vue du volet Liste de champs.
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Access crée le contrôle approprié pour y afficher chaque champ et lie également le contrôle au champ. De plus, Access crée une étiquette associée au contrôle. Vous pouvez modifier l’étiquette en cliquant dessus une fois pour la sélectionner, puis en cliquant dessus à nouveau afin de placer le point d’insertion dans l’étiquette. Vous pouvez ensuite modifier l’étiquette de la même façon que vous le feriez avec du texte dans un document.
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Si vous souhaitez qu’un champ s’affiche dans un type de contrôle différent de celui qu’Access a créé automatiquement, vous pouvez changer le type du contrôle. Toutefois, vous ne pouvez le remplacer que par un type de contrôle approprié à ce champ. Par exemple, vous pouvez remplacer une zone de liste modifiable par une zone de texte ou une zone de liste, mais pas par un bouton de commande.
Changer le type de contrôle utilisé
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Ouvrez le formulaire ou l’état en mode Création en cliquant dessus avec le bouton droit dans le volet de navigation, puis en cliquant sur Mode création.
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Cliquez avec le bouton droit sur le contrôle à modifier, puis cliquez sur Remplacer par.
Si l’élément de menu Remplacer par n’est pas disponible, cela signifie qu’aucun autre type de contrôle n’est approprié à ce champ. Sinon, Access affiche une liste des types de contrôle disponibles.
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Cliquez sur l’un d’entre-eux pour utiliser ce type de contrôle à la place de l’autre.
Le contrôle reste lié au champ, mais vous devrez peut-être définir certaines propriétés pour que le nouveau type de contrôle fonctionne comme vous le souhaitez. Pour afficher la feuille de propriétés d’un contrôle, cliquez sur le contrôle pour le sélectionner, puis appuyez sur F4.
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Ajouter un champ à un formulaire ou à un état sans utiliser le volet Liste de champs
En règle générale, la manière la plus rapide d’ajouter un champ à un formulaire ou à un état consiste à utiliser le volet Liste de champs. Toutefois, vous pouvez également ajouter un champ en créant un contrôle et en liant ce dernier au champ. Les étapes suivantes vous expliquent comment faire :
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Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur le formulaire ou l’état, puis cliquez sur Mode Page ou Mode création.
Assistants Contrôle Vous pouvez utiliser les Assistants Contrôle pour créer des boutons de commande, des zones de liste, des sous-formulaires, des zones de liste modifiable et des groupes d’options. Un Assistant Contrôle vous pose une série de questions sur l’apparence que vous souhaitez donner au contrôle et sur son mode de fonctionnement, puis crée le contrôle et définit les propriétés de ce dernier d’après vos réponses. Dans l’onglet Création, dans le groupe Contrôles, cliquez sur la flèche vers le bas en regard de la galerie de contrôles. Si l’option Utiliser les Assistants Contrôle n’est pas activée, cliquez dessus.
En revanche, si vous préférez créer des contrôles sans l’aide des Assistants, cliquez sur l’option Utiliser les Assistants Contrôle pour la désactiver.
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Dans l’onglet Création, dans le groupe Contrôles, cliquez sur l’outil correspondant au type de contrôle que vous souhaitez ajouter.
Pour déterminer le nom d’un outil, positionnez le pointeur dessus. Access affiche le nom de l’outil.
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Dans la grille de création du formulaire ou de l’état, cliquez sur l’emplacement où vous voulez positionner l’angle supérieur gauche du contrôle. Cliquez une fois pour créer un contrôle dimensionné par défaut, ou cliquez sur l’outil et faites glisser la sélection dans la grille de création du formulaire pour créer un contrôle de la taille souhaitée.
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Si vous avez activé l’option Utiliser les Assistants Contrôle et si le contrôle que vous positionnez a un Assistant qui lui est associé, l’Assistant démarre et vous guide tout au long de la configuration du contrôle.
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Si vous ne positionnez pas le contrôle parfaitement à la première tentative, vous pouvez le déplacer en procédant comme suit :
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Cliquez sur le contrôle pour le sélectionner. Si une étiquette est associée au contrôle, maintenez la touche Ctrl enfoncée et cliquez sur l’étiquette pour la sélectionner également.
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Positionnez le pointeur au-dessus du contrôle jusqu’à ce qu’il se transforme en pointeur de déplacement
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Cliquez sur le contrôle et faites-le glisser vers l’emplacement de votre choix.
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Si vous utilisez un Assistant Contrôle, l’Assistant peut contenir des étapes pour vous aider à lier le contrôle à un champ. Si l’Assistant ne lie pas le contrôle à un champ et si le contrôle est d’un type permettant d’afficher des données (par exemple, une zone de texte ou une zone de liste modifiable), vous devez entrer un nom de champ ou une expression dans la propriété Source contrôle du contrôle pour que ce dernier puisse afficher des données. Suivez cette procédure pour lier un contrôle à un champ.
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Affichez la feuille de propriétés du contrôle en cliquant sur ce dernier, puis en appuyant sur F4.
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Dans l’onglet Données de la feuille de propriétés, cliquez sur la flèche déroulante vers le bas en regard de la propriété Source contrôle, puis sélectionnez le champ que vous souhaitez afficher dans le contrôle. Vous pouvez également taper une expression dans la zone Source contrôle.
Pour plus d’informations sur les expressions, consultez l’article Créer une expression.
En savoir plus sur le volet Liste de champs
La liste suivante contient des conseils sur l’utilisation du volet Liste de champs qui peuvent vous aider lors de l’ajout de champs à votre formulaire ou état. Pour afficher le volet Liste de champs, ouvrez un formulaire ou un état en mode Page ou en mode Création, puis appuyez sur Alt+F8.
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Si la propriété Source du formulaire ou du rapport est vide et si vous faites glisser un champ à partir du volet Liste de champs sur le formulaire ou l’état, Access remplit automatiquement la propriété Source du formulaire ou de l’état à votre place.
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Si la propriété Source du formulaire ou de l’état est une instruction SELECT ou le nom d’une table, vous pouvez changer l’affichage du volet Liste de champs entre les deux états suivants :
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Tous les champs de base de données Affiche la section Champs disponibles pour cette vue, la section Champs disponibles dans les tables associées (s’il existe des tables associées) et la section Champs disponibles dans les autres tables (s’il existe d’autres tables).
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Champs de la source d’enregistrement uniquement Affiche uniquement la section Champs disponibles pour cette vue.
Pour passer d’un mode à l’autre, cliquez sur Afficher uniquement les champs de la source de l’enregistrement actuel ou Afficher tous les tableaux au bas du volet Liste de champs.
Remarque : Si vous avez défini la propriété Source du formulaire ou de l’état sur une requête enregistrée, le volet Liste de champs affiche uniquement la section Champs disponibles pour cette vue (et l’option Afficher tous les tableaux n’apparaît pas au bas du volet Liste de champs). Pour modifier la source d’enregistrement, cliquez avec le bouton droit sur l’un des champs, puis cliquez sur Modifier la source d’enregistrement.
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Si vous avez défini la propriété Source du formulaire ou de l’état sur une table et si vous faites glisser un champ à partir de la section Champs disponibles dans les tables associées du volet Liste de champs vers le formulaire ou l’état, Access remplace la propriété Source du formulaire ou de l’état par une instruction SELECT qui inclut le champ que vous ajoutez. Si Access ne parvient pas à déterminer comment lier les tables, le programme affiche la boîte de dialogue Choisir une relation de sorte que vous puissiez choisir la relation appropriée.
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Si vous faites glisser un champ à partir de la section Champs disponibles dans les autres tables du volet Liste de champs vers le formulaire ou l’état, Access affiche la boîte de dialogue Spécifier la relation. Vous devez utiliser cette boîte de dialogue pour spécifier une relation entre l’autre table et la source d’enregistrement du formulaire ou de l’état. Si vous ne savez pas vraiment quels champs entrer dans cette boîte de dialogue, nous vous conseillons de cliquer sur Annuler et d’examiner les relations entre vos tables.
Pour plus d’informations sur les relations, consultez l’article Guide pour les relations entre tables ou Créer, modifier ou supprimer une relation.
Il est possible qu’un champ figurant dans la section Champs disponibles dans les autres tables du volet Liste de champs soit indirectement lié à la source d’enregistrement du formulaire ou de l’état via l’une des tables figurant dans la section Champs disponibles dans les tables associées. Si tel est le cas, le fait de faire glisser un champ à partir d’une des tables liées vers le formulaire ou l’état peut entraîner le déplacement d’une ou de plusieurs tables de la section Champs disponibles dans les autres tables vers la section Champs disponibles dans les tables associées.
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Si la source d’enregistrement du formulaire ou de l’état est une instruction SELECT ou une requête enregistrée, vous pouvez afficher et modifier la source d’enregistrement dans le Générateur de requêtes en cliquant avec le bouton droit sur un champ dans le volet Liste de champs, puis en cliquant sur Modifier la source d’enregistrement. Si la source d’enregistrement est une table, cette commande appelle le Générateur de requêtes sur la table. Access vous invite à créer une requête basée sur la table ; cliquez sur Oui pour remplacer la source d’enregistrement par une requête ou sur Non pour laisser la source d’enregistrement telle quelle.
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Vous pouvez ouvrir une table en mode Feuille de données en cliquant sur Modifier la table en regard du nom de la table, ou en cliquant avec le bouton droit sur le nom de la table dans le volet Liste de champs et en cliquant sur Ouvrir la table en mode Feuille de données.
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Vous pouvez utiliser le volet Liste de champs pour ajouter un champ Liste de choix à une table en procédant comme suit :
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Cliquez sur Modifier la table en regard de la table dans laquelle vous voulez ajouter le champ Liste de choix.
La table s’affiche en mode Feuille de données.
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Faites glisser un champ du volet Liste de champs vers la feuille de données.
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L’Assistant Liste de choix démarre. Suivez les instructions de l’Assistant. Dans la dernière page, cliquez sur Terminer.
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Vous pouvez détacher le volet Liste de champs à droite de la zone de travail Access en positionnant le pointeur dans la barre de titre du volet Liste de champs jusqu’à ce qu’il se transforme en pointeur de déplacement
