Utiliser un lecteur d’écran pour insérer des données Excel dans des bases de données Access de bureau

Contenu de cet article

• Préparer la feuille de calcul Excel pour l’importation ou la liaison

• Préparer la base de données Access de destination pour l’importation

• Importer les données

• Créer un lien vers des données dans Excel

  • Démarrer l’Assistant Lien d’une feuille de calcul

    • Ouvrir le classeur Excel dans Access

    • Utiliser la boîte de dialogue Obtenir des données externes - Feuille de calcul Excel

  • Utiliser l’Assistant Lien d’une feuille de calcul pour créer un lien vers des données Excel

Préparer la feuille de calcul Excel pour l’importation ou la liaison

Avant d’importer des données d’une feuille de calcul Excel vers Access, prenez un moment pour examiner la feuille de calcul et décider de la façon dont vous souhaitez importer des données à partir de celle-ci.

• Déterminez si vous souhaitez lier ou importer la feuille de calcul entière ou seulement une partie de celle-ci. Si vous souhaitez n’apporter qu’une partie d’une feuille de calcul à Access, vous pouvez définir une plage nommée qui inclut uniquement les cellules que vous souhaitez apporter. Pour obtenir des instructions, consultez Utiliser un lecteur d’écran pour nommer une cellule ou une plage de données dans Excel.

• Assurez-vous que la feuille de calcul Excel est au format de fichier plat afin que l’Assistant puisse facilement gérer les données qu’elle contient. Par exemple, corrigez les valeurs d’erreur possibles, supprimez les colonnes et lignes vides inutiles et vérifiez que chaque colonne contient le même type de données dans chaque ligne. Pour plus d’informations sur la préparation de l’importation ou de la liaison, reportez-vous aux sections « Préparer la feuille de calcul », « Préparer les données Excel » et « Résoudre les problèmes de valeurs manquantes ou incorrectes » dans Importer ou lier des données dans un classeur Excel.

Préparer la base de données Access de destination pour l’importation

Avant d’importer des données à partir d’une feuille de calcul Excel, prenez un moment pour vérifier que la base de données de destination Access est prête pour l’importation et décider de la façon dont vous souhaitez stocker les données importées.

• Assurez-vous que la base de données de destination Access n’est pas en lecture seule et que vous disposez des autorisations nécessaires pour apporter des modifications à la base de données.

• Déterminez si vous souhaitez stocker les données dans une table nouvelle ou existante :

  • Si vous choisissez de stocker les données dans une nouvelle table, Access crée une table et ajoute les données importées à cette table. Si une table portant le nom spécifié existe déjà, Access remplace le contenu de la table par les données importées.

  • Si vous choisissez d’ajouter les données à une table existante, les lignes de la feuille de calcul Excel sont ajoutées à la table spécifiée.

• Si vous décidez d’ajouter les données Excel à une table de Access existante, assurez-vous que les paramètres de structure et de champ dans les données sources dans Excel correspondent à ceux de la table de destination dans Access. Pour ouvrir le tableau Access en mode Création pour inspection, appuyez sur Alt+H, W, D. Vérifiez le tableau par rapport à la liste de contrôle dans la section « Préparer la base de données de destination », étape 2, dans Importer ou lier des données dans un classeur Excel.

Importer les données

Lorsque vous importez des données, Access crée une copie des données dans une table nouvelle ou existante sans modifier la source Excel feuille de calcul.

1. Si le classeur Excel source est ouvert, fermez-le.

2. Ouvrez la base de données Access de destination dans laquelle les données importées seront stockées.

   : Si vous souhaitez créer une base de données vide, appuyez sur Alt+F, N, L.

3. Pour ouvrir la boîte de dialogue Obtenir des données externes - Feuille de calcul Excel , effectuez l’une des opérations suivantes en fonction de la version Access que vous utilisez :

   • Dans la version d’abonnement Microsoft 365 ou Access 2019, appuyez sur Alt+X, N, 1, puis F et X.

   • Dans Access 2016, appuyez sur Alt+X pour accéder à l’onglet Données externes . Appuyez sur Tab jusqu’à atteindre le groupe Importer & lien , appuyez sur flèche droite jusqu’à entendre «Excel », puis appuyez sur Entrée.

4. La boîte de dialogue Obtenir des données externes - Feuille de calcul Excel s’ouvre. Effectuez l’une des opérations suivantes pour spécifier le fichier Excel qui contient les données à importer :

   • Pour déplacer le focus sur le champ de texte Nom de fichier, appuyez sur F, puis collez ou tapez le chemin d’accès au fichier Excel.

   • Pour rechercher le fichier, appuyez sur R. La boîte de dialogue Ouvrir le fichier s’ouvre. Accédez au fichier souhaité et, lorsque vous y accédez, appuyez sur Entrée pour le sélectionner.

5. Pour spécifier la façon dont vous souhaitez stocker les données importées, effectuez l’une des opérations suivantes :

   • Si vous souhaitez stocker les données dans une nouvelle table, appuyez sur I pour passer à et sélectionnez l’option Importer les données sources dans une nouvelle table de la base de données active . Vous serez amené à attribuer un nom à cette table ultérieurement.

   • Si vous souhaitez ajouter les données à une table existante, appuyez sur A pour accéder à et sélectionnez l’option Ajouter une copie des enregistrements à la table . Pour sélectionner le tableau, appuyez une fois sur Tab. Le focus se déplace sur la liste des tables. Appuyez sur Alt+Flèche bas pour développer la liste, appuyez sur flèche haut ou flèche bas jusqu’à entendre le tableau souhaité, puis appuyez sur Entrée pour le sélectionner. Cette option n’est pas disponible si la base de données ne contient pas de tables.

6. Appuyez sur Tab jusqu’à atteindre le bouton OK , puis appuyez sur Entrée. L’Assistant Importation d’une feuille de calcul démarre.

   : Si votre lecteur d’écran ne lit pas automatiquement les fenêtres de l’Assistant, appuyez sur la touche SR+W.

7. Si le classeur source Excel n’a qu’une seule feuille de calcul et aucune plage, vous pouvez passer à l’étape suivante. Si le classeur contient plusieurs feuilles de calcul ou plages nommées, effectuez l’une des opérations suivantes pour sélectionner la feuille de calcul ou la plage à importer :

   • Pour sélectionner une feuille de calcul, appuyez sur Alt+W, appuyez une fois sur Tab, appuyez sur la flèche vers le bas jusqu’à entendre la feuille de calcul souhaitée, puis appuyez sur Entrée pour la sélectionner.

   • Pour sélectionner une plage nommée, appuyez sur Alt+R, appuyez une fois sur Tab, appuyez sur flèche bas jusqu’à entendre la plage souhaitée, puis appuyez sur Entrée pour la sélectionner.

8. La fenêtre suivante de l’Assistant s’ouvre. Si la première ligne de la feuille de calcul ou de la plage source contient les noms de champs, appuyez sur I pour accéder à et sélectionnez l’option Première ligne contient les en-têtes de colonne . Appuyez sur Entrée pour déplacer le focus vers la fenêtre suivante de l’Assistant. Si vous ajoutez des données à une table existante, vous pouvez passer à l’étape 12.

9. Dans la nouvelle fenêtre de l’Assistant, vous pouvez spécifier des informations sur chaque champ que vous importez, si nécessaire. Le premier champ de la feuille de calcul ou de la plage est sélectionné. Vous pouvez effectuer les opérations suivantes :

   • Pour modifier le nom du champ actif, appuyez sur Alt+M, puis tapez le nouveau nom.

   • Pour modifier le type de données du champ, appuyez sur Alt+T. Le focus se déplace vers la liste Type de données . Pour développer la liste, appuyez sur Alt+Flèche bas. Appuyez sur flèche bas jusqu’à entendre la valeur souhaitée, puis appuyez une fois sur Tab.

   • Pour modifier si le champ est indexé ou non, appuyez sur Alt+I. Vous entendez la valeur actuelle. Pour développer la liste, appuyez sur Alt+Flèche bas. Appuyez sur flèche bas jusqu’à entendre la valeur souhaitée, puis appuyez une fois sur Tab.

   • Si vous ne souhaitez pas importer le champ actif, appuyez sur Alt+S pour accéder et sélectionnez l’option Ne pas importer le champ .

10. Pour sélectionner un autre champ, appuyez sur F6 jusqu’à entendre « Volet », puis demandez à un collègue de vous aider à sélectionner le champ souhaité. Modifiez les champs comme décrit à l’étape 9. Lorsque vous avez terminé, appuyez sur Entrée pour passer à la fenêtre suivante de l’Assistant.

11. Ajoutez une clé primaire pour la nouvelle table. La clé primaire identifie les enregistrements de votre table afin que vous puissiez récupérer les données plus rapidement. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Pour Access ajouter la clé primaire, appuyez sur A.

    • Pour choisir votre propre clé primaire, appuyez sur C. Pour définir la touche à utiliser, appuyez une fois sur Tab. Le focus se déplace sur la liste des clés. Pour développer la liste, appuyez sur Alt+Flèche bas. Appuyez sur flèche haut ou flèche bas jusqu’à entendre la touche souhaitée.

    • Si vous ne souhaitez pas utiliser de clés primaires, appuyez sur O.

    Pour accéder à la dernière fenêtre de l’Assistant, appuyez sur Entrée.

12. La fenêtre finale de l’Assistant s’ouvre. Le focus se trouve dans la zone Importer dans la table et vous entendez le nom actuel de la table de destination. Si vous souhaitez modifier le nom de la table, tapez un nouveau nom, puis appuyez sur Entrée pour finaliser l’importation.

    : Si vous entendez une alerte indiquant que la table existe déjà et que vous souhaitez remplacer la table existante par les données importées, appuyez sur Y. Si vous souhaitez renommer la table, appuyez sur N. Appuyez sur Alt+I pour revenir à la zone Importer dans le tableau , tapez un autre nom de table, puis appuyez sur Entrée.

13. Si l’importation a réussi complètement ou partiellement, Access affiche l’état de l’importation. Access vous invite également à enregistrer les étapes d’importation pour les répéter rapidement sans l’Assistant Importation. Pour sélectionner cette option, appuyez sur Alt+V. Pour nommer les étapes d’importation, appuyez sur Alt+A, puis tapez un nom pour l’opération d’importation. Pour enregistrer les étapes d’importation, appuyez sur Alt+S. Si l’importation échoue, vous entendez « Une erreur s’est produite lors de la tentative d’importation du fichier », suivi du nom du fichier. Appuyez sur Entrée pour quitter le message d’alerte.

Créer un lien vers des données dans Excel

Utilisez l’Assistant Lien d’une feuille de calcul pour créer un lien à partir d’une base de données Access vers des données dans Excel, afin de pouvoir utiliser les outils d’interrogation et de création de rapports dans Access sans avoir à conserver une copie des données Excel dans votre base de données.

Lorsque vous créez un lien vers une feuille de calcul Excel ou une plage nommée, Access crée une table liée aux cellules sources. Toutes les modifications que vous apportez aux cellules sources dans Excel s’affichent dans la table liée dans Access. Toutefois, vous ne pouvez pas modifier le contenu de la table correspondante dans Access. Si vous souhaitez ajouter, modifier ou supprimer des données, vous devez apporter les modifications dans le fichier Excel source.

Une base de données peut contenir plusieurs tables liées.

Voir aussi

Utiliser un lecteur d’écran pour créer des tables dans des bases de données de bureau Access

Utilisez un lecteur d’écran pour créer une requête dans des bases de données de bureau Access

Utiliser un lecteur d’écran pour créer un formulaire dans des bases de données Access de bureau

Utiliser un lecteur d’écran pour exporter un tableau Access dans un fichier texte

Raccourcis clavier d’Access

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