Créer et gérer des listes de tâches avec Ma journée dans Outlook

Créer une liste de tâches 

En plus des listes de tâches par défaut et intelligentes, vous pouvez créer et gérer d’autres listes pour organiser vos tâches.

1. En bas des listes de tâches, sélectionnez  Nouvelle liste. ​​​

2. Entrez un nom pour votre nouvelle liste.

3. Appuyez sur Entrée pour enregistrer votre nouvelle liste.

• Vous pouvez partager, dupliquer, imprimer ou supprimer une liste. Dans la colonne liste des tâches, appuyez longuement (ou cliquez avec le bouton droit) sur une liste pour afficher les options disponibles. Notez que si vous supprimez une liste, vous ne pourrez pas la récupérer.

  

• Pour renommer une liste, sélectionnez la liste pour ouvrir ses tâches, puis sélectionnez le menu  Options de liste.

  

À propos des listes par défaut et intelligentes 

La page To Do comprend des listes de tâches par défaut, ainsi que des listes actives facultatives et toutes les listes de tâches que vous créez. Afficher ou masquer des listes dans les paramètres to do.

Passez en revue les détails d’une tâche en la sélectionnant dans Ma journée ou dans l’une de vos listes. 

• My Day est une liste intelligente qui peut vous aider à suivre les tâches que vous souhaitez effectuer aujourd’hui. La liste des tâches Ma journée est remplie quotidiennement avec les tâches qui sont prévues ce jour-là et qui n’ont pas été marquées comme terminées. Vous ajoutez des tâches existantes à Ma journée en cliquant avec le bouton droit sur une tâche et en choisissant Ajouter à Ma journée, ou en faisant glisser une tâche de toute autre liste de tâches vers Ma journée. Les tâches qui apparaissent dans Ma journée sont conservées dans leur liste d’origine.

  • Les suggestions sont des tâches que vous pouvez ajouter à Ma journée. Ils incluent des tâches qui sont dues aujourd’hui ou à l’avenir, qui sont en retard, qui ont été précédemment déplacées vers Ma Journée, mais qui ne sont pas terminées, ou qui peuvent être pertinentes pour commencer à travailler dessus. Pour afficher les tâches suggérées, accédez à Ma journée, puis sélectionnez Suggestions . Ajoutez une tâche à Ma journée en sélectionnant + Ajouter à Ma journée à la suite de la tâche. Sélectionnez Fermer pour désactiver le volet Suggestions.

• Important est une liste intelligente qui inclut les tâches que vous avez marquées comme importantes. Vous pouvez activer ou désactiver l’importance d’une tâche en sélectionnant Marquer la tâche comme importante/Supprimer l’importance . 

• La planification est une liste intelligente qui inclut des tâches avec des rappels ou des dates d’échéance et qui n’ont pas été marquées comme terminées. Les tâches que vous créez avec un rappel ou une date d’échéance apparaissent automatiquement dans cette liste. La seule façon d’ajouter des tâches à cette liste consiste à attribuer un rappel ou une date d’échéance à une tâche existante.

• Tout est une liste intelligente qui affiche toutes vos tâches qui ne sont pas marquées comme terminées.

• Terminé est une liste intelligente qui affiche les tâches que vous avez marquées comme terminées.

• Qui m’est attribué est une liste intelligente qui affiche toutes les tâches qui vous sont attribuées dans le Planificateur. 

• Tâches est la liste par défaut dans laquelle les nouvelles tâches sont stockées.

• L’e-mail avec indicateur est une liste facultative. Lorsqu’il est activé, les messages que vous avez marqués dans Courrier sont copiés dans la liste e-mails avec indicateur en tant que tâches. Vous pouvez activer ou désactiver la liste e-mail avec indicateur dans Les paramètres  to do > Applications connectées. La liste des e-mails avec indicateur est disponible uniquement sur les comptes hébergés par Microsoft, tels que les comptes qui se terminent par Outlook.com, Hotmail.com ou Live.com, ou à partir de domaines personnalisés hébergés par Microsoft.

Déplacer des tâches entre les listes

Vous pouvez déplacer une tâche vers une nouvelle liste, où que vous soyez dans Outlook. Si vous ne voyez pas vos tâches, sélectionnez l’icône My Day dans la barre de navigation. 

1. Appuyez de façon longue (ou cliquez avec le bouton droit) pour accéder au menu contextuel.

2. Sélectionnez Déplacer les tâches vers ...

3. Choisissez la liste vers laquelle vous souhaitez déplacer la tâche.
   
   

Partager une liste des tâches

Le partage de listes facilite l’attribution de tâches à d’autres personnes. Vous ne pouvez pas partager des tâches individuelles, mais vous pouvez partager des listes de tâches que vous créez. À partir de là, vous pouvez attribuer une tâche à une personne avec laquelle vous avez partagé la liste. Vous pouvez identifier les listes partagées par l’icône partagée .

• Accéder à To Do #x1

• Appuyez de façon longue (ou cliquez avec le bouton droit) sur la liste de tâches que vous souhaitez partager, puis sélectionnez Partager la liste.

• Sélectionnez Créer un lien d’invitation.

  

• Sélectionnez Copier le lien.

  

• Sélectionnez Inviter par e-mail pour créer un message Outlook avec le lien d’invitation ou Copier le lien pour le coller et le partager d’une autre manière.  

  : Vous pouvez envoyer le lien à tout le monde, mais seules les personnes disposant d’un compte Microsoft pourront se connecter à la liste partagée.

Une fois que vous avez partagé une liste de tâches, vous pouvez appuyer longuement (ou cliquer avec le bouton droit) dessus et sélectionner Options de partage pour obtenir à nouveau le lien d’invitation. Sélectionnez Options de partage , puis Plus d’options pour arrêter le partage de la liste ou empêcher les personnes qui n’ont pas déjà rejoint la liste de rejoindre la liste.

Limiter l’accès à cette liste : si vous activez ce bouton bascule, le lien d’invitation ne fonctionnera plus et personne d’autre ne pourra rejoindre cette liste. Si vous décidez d’autoriser l’accès à l’avenir, un nouveau lien est créé.