Supplément de confidentialité pour Excel

L’onglet Nouveau (cliquez sur l’onglet Fichier , puis sur Nouveau) peut vous fournir une assistance à jour téléchargée à partir de Office.com pour les classeurs basés sur des modèles. Vous pouvez également envoyer des commentaires sur les modèles et fournir une évaluation numérique pour chaque modèle que vous téléchargez.

Lorsque vous ouvrez un modèle ou un fichier basé sur un modèle, Excel (en fonction de vos paramètres d’aide en ligne) Office.com. Il envoie l’ID de ce modèle, le programme et la version que vous utilisez actuellement, ainsi que les informations standard de l’ordinateur.

L’ID de modèle est utilisé pour identifier le modèle d’origine tel qu’il a été téléchargé à partir de Office.com ou inclus dans votre installation Excel. Il n’identifie pas votre classeur de manière unique. L’ID est le même pour tous les utilisateurs du même modèle.

Si vous choisissez de créer un lien vers une image, un fichier, une source de données ou un autre document sur votre disque dur ou sur un serveur, le chemin d’accès à ce fichier est enregistré dans votre classeur. Dans certains cas, le lien peut inclure votre nom d’utilisateur ou des informations sur les serveurs de votre réseau. Dans le cas d’une connexion de données, vous pouvez choisir d’enregistrer un nom d’utilisateur ou un mot de passe dans le lien de connexion de données.

En outre, lorsque vous appliquez un schéma XML à un classeur, un chemin d’accès au schéma XML que vous avez créé est enregistré dans le classeur. Dans certains cas, ce chemin peut inclure votre nom d’utilisateur.

Lorsque vous créez une fonction de données de feuille ou un rapport de tableau croisé dynamique à partir d’une source de données externe, les données que vous demandez à cette source sont stockées dans le cadre de votre feuille de calcul, ainsi qu’un identificateur unique pour la source de données. Le nom d’utilisateur de la personne qui a actualisé le cache pour la dernière fois est également stocké.

Selon la façon dont vous avez configuré votre classeur ou rapport de tableau croisé dynamique, seul un sous-ensemble des données stockées peut être affiché. Pour supprimer toutes ces données stockées, supprimez la connexion à la source de données des fonctions de données de feuille et supprimez tous les tableaux croisés dynamiques référençant les données.

Lorsque vous créez un graphique dans Excel, vous pouvez filtrer les données que vous avez sélectionnées pour le graphique afin que seule une partie des données s’affiche. Toutefois, toutes les données sélectionnées sont stockées avec le graphique. Pour empêcher d’autres utilisateurs de modifier votre graphique ou d’afficher ses données, lorsque vous le copiez dans un programme Microsoft, collez le graphique sous forme de bitmap. Si les données de votre graphique proviennent d’une source de données externe, vous pouvez protéger le graphique par mot de passe pour empêcher d’autres personnes de mettre à jour le graphique avec les données les plus récentes de la source externe. Si votre graphique est basé sur les données de votre classeur, la protection par mot de passe du graphique peut empêcher d’autres personnes de modifier les données qui apparaissent dans votre graphique.

Lorsque vous imprimez un classeur Excel, puis enregistrez ce classeur, Excel enregistre le chemin d’accès à votre imprimante avec le document. Dans certains cas, le chemin d’accès peut inclure un nom d’utilisateur ou un nom d’ordinateur.

Excel vous permet d’ajouter et de modifier du texte de remplacement pour des tableaux, des formes, des images, des graphiques SmartArt et d’autres objets dans vos classeurs. Le texte de remplacement est enregistré avec le classeur et peut contenir des informations personnelles ajoutées par n’importe quel contributeur de la présentation. Pour certains objets, tels que les images que vous insérez dans votre classeur, le texte de remplacement par défaut inclut le chemin d’accès de l’objet que vous insérez.

Un texte de remplacement peut être utilisé par les fonctionnalités d’accessibilité telles que les lecteurs d’écran. Le texte de remplacement est disponible pour toute personne ayant accès à votre fichier.

Excel vous permet d’accéder à un espace de travail de document sur SharePoint. Un espace de travail de document est un espace partagé dans lequel vous pouvez collaborer avec d’autres membres de l’équipe sur un ou plusieurs classeurs.

Lorsque vous accédez à un espace de travail de document, Excel télécharge des données à partir du site Espace de travail de document pour vous fournir des informations sur ce site. Ces données incluent :

• Nom du site

• URL ou adresse du site

• Noms, adresses de messagerie et niveaux d’autorisation des utilisateurs du site

• Listes des documents, tâches et autres informations disponibles sur le site

Excel stocke également une liste des sites d’espace de travail de document que vous avez visités sur votre ordinateur, sous forme de cookies. Cette liste est utilisée pour vous fournir un accès rapide aux sites que vous avez visités précédemment. La liste des sites que vous avez visités n’est pas accessible par Microsoft et n’est pas exposée à Internet, sauf si vous choisissez de rendre la liste plus largement disponible.

Le service de télécopie vous permet d’envoyer une télécopie sur Internet et d’organiser les télécopies que vous avez envoyées dans Microsoft Outlook. Pour utiliser le service de télécopie, vous devez vous inscrire auprès d’un fournisseur de services de télécopie, distinct de Microsoft, qui traite les télécopies et les envoie sur Internet. Microsoft ne collecte aucune donnée par la fonctionnalité de service de télécopie.

Lorsque vous vous inscrivez au service de télécopie, le fournisseur de services de télécopie crée un package d’inscription stocké par le fournisseur de services de télécopie et Excel. Le package se compose de l’adresse du site Web du fournisseur de services de télécopie et d’un « jeton » confirmant votre accès au fournisseur de services de télécopie. Lorsque vous envoyez une télécopie à partir d’Excel, ce package d’inscription est ajouté au document.

Vous pouvez également utiliser le service de télécopie pour calculer le prix d’une télécopie sans l’envoyer réellement. Si vous choisissez de calculer le prix d’une télécopie, Excel utilise une connexion chiffrée pour envoyer votre jeton d’inscription, le numéro de téléphone où la télécopie doit être envoyée et le nombre de pages de la télécopie au fournisseur de services de télécopie. Microsoft ne reçoit ni ne stocke ces informations.

Excel vous permet de demander des informations sur un terme ou une expression particulier à un certain nombre de fournisseurs de contenu Premium. Lorsque vous demandez une recherche sur un mot ou une expression particulier, Excel utilise Internet pour envoyer le texte que vous avez demandé, le logiciel que vous utilisez actuellement, les paramètres régionaux sur lesquels votre système est défini et les informations d’autorisation indiquant que vous avez le droit de télécharger les informations de recherche, si nécessaire par le tiers.

Excel envoie ces informations à un service fourni par Microsoft ou un fournisseur tiers que vous sélectionnez. Ce service retourne des informations sur le mot ou l’expression que vous avez demandé.

Souvent, les informations que vous recevez incluent un lien vers des informations supplémentaires à partir du site Web du service. Si vous cliquez sur ce lien, le fournisseur du service peut ajouter un cookie à votre système pour vous identifier pour les transactions futures. Microsoft n’est pas responsable des pratiques de confidentialité des sites et services Web tiers. Microsoft ne reçoit ni ne stocke ces informations, sauf si vous avez interrogé un service appartenant à Microsoft.

Vous pouvez désactiver la recherche et la référence en procédant comme suit :

Excel vous permet de traduire tout ou partie de votre document à l’aide d’un dictionnaire bilingue ou d’une traduction automatique. Vous avez le choix entre la façon dont vous souhaitez traduire votre document.

Vous pouvez sélectionner ou entrer un mot ou une expression que vous souhaitez traduire, ou vous pouvez choisir de traduire l’intégralité du document, dans les deux cas, en sélectionnant l’option de traduction applicable dans le volet Recherche et référence.

Si vous sélectionnez ou entrez un mot ou une expression que vous souhaitez traduire, l’expression que vous avez entrée est comparée à un dictionnaire bilingue. Certains dictionnaires bilingues sont inclus dans votre logiciel, tandis que d’autres sont disponibles à partir de Office.com. Si un mot ou une expression que vous entrez ne figure pas dans le dictionnaire bilingue inclus dans votre logiciel, le mot ou l’expression est envoyé non chiffré à un service de traduction microsoft ou tiers.

Si vous souhaitez traduire l’intégralité de votre classeur, celui-ci est envoyé non chiffré à un service de traduction Microsoft ou tiers. Comme pour toute information envoyée non chiffrée sur Internet, il peut être possible pour d’autres personnes de voir le mot, l’expression ou le classeur que vous traduisez.

Si vous choisissez d’utiliser l’un des dictionnaires disponibles sur Office.com ou un service de traduction tiers, Excel utilise Internet pour envoyer le texte que vous avez demandé, le type de logiciel dont vous disposez, ainsi que les paramètres régionaux et la langue sur lesquels votre système est défini. Pour les services de traduction tiers, Excel peut également envoyer des informations d’authentification précédemment mises en cache indiquant que vous vous êtes déjà inscrit pour accéder au site Web.

Microsoft SharePoint fournit des sites d’espace de travail web partagés où vous pouvez collaborer sur des documents ou des réunions.

Lorsque vous accédez à un site SharePoint, à l’aide de votre navigateur Web ou d’un programme Office, le site enregistre des cookies sur votre ordinateur si vous disposez des autorisations nécessaires pour créer un sous-site sur ce site. Ces cookies ensemble constituent une liste de sites pour lesquels vous disposez d’autorisations. Cette liste est utilisée par plusieurs programmes Office pour vous fournir un accès rapide aux sites que vous avez déjà visités.

La liste des sites que vous avez visités n’est pas accessible par Microsoft et n’est pas exposée à Internet, sauf si vous choisissez de rendre la liste plus largement disponible.

Dans SharePoint, lorsque vous créez un site web ou une liste, ou que vous ajoutez ou invitez des personnes à un site web ou à une liste existante, le site enregistre ce qui suit pour chaque personne, y compris votre :

• Nom complet

• Adresse e-mail

Un identifiant utilisateur est ajouté à chaque élément que vous ou les autres utilisateurs du site ajoutez ou modifiez sur le site. Comme pour tout le contenu du site SharePoint, seuls les administrateurs et les membres du site lui-même doivent avoir accès à ces informations.

Tous les éléments du site SharePoint incluent deux champs : Créé par et Modifié par. Le champ Créé par est renseigné avec le nom d’utilisateur de la personne qui a créé l’élément à l’origine et la date à laquelle il a été créé. Le champ Modifié par est renseigné avec le nom d’utilisateur de la personne qui a modifié le classeur pour la dernière fois et la date de sa dernière modification.

Les administrateurs des serveurs sur lesquels les sites SharePoint sont hébergés ont accès à certaines des données de ces sites. Ces données permettent ensuite d’analyser la manière dont les utilisateurs se servent des sites et d’améliorer le pourcentage de temps pendant lequel ces sites sont disponibles. Ces données sont uniquement accessibles aux administrateurs de serveurs et elles ne sont pas partagées avec Microsoft, sauf si Microsoft héberge le site SharePoint. Les données spécifiquement capturées incluent les noms, les adresses de messagerie et les autorisations de toutes les personnes ayant accès au site.

Tous les utilisateurs bénéficiant d’un accès à un site SharePoint déterminé peuvent consulter l’ensemble du contenu de ce site et y effectuer des recherches.

Microsoft SharePoint fournit des fonctionnalités d’audit qui permettent aux administrateurs de conserver une piste d’audit fiable de la façon dont les utilisateurs travaillent avec certains contenus.

Lorsque les administrateurs SharePoint activent la fonctionnalité Audit, le serveur enregistre automatiquement dans la base de données de contenu SharePoint certaines actions effectuées par l’utilisateur. Parmi celles-ci figurent l’affichage, la modification, l’extraction ou l’archivage. Pour chaque action enregistrée, le serveur enregistre les informations d’identification relatives au fichier, à l’action et l’ID SharePoint de l’utilisateur. Aucune donnée n’est envoyée à Microsoft dans le cadre de cette fonctionnalité.

Cette fonctionnalité est désactivée par défaut et elle est accessible uniquement aux administrateurs des sites SharePoint sur lesquels est stocké du contenu.

Excel vous permet d’envoyer des messages instantanés à partir du programme lui-même et vous permet d’être alerté lorsque des personnes sont en ligne ou lorsque certaines modifications sont apportées à des classeurs ou espaces de travail partagés.

Excel peut utiliser un client de messagerie instantanée pour vous permettre de voir la présence en ligne d’autres personnes et de leur envoyer des messages. Excel inclut un contrôle Web qui permet d’afficher la présence de la messagerie instantanée dans une page Web. Les pages Microsoft SharePoint utilisent ce contrôle. Ces pages ne transmettent pas les données de présence au serveur web.

Ce contrôle Web peut être utilisé pour transmettre des données de présence de votre programme de messagerie instantanée au serveur Web. Par défaut, les données de présence ne peuvent être envoyées qu’à des sites intranet, des sites de confiance et des sites sur l’ordinateur local.

Excel utilise des formats de fichiers basés sur XML. Ces formats de fichier XML sont extensibles, ce qui signifie que les utilisateurs peuvent spécifier des schémas ou des balises supplémentaires dans les fichiers. Un complément ou un autre code tiers peut également joindre des informations de métadonnées supplémentaires à ces formats de fichier XML qui ne sont pas visibles dans Excel.

vous pouvez vérifier les métadonnées qui ont été associées à un fichier XML en le visionnant dans une visionneuse de texte.

Par défaut, si vous enregistrez des commentaires dans un fichier, Excel ajoute vos initiales à chaque commentaire. Ces informations sont ensuite disponibles pour quiconque accède à votre fichier.

Vous pouvez supprimer vos informations personnelles de ces commentaires en procédant comme suit :

1. Cliquez sur l’onglet Fichier.

2. Cliquez sur Infos.

3. Cliquez sur Vérifier la présence de problèmes, puis sur Inspecter le document.

Par défaut, lorsque vous apportez des modifications à un fichier avec la fonctionnalité Suivi des modifications activée, votre nom d’utilisateur et/ou vos initiales sont stockés dans le classeur et associés aux modifications que vous apportez. Ces informations, notamment le texte d’origine et celui révisé, sont ensuite accessibles à toute personne ayant accès à votre fichier.

Une fois que ces modifications ont été acceptées ou rejetées, votre nom est supprimé. Vous pouvez également supprimer vos informations personnelles de ces modifications en procédant comme suit :

1. Cliquez sur l’onglet Fichier.

2. Cliquez sur Infos.

3. Cliquez sur Vérifier la présence de problèmes, puis sur Inspecter le document.

Dans certains cas, Excel stocke votre nom pour vous offrir une meilleure expérience lors de l’utilisation de certaines fonctionnalités. Par exemple, votre nom est stocké dans les emplacements suivants :

• Créer des champs

• Propriété de fichier AuthorName

Vous pouvez supprimer votre nom de ces champs et propriétés en procédant comme suit :

1. Cliquez sur l’onglet Fichier.

2. Cliquez sur Infos.

3. Cliquez sur Vérifier la présence de problèmes, puis sur Inspecter le document.

Les solutions Microsoft Office créées par d’autres sociétés peuvent également inclure votre nom ou d’autres informations personnelles dans les propriétés personnalisées associées à votre fichier.

Si vous utilisez le contrôle Web Microsoft Office, Microsoft Excel Data Access, DataCalc ou d’autres fonctionnalités qui vous permettent de vous connecter directement à une autre source de données, vos informations d’autorisation (ID utilisateur et mot de passe) peuvent être enregistrées dans votre classeur. Pour modifier ou supprimer ces informations d’autorisation, vous devez modifier les propriétés de la connexion à l’aide de la méthode spécifique à la méthode de connexion.

Par défaut, chaque fichier enregistré par Excel inclut des propriétés de fichier telles que les suivantes :

• Auteur

• Manager

• Société

• Dernier enregistrement par

• Noms des réviseurs de classeurs

En outre, d’autres propriétés peuvent être enregistrées dans le fichier en fonction des fonctionnalités ou des solutions tierces que vous utilisez. Par exemple, si votre classeur fait partie d’un flux de travail de document, des propriétés de fichier supplémentaires pour suivre le flux de travail sont enregistrées.

Ces informations sont ensuite disponibles pour quiconque accède à votre fichier.

Vous pouvez supprimer votre nom de ces propriétés en procédant comme suit :

1. Cliquez sur l’onglet Fichier.

2. Cliquez sur Infos.

3. Cliquez sur Vérifier la présence de problèmes, puis sur Inspecter le document.

La fonctionnalité Inspecter le document peut également être utilisée pour supprimer d’autres types de données qui peuvent ne pas être disponibles dans tous les affichages, tels que les commentaires et les révisions. Microsoft recommande d’exécuter Inspecter le document sur tout classeur que vous envisagez de rendre public.

Les données et métadonnées masquées peuvent également être incluses dans les fichiers Microsoft Office à l’aide du modèle objet Microsoft Office. Par exemple, vous pouvez rendre les images invisibles dans le modèle objet Microsoft Office, ce qui signifie qu’elles ne peuvent pas être vues lorsque vous ouvrez le fichier, mais que l’image est stockée dans le fichier et peut être rendue visible par la suite.

L’enregistrement de macro vous permet d’enregistrer une séquence d’actions afin de pouvoir reproduire les actions ultérieurement. Si vous choisissez d’enregistrer une macro, votre nom d’utilisateur est enregistré en tant que commentaire dans le code lors de la création initiale de la macro. Vous pouvez supprimer manuellement votre nom d’utilisateur de cet emplacement.

Une signature numérique est une fonctionnalité facultative qui peut vous aider à authentifier l’identité de la personne qui vous a envoyé un classeur. Une signature numérique est une valeur chiffrée unique des données du classeur que vous signez. Lorsque vous envoyez un classeur avec une signature numérique, la signature est envoyée au destinataire, ainsi que les données du classeur et un certificat numérique approuvé de votre part (l’expéditeur). Le certificat numérique est émis par une autorité de certification, telle que VeriSign, et contient des informations permettant d’authentifier l’expéditeur et de vérifier que le contenu d’origine du classeur n’a pas été modifié. Excel peut contacter automatiquement l’autorité de certification en ligne pour vérifier la signature numérique.

Lorsque vous signez un classeur, vous voyez une boîte de dialogue qui affiche les informations incluses dans la signature numérique, telles que la date et l’heure de votre système, le numéro de version du système d’exploitation, le numéro de version de Microsoft Office et le numéro de version Excel.

La gestion des droits relatifs à l’information (IRM) vous permet d’accorder à certains utilisateurs ou groupes le droit d’accéder à un classeur et de le modifier. Malgré certaines similitudes, la gestion des droits relatifs à l’information (IRM) n’est pas identique à la protection de document. IRM vous permet de définir des autorisations sur l’ensemble du classeur pour des actions très spécifiques, telles que l’impression du document ou le transfert du document à d’autres personnes, ainsi que pour la lecture ou la modification du classeur.

Lorsque vous stockez un classeur avec l’IRM activée, Excel enregistre dans le classeur la liste de tous les utilisateurs disposant de droits sur ce classeur et leurs autorisations. Ces informations sont chiffrées afin que seuls les propriétaires de classeurs puissent accéder à ces informations.

En outre, les classeurs avec irm activée contiennent des licences de contenu. Une licence de contenu contient une adresse de messagerie, une autorisation et des informations d’authentification. Chaque fois que quelqu’un tente d’ouvrir un classeur avec irm activée, Excel vérifie les licences de contenu enregistrées dans le classeur par rapport à l’identité de l’utilisateur. Si l’utilisateur n’a jamais ouvert le classeur auparavant, Excel contacte un serveur IRM, vérifie l’identité de l’utilisateur, télécharge une nouvelle licence de contenu pour l’utilisateur (à condition que l’utilisateur dispose des droits nécessaires) et enregistre cette licence de contenu dans le classeur.

Les propriétaires de classeurs ont la possibilité d’éviter d’enregistrer des licences de contenu dans le classeur. Toutefois, si cette licence de contenu n’est pas enregistrée dans le classeur, Excel doit contacter le serveur IRM chaque fois que le classeur est ouvert. Si Excel n’est pas connecté à un réseau ou ne peut pas contacter le serveur IRM, le classeur ne peut pas être ouvert.

La protection des classeurs vous permet de protéger votre classeur Excel de différentes façons, par exemple en accordant uniquement à certains utilisateurs les droits de modification, de commentaires ou de lecture du classeur.

Lorsque vous utilisez la protection de classeur, vous êtes invité à entrer les ID utilisateur. Ces ID d’utilisateur peuvent être sous la forme de comptes de domaine Windows NT (par exemple, DOMAINE\nom d’utilisateur) ou d’adresses de messagerie Windows Live ID (par exemple, someone@example.com). Ces ID d’utilisateur sont stockés chaque fois que vous accordez à un utilisateur le droit de lire ou de modifier une plage de texte.

Il est possible de protéger le classeur Excel sans utiliser de mot de passe. Si vous choisissez de protéger le classeur sans mot de passe, toute personne lisant le classeur peut voir les ID d’utilisateur de ceux qui ont reçu l’accès. En outre, si le classeur est enregistré au format XML ou HTML, les ID d’utilisateur sont disponibles pour toute personne lisant le fichier.

Si vous souhaitez restreindre davantage l’accès aux ID utilisateur, vous pouvez choisir d’enregistrer ce fichier avec un mot de passe ou avec la Gestion des droits relatifs à l’information (IRM). Seuls vous et les autres personnes qui ont obtenu l’accès peuvent voir ces ID d’utilisateur.

Lorsque vous ouvrez certaines versions antérieures de fichiers Excel dans Microsoft Office, la validation de fichier Office vérifie si la structure de fichiers correspond à la spécification de Microsoft pour ce format de fichier. Si le fichier échoue à cette validation, Microsoft Office l’ouvre en mode protégé.

Une copie de chaque fichier qui échoue à la validation des fichiers Office est enregistrée sur votre ordinateur après avoir quitté Excel. Le rapport d’erreurs Microsoft vous demande régulièrement si vous acceptez d’envoyer une copie de ces fichiers à Microsoft. Pour plus d’informations sur le rapport d’erreurs Microsoft, y compris une déclaration de confidentialité complète, consultez Déclaration de confidentialité des rapports d’erreurs Microsoft.

Excel enregistre automatiquement des copies de votre classeur pendant que vous les modifiez. Cela vous permet de récupérer des classeurs si vous fermez accidentellement un classeur sans enregistrer vos modifications. Vous pouvez choisir de ne pas enregistrer automatiquement les copies des classeurs en procédant comme suit :

Vous pouvez accéder aux dernières versions enregistrées des classeurs précédemment enregistrés et les supprimer en cliquant sur l’onglet Fichier , en cliquant sur Informations, puis sur le classeur souhaité sous Versions. Vous pouvez accéder et supprimer les dernières versions enregistrées automatiquement pour les classeurs nouvellement créés en cliquant sur l’onglet Fichier , sur Informations, sur Gérer les versions, puis sur Récupérer les classeurs non enregistrés. Excel supprime régulièrement les classeurs enregistrés automatiquement si vous ne les ouvrez pas et ne les utilisez pas. Pour plus d’informations, voir Récupérer vos fichiers Office.

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